Dalla Fattura Elettronica all’ottimizzazione del processi e delle relazioni .  Fattura No Problem BancoPosta : una rete di...
30/06/10 Il mercato della fattura elettronica (cenni)  La fatturazione elettronica ha una diffusione abbondantemente   inf...
30/06/10 Mercato Fattura Italia Stima del n° di fatture B2b in Italia <ul><li>In Italia il mercato delle  “fatture elettro...
30/06/10 Benefici raddoppiati Benefici decuplicati  La stima dei benefici nel B2b derivanti dalla FE Fonte: Politecnico di...
I benefici (qualitativi) legati all’adozione della FE  30/06/10 Impresa  Fatturazione Elettronica <ul><li>Riduzione attivi...
Le priorità delle Aziende Italiane per il prossimo triennio  30/06/10 <ul><li>Le Aziende Italiane hanno un quadro chiaro s...
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30/06/10 Data entry Formati non strutturati (PDF, TIF…) Formati strutturati  (Euritmo, XML, Dafne) Portale web BPIOL Posta...
Fattura No Problem: caratteristiche del servizio 30/06/10 30/06/10 <ul><li>Nella  Community  BPIOL si possono scambiare i ...
30/06/10 Posizionamento offerta Fattura no problem  BancoPosta Fatturazione elettronica “in senso ampio” Integrazione  cic...
Come si struttura l’offerta di BancoPosta  <ul><li>Il cliente potrà inoltre scegliere di aderire al/ai servizi o in fase d...
Fattura no problem: i vantaggi per il cliente 30/06/10 1 Tempestivo  adeguamento alle  direttive normative:  Finanziaria 2...
Fattura no problem: i benefici per l’impresa 30/06/10 Acquisisci  tutte le fatture  nei formati previsti Caratteristica de...
30/06/10 Benefici economici per il Cliente Conservazione e dematerializzazione Fattura elettronica con Conservazione e dem...
30/06/10 Fattura No Problem BancoPosta:  una rete di vantaggi al servizio delle imprese pubbliche e private. La parola ai ...
30/06/10 <ul><li>L’Istituto Postelegrafonici  è un Ente Pubblico non Economico, sottoposto alla Vigilanza del Ministero de...
30/06/10 <ul><li>Quiescenza:  L’Ente eroga le pensioni in tempo reale, il mese successivo al pensionamento. Le tipologie d...
30/06/10 “ Premiamo i Risultati” <ul><li>L’Ipost ha partecipato al  concorso indetto dal Ministro per la Pubblica Amminist...
30/06/10 Mappatura del  processo di Ciclo Passivo “iPost” CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA RICONCILIAZIONE ORDINE / FATTURA / INC...
30/06/10 PARTICOLARE DELLA  MAPPATURA  DEL PROCESSO  ORGANIZZATIVO INTERNO DEL FLUSSO DEI PAGAMENTI  DELLA FATTURA  ELETTR...
30/06/10 I BENEFICI <ul><li>L’adozione del piano ha consentito di  automatizzare l’acquisizione delle fatture elettroniche...
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Smau Bologna 2010 Francesca Sbrizzi - Maria Domenica Carnevale

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    1. 1. Dalla Fattura Elettronica all’ottimizzazione del processi e delle relazioni . Fattura No Problem BancoPosta : una rete di vantaggi al servizio delle imprese pubbliche e private. Francesca Sbrizzi BancoPosta Business e Pubblica Amministrazione
    2. 2. 30/06/10 Il mercato della fattura elettronica (cenni) La fatturazione elettronica ha una diffusione abbondantemente inferiore al 5% sia in Europa che negli Stati Uniti nei rapporti verso la PA e tra le Imprese <ul><li>La Danimarca è stato il primo paese a prevedere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni : </li></ul><ul><li>il 100% della fatture verso la PA arrivano in forma elettronica (utilizzando la </li></ul><ul><li>modalità scanning) </li></ul><ul><li>la fatturazione elettronica non si è diffusa fra le imprese che continuano a </li></ul><ul><li>scambiarsi fatture cartacee nel 90% </li></ul>In Italia la percentuale di utilizzo della fattura in formato digitale risulta ancora trai più bassi d’Europa (molto <5%, quindi) Il sistema di fatturazione elettronica è utilizzato in forme ibride: poche imprese usano un sistema di fatturazione in cui il documento è trasmesso e conservato completamente in forma digitale per tutto il suoi ciclo di vita (nascita – archiviazione) La prassi seguita è quella di invio delle fatture come allegato di una e-mail , cui segue stampa della fattura e archiviazione secondo modalità tradizionali Mercato Usa/Cee Mercato Italia Il caso Danimarca
    3. 3. 30/06/10 Mercato Fattura Italia Stima del n° di fatture B2b in Italia <ul><li>In Italia il mercato delle “fatture elettroniche” è rappresentato da sistemi EDI: </li></ul><ul><li>ca. 27.000 aziende sono abilitate EDI (standard e non) </li></ul><ul><li>il 30% di queste scambiano fatture </li></ul><ul><li>Si stima che il volume di fatture transitare per sistemi Edi sia di ca. 30 MLN </li></ul><ul><li>Previsioni penetrazione FE nel B2B nel 2013 tra 11-20% </li></ul>Fonte: Politecnico di Milano 2009 ca 1.300 MLN fatture B2b all’anno in Italia
    4. 4. 30/06/10 Benefici raddoppiati Benefici decuplicati La stima dei benefici nel B2b derivanti dalla FE Fonte: Politecnico di Milano I benefici derivanti dall’adozione della Fatturazione Elettronica aumentano significativamente all’aumentare dell’integrazione e automazione del ciclo amministrativo
    5. 5. I benefici (qualitativi) legati all’adozione della FE 30/06/10 Impresa Fatturazione Elettronica <ul><li>Riduzione attività a basso valore aggiunto </li></ul><ul><li>Contrazione attività ripetitive </li></ul><ul><li>Riduzione delle operazioni di data entry manuale </li></ul><ul><li>Riduzione processi ad alta percentuale errore umano </li></ul><ul><li>Possibilità di focalizzazione delle risorse su attività ad alto valore aggiunto </li></ul><ul><li>Focalizzazione sugli aspetti di customer service </li></ul><ul><li>Focalizzazione sull’ottimizzazione dei processi interni </li></ul><ul><li>Miglioramento significativo in termini di produttività e flessibilità </li></ul>Efficientamento significativo dei processi contabili <ul><li>Impatto positivo su tutti i partner commerciali della filiera (compratori, fornitori, rivenditori, distributori, ecc) </li></ul><ul><li>Ribaltamento del saving di costi in meccanismi di scontistica/incentivazione </li></ul><ul><li>Occasione per ripensare ai processi interni, sulla base degli input delle diverse funzioni coinvolte in ottica di razionalizzazione e ottimizzazione </li></ul>Organizzazione interna Ambiente esterno Impatto sui Processi Vantaggi
    6. 6. Le priorità delle Aziende Italiane per il prossimo triennio 30/06/10 <ul><li>Le Aziende Italiane hanno un quadro chiaro su quali sono le priorità di Business e tecnologiche da realizzare nel medio periodo (prossimi tre anni) </li></ul><ul><li>Da recenti indagini effettuate in Convegni/Meeting* per il mondo Business emerge che: </li></ul>TRA LE 10 PRIORITA' DI BUSINESS PER IL  PROSSIMO TRIENNIO, LE AZIENDE ITALIANE INSERISCONO: TRA LE 10 PRIORITA' TECNOLOGICHE PER IL  PROSSIMO TRIENNIO, LE AZIENDE ITALIANE INSERISCONO <ul><li>Al primo posto, migliorare i processi di business; </li></ul><ul><li>Al secondo posto, ridurre i costi aziendali; </li></ul><ul><li>Al quarto posto, aumentare la redditività del personale </li></ul><ul><li>Al settimo posto, gestione e archiviazione elettronica dati e documentI </li></ul>Le priorità individuate e il loro ordine, sembrano indicare un forte impegno delle organizzazioni aziendali in direzione dell’efficientamento dei processi e della dematerializzazione *Fonte GARTNER EXP MARZO 2010
    7. 7. <ul><li>semplifica le procedure e razionalizza i processi; </li></ul><ul><li>riduce i margini di errore (poiché l’utilizzo si svolge all’interno della procedura automatizzata); </li></ul><ul><li>consente il risparmio economico rispetto alla gestione ed alla conservazione delle fatture su carta; </li></ul><ul><li>recupera efficienza nelle risorse </li></ul><ul><li>permette la tracciabilità della tesoreria d’impresa. </li></ul>30/06/10 La Fattura Elettronica strumento di innovazione ed efficienza Il processo di dematerializzazione complessivo consentirebbe un risparmio di spese almeno pari a circa il 3% del PIL ( ad es. il solo progetto sulla fatturazione elettronica studiato per la ragioneria dello Stato garantirebbe 10 milioni di euro di risparmio annuo) La Fattura elettronica rientra tra i prodotti avanzati che le istituzioni finanziarie possono offrire e rappresenta una best practice per tutti i servizi SEPA-Single Euro Payments Area.
    8. 8. Fattura no Problem 30/06/10 30/06/10 <ul><li>Fattura No Problem mette a disposizione diverse funzionalità: </li></ul><ul><ul><li>Inserimento fatture (data entry, import massivo, automatico) </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio fatture in multicanalità (Community Bpiol, Posta prioritaria,Email etc …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione incasso fatture attive </li></ul></ul><ul><ul><li>Ricezione fatture </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione pagamenti fatture passive </li></ul></ul><ul><ul><li>Conservazione sostitutiva a norma </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione dispute </li></ul></ul><ul><ul><li>Archiviazione on-line </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione servizi bancari (anticipo fatture, ecc …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione Anagrafica fornitori/clienti </li></ul></ul><ul><ul><li>Utente Guest </li></ul></ul>Fattura no problem BancoPosta: è il servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva integrato nel servizio di Corporate Banking di Poste Italiane (BancoPostaImpresaonline). Attraverso BPIOL, per ciascun utente sarà possibile la gestione del ciclo attivo e passivo attraverso, rispettivamente, la riconciliazione “Fattura – Incasso” e “Fattura - Pagamento”.
    9. 9. 30/06/10 Data entry Formati non strutturati (PDF, TIF…) Formati strutturati (Euritmo, XML, Dafne) Portale web BPIOL Posta elettronica Posta prioritaria Rete SWIFT TSU Pubblica amministrazione CBI Rete Bancaria Clienti Fornitori Clienti Fornitori Clienti Fornitori Conversione formati Workflow applicativi Gestione dispute Firma digitale HSM Pagamenti e Incassi Delivery multicanale Conservazione sostitutiva Richiesta di anticipo su fattura Gestione centri contabili differenti La soluzione di Poste Italiane in fase di sviluppo Utente GUEST Multiformato Multicanalità Flessibilità nei rapporti tra fornitori e clienti, che hanno approcci/tempi diversi nell’adozione di modelli di Fe Possibilità di integrazione e fruibilità all’interno di diversi settori merceologici attraverso la gestione dei principali standard di mercato. Plus del prodotto sistemi ERP
    10. 10. Fattura No Problem: caratteristiche del servizio 30/06/10 30/06/10 <ul><li>Nella Community BPIOL si possono scambiare i documenti con fornitori e clienti. </li></ul><ul><li>E’ possibile scegliere tra diversi canali d’invio per i documenti: Community Bpiol, email,posta prioritaria, fax… </li></ul><ul><li>Tutti gli scambi avvengono su canali e con modalità totalmente sicure e garantite . </li></ul><ul><li>Tramite Bpiol si ha un accesso diretto al servizio di Conservazione Sostitutiva </li></ul><ul><li>E’ possibile attivare i servizi on-line i servizi della banca in totale sicurezza (es. l’anticipo fattura). </li></ul>
    11. 11. 30/06/10 Posizionamento offerta Fattura no problem BancoPosta Fatturazione elettronica “in senso ampio” Integrazione ciclo fattura-pagamento Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Anticipo fattura* Offerta BancoPosta Integrazione orizzontale dei servizi offerti Cliente Integrazione verticale tra fornitore e cliente *L’anticipo Fattura sarà rilasciato in una fase successiva Fornitore
    12. 12. Come si struttura l’offerta di BancoPosta <ul><li>Il cliente potrà inoltre scegliere di aderire al/ai servizi o in fase di prima sottoscrizione o, in una fase successiva ad integrazione di un altro servizio o di un nuovo modulo, tramite apposita contrattualistica/modulistica. </li></ul>30/06/10 (*) Il servizio di Conservazione sostitutiva a norma è Opzionale rispetto al servizio di Fatturazione Elettronica, senza il quale la Conservazione / Archiviazione non può essere richiesta. La FE è quindi un pre-requisito per la richiesta della Conservazione sostitutiva. Il servizio di “Fatturazione Elettronica”sarà disponibile per le aziende/clienti correntiste con sottoscrizione BPIOL e sarà erogato in aggiunta agli attuali prodotti/servizi presenti su BPIOL. L’offerta si compone di tre moduli che il cliente può scegliere in base alle proprie esigenze Fatturazione elettronica comprensiva di firma digitale e di riconciliazione incassi e pagamenti Conservazione sostitutiva a norma * Anticipo fatture Gestione ciclo attivo e passivo fatture Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3 Gestione ciclo attivo e passivo fatture Gestione ciclo attivo Moduli di Offerta
    13. 13. Fattura no problem: i vantaggi per il cliente 30/06/10 1 Tempestivo adeguamento alle direttive normative: Finanziaria 2008 (art. 1, commi da 209 a 214) che stabilisce per tutte le aziende italiane l'obbligo di utilizzare la fattura elettronica in ogni rapporto commerciale che intrattengano con l'Amministrazione e gli enti pubblici. Possibilità di “customizzazione” e personalizzazione dei flussi documentali direttamente con i propri sistemi ERP 2 Completezza dell’offerta (un’unica suite che sfrutta in maniera sinergica tutti i servizi/funzionalità offerti dalle società del Gruppo Poste Italiane) attraverso un unico front end per la gestione del ciclo attivo e passivo nei rapporti con Poste Italiane 3 4 Efficientamento dei processi con conseguenti risparmi fino al 60% dei costi di gestione fattura
    14. 14. Fattura no problem: i benefici per l’impresa 30/06/10 Acquisisci tutte le fatture nei formati previsti Caratteristica delle GDO è quella di avere tantissimi fornitori completamente differenti tra loro: dal piccolissimo artigiano alla grandissima multinazionale! Fattura No Problem consente di gestire equamente e con semplicità anche i più piccoli fornitori Non hai uno strumento informatico che riesca a gestirti in modo semplice ed efficiente le tue fatture? Oppure hai uno strumento ma è complicato e poco efficiente? Fattura No Problem può sostituire il tuo attuale strumento consentendoti di gestire con facilità e efficienza i tuoi processi amministratiti Un solo strumento per creare, inviare, gestire, conservare tutte le tue fatture GDO PMI Crea un unico punto di accesso per tutti i tuoi fornitori Fornisci un’utenza a tutti i fornitori per farti inviare le fatture Gestisci in elettronico anche le dispute sui pagamenti Gestisci le fatture passive in modo completamente dematerializzato Inserisci le fatture direttamente su Fattura No Problem soddisfa tutti i gusti dei tuoi clienti inviando le fatture via mail, fax, carta, … Integra Fattura No Problem con il tuo gestionale senza pagare consulenti informatici Con la Conservazione Sostitutiva elimini la carta e ottimizzi le attività
    15. 15. 30/06/10 Benefici economici per il Cliente Conservazione e dematerializzazione Fattura elettronica con Conservazione e dematerializzazione Completa integrazione ciclo ordine-fattura e pagamento + dematerializzazione 2-3 € Benefici € per fattura/ciclo 9-12 € (doc. strutturati: es xml) 3,6-5 € (doc non strutturati es. data entry) 30-80 € <ul><li>Fonte Benefici </li></ul><ul><li>Diminuzione degli errori/aumento qualità </li></ul><ul><li>Produttività del personale </li></ul><ul><li>Recupero spazio </li></ul>Fonte: Politecnico di Milano 2009
    16. 16. 30/06/10 Fattura No Problem BancoPosta: una rete di vantaggi al servizio delle imprese pubbliche e private. La parola ai nostri clienti… Maria Domenica Carnevale Capo Area Affari Interni Servizio Contabilità e Finanza
    17. 17. 30/06/10 <ul><li>L’Istituto Postelegrafonici è un Ente Pubblico non Economico, sottoposto alla Vigilanza del Ministero dello Sviluppo Economico. </li></ul><ul><li>Eroga il trattamento di quiescenza ed effettua prestazioni riguardanti l’assistenza, la mutualità e il credito agevolato agli iscritti (n. 153.730) ed ai pensionati ( n. 133.858) del Gruppo Poste Italiane. </li></ul><ul><li>Commissario Straordinario , Rino Tarelli. Direttore Generale , Simonetta Quaglia. </li></ul><ul><li>L’Ente ha un’unica sede a Roma ed una dislocazione territoriale a Pesaro e dispone di un organico di circa 330 impiegati tra dipendenti e lavoratori somministrati. </li></ul><ul><li>L’organizzazione interna dell’Ente si compone di due “aree” (affari interni; previdenza e servizi all’utenza) e quattro servizi operativi, contabilità e finanza, sistemi informativi, gestione previdenziale e assistenza- mutualità e crediti </li></ul>CHI SIAMO
    18. 18. 30/06/10 <ul><li>Quiescenza: L’Ente eroga le pensioni in tempo reale, il mese successivo al pensionamento. Le tipologie di pensioni erogate sono: di vecchiaia, di anzianità, di privilegio, di inabilità, di inidoneità ed ai superstiti. </li></ul><ul><li>Assistenza: A favore degli iscritti, dei loro figli e dei pensionati, ogni anno vengono banditi 25 concorsi riguardanti iniziative di varia natura; sussidi scolastici, corsi di formazione, di lingua, di informatica, soggiorni benessere, viaggi all’estero, soggiorni in centri climatici, ecc. </li></ul><ul><li>Mutualità : Si tratta di un’assicurazione volontaria al Fondo Riposo e Fondo Vita, mediante corresponsione di un premio mensile, garantisce ai soci di ottenere prestiti agevolati e sussidi malattia, cure termali ed altri benefici. </li></ul><ul><li>Credito Agevolato: I dipendenti in servizio del Gruppo Poste possono chiedere a tassi agevolati, piccoli prestiti (T.A.E.G. 5%) e prestiti pluriennali quinquennali e decennali (T.A.E.G. 3,50%). I pensionati possono ottenere prestiti grazie ad una convezione con un primario Istituto di Credito. </li></ul>I SERVIZI
    19. 19. 30/06/10 “ Premiamo i Risultati” <ul><li>L’Ipost ha partecipato al concorso indetto dal Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, ”Premiamo i Risultati”, presentando un piano di miglioramento gestionale su “La Fatturazione Elettronica dei Pagamenti” per l’anno 2009. A fine gennaio, è stata presentata dall’Ipost, la relazione finale sul piano suddetto ed il 29/03 un funzionario del Formez ha effettuato una visita per valutare il progetto dell’Ipost. </li></ul><ul><li>Dei 350 piani conclusi e sottoposti a valutazione, solo 197 sono stati ammessi a visita ed anche per questi è prevista una menzione speciale. </li></ul><ul><li>La premiazione per il piano di miglioramento prescelto è prevista per il 17 maggio al FORUM P.A. 2010. </li></ul>Nell’ambito del contesto economico-istituzionale verso il quale le Pubbliche Amministrazioni stanno orientando le proprie linee strategiche, Poste Italiane ed iPost - rafforzando il loro rapporto relazionale - si propongono di prevedere nuovi servizi innovativi in grado di efficientare e snellire i processi interni della PA e consentire una maggiore accessibilità al cittadino A tal proposito, iPost avendo già attuato al suo interno la dematerializzazione, si è proposta come P.A. quale promotore della soluzione di fatturazione elettronica, sviluppata da Poste Italiane
    20. 20. 30/06/10 Mappatura del processo di Ciclo Passivo “iPost” CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA RICONCILIAZIONE ORDINE / FATTURA / INCASSO O PAGAMENTO GESTIONE SCADENZARIO CREAZIONE/ GESTIONE DISPOSIZIONE DI INCASSO O PAGAMENTO RICEZIONE FATTURE ELETTRONICHE RICEZIONE ELETTRONICA FATTURE GESTIONE FATTURE PER SCADENZA (CONSULTAZIONE/ STORICIZZAZIONE FATTURE) PREDISPOSIZIONE DISPOSIZIONE DI PAGAMENTO UTILITY CONSERVAZIONE (INVIO/ ESIBIZIONE FATTURE ELETTRONICHE) CARICAMENTO FILE SU SISTEMA PROTOCOLLO e PROTOCOLLAZIONE EXPORT FILE FATTURE XML Ufficio TESORERIA Ufficio PROTOCOL-LO Ufficio LIQUIDATORE AUTORIZZAZIONE AI PAGAMENTI BPIOL Operatività Ipost CONTROLLO REGOLARITÀ della FORNITURA E AUTORIZZAZIONE AL PAGAMENTO VERIFICA CAPIENZA DI BILANCIO E EMISSIONE MANDATO DI PAGAMENTO Ufficio Contabilità e Finanza INVIO DOCUMENTI IN CONSERVAZIONE
    21. 21. 30/06/10 PARTICOLARE DELLA MAPPATURA DEL PROCESSO ORGANIZZATIVO INTERNO DEL FLUSSO DEI PAGAMENTI DELLA FATTURA ELETTRONICA Piattaforma BPIOL Fattura Elettronica Ipost Ricevimento in Ipost sul portale BIPIOL CO.FI Controllo della fattura ed invio all’ufficio protocollo in formato xml CO.FI. Assegnazione della fattura al Servizio Liquidatore corretto Ufficio Protocollo Visualizzazione di una fattura da parte del liquidatore sul portale GIPI Liquidatore Spesa Controllo della correttezza dei dati contenuti nella fattura Liquidatore Spesa Predisposizione dell’autorizzazione di pagamento,della Determina Dirigenziale, dell’impegno di pagamento e del mandato di pagamento provvisorio con il sistema SAP Liquidatore Spesa Firma digitale del mandato di pagamento provvisorio da parte del dirigente del servizio Liquidatore Spesa Notifica e-mail SAP all’ufficio revisione dell’Inoltro del mandato e di tutta la documentazione Liquidatore Spesa Ricezione sul Sistema Sap del Mandato Provvisorio con gli allegati (fattura, determina,ecc.) CO.FI. Revisione Approvazione del mandato provvisorio e compilazione della distinta bancaria per il pagamento CO.FI Revisione Inoltro del mandato di pagamento alla Banca Cassiera in via telematica CO.FI. Tesoreria La Banca Cassiera effettua il pagamento BANCA Invio del mandato di pagamento quietanzato al Servizio CO.FI CO.FI Archiviazione del mandato quietanzato presso l’archivio Ipost. CO.FI.
    22. 22. 30/06/10 I BENEFICI <ul><li>L’adozione del piano ha consentito di automatizzare l’acquisizione delle fatture elettroniche dei pagamenti , in questa prima fase di alcuni fornitori. Nonché di monitorare il flusso di spesa degli stessi, velocizzare la trasmissione tra impresa e Ente e ridurre i costi connessi alla conservazione delle fatture nonché la riduzione dei documenti cartacei e la possibilità di disporre di un documento informatico con il quale verrebbe garantita la certezza dell’autenticità della data, l’origine ed il contenuto attraverso l’apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale, elementi che identificano la fattura elettronica. Ci si aspetta nel breve periodo di poter consentire anche ad altri grandi fornitori dell’Ente di inviare la di fattura elettronica, attraverso il canale BPIOL per la gestione dei conti correnti postali. </li></ul><ul><li>Comunque l’Ente è in grado di gestire, attraverso la piattaforma elettronica del “GIPI” Gestione Integrata Protocollo Ipost, anche le fatture che pervengono attraverso la posta elettronica certificata (P.E.C.). </li></ul><ul><li>Alla fine dell’anno si attende una riduzione dell’80% del numero delle fattura analogiche ed una riduzione del 20% dei costi per l’acquisto della carta dal totale della spesa. </li></ul>

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