2.
I TRE PILASTRI DELLA FATTURA ELETTRONICA
1.01.2013 UNA NUOVA DEREGULATION
ACCORDO CON IL DESTINATARIO E PISTE DI CONTROLLO
IMPATTO E BEST PRACTICES DELLA FE
FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014
LA FATTURA PA: emissione e trasmissione
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3. FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione
alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:
il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal
fornitore nella fattura stessa
il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto
di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione
leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le
informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo
schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può
essere il risultato di una conversione con un software di
visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)
La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di
conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini
dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc.
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4.
Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti
metodi x assicurare autenticità ed integrità:
Apposizione firma elettronica qualificata o digitale,
Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione
NOVITA’:
Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei
beni/servizi riferibile ad essa
Altre tecnologie in grado di garantire A I
NO RIFERIMENTO TEMPORALE.
LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE :
Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF)
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5.
Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire esista
un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e
la fattura emessa ( autenticità ed integrità):
Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di
fatturazione:
contratto-accordo commerciale/ordine
d’acquisto/ddt/fattura/pagamento
elementi da riconciliare:
x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine,
ricevuto la consegna, intestatario della fattura
x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di
pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta
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6. Che sia accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento
essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE:
anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo
che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono
concordare una serie di elementi, tra cui:
il formato della FE
il sistema di trasmissione usato
i metodi usati per garantire A I L
Tempistiche
INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA
DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI.
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7. La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei
costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla
completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti
Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è
STRUTTURATO.
Quindi :
- Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale,
no errori registrazioni, no smarrimenti etc
- Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica
dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più
efficienti
- Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni
necessario a ricevere pagamento
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8. -
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Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati:
ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e
bancari cliente/fornitore
Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.)
Uso di dati strutturati e standard (XML)
Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema
etc)
Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo
interno x l’elaborazione dati fatturazione
Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione
Documentazione interna dettagliata dell’intero processo
(Manuale del responsabile della conservazione)
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10.
Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che
prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE
obbligatoria per la PA.
A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche nn
potranno più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche
secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati.
Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno
coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti
nazionali di previdenza (inpdap, inail, inps).
La seconda data è il 6 giugno 2015 , vedrà coinvolte tutte le
amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed
inserite nel conto economico consolidato dello Stato.
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11.
Sui fornitori:
passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico,
internamente oppure avvalendosi di intermediari.
Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle
fatture attive.
Sulla PA:
divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun
pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc
elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione,
gestione e conservazione di FE.
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12.
File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema Di
Interscambio SDI 1.0).
Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it
Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento
temporale
Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI)
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13. È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:
Accredita le PA
riceve le fatture
Effettua i controlli sui files
Inoltra le fatture alla PA
Notifica l’esito della trasmissione
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14.
Sistema di PEC : come allegato al messaggio. Possono esserci più
allegati. Non è necessario alcun accreditamento.
Tramite un servizio web del SDI (SDI COOP): un solo file alla
volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio.
Tramite rete SPC ( sistema pubblico di connettività)
Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP
Via Web tramite il sito fatturapa.it
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15.
Ai fini della ricezione delle Fe da parte dello SDI, ogni PA ha un
codice univoco assegnato dall’Indice delle pubbliche
amministrazioni (IPA)
Pia è una sorta di anagrafica di riferimento .
Ogni PA deve accreditarsi presso IPA
www.indicepa.gov.it
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16.
PA: informatizzazione dei sistemi : predisposizione canale verso
SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema
documentale per la gestione elettronica ( conservazione).
Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione
informazioni x la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi x
emissione fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente ,
etc.
Direttamente o tramite intermediari : servizi di emissione,
trasmissione e conservazione delle fe.
Pmi: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi
gratuiti.
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