RAZIONALIZZAZIONE DEL BACK OFFICE DELLA P.A.L. E SERVIZI AI CITTADINI
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     	RAZIONALIZZAZIONE DEL BACK OFFICE DELLA P.A.L. E SERVIZI AI CITTADINI RAZIONALIZZAZIONE DEL BACK OFFICE DELLA P.A.L. E SERVIZI AI CITTADINI Presentation Transcript

    • RAZIONALIZZAZIONE DEL BACK OFFICE DELLA P.A.L. E SERVIZI AI CITTADINI Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini Pasquale Luigi Di Viggiano, PhD
    • La digitalizzazione della PA • La digitalizzazione della PA e la conseguente dematerializzazione hanno bisogno, per essere pienamente realizzate, sia di interventi tecnologici e informatici sia di interventi organizzativi volti a razionalizzare le attività amministrative (back office) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini razionalizzare le attività amministrative (back office) a tutti i livelli. Questo non solo ai fini di una migliorata capacità di gestione delle attività stesse con minore, o migliore, impiego di risorse logistiche, economiche e umane, ma soprattutto per rendere operative le norme vigenti in materia Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
    • La digitalizzazione della PA L’esercizio dei diritti dei cittadini e delle imprese richiede un modello di amministrazione digitale reingegnerizzato in base al alcuni principi fondamentali: • il sistema informativo è uno strumento; • l’organizzazione per l’e-government si realizza con la razionalizzazione delle attività intervenendo sulle fasi, sui tempi e utilizzando le tecnologie ICT; • la dirigenza è il motore del processo di razionalizzazione; Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • la dirigenza è il motore del processo di razionalizzazione; • la produzione, il trattamento e la conservazione dei dati digitali è un patrimonio della PA; • la sicurezza è un aspetto trasversale che coinvolge i sistemi informativi, l’etica e le politiche; • il controllo dei processi e la produzione di output si serve di sistemi esperti sempre più sofisticati e di modelli applicativi di intelligenza artificiale; • la formazione, anche in modalità e-learning, e le competenze rendono possibile il cambiamento. Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
    • La digitalizzazione della PA • Solo un’amministrazione reingegnerizzata può garantire l’esercizio dei diritti digitali per il Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini l’esercizio dei diritti digitali per il cittadino e realizzare livelli di trasparenza elevati. Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini
    • Ristrutturare e rilanciare la PA per renderla più efficiente, più vicina e utile ai cittadini e alle imprese. Il piano industriale della PA (2008) mirava specificamente a raggiungere questo obiettivo attraverso: �� l’ottimizzazione della produttività del lavoro: valutazione, migliore qualificazione del capitale umano, ridefinizione del ruolo di dipendenti e dirigenti, riorganizzazione dei luoghi lavoro; Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini �� la riorganizzazione delle pubbliche amministrazioni + customer satisfaction; �� la digitalizzazione della PA. • Ugualmente importante: riuscire a sfruttare il potenziale di indirizzo tecnologico delle pubbliche amministrazioni.
    • Linee di intervento • Generale riconfigurazione di tutti i processi organizzativi alla luce della loro diretta riconducibilità alle missioni istituzionali • (logica pull e non push), eliminando ogni fase non connotata da adeguato valore aggiunto attraverso la re- Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini connotata da adeguato valore aggiunto attraverso la re- ingegnerizzazione focalizzata del flusso procedimentale e amministrativo. • Il saving (risparmio) viene prudenzialmente individuato nel 20% dei costi generali di funzionamento: e può pertanto essere assegnato alle Amministrazioni come obiettivo obbligatorio di miglioramento nel triennio.
    • Linee di intervento • razionalizzazione delle sedi e degli uffici periferici delle Amministrazioni e degli Enti, concentrando, accorpando e unificando i presidi sui territori, qualificandone la logistica e riformandone il lay out alla luce dei nuovi standard internazionali e alle migliori prassi di organizzazione del lavoro e di relazione con i clienti; • re-ingegnerizzazione della presenza delle sedi e dei servizi Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • re-ingegnerizzazione della presenza delle sedi e dei servizi sul territorio, superando la logica del presidio “fisico” delle aree periferiche, attraverso il rafforzamento delle relazioni – sia Business to Business, sia Business to Consumers – telematiche e telefoniche con i clienti e attraverso l’attivazione di sinergie in convenzione con altri attori (p.es. Poste, banche) presenti in modo distribuito e diffuso sul territorio nazionale.
    • Le norme e i modelli esistenti • IL CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • IL CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.Lgs 82/2005)
    • Il modello istituzionale Il codice si rifà ad un modello istituzionale nel quale è centrale l’utenza (cittadino ed impresa) e che si basa sul alcuni concetti fondamentali: A) la società dell’informazione B) la società dell’accesso Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini B) la società dell’accesso C) i nuovi diritti D) la burocrazia digitale (solo digitale e non un sistema misto) E) la erogazione dei servizi in rete F) la trasparenza “reale”e tecnologica
    • La società dell’informazione • La società dell’informazione intesa come un nuovo modello di società nel quale le relazioni ed il mercato utilizzano in modo prevalente le tecnologie dell’informazione • La società dell’informazione costituisce un Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • La società dell’informazione costituisce un programma specifico dell’Unione Europea • La società dell’informazione nasce con il rapporto Bangemann nel 1994 • Nella società dell’informazione anche la burocrazia pubblica opera in modo elettronico
    • La società dell’accesso • La società dell’informazione si caratterizza come società dell’accesso, inteso come accesso telematico, come accesso alle fonti elettroniche, ai dati delle P.A., ai servizi, ecc. Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini elettroniche, ai dati delle P.A., ai servizi, ecc. • La burocrazia pubblica fa parte di questa società dell’accesso ed essa stessa si pone come sistema sottoposto all’accesso sia per le informazioni, sia per i servizi.
    • I nuovi diritti • Il diritto all’uso delle tecnologie dell’informazione (art. 3) • Il diritto alla partecipazione telematica nei procedimenti Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini telematica nei procedimenti amministrativi (art. 4) • Partecipazione democratica elettronica (art. 9)
    • Il nuovo modello organizzativo dell’amministrazione digitale • Il nuovo concetto di modello burocratico al quale si ispira il Codice si basa su alcuni concetti fondamentali: • A) sistema documentale totalmente digitale (superamento del sistema misto carta-elettronico: costoso, pesante da gestire, impegna molte risorse, non opera in tempo reale, ecc.) (Capo III) • B) sistema procedimentale digitale (art. 4 e 40 e ss.) • C) portali non solo per le informazioni ma soprattutto per i servizi in rete (art. 53 e 54) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • C) portali non solo per le informazioni ma soprattutto per i servizi in rete (art. 53 e 54) • D) sistema documentale essenziale: i dati che sono necessari all’azione amministrativa (art. 3 del dlgs 196/2003) • E) sistema trasparente in quanto “deterministico” cioè predefinito in termini tecnologici e non più ispirato dal principio della “discrezionalità” • F) sistema basato sulle esigenze dell’utenza (art. 7) • G) sistema burocratico “prima” razionalizzato e “poi” automatizzato (art.15).
    • Il nuovo modello documentale • Il nuovo modello documentale si basa sui seguenti principi: • A) sistema totalmente digitale • B) il documento digitale è valido giuridicamente (capo II) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini giuridicamente (capo II) • C) il documento digitale deve essere accessibile, conoscibile e fruibile in modo telematico (abilitazione ed autenticazione) (Capo V) • D) i siti devono rispettare alcuni precisi requisiti (art. 54)
    • Il nuovo modello procedimentale I procedimenti amministrativi devono essere formati, gestiti, archiviati in modo elettronico: protocollo informatico, assegnazione del procedimento, istruttoria, pareri, conferenza dei servizi, provvedimento finale, comunicazioni, Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini procedimento, istruttoria, pareri, conferenza dei servizi, provvedimento finale, comunicazioni, ecc. Il concetto di “fascicolo elettronico”(art.41) Il concetto di conservazione: conservazione ed archiviazione dei documenti secondo le norme tecniche che rendano valida la conservazione (art. 43)
    • Tipologie di relazioni istituzionali prevalenti • G2G (Government to Government) • G2B (Government to Business) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • G2B (Government to Business) • G2C (Government to Citizens).
    • La razionalizzazione delle attività Censimento di tutte le attività (procedure, procedimenti, attività formalizzate e non, modulistica, ecc.) Rilevazione e definizione dell’attuale sistema del lavoro d’ufficio Razionalizzazione delle attività a seguito del censimento Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini Razionalizzazione delle attività a seguito del censimento Costituzione della banca dati delle attività aggiornabile in linea per un monitoraggio sistematico e periodico Il monitoraggio de: i tempi, la modulistica, l’automazione, le modalità di operatività, le risorse utilizzate per le attività, i pareri richiesti, le modalità di erogazione dei servizi, ecc. Nuovo regolamento di organizzazione
    • La razionalizzazione delle attività L’intervento in questione viene effettuato una tantum in modo globale (un censimento completo) Successivamente l’aggiornamento della banca dati permette di ottenere “edizioni” diverse della Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini permette di ottenere “edizioni” diverse della banca dati, trasparenti a tutti i dirigenti e dipendenti ed anche agli utenti, in quanto la banca dati diventa la base delle informazioni da inserire nel sito dell’Ente per i rapporti in rete tra cittadini/imprese e Comune
    • La dirigenza: il soggetto strategico per il cambiamento organizzativo • Il dirigente è il soggetto autorizzato a razionalizzare le attività nell’ambito del PEG e della gestione delle risorse • Al dirigente spetta l’aggiornamento del sistema procedimentale e la razionalizzazione dello stesso con un monitoraggio sistematico e periodico • Al Dirigente spetta la semplificazione e la razionalizzazione Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • Al Dirigente spetta la semplificazione e la razionalizzazione dell’organizzazione del lavoro • Il dirigente è il vero motore del cambiamento • L’azione amministrativa e gestionale ha un costo e ciò deve essere considerato nell’ambito del PEG • Il PEG costituisce la “procedura della procedure” che quindi deve essere definita sotto il profilo funzionale, strutturale, della formazione, della gestione, del monitoraggio e dell’aggiornamento dello stesso PEG
    • Normative di riferimento • Legge 241/90: procedimenti amministrativi • D.LGS 267/2000: Testo unico Autonomie locali • D.LGS 165/2001: Organizzazione delle P.A. • DPR 445/2000: T.U.documentazione amministrativa • Norme sul protocollo informatico(Dpr 445/2000; Dpcm Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • Norme sul protocollo informatico(Dpr 445/2000; Dpcm 31.10.2000;ecc.) • D. Lgs 82/2005 - CAD • Norme tecniche sull’automazione delle P. A. • Statuto • Regolamento di organizzazione • Regolamento di contabilità
    • Metodologia • Metodologia partecipata: il dirigente è il soggetto che formalmente e sostanzialmente interviene nel censimento e nella razionalizzazione • Il dirigente valida le attività di competenza • Il consulente (eventuale) assiste il dirigente in queste attività • Il dirigente ed i dipendenti che sono coinvolti nelle attività in Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • Il dirigente ed i dipendenti che sono coinvolti nelle attività in questione acquisiranno un metodo di analisi e di intervento e nel futuro non avranno più bisogno di soggetti terzi per operare sulle stesse attività in modo periodico e sistematico. • La rilevazione sarà effettuata dal basso verso l’alto: dalle unità organizzative di minima dimensione a quelle di massima.
    • Scheda di rilevazione • Si tratta di uno strumento articolato, ma anche semplice ed efficace • Deve essere partecipato ai dipendenti incaricati della compilazione della scheda Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini compilazione della scheda • Tutte le schede saranno inserite in una banca dati che sarà posta in rete ed utilizzata secondo un piano di abilitazioni all’accesso e alle modifiche
    • Scheda • Denominazione dell’attività (denominazione univoca e formale) • Unità organizzativa di origine e di conclusione dell’attività (flussi) (mappatura dei flussi) • Livello di automazione dell’attività(in %) (verifica dello stato di automazione dell’Ente e dei singoli settori/aree) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini di automazione dell’Ente e dei singoli settori/aree) • Validazione dell’attività (data e dirigente) (certezza del processo di formalizzazione dell’attività) • Normative di riferimento (costituzione di una banda dati delle norme:comunitarie, nazionali, regionali, regolamentari, deliberazioni, ecc.) • Pareri
    • Scheda • Tempo effettivo dell’attività (durata dell’attività così come svolta dal dipendente incaricato) • Tempo di attesa (per firme, perché attività inviata ad altro ufficio o settore o area) • Tempo globale (tempo effettivo+tempo di attesa) Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini Tempo globale (tempo effettivo+tempo di attesa) • Singole fasi con in relativi tempi • Modulistica relativa all’attività (cartacea o elettronica) • Le risorse umane impegnate sulla singola attività (nomi e % di impegno) • Tipologie di dati personali trattati nell’attività con relative misure di sicurezza (Decreto legislativo 196/2003)
    • Tempistica dell’intervento Entro un periodo stabilito: • formazione dei dipendenti incaricati dai dirigenti della rilevazione • distribuzione, compilazione e ritiro delle schede • analisi delle schede Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • analisi delle schede • relazione sul censimento • analisi delle relazioni settoriali con i dirigenti competenti • relazione finale sul censimento e presentazione dell’ipotesi di modello organizzativo e di PEG.
    • Un esempio • Il welfare locale • Piani di zona • Gli ambiti territoriali (10) • Gli uffici di piano Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • Gli uffici di piano • La PUA • L’Osservatorio
    • La scheda di rilevazione • FINALITA’ DEL CENSIMENTO • DEFINIZIONE DI ATTIVITÀ • LA METODOLOGIA Razionalizzazione del back office della P.A.L. e servizi ai cittadini • LA SCHEDA DI RILEVAZIONE