Smau Bari 2013 menocarta.net conservazione a norma archivio intermediario telematico

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Smau Bari 2013 menocarta.net conservazione a norma archivio intermediario telematico

  1. 1. La «conservazione a norma» dell’Archivio dell’intermediario telematico Dott. Andrea CortellazzoTitolo della presentazione
  2. 2. Formazione Documento Informatico Campi Chiave: • Tipo Documento • CF/CI STUDIO • Anno Competenza • Protocollo Invio Telematico «Dichiarazione .pdf» Firma Digitale «Dichiarazione .pdf.p7m» TrasmissioneDocumento Informatico Studio Professionale «ALFA»: Evidenza Informatica copia Intermediario Dichiarazione Redditi anno «2011»: Firma Digitale e • Unico Cliente 1 Marca Temporale «Dichiarazione .pdf.p7m» • Unico Cliente 2 Outsourcing del RDC • Unico Cliente «N» Creazione del Supporto 1. Documento originale immodificabile 2. Impronta Criptata 3. Firma Digitale 4. Marca Temporale RDC www.menocarta.netTitolo della presentazione 2
  3. 3. Conservazione sostitutiva in Outsourcing Outsourcing Processo di Conservazione Sostitutiva Il presupposto normativo si basa sulla «Delibera CNIPA n. 11/2004 del 19.2.2004» (art. 5 Del. CNIPA) I commi 2 e 3 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi. Il RDC delega le attività Art. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Contratto di outsourcing per delega all’esterno del procedimento di conservazione Art. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.3 www.menocarta.netTitolo della presentazione
  4. 4. Flusso Operativo1. Formazione del documento “informatico”: A cura dello Studio/Professionista: La produzione dei documenti/dichiarativi in formato file pdf (nomenclatura concordata), il controllo del contenuto e l’apposizione della firma digitale.2. Trasferimento File (documento) tramite piattaforma web based: A cura dello Studio/Professionista : La trasmissione dei documenti informatici da sottoporre al processo di conservazione sostitutiva3. Presa in carico file : A cura di Menocarta: Notificare via mail il passaggio di responsabilità dallo Studio/Cliente, dando evidenza della presa in consegna dei files e dell’inizio del processo di conservazione4. Verifica documento: Il processo di conservazione inizia con una fase di elaborazione consolidamento, che ha come obiettivo quello di garantire che i documenti entrino nell’archivio digitale con tutte le caratteristiche richieste dalla normativa.4 www.menocarta.netTitolo della presentazione
  5. 5. Flusso Operativo (segue)5. Completamento processo conservazione (creazione supporto): A cura di Menocarta: Il completamento del procedimento di conservazione sostitutiva, con la creazione di un file di chiusura su cui apporrà la propria firma digitale e la marca temporale. Al termine del processo di conservazione lo Studio/Professionista riceverà un’ email di notifica di avvenuto completamento.6. Esibizione / Disponibilità on line del supporto: A cura di Menocarta: Rendere disponibili per la consultazione online i documenti al Cliente su canale protetto.7. Invio Impronte supporti prodotti: A cura di Menocarta: Entro il termine stabilito dalla normativa vigente, provvedere alla predisposizione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, e a trasmetterla alla competente Agenzia delle Entrate8. Manutenzione dei supporti (per la durata del contratto): A cura di Menocarta: La verifica periodica dello stato fisico (integrità) e lo stato logico (validità, leggibilità,..) del supporto. 5 www.menocarta.net Titolo della presentazione
  6. 6. FOCUS: Tutto l’archivio di dichiarazioni fiscali da conservare in qualità di intermediario telematico Risoluzione n. 354/E del 8 Agosto 2008 dell’Agenzia delle Entrate Modalità di conservazione della documentazione informatica ai fini fiscali: «le copie conservate dai contribuenti e dai sostituti d’imposta devono obbligatoriamente riprodurre la sottoscrizione delle dichiarazioni, quelle custodite in formato elettronico dagli intermediari incaricati della trasmissione possono anche esserne prive» Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato. Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono “anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004. Dichiarazione Originale « stampa cartacea» Studio Professionale «ALFA» Copia Dichiarazione In qualità di Incaricato alla « formato digitale» trasmissione delle conservazioni www.menocarta.netTitolo della presentazione 6
  7. 7. www.menocarta.netTitolo della presentazione 7
  8. 8. Alcune realtà del settore ICT, sia del Nord Italia che del Centro-Sud Italia, hanno promosso la rete d’impresa menocarta.net, sviluppando soluzioni e servizi GED e di conservazione sostitutiva «a misura» dei professionisti. menocarta.net è un partner tecnologico e di processo in grado di supportare i professionisti nei progetti di dematerializzazione e di conservazione sostitutiva «a norma», in particolare con i seguenti servizi: • Percorsi formativi E Learning «ad hoc» in tema di «Conservazione Documentale Digitale» / «Sostitutiva a Norma» • Soluzioni GED «in house» a rapida ed efficace implementazione • Servizi di «Outsourcing GED e di Conservazione Sostitutiva su misura» per i professionisti e i loro clienti • Servizi notarili connessi a soluzioni di Strong Authentication e Virtual Private Network, in relazione a documentazione in «conservazione sostitutiva a norma» menocarta.net ha configurato servizi «tagliati» sulle specifiche esigenze dei professionisti, siano esse attuali o prossime evoluzioni, prevedendo specifiche sinergie con le figure professionali (in primis Resp.li Cons.ne Sostitutiva) che attiveranno i servizi della rete. www.menocarta.netTitolo della presentazione

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