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Procesos administrativos f06
 

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    Procesos administrativos f06 Procesos administrativos f06 Document Transcript

    • Proceso administrativo 1IntroducciónSegún Omar Sabogal Sabogal, en su libro Proceso Administrativo, “Ladirección administrativa es uno de los elementos más eficientes con quecuenta el administrador en el desarrollo de su trabajo, gracias a él puedeponer en acción la voluntad de los individuos en la correcta ejecución detareas”.En consecuencia, una labor que está íntimamente vinculada con losdiversos aspectos de relación interpersonal y su adecuado manejoadministrativo, requerirá de la solución de muchos problemas inherentes al alcance de los objetivos de la empresa. Por tal razón, es importantecontar con la persona idónea para desarrollar cada función en la empresa,de esta manera, el proceso de selección debe darse con las exigencias ylos criterios necesarios que garanticen el desarrollo óptimo de lasfunciones. Desde la etapa de planeación, las empresas deben fijar políticasde contratación de personal teniendo en cuenta su tamaño y naturaleza.Tenga en cuenta que muchos autores consideran que la esencia de laadministración es la dirección y algunos afirman que ella es en sí, la sumatotal de los principios administrativos. Dicho de otra forma, todos losaspectos inherentes a la práctica de una buena administración sonfundamentales para lograr una correcta dirección del recurso humano,tema que será abordado en este fascículo.Conceptos previosAntes de iniciar el estudio de este fascículo, es conveniente repasaralgunos conceptos. Así pues, responda las siguientes preguntas ysocialícelas con el tutor.1. ¿Cuáles son las fases del desarrollo organizacional?2. ¿Qué entiende por integración de personal?Fascículo No. 6 Proceso administrativoSemestre 3
    • Proceso administrativo 3. ¿Por qué es importante la integración de personal? 4. ¿Cuáles son las distintas fases de desarrollo que se requieren para alcanzar la dimensión de la empresa? 5. Teniendo en cuenta lo respondido en el ítem anterior, enuncie y explique cuál de estas tres fases es importante para el desarrollo del presente fascículo. Mapa Conceptual fascículo 6 LA INTEGRACIÓN DEL PERSONAL pretende Obtener y articular los elementos materiales y el Recurso y/o Talento Humano que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social. se realiza por medio de la función Gestión del El Proceso de La planeación Modelos de Recuso Gestión del del Recurso Gestión Humano Recurso Humano Humano a través de Diseño y perfil del cargo, reclutamiento, selección, orientación, capacitación y evaluación del desempeño de todo el personal para El desarrollo e integración del personal en la Organización Fascículo No. 6Proceso administrativo 2 Semestre 3
    • Proceso administrativo Lo s gro Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa- cidad de:  Detallar la función administrativa de integración de personal explicando sus principios básicos.  Diseñar el perfil para un cargo directivo y para un cargo operativo teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa.  Enumerar las diversas fuentes con las que se recluta a los candidatos a puestos de trabajo.  Explicar la política de competencia abierta y los medios para lograr una integración de personal más eficaz.La integración del personalFigura 6.1Cada aspecto de las actividades de unaempresa se determina por la competencia,motivación y eficiencia general de suorganización humana.Imagen tomada de:galería de imágenes Microsoft Office OnlineEn el fascículo 1 de esta asignatura se estudiaron las fases del desarrolloorganizacional, entre las cuales se encuentra la fase de integración, en laque las personas, especialmente los gerentes, entienden la necesidad deltrabajo en grupo para responder a los objetivos de de la organización.Así, las organizaciones que alcanzan los niveles de rendimiento máselevados destinan mucho esfuerzo, tiempo y atención al proceso deselección y contratación de personal. Como se estudiará en este fascículo,todas las actividades de una empresa se inician y determinan por lapersona que integró esa institución. Las plantas, oficinas, computadoras,equipo automatizado etc. utilizados en una empresa moderna sonimproductivos, a excepción del esfuerzo humano y la dirección. LosFascículo No. 6Semestre 3 3 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo seres humanos diseñan u ordenan el equipo; deciden dónde y cómo usar las computadoras; modernizan o no la tecnología empleada; aseguran el capital necesario y deciden los procedimientos contables y fiscales que se han de usar. Cada aspecto de las actividades de una empresa se determina por la competencia, motivación y eficiencia general de su organización humana. Concepto Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La función administrativa de la integración de personal consiste en ocupar y mantener los puestos de la estructura organizacional. De esta manera, articulando la integración del personal con las dos funciones administrativas estudiadas anteriormente se tiene que: La planeación ha dicho qué debe hacerse y cuándo. La organización ha señalado quién, dónde y cómo debe realizarse. La integración señala las personas que llenan los cuadros teóricos de la planeación y la organización. Esta responsabilidad de la integración de personal se desarrolla mediante la identificación de los requerimientos, la fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación de los empleados para que cumplan eficientemente sus tareas, tal y como lo muestra el proceso de la gestión del recurso humano. Fascículo No. 6Proceso administrativo 4 Semestre 3
    • Proceso administrativoImportancia de la IntegraciónFigura 6.2Personal en proceso de Integración.Imagen tomada de:Galerías de imágenes Microsoft office onlineEn el fascículo 1 se abordaron las fases del desarrollo de empresas, entrelas que se encuentra la fase de iniciación, la cual afirma que la orga-nización es dinámica, es decir, es capaz de relacionarse ágilmente a loscambios. La etapa dinámica es el primer paso práctico en la creación delas empresas, es la expresión del entusiasmo y por lo mismo, de elladepende en gran parte que “la teoría” formulada en la etapa constructiva, oestática, tenga la eficiencia prevista y planeada.Al iniciarse la creación de una organización social, es decir una empresa,aunque se da con mayor fuerza el conseguir personal, maquinaria, dinero,etc. Igualmente se deben designar y poner en marcha mecanismosestables y confiables que le permitan al director estar informado sobre loscostos, ganancias y ventas, como también sobre la distribución delpersonal, la asignación de tareas y el rendimiento de todas las personalesque laboran en la empresa.Para lograr esto, las personas que han de desempeñar cualquier funcióndentro de la empresa, deben buscarse pensando en que reúnan losrequisitos mínimos para desempeñarse adecuadamente.Fascículo No. 6Semestre 3 5 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Cabe aclarar que debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Es claro que quien carezca de los requi- sitos mínimos físicos, intelectuales, morales o sociales para desempeñar un puesto o función, por sencillo que parezca, lo realizará mal. Es ya un axioma el que expresa “el hombre adecuado para el puesto adecuado”. Sin embargo, a menudo, sobre todo en las empresas pequeñas, se piensa que las funciones deben adaptarse a los hombres. Ordinariamente hay más de ilusión en esto, porque lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomiendan dos o tres funciones con el fin de reducir costos de organización. Puede ocurrir, además, que en los altos niveles administrativos y directivos sí exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que, por ejemplo, un gerente tiene ante sí una casi infinita gama de posibilidades y dependerá de su personal, capacidad, iniciativa, etc. el hacer su puesto más importante. En términos generales, y sobre todo tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que lo racional sea adaptar el hombre a la función y no viceversa. La Gestión del Recurso Humano (GRH) La gestión de recursos humanos (GRH) es una función que llevan a cabo las organizaciones para un aprovechamiento más efectivo del personal en el logro de los objetivos de la organización. La historia de los departa- mentos de GRH se remonta a Inglaterra al período que transcurre desde 1700 a 1785, cuando los albañiles, carpinteros, trabajadores del cuero y otros artesanos se organizaron en gremios. Todos ellos se valieron de sus fuerzas unidas para mejorar sus condiciones laborales. Estos gremios se pueden considerar como los precursores de los sindicatos actuales. Fascículo No. 6Proceso administrativo 6 Semestre 3
    • Proceso administrativoEsta área siguió desarrollándose con el advenimiento de la RevoluciónIndustrial que se produjo durante el último tercio del siglo XVIII (Fascículo 2de Introducción a la Administración) y que asentó los cimientos para unasociedad industrial novedosa y compleja.Posteriormente las condiciones laborales, las normas sociales y la divisióndel trabajo experimentaron profundos cambios. Un nuevo trabajador, eljefe (que no era necesariamente el propietario, como había sido casisiempre en el caso de la industria artesanal del pasado), se convirtió en unagente de poder en el nuevo sistema industrial. Simultáneamente conestos cambios, fue abriéndose una brecha cada vez más amplia entrepatrones y obreros.Los cambios drásticos en la tecnología, el crecimiento de las empresas, laaparición de los sindicatos y el interés y la intervención del gobierno entodo lo relativo a los trabajadores dieron lugar a la creación y desarrollo deldepartamento de personal en las grandes empresas. No hay fecha precisa que marque la aparición del primer departamento de personal, pero a lo largo de la década de 1.920 fueron cada vez más numerosas las organizaciones que, aparentemente, prestaron atención y tomaron algunas medidas para solucionar los conflictos entre la dirección y el personal.Con la contratación de los primeros administradores de personal,denominados secretarios de bienestar, prácticamente se inicia el procesode gestión del recurso humano, el cual puede definirse como el procesodestinado a alcanzar los objetivos de la organización mediante lacontratación, retención, despido, desarrollo y utilización apropiada de losrecursos humanos en una organización.Fascículo No. 6Semestre 3 7 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Modelo de gestión de los recursos humanos Son tantos los factores que influyen en la conducta y rendimiento del empleado que es posible, y se hace necesario, utilizar una estructura o un modelo como método para poner en orden todas las cosas. Un modelo no es más que un plano que un gestor o cualquier otra persona puede con-sultar para ver cómo encajan entre sí las distintas piezas, partes y activi-dades. Como se estudió en fascículos anteriores, el entorno organizacional está relacionado con muchos factores que inciden en el desarrollo organiza- cional, como es, la clasificación de las empresas según su entorno, entre los cuales está el entorno general, medio y próximo. La figura 6.3 muestra cinco segmentos relevantes que influyen en la función de la Gerencia del Recurso Humano GRH. Algunas de estos seg- mentos son fuerzas externas e internas: las primeras muestran influencias medioambientales, es decir, sindicatos, registros, reglamentaciones, legislación gubernamental, condiciones económicas, competitividad nacio- nal e internacional, composición de la fuerza laboral, localización de la organización. Por su parte, las fuerzas medioambientales internas son: estrategias, objetivos, cultura de la organización, diseño del trabajo, grupos de trabajo, estilos y experiencias de liderazgo y comunicación, las cuales son importantes para diseñar el programa de la Gerencia del Recuso Humano, que a través de los directores busca igualdad de opor- tunidades en el empleo, la planificación, reclutamiento, capacitación y desarrollo del personal, buscando calidad, competitividad y mejoramiento continuo en las organizaciones. En las grandes organizaciones algunas de las actividades agrupadas bajo el rubro de GRH, con frecuencia son realizadas por especialistas en recursos humanos. No obstante, no todos los administradores, Fascículo No. 6Proceso administrativo 8 Semestre 3
    • Proceso administrativocontadores, directores, trabajan en organizaciones que cuentan con unafunción de GRH formal y los que sí la tienen, también deben participar enalgunas actividades de recursos humanos. Así, los administradores deempresas pequeñas son un ejemplo evidente de quienes con frecuenciadeben realizar sus propias contrataciones sin contar con la asistencia deGRH. Pero hasta los administradores de empresas multimillonariasparticipan en el reclutamiento de candidatos, la revisión de solicitudes deempleo, las entrevistas de solicitantes, la inducción de personal, etc. Influencias Medioambientales Influencias medioambientales Externas. internas. Sindicatos Estrategia Registros, reglamentaciones Objetivos Legislación gubernamental Cultura de la Organización Condiciones económicas Diseño del trabajo Competitividad nacional e Grupos de trabajo internacional Estilos y experiencias del Composición de la fuerza laboral liderazgo Localización de la Organización Comunicación Sistema de control Programa de Gestión del Recurso Humano Actividad de GRH Personal Resultado Igualdad de oportunidades Capacitaciones Mejora la calidad en el empleo. Actitudes Mejora la competitividad Planificación Preferencias Reclutamiento Motivación Selección Personalidad Capacitación y desarrollo Evaluación del rendimiento Retribución Retroalimentación Beneficios y servicios Disciplina Análisis de puestos de Figura 6.3 trabajo Segmentos relevantes que influyen en la función de la Gerencia del Recurso Relaciones Laborales Humano GRH. |Seguridad socialYa sea que una organización cuente con un departamento de GRH o no,todo administrador debe participar en decisiones de recursos humanos ensu unidad.Fascículo No. 6Semestre 3 9 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo El Proceso de Gestión de Recursos Humanos La figura 6.4 presenta los principales componentes del proceso de GRH de una organización. En este sentido, establece nueve actividades o pasos que, si son bien desarrollados, proporcionan a una organización emplea- dos competentes de alto rendimiento capaces de sostener su nivel de desempeño a largo plazo. Así, los primeros cuatro pasos representan la planeación estratégica de recursos humanos, la adición de personal a través del reclutamiento, la reducción del mismo por despido y selección, con lo que resulta la identificación y selección de empleados competentes. Una vez se cuenta con empleados competentes, se hace necesario ayu- darlos a adaptarse a la organización y asegurarse de que sus habilidades de trabajo y conocimientos se mantengan actualizados; dichos objetivos se conseguirán por medio de orientación y capacitación. Igualmente, los últimos pasos del proceso de GRH han sido diseñados para identificar problemas de desempeño, corregirlos y ayudar a los empleados a mantener un alto nivel de desempeño a lo largo de su carrera profesional. De otra parte, son numerosas las fuerzas ambientales que afectan las actividades de la GRH, como es el caso de las organizaciones sindicali- zadas, donde muchas decisiones claves relativas al personal están reguladas por los términos de los acuerdos del contrato colectivo. Estos factores impuestos por las condiciones externas influyen en la integración de personal y por ende en todo el proceso de la gestión del recurso humano. Estas influencias pueden agruparse en restricciones u oportu- nidades educativas, socioculturales, político - legales y económicas. Fascículo No. 6Proceso administrativo 10 Semestre 3
    • Proceso administrativo Entorno Planeación de Identificación y Recursos Reclutamiento Selección selección de Humanos empleados Competentes. Despido Empleados Evaluación del Orientación Capacitación adaptados con desempeño habilidades conocimientos actualizados Relaciones de Empleados competentes Desarrollo la administración capaces de sostener este De la carrera fuerza laboral desempeño elevado a Satisfactoria largo plazoFigura 6.4El proceso de la GRH. EntornoComo se observa en la figura anterior, todo el proceso de GRH estáinfluido por el entorno o el medio externo. 6.1 1. Describa en un cuadro sinóptico en qué consisten los principios básicos de la función de integración. 2. Consulte y describa 5 factores externos que influyan en la integración de personal. 3. Explique en una página el modelo de la gestión de las relaciones humanas.La planeación del recurso humanoLa planeación del recurso humano se ha definido como el proceso por elcual una organización asegura que tiene el número correcto de personas,el tipo adecuado de ellas, en los lugares pertinentes, en el tiempo preciso,haciendo cosas útiles económicamente.Fascículo No. 6Semestre 3 11 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Del mismo modo, es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y la demanda de empleados necesarios, así, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación, entre otras. La planeación del recurso humano le permite al departamento suministrar a la organización el personal adecuado en el momento preciso. Figura 6.4 Planeación del Recurso Humano. Imagen tomada de: http://www.asistus.com/images/foto_talento.jpg Básicamente, la planeación del recurso humano comprende la aplicación de los conceptos de planeación abordados en el fascículo 2. Es un proceso desarrollado en dos etapas: la previsión de las necesidades futuras de recursos humanos y la planeación de la manera de satisfacer y gestionar esas necesidades. De esta manera, la primera pregunta básica ¿dónde nos encontramos ahora?, surgida en el proceso de Planeación, se responde frecuentemente en la planeación del recurso humano al usar el análisis del puesto e inventario de destreza. El análisis de un puesto es el proceso de determinar, a través de la observación y del estudio, la información pertinente relacionada con la naturaleza de un puesto específico. El producto final de un análisis de puesto es una descripción del puesto que lo identifica y describe, y especifica los requerimientos del mismo. Fascículo No. 6Proceso administrativo 12 Semestre 3
    • Proceso administrativoPor otra parte, la segunda pregunta básica dirigida en el proceso dePlaneación es ¿dónde quiere estar la organización?. El pronóstico depersonal es un intento para determinar las necesidades futuras de personal en una organización. De esta forma, algunas de las variables conside-radas en un pronóstico son: proyecciones de ventas futuras, especula-ciones de nuevos negocios potenciales, composición de la fuerza detrabajo actual, cambios tecnológicos y otros. Todos los niveles de adminis-tración deberían participar en el desarrollo del pronóstico.La última fase de la planeación de personal es determinar cómo puedeavanzar la organización desde donde está actualmente hasta dónde quiereestar. En esta fase están incluidas actividades como contratación, se-lección y desarrollo de personal.El proceso de planeación de personal puede ser representado por undiagrama como se muestra en la figura 6.5, aunque el modelo incluye unproceso secuencial, la mayoría de las actividades se dirigen sobre basescontinuas. Análisis e Pronóstico de inventario del personal Reclutamiento puesto Desarrollo de Promociones, Selección Personal transferencias y separacionesFigura 6.5Proceso de planeación de personal.Así mismo, la planeación de personal se debe coordinar con otros planesorganizacionales y con el plan de la corporación total; no se puede dirigirexitosamente en forma aislada por el departamento de personal.Una vez el administrador de empresas conoce cuál es la situación de laplaneación del recurso humano, se puede empezar a hacer algo alFascículo No. 6Semestre 3 13 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo respecto. Si existen una o más vacantes, es factible usar la informaciónReclutamiento es el proceso obtenida mediante el análisis de puestos para guiarse en el reclutamiento.de ubicar, identificar y atraera solicitantes capaces. Definición del cargo Después de realizar el análisis de puestos y determinar los cargos nece- sarios para la compañía, es importante definir cada uno de ellos, lo cual equivale a determinar claramente las actividades a desarrollar, el grado de responsabilidad y el nivel de autoridad en cada uno. Esta identificación de funciones y responsabilidades se conoce como definición de puestos y es indispensable para que cada persona en la organización esté enterada de su posición y participación frente al logro de los objetivos organizacio- nales. Perfil del cargo Con base en la descripción del cargo se diseña el perfil, es decir, se esta- blecen los requisitos o características que una persona debe cumplir para desarrollar óptimamente las labores asignadas a cada cargo. Obviamente, según las actividades y funciones a realizar lo requerimientos del perfil varían en las empresas; sin embargo es importante puntualizar en los si- guientes aspectos:  Formación. El nivel de formación que requiere el personal está supe- ditado a las labores a realizar en un cargo. Para cargos directivos exigi- rá un nivel de formación con estudios superiores o profesionales, por el contrario si es un cargo operativo el título de bachiller será suficiente.  Experiencia. Puede ir en meses, años o sencillamente no es necesaria, lógicamente depende de la naturaleza de la funciones a realizar. Para cargos operativos, en determinadas empresas, prefieren contratar personal sin experiencia con la idea de adaptarlos fácilmente a la organización, por cuanto, según ellos, no tienen perjuicios o hábitos adquiridos en otras empresas. Fascículo No. 6 Proceso administrativo 14 Semestre 3
    • Proceso administrativo Conocimientos específicos. Hace referencia a aquellos conocimientos adicionales que debe tener cada persona para desempeñar óptima- mente un cargo; tales como, el manejo de programas de computador, otros idiomas, etc. Habilidades y aptitudes. Se refiere a aquellas cualidades que deben sobresalir en las personas según el cargo a desempeñar; tales como: la facilidad para hablar en público, redacción de textos, habilidades gráficas, trabajo en equipo, atención, observación, organización, creati- vidad, planeación, trabajo bajo presión, autorregulación, puntualidad, cultura general, etc. Relaciones interpersonales. Es un factor muy importante en el ámbito laboral, razón por la cual debe tenerse en cuenta a la hora de seleccio- nar el personal. La mayoría de las empresas buscan que su personal sea: respetuoso, amable, cordial, discreto, agradable, simpático, serio, sin dejar de ser gentil etc. Actitud. Es otro factor importante para el buen rendimiento del perso- nal. Las empresas prefieren personas comprometidas, responsables, dinámicas, optimistas, activas, proactivas, honradas, correctas, sinceras, que acaten y cumplan órdenes, seguras y confiadas en sí mismas. Otros factores. Aunque parezca poco relevante, los directivos empresa- riales piensan que es indispensable tener en cuenta la edad, el género, estado civil y sitio de residencia de su personal. Puede ser que estos factores sean indiferentes en la mayoría de las situaciones, sin embargo, los directores de ciertas compañías, especialmente para el área comercial, prefieren, por ejemplo, hombre si es para viajar, mujeres si es para atender negocios de artículos para dama o niños, gente joven si es para productos de alta tecnología o dirigido a este tipo de población, personas solteras si las jornadas de trabajo son largas, etc.Fascículo No. 6Semestre 3 15 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Otros factores que en ocasiones tienen en cuenta los directores son: el aspecto físico, la estatura, el peso, si el candidato posee vehículo y el estrato socioeconómico al que pertenece para seleccionarlo en un cargo determinado. Para realizar esta selección los directores deben tener como mínimo dos fuentes de abastecimiento y medios de reclutamiento, ya que a veces es difícil encontrar a la persona idónea para realizar determinada labor, cargo o función. Tenga en cuenta que puede ocurrir que una fuente de abastecimiento sea buena, pero el medio de reclutar al personal sea malo, o viceversa. En este sentido, las fuentes de abastecimiento para una empresa deben, ante todo, precisarse. Es igualmente necesario cultivar el contacto con las mejores fuentes de candidatos potenciales. En la tabla 6.1 se observan las principales fuentes de candidatos potenciales para un puesto. FUENTE VENTAJAS DESVENTAJAS Búsqueda interna Bajo costo; eleva la moral de los Disponibilidad limitada. empleados, los candidatos ya conocen la empresa. Anuncios Su amplia distribución puede ser Genera muchos candidatos no dirigida a grupos específicos. capacitados. Recomendaciones de Información sobre la empresa es Puede no incrementar la diversidad empleados proporcionada por los empleados y mezcla de empleados. actuales; puede generar candidatos fuertes, ya que una buena recomendación se refleja en quien la hace. Agencias de empleo Costo gratuito o nominal Los candidatos tienden a tener públicas menos habilidades, aunque pueden conseguirse buenos candidatos. Agencia de empleo Amplios contratos; selección Costo elevado privadas cuidadosa; con frecuencia ofrecen garantías a corto plazo. Universidades Enorme bloque de candidatos Limitado a posiciones de nivel de centralizados. ingreso. Servicios de personal Cubrir necesidades temporales. Costoso Fascículo No. 6Proceso administrativo 16 Semestre 3
    • Proceso administrativo temporalContrato de empleados y Cubrir necesidades temporales, Poco compromiso con la contratistas pero generalmente para proyectos organización más allá del proyecto independientes de mayor plazo. actual.Tabla 6.1Principales fuentes para candidatos potenciales para un puesto.El proceso de selección es un ejercicio de predicción. Busca predecir quécandidatos tendrán éxito si son contratados. “Éxito”, en este caso,significa tener un buen desempeño conforme a los criterios utilizados porla orga-nización para evaluar a sus empleados.La selección de personal depende primordialmente de las necesidades dela organización y del marco legal en esta materia. El proceso de selección,tal como se lleva a cabo en la realidad, consiste en una secuencia depasos. De esta manera, el proceso se inicia con una preselección de losaspirantes y concluye con la orientación de los empleados reciéncontratados. En la figura 6.6 se presentan los distintos pasos que integranel proceso. Los candidatos pueden quedar eliminados en cualquiera delos nueve pasos. Paso 1 Entrevista preliminar para seleccionar Paso 2 Hoja de solicitud Paso 3 Entrevista para el empleo Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8 Test de Otras Antecedentes y Oferta Examen empleo Entrevistas comprobación de condicional físico referencias Paso 9 DecisiónFigura 6.6Pasos típicos en las decisiones de selección.Fascículo No. 6Semestre 3 17 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Por otra parte, todo individuo que ingresa a una empresa necesita recibir un desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea, para adaptarlo exactamente a lo que el puesto va a requerir de él. Este desarrollo es perpetuo pero, como es claro, se hace más necesario tratándose de los trabajadores que ingresan en calidad de nuevos. El desarrollo de quienes ingresan a una nueva empresa suele dividirse en: 1. Adiestramiento de obreros y empleados. Acción que suele com- prender dos pasos principales: 1.1 Cómo debe prepararse la introducción, fase que comprende cuatro puntos:  Hacer una tabla de tiempo.  Hacer un esquema del trabajo que se va a enseñar.  Tener todo listo.  Tener el lugar de instrucción correctamente adecuado para tal fin. 1.2 Cómo debe darse la instrucción, fase comprendida por cuatro puntos:  Preparar al empleado: calmarlo, interesarlo, ubicarlo en la posi- ción correcta.  Presentar la operación, es decir, explicársela verbalmente con lentitud, de manera tal que se garantice su comprensión etc.  Probar su ejecución, es decir, hacer que él mismo ensaye, expli- que simultáneamente lo que va haciendo y corrija sus errores.  Revisar: haciéndolo que realice ya su trabajo ordinario, pero bajo una especial e intensa supervisión, para consultar cada duda y no volver al método más fácil, hasta garantizar que ha adquirido los hábitos requeridos. Fascículo No. 6Proceso administrativo 18 Semestre 3
    • Proceso administrativo2. Capacitación de supervisores. Todo supervisor requiere de dos capa- citaciones diferentes: la que necesita como técnico que va a dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc., y la que requiere en cuanto va a ser jefe. Ordinariamente es sólo la primera la que se toma en cuenta para escoger y capacitar a los supervisores, sobre todo, a los inmediatos. En cambio, muy pocas veces se tiene cuidado en darle preparación como jefe, y de ello deriva que en muchas ocasiones un magnifico supervisor como técnico en su especialidad, es en cambio un constante problema para la empresa, porque no sabe mandar, aprovechar el equipo, coordinarse, etc.Así pues, si el obrero requiere más que nada adiestramiento, el supervisorcomo jefe requiere más bien capacitación administrativa. En este sentido,todo supervisor necesita ser capacitado en: Cómo distribuir el trabajo. Cómo tratar a su personal (relaciones humanas). Cómo clasificar a su personal Cómo instruir al personal Cómo recibir y tratar las quejas de sus subordinados Cómo realizar entrevistas con éstos Cómo hacer informes, reportes, etc. Cómo coordinarse con los demás jefes Cómo conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc. Cómo resolver los problemas que plantea la supervisión.Necesita, además, conocer más a fondo las políticas que va a aplicar y laorganización de la empresaAdicionalmente, en una organización son de vital importancia los progra-mas de desarrollo gerencial y ejecutivo como cursos de asesoramiento enel trabajo, evaluación del desempeño y rotación de asignaciones, toma deFascículo No. 6Semestre 3 19 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo decisiones, etc.; ya que con base en estos programas los ejecutivos buscan un buen funcionamiento en las organizaciones para lograr satis- facer las necesidades de la compañía. Por ello se hace necesario rela- cionar este tema como complemento del proceso administrativo de dirección y estudiarlo en detalle a continuación. Desarrollo de ejecutivos Terry define el desarrollo de ejecutivos del siguiente modo: “es la aplica- ción de un esfuerzo planeado para proveer, mantener y desenvolver a quienes han de formar el grupo administrativo, con el fin de que la empresa logre más efectivamente sus objetivos”. En consecuencia, este es quizá uno de los problemas más grandes que enfrenta toda empresa. En efecto, cuando se realiza una adecuada admi- nistración basada en la delegación de planes debidamente estudiados y fijados, y de control de resultados por el delegante, el problema por resolver está en encontrar personas responsables, preparadas y adheridas a la empresa para delegar en ellas esas facultades. No obstante, un error básico ya mencionado en la “previsión de elementos administrativos”, consiste en pensar que tal género de personas se encuentran por mera suerte, causalidad o accidente. La realidad es que una persona con las capacidades requeridas para ocupar altos cargos en una empresa, debe ser, de algún modo, el menos desarrollado o preparado por ésta. Una parte importante del desarrollo de los ejecutivos es saber tomar decisiones adecuadas en el momento determinado, por ende es necesario que la persona encargada del programa de GRH sepa en qué momento exacto debe cambiar o transferir a un empleado, ya sea para promoverlo hacia un nivel jerárquico más alto o más bajo, dependiendo de su juicio, el Fascículo No. 6Proceso administrativo 20 Semestre 3
    • Proceso administrativocual debe estar basado en conocimientos amplios y responsa-bles,teniendo en cuenta las implicaciones que esto conlleva.Recordando la figura 6.5, el último paso en el proceso de planeación depersonal comprende promociones, transferencias y separaciones. Cadauno de estos tipos de cambio influye obviamente en toda la situación depersonal. Por consiguiente, transferir a un empleado comprende solamen-te cambiarlo a otro puesto, aproximadamente en el mismo nivel en la or-ganización, básicamente con el mismo sueldo, requerimientos de rendi-miento y estatus. Las transferencias planeadas pueden servir como unaexcelente técnica de capacitación.Pos su parte, promover comprende el cambiar a un empleado a un puestoque incluye un sueldo más alto y por esto, requerimientos de rendimientosmás altos. Los dos criterios básicos usados en mayoría de las organiza-ciones en las promociones son méritos y antigüedad.Por último, la separación que comprende la terminación de un empleadoya sea voluntaria o involuntariamente. En las terminaciones voluntarias,muchas organizaciones tratan de determinan por qué se retira unempleado usando entrevistas de salida. Las separaciones involuntariasdeben utilizarse como último recurso. 6.2 1. Realice un flujograma explicando el proceso de planeación del recurso humano. 2. Nombre 10 posibles fuentes para encontrar nuevos empleados. 3. Seleccione una empresa de su región y diseñe el perfil para un cargo directivo y para un cargo operativo teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa. Con base en sus hallazgos explique la importancia del desarrollo de los ejecutivos en el proceso de la planeación del recurso humano.Fascículo No. 6Semestre 3 21 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Dentro de las funciones de la Gerencia del Recurso humano se encuentra la implementación de un proceso de evaluación del desempeño y capacitación del personal, acorde con los objetivos organizacionales. De esta manera, toda empresa debe incluir en su prepuesto el desarrollo de un programa para evaluar y capacitar a sus trabajadores, con el objetivo de estimular o juzgar, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Como complemento del proceso de dirección esta actividad posee dos elementos a saber: 1. La evaluación del Desempeño 2. La capacitación del Personal. 1. Evaluación del Desempeño Figura No. 6.7 Evaluación del cargo. Fuente galerías de: Imágenes Microsoft office online Las empresas utilizan diversos métodos para evaluar su personal. Es difícil encontrar un procedimiento igual pues varía de acuerdo a la situación de cada una de ellas. Los más utilizados son:  Estadísticas. Se utiliza cuando el personal trabaja por presupuestos o por cuotas. Este método es muy utilizado en las áreas comerciales. Un ejemplo es la línea de tendencia. Se traza una línea recta entre los datos de ventas periódicas permitiendo identificar el progreso del vendedor.  Matriz de desempeño. Se desarrolla seleccionando varios criterios de evaluación con indicadores de logro. El directivo o jefe de personal Fascículo No. 6Proceso administrativo 22 Semestre 3
    • Proceso administrativo determina cuáles son los factores importantes a evaluar y les asigna un valor cuantitativo o cualitativo. Clasificación según escalas de desempeño. El director o jefe de personal establece un cuadro comparativo con el fin de determinar quiénes son los empleados sobresalientes para los casos de ascensos, premios o promociones.2. Capacitación y desarrollo del personalLa capacitación y desarrollo es parte de la etapa de organización y com-prende retener y capacitar al personal para los puestos creados. Igual-mente, el objetivo de la capacitación y desarrollo es obtener a la mejorgente disponible para la organización y desarrollar las destrezas y habili-dades de estas personas.En esencia, la capacitación, el desarrollo y la motivación de los recursoshumanos implican cambios; cambios en las aptitudes, conocimientos, acti-tudes y en la conducta social. Para que la empresa pueda seguir siendocompetitiva, urge realizar cambios en estas áreas. Mantener el liderazgotecnológico, el trabajo en equipo, un rendimiento de clase mundial y laarmonía social entre personas que se diferencian por su origen étnico ypor sus aptitudes, dependerá necesariamente de la capacidad para em-prender los cambios imprescindibles con miras al progreso de laorganización.La capacitación es, en síntesis, un esfuerzo por mejorar el rendimientoactual o futuro del empleado. En casi todas las organizaciones que hacenhincapié en la calidad, se imparte capacitación en la metodología desolución de problemas, en el análisis de problemas, en la medición yretroalimentación de la calidad y en la organización de equipos de trabajo.A continuación se enuncian algunos puntos específicos relativos a lacapacitación que conviene tener en cuenta:Fascículo No. 6Semestre 3 23 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo  Capacitación: es el proceso sistemático por el que se modifica la conducta de los empleados para facilitar el logro de los objetivos de la organización.  Desarrollo: es la adquisición de conocimientos y habilidades que podrán aplicarse en el presente o en el futuro. Es una meta a alcanzar a largo plazo.  Programa formal de capacitación: es un gran esfuerzo emprendido por la dirección para que sus empleados adquieran aptitudes, actitudes y conocimientos relacionados con su trabajo en la empresa.  Aprendizaje: es el acto mediante el cual las personas adquieren aptitudes, conocimientos y habilidades cuyo resultado es un cambio relativamente permanente en sus conductas. Siendo tanto la capacitación como el desarrollo formas de educación, pueden aplicárseles lógicamente algunas conclusiones relativas a la teoría del aprendizaje. Dichas conclusiones pueden tener cierta relevancia para el diseño de los programas formales e informales de capacitación y desarrollo. En este orden de ideas, para poder aprender, una persona, ante todo, ha de querer aprender. En el marco de referencia de la capacitación y el desarrollo, la motivación ejerce una influencia decisiva en el grado de dedicación de una persona, mantiene la atención concentrada en las actividades y refuerza la retención de lo aprendido. La motivación es el conjunto de fuerzas que originan la conducta y determinan su forma, dirección, intensidad y duración. Este proceso fundamental en el comportamiento del ser humano será analizado desde la perspectiva organizacional en el facículo7, ya que la forma de motivar y aumentar la capacidad del recurso humano es uno de los factores fundamentales del proceso de Dirección. Fascículo No. 6Proceso administrativo 24 Semestre 3
    • Proceso administrativo 6.3 1. Explique lo que significa la capacitación y el desarrollo de personal. 2. Teniendo en cuenta la organización a la cual pertenece, enumere tres planes de capacitación existentes y explique brevemente su importancia para el logro de los objetivos de la misma. 3. Brevemente presente el plan de aprendizaje necesario para mejorar sus cualidades como miembro de una organización. Conforme grupos de tres estudiantes y realice la lectura del siguiente caso de estudio, con base en ella respondan las preguntas que se plantean al final. Caso de estudio La Corporación Amarillo empezó un extenso programa de capacitación adminis- trativa hace varios años. El director de personal de la compañía sintió que este programa la beneficiaría al proporcionar una fuente preparada de individuos dignos de promoción, para llenar las vacantes conforme ocurrieran en la com- pañía. Hasta este momento, las promociones se llenaban a menudo con personal externo a la compañía. Los administradores en todos los niveles de la organización se comprometieron con el programa de capacitación administrativa. Participaron en clases en la compañía, en materias como administración general y administración de tiempos. Además, se les animó a mejorar otras destrezas tomando cursos nocturnos en la universidad local a expensas de la compañía. De hecho muchos administradores se matricularon en varios de los cursos ofrecidos en la universidad. Cuando se inició el programa, en las juntas de capacitación administrativa subse- cuentes, la alta administración avisó a los administradores que el programa de desarrollo administrativo estaba diseñado para mejorar sus destrezas adminis- trativas y para calificarlos para promociones futuras dentro de la empresa. Paul Martin, un supervisor de sección, lleva con la compañía más de diez años. Ha participado asiduamente en el programa de capacitación administrativa y ha tenido varios cursos nocturnos en la universidad local. Paul sintió originalmente que esta diligencia por su parte estaría recompensada con una promoción cuan- do surgiera una vacante. Sin embargo, en dos ocasiones durante el año anterior, se habían contratado personas externas para llenar los puestos de supervisión dentro del departamento de Paul. En cada caso él y otros supervisores de sec- ción habían solicitado la vacante, y sentían que su experiencia más el conoci- miento adicional obtenido a través del programa de capacitación administrativa los hacían más calificados que a los externos contratados.Fascículo No. 6Semestre 3 25 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo En una entrevista de evaluación reciente, Paul sacó sus problemas a discusión con su administrador de departamento. Se le dijo que en cada caso a ningún su- pervisor de la empresa se le había considerado calificado para la va-cante administrativa. Paul expresó la opinión de que el programa de capacitación administrativa de la compañía era una pérdida de tiempo para los supervisores si su conocimiento y experiencia obtenida no se reconocían por la administración de más alto nivel. El administrador del departamento de Paul explicó que toma tiempo capacitar a un supervisor para una responsabilidad de más alto nivel. También le recordó que a los individuos se les recompensaba por sus esfuerzos de superación con aumentos de salarios por extraméritos durante la evaluación del rendimiento anual. Cuestionario 1) ¿Considera que Paul tiene una queja legítima? 2) ¿Considera que la organización “entrena por entrenar”?. 3) ¿Cree que el supervisor de Paul manejó bien el problema?, ¿cómo lo manejaría usted? Como se pudo observar en este fascículo, la Gestión de Recursos Huma- nos (GRH) es una función que se lleva a cabo en las organizaciones con el fin de facilitar la ubicación eficaz de los empleados para la consecución de los objetivos de la organización. Igualmente se apreció que la GRH es una parte esencial de muchos planes estratégicos de las organizaciones, ya que permite definir los candidatos a los distintos puestos de trabajo, ya sea por el proceso de selección o mediante la capacitación y el desarrollo del recurso humano. Fascículo No. 6Proceso administrativo 26 Semestre 3
    • Proceso administrativoCHIAVENATO, Idalberto. Administración. Proceso Administrativo. Ed. McGraw Hill.RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Introducción a la Administración conenfoques de sistemas. Ed. Thomson.BATEMAN, Thomas. Administración. Una ventaja competitiva. ED. Mc Graw- Hill.LERNER, Joel J. Introducción a la administración y organización deempresas, México. Mc Graw-Hill, Primera Edición, 1984.KOONTZ, Harol; WEIHRICH, Heinz. Administración, una perspectiva global.México. McGraw-Hill, Décimo Primera Edición, 1998.ROBBINS, Stephen P. Administración y teoría práctica. México. P.H.H.Prentice - Hall Hispano Americana S.A., Cuarta Edición, 1994.Sitios Web consultadoswww.monografias.co. Trabajos 19/recuros/-humanos.www.gestiopolis.com Administración del recurso humano.www.bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis /TAsD01.pdf.Todo empleado se enfrenta al dilema de no entender lo que se espera desu puesto. Las actividades y comportamientos considerados por unindividuo como necesarios en la realización de un trabajo definen supercepción del papel. Definir la dirección en tal forma que un empleadoperciba adecuadamente los requerimientos, y lo que se espera de supuesto, es un elemento importante en el proceso administrativo. Lafinalidad del fascículo séptimo es examinar algunos de los métodosusados para definir la dirección exitosamente dentro de la organización.Fascículo No. 6Semestre 3 27 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Fascículo No. 6Proceso administrativo 28 Semestre 3
    • Proceso administrativo Seguimientoal autoaprendizajeProceso administrativo - Fascículo No. 6Nombre_______________________________________________________Apellidos ________________________________ Fecha: _________________Ciudad___________________________________Semestre: _______________1. Explique la importancia de realizar un óptimo proceso de selección de personal para una empresa y qué consecuencias acarrea lo contrario.2. Indique cuál es el aspecto de mayor relevancia para la selección de personal.3. Teniendo en cuenta su experiencia personal en algún proceso de selección aplicando para un cargo administrativo, realice un breve recuento de ello y si cumplió con las expectativas.4. Comente ¿Por qué es importante definir las funciones en un cargo?5. Indique en un escrito de una página ¿qué beneficio se obtiene con las prácticas de evaluación de un cargo?Preguntas de selección múltiple con única respuesta.6. De la siguiente lista seleccione los métodos que utilizan las empresas para evaluar al personal: a. Método matemático del desempeño b. Estadísticas del desempeño c. Matriz PERT de desempeño d. Estrategia del desempeño7. Cuando se habla del gran esfuerzo emprendido por la dirección para que sus empleados adquieran aptitudes, actitudes y conocimientos relacionados con su trabajo en la empresa, esto se refiere a: a. Análisis del cargo b. Desarrollo del personal c. Programa formal de capacitación d. Análisis del desempeño.Fascículo No. 6Semestre 3 29 Proceso administrativo
    • Proceso administrativo Preguntas de selección múltiple con múltiple respuesta. Si a y b son correctas Marque A Si b y c son correctas Marque B Si c y d son correctas Marque C Si a y d son correctas Marque D Si a y c son correctas Marque E 8. Los aspectos para definir el perfil del cargo son: a. Conocimientos y experiencia b. Los manuales del cargo c. La estructura del cargo d. Habilidades y aptitudes A B C D E Fascículo No. 6Proceso administrativo 30 Semestre 3