Fascículo                71      Constitución de    Empresa y Registro           de Nómina            Semestre 2
Constitución de empresaConstitución de empresa                     Semestre 2
Constitución de empresaTabla de contenido                                            PáginaIntroducción                   ...
Constitución de empresa               Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN                            Faculta...
Constitución de empresa                                                                  1IntroducciónCálculos y contabili...
Constitución de empresa                                   conformado por el salario básico, los recargos diurnos y nocturn...
Constitución de empresaEn todas las empresas el departamento encargado de la elaboración yregistro de la nómina deberá ten...
Constitución de empresa                                                    HOJA DE VIDA EMPLEADOS                         ...
Constitución de empresaDevengadoTeniendo los datos actualizados de cada empleado, vamos a liquidar lanómina de todo el mes...
Constitución de empresa                           Comisión por ventas = 120’000.000 x 0.5%                           Comis...
Constitución de empresaPara determinar el tiempo extra de cada persona primero debemos sabercuánto vale el salario mensual...
Constitución de empresa                                                                    =      22.519                  ...
Constitución de empresaDeduccionesLa segunda parte de la liquidación de la nómina está compuesta por todaslas deducciones ...
Constitución de empresa                        Teniendo las cifras que se descontarán a cada uno de los empleados por     ...
Constitución de empresaLa estructura en los procedimientos uno y dos, con salario normal, iniciaasí:Se suma el total pagos...
Constitución de empresa                          Teniendo el valor a retener a cada empleado, según la tabla de retencione...
Constitución de empresaInstituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. Estos aportes se debencancelar mensualmente. La ...
Constitución de empresa                                                  BASE PARA PROVISIONES                    Total de...
Constitución de empresa Contabilización La nómina como soporte contable origina dos comprobantes de diario que son: uno, p...
Constitución de empresa                      En el segundo comprobante de diario registramos la parte inferior del        ...
Constitución de empresa                                   EL PORVENIR LTDA.Comprobante de diario de Nómina                ...
Constitución de empresa                    en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian           ...
Constitución de empresaLiquidación de prestaciones socialesLas prestaciones sociales se deben liquidar a la terminación de...
Constitución de empresa                    Código                             Cuentas                        Parcial      ...
Constitución de empresaPrimero se determina el número de días trabajados durante el año.                  Día Mes Año     ...
Constitución de empresa                            Código                 Cuentas          Débitos        Créditos        ...
Constitución de empresa        Código                     Cuentas                     Débitos    Créditos        2515     ...
Constitución de empresa                    Una vez canceladas las vacaciones al empleado, se debe registrar el pago       ...
Constitución de empresaGÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral: Teoría y Práctica, CuartaEdición, Editorial McGraw-Hill....
Constitución de empresa                                    Fascículo No. 7Constitución de empresa    26                   ...
Constitución de empresa                  Seguimientoal autoaprendizajeConstitución de empresa - Fascículo 7Nombre_________...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Fasciculo 7

1,141

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,141
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
32
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fasciculo 7

  1. 1. Fascículo 71 Constitución de Empresa y Registro de Nómina Semestre 2
  2. 2. Constitución de empresaConstitución de empresa Semestre 2
  3. 3. Constitución de empresaTabla de contenido PáginaIntroducción 1Logros 1Cálculos y contabilización de la nómina 1Liquidación de la nómina 1Devengado 5Deducciones 9Apropiaciones 12Contabilización 15Liquidación de prestaciones sociales 19Prima de servicios 19Cesantías 20Intereses sobre cesantías 22Liquidación de vacaciones 23Resumen 24Bibliografía recomendada 25Nexo 25Seguimiento al autoaprendizaje 37 Créditos: 2 Tipo de asignatura: Teórico - Práctica.Semestre 2
  4. 4. Constitución de empresa Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Facultad de Universidad Abierta y a Distancia, “Educación a Través de Escenarios Múltiples” Bogotá, D.C. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación. La actualización de este fascículo estuvo a cargo de PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO. Tutor Programa Contaduría Pública. Sede Bogotá, D.C. Revisión estilo y forma: ELIZABETH RUIZ HERRERA Directora Nacional de Material Educativo. Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SÁENZ ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009 Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8Constitución de empresa Semestre 2
  5. 5. Constitución de empresa 1IntroducciónCálculos y contabilización de la nóminaEn este fascículo se estudiarán, mediante un caso práctico, los cálculosmatemáticos y la contabilización de una nómina mensual.Recuerde que la perseverancia, la autonomía y la disciplina son elementosfundamentales para tener éxito en la modalidad de Educación a Distancia. Lo s gro Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa- cidad de:  Reconocer y aplicar los elementos que conforman una nómina, su liquidación y su registro.  Calcular las diferentes obligaciones que tiene un empleador con terceros, por sus trabajadores.  Liquidar las prestaciones sociales y las vacaciones a los empleados.  Elaborar los comprobantes de diario correspondientes a la nómina y sus respectivos pagos.Cálculos y contabilización de la nóminaLiquidación de la nóminaLa nómina es el documento mediante el cual el empleador relaciona lossalarios, las deducciones, el valor neto pagado, aportes parafiscales yprovisiones de los empleados que han trabajado en un período de un mes,de una quincena o por semana, dependiendo de la forma de pago que setenga establecida en la empresa.La nómina está conformada por cinco partes a saber:1. El encabezado, el cual comprende la identificación de la compañía y el período de pago.2. La identificación de los trabajadores: nombre, identificación, cargo.3. El devengado, que corresponde al valor total de los ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está ConstituciönFascículo No. 7 de empresaSemestre 2
  6. 6. Constitución de empresa conformado por el salario básico, los recargos diurnos y nocturnos, las horas extras, los dominicales y festivos, las comisiones, auxilio de transporte, entre otros. 4. Las deducciones, entre las cuales se contemplan los descuentos y losLas apropiaciones son los aportes.valores que la empresa debepagar: salud y pensión en el 5. Las apropiaciones de nómina.porcentaje que corresponde,riesgos profesionales, apor-tes parafiscales (Sena, Caja Frente al ítem 5, se debe tener en cuenta que se denominan apropiacionesde compensación y el Institu-to de bienestar familiar), las de nómina porque a diferencia del devengado que debe pagarse alprestaciones sociales (Primade servicios, cesantías, finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días delintereses sobre cesantías,dotación) y las vacaciones. siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. Toda nómina está conformada por las partes enunciadas, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí por cuanto algunos dependen de los montos del ingreso del empleado como es el caso del Fondo de Solidaridad Pensional y la Retención en la Fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados tienen. Por otra parte, la empresa debe tener en cuenta que no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajador, por ley o autoridad judicial competente. Cuando a un trabajador le resulta un faltante, algunas empresas se lo descuentan del sueldo “por la derecha”, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado. El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, es decir, lo que efectivamente recibe el trabajador. Fascículo No. 7 Constitución de empresa 2 Semestre 2
  7. 7. Constitución de empresaEn todas las empresas el departamento encargado de la elaboración yregistro de la nómina deberá tener una hoja de vida de cada uno de losempleados en la que se registre: el nombre, fecha de nacimiento, cédulade ciudadanía, fecha de ingreso a la compañía, periodos de vacacionesdisfrutadas, salario, incrementos salariales y fecha del incremento. Verfigura 7.1.Con el fin de ilustrar cada paso de liquidación de una nómina vamos autilizar el siguiente ejemplo:En la empresa “El Porvenir Ltda.” tienen los siguientes empleados: Un bodeguero que ingresó a la compañía el 1º de julio de 20XX, con un salario desde el 1º de Enero de 20XX de un salario mínimo. Una secretaria que ingresó a la compañía en febrero de 20XX y actualmente recibe un salario equivalente a uno y medio salario mínimo legal vigente (SMLV). Un asistente de contabilidad con un salario actual equivalente a dos salarios mínimos legales vigentes, quien ingresó a la compañía el 1º de Octubre de 19XX. Un vendedor con un salario básico de $800.000, más comisiones sobre ventas del 0.5%. Ingresó a la compañía el 1º de Septiembre de 20XX. Un contador con un salario equivalente a cinco salarios mínimos legales vigentes, quien ingresó el 1º de Mayo de 20XX. Un gerente con un salario mínimo integral quien ingresó el 1º de Mayo de 20XX.Fascículo No. 7Semestre 2 3 Constitución de empresa
  8. 8. Constitución de empresa HOJA DE VIDA EMPLEADOS NOMBRE: FOTO CODIGO : Documentos de Identificación Documento de Identidad: Pasaporte: Número: Certificado Judicial: Fecha vencimiento: Lugar: Matrícula Profesional: Fecha matrícula: Libreta Militar: Tarjeta Profesional: Fecha tarjeta: Clase Libreta: Otro Documento: Distrito Militar: Lic. Conducción: Categoría: Datos Personales Fecha de Nacimiento Sexo: País Grupo Sanguíneo: Departamento Estatura: Lugar de Nacimiento Estado Civil: Nacionalidad Nivel Estudios: Dirección: Barrio: Teléfono: Seguridad Número de Contrato Entidad Salud Tipo de Contrato: Entidad Pensión Fecha de Ingreso: Entidad Cesantías Fecha de Retiro: Historico de Sueldo Sueldo Inicial Fecha: Incremento Sueldo: Fecha: Incremento Sueldo: Fecha: Historico de Vacaciones Descripción Fecha Inicial Fecha Final Días Legales Días Tomados Pagado Figura 7.1. Ejemplo de una hoja de registro de empleado. Fascículo No. 7Constitución de empresa 4 Semestre 2
  9. 9. Constitución de empresaDevengadoTeniendo los datos actualizados de cada empleado, vamos a liquidar lanómina de todo el mes de Marzo de 20XX de la empresa “El PorvenirLtda.”. La empresa deberá diseñar su propio formato o utilizar un formatode los que ya existen en el comercio.Teniendo el formato, el primer paso es listar los nombres de cada uno delos empleados, el cargo, el número de días y el sueldo básico; en nuestrocaso vamos a omitir el número de días ya que la modalidad de pago esmensual. Tenga en cuenta que siempre tomaremos los meses de 30 días.Ahora analizaremos otros conceptos por los cuales estos empleadosrecibirán ingresos. Aplicando lo que aprendimos en los anterioresfascículos, tienen derecho a un auxilio de transporte aquellos quedevengan hasta dos salarios mínimos mensuales, suponiendo que elsalario mínimo para 20XX es de $600.500. El auxilio de transporte para2009 es de $70.500, mensuales. Recuerde que debemos totalizar cada columna a la que agrega- mos datos.Las ventas de la compañía en este mes fueron de ciento veinte millones depesos ($120’000.000): el señor vendedor recibirá el 0.5% como comisiónde dichas ventas.Fascículo No. 7Semestre 2 5 Constitución de empresa
  10. 10. Constitución de empresa Comisión por ventas = 120’000.000 x 0.5% Comisión por ventas = 600.000 La jornada del señor bodeguero es de lunes a sábado, de 3 de la tarde a 12 de la noche con una hora de receso en la jornada. Como se aprecia, 2 horas de las laboradas corresponden a jornada nocturna. Cada dato obtenido se deberá aproximar. Procederemos a liquidarle al señor bodeguero el recargo nocturno que le corresponde durante el mes de marzo: Salario mes = 600.500 Salario día = 600.500 ÷ 30 = 20.017 Salario hora = 20.017 ÷ 8 = 2.502 Recargo por hora = 2.502 x 0,35 = 876 Días trabajados = 26 Total horas nocturnas trabajadas = 26 x 2 = 52 Total recargo nocturno = 876 x 52 = 45.552 Este nuevo valor calculado debe ubicarse en la columna de recargos. Otra información importante que debemos registrar como conceptos devengados son las horas extras; para nuestro ejercicio son:  El asistente trabajó durante el mes 8 horas extras diurnas y 6 horas extras nocturnas.  La secretaria trabajó 12 horas extras diurnas, 8 horas extras nocturnas. Trabajó un lunes festivo, este día además de las horas normales, trabajó 1 hora extra diurna y 2 horas extras nocturnas. Fascículo No. 7Constitución de empresa 6 Semestre 2
  11. 11. Constitución de empresaPara determinar el tiempo extra de cada persona primero debemos sabercuánto vale el salario mensual. Este dato lo dividimos por 30 (días) paraestablecer el valor del día de trabajo; este valor del día lo dividimos en 8(horas de jornada diaria) y hayamos el valor de la hora; con el valor de lahora podemos saber el valor de la hora extra diurna, nocturna, dominical ofestiva diurna o nocturna, aplicando el porcentaje correspondiente al datoque queremos conocer.Teniendo el valor unitario de cada concepto, lo multiplicamos por elnúmero de horas trabajadas para hallar el valor total del tiempo extra decada persona. En relación con el ejercicio planteado:Primero liquidaremos el tiempo extra del asistente: Salario mes = 1’201.000 Salario día = 1’201.000 ÷ 30 = 40.033 Salario hora = 40.033 ÷ 8 = 5.004 Hora extra diurna = 5.004 x 1,25 = 6.255 Hora extra nocturna = 5.004 x 1,75 = 8.757 Total horas extras diurnas = 6.255 x 8 = 50.040 Total horas ext. nocturnas = 8.757 x 6 = 52.542 Total tiempo extra = Total hrs. ext. diurnas + Total hrs. ext. nocturnas Total tiempo extra = 50.040 + 52.542 Total tiempo extra del asistente = 102.582El tiempo extra de la secretaria es: Salario mes = 900.750 Salario día = 900.750 ÷ 30 = 30.025 Salario hora = 30.025 ÷ 8 = 3.753 Hora extra diurna = 3.753 x 1,25 = 4.691 Hora extra nocturna = 2.917 x 1,75 = 6.568 Día festivo = 30.025 x 0,75Fascículo No. 7Semestre 2 7 Constitución de empresa
  12. 12. Constitución de empresa = 22.519 H. ext. Festivo diurna = 3.753 x 2,0 (75% Recargo dominical+25% recargo hora extra diurna = total recargo 100%) = 7.506 H. ext. Festivo nocturna = 3.753 x 2.50 (75% Recargo dominical+75% recargo hora extra nocturna = total recargo 150%) = 9.383 Total horas extras diurnas = 4.691 x 12 = 56.292 Total horas ext. nocturnas = 6.568 x 8 = 52.544 Total h. ext. fest. diurnas = 7.506 x 1 = 7.506 Total h. ext. fest. nocturna = 9.383 x 2 = 18.766 Total tiempo extra = Tot. hrs. ext. diurnas + Tot. hrs. ext. nocturnas + Día festivo + Tot. hrs. ext. fest. diurnas +Tot. hrs. ext. fest. nocturnas. T. tiempo ext. = 56.292 + 52.544 + 22.519 + 7.506 +18.766 Total tiempo extra y recargo dominical de la secretaria = 157.627 En este punto ya tenemos determinados los valores devengados por los diferentes conceptos para cada empleado de la empresa El Porvenir Ltda.; el paso a seguir es establecer el total devengado de cada uno de los empleados y el total devengado por los empleados de la empresa. En la figura 7.2 se observa el formato de nómina incluyendo los devengados. DEVENGADO DESCUENTOS TOTAL TOTAL No . CARGO NOMBRES AUX. DE FONDO DE RETENCION DESCUEN COMISIO TIEMPO DEVENGA DO SUELDO TRANS RECARGOS SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS NES EXTRA PORTE AD FUENTE 1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552 2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877 3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582 4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000 5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500 6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500 TOTALES 14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 0 0 0 0 0 Figura 7.2. Formato nómina incluyendo los devengados. Fascículo No. 7Constitución de empresa 8 Semestre 2
  13. 13. Constitución de empresaDeduccionesLa segunda parte de la liquidación de la nómina está compuesta por todaslas deducciones que se le deben hacer a los empleados. Legalmente elempleador está autorizado a descontar a sus trabajadores los aportes parasalud, pensiones, retención en la fuente y embargos judiciales; con unaautorización por escrito del empleado, se le pueden descontar cuotasvoluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas,préstamos bancarios por libranza y otros.En el marco de las deducciones, comenzaremos con los descuentos deseguridad social por salud. Según lo estudiado debemos tomar como baseel total del salario de cada empleado, incluyendo el tiempo extra.Recordemos que el auxilio de transporte no hace parte del salario, por lotanto no lo tenemos en cuenta como base para calcular este descuento.Para calcular el aporte por salud en el caso de los salarios integrales, se ledebe descontar a éste un treinta por ciento y esta cifra es la base. Elprocedimiento para calcular el aporte una vez se tenga calculada la basede cada uno de los empleados, consiste en multiplicar esta cifra por el 4%que es el aporte que debe hacer el empleado a la Entidad Promotora deSalud a la que esté afiliado.El segundo dato de la sección descuentos es el aporte a los Fondos dePensiones. Como ya se vio, este aporte al igual que el de salud es del 4%.Debemos determinar el salario base para este cálculo, el cual se establecetomando el total devengado de cada uno de los empleados y descontandoel auxilio de transporte para obtener la base para aplicar el porcentaje delaporte. En el caso de los salarios integrales se les debe descontar el 30%para la base.Fascículo No. 7Semestre 2 9 Constitución de empresa
  14. 14. Constitución de empresa Teniendo las cifras que se descontarán a cada uno de los empleados por aportes al Fondo de Pensiones, las registramos en el formato de nómina en la columna pensión y totalizamos. La siguiente columna corresponde al aporte que hacen los empleados que devengan más de cuatro salarios mínimos, al fondo de solidaridad; este aporte es del 1% del salario de cada empleado. Teniendo los datos de los aportes de cada uno de los empleados procedemos a transcribirlos en el formato de nómina, en la columna fondo de solidaridad y totalizamos. (Figura 7.3) DEVENGADO DESCUENTOS TOTAL Base para NETO A No . CARGO NOMBRES % aporte FONDO DE RETENCION DESCUEN COMISIO TIEMPO aportes PAGAR SUELDO RECARGOS SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS NES EXTRA AD FUENTE 1 Bodeguero German Torres 600,500 45,552 646,052 4% 25,842 25,842 51,684 2 Secretaria Esperanza Perez 900,750 157,627 1,058,377 4% 42,335 42,335 84,670 3 Asistente Carlos Pardo 1,201,000 102,582 1,303,582 4% 52,143 52,143 104,287 4 Vendedor Ricardo Nieto 800,000 600,000 1,400,000 4% 56,000 56,000 112,000 5 Contador Cesar Suarez 3,002,500 3,002,500 4% 120,100 120,100 30,025 270,225 6 Gerente Pedro Vargas 7,806,500 6,005,000 4% 240,200 240,200 60,050 540,450 TOTALES 14,311,250 600,000 45,552 260,209 536,620 536,620 90,075 0 1,163,316 0 Figura 7.3. Nómina incluyendo descuentos por salud y pensión. Ya calculamos los descuentos a los empleados por los aportes a la seguridad social; nos falta otro descuento que es la Retención en la Fuente. Para calcular este impuesto debemos consultar la tabla de retenciones para asalariados del año gravable en curso, teniendo el salario base de cada empleado. Para efectos de la Retención en la Fuente por ingresos laborales, la totalidad del salario integral se considera ingreso gravable. Fascículo No. 7Constitución de empresa 10 Semestre 2
  15. 15. Constitución de empresaLa estructura en los procedimientos uno y dos, con salario normal, iniciaasí:Se suma el total pagos laborales del mes: En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viáticos permanentes Directos o indirectos.Los valores anteriores ya están incluidos en el salario integral, así que laestructura de depuración en el salario integral se inicia con:Suma total de pagos laborales (Salario integral)(-) Cesantías, intereses sobre cesantías y prima mínima legal deservicios(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional  Aportes pensionales obligatorios  Aportes voluntarios hasta el límite legal  Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación, salud y educación que cumplan los requisitos.(-) Rentas Exentas  Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen protección a la maternidad  Gastos de entierro del trabajador  Gastos de representación de funcionarios oficiales  Exención para miembros fuerzas armadas(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación(=) Base de retenciónFascículo No. 7Semestre 2 11 Constitución de empresa
  16. 16. Constitución de empresa Teniendo el valor a retener a cada empleado, según la tabla de retenciones en la fuente para asalariados, se incorporan estos descuentos en el formato de nómina. Si los empleados han autorizado algún descuento para el fondo de empleados, préstamos o tienen descuentos por embargos judiciales, se deberán relacionar en una columna llamada otros descuentos. Teniendo ya la información total de descuentos relacionados en el formato de nómina, procedemos a totalizar este concepto. Por último, hallaremos el valor a pagar de cada uno de los empleados. Así, tomamos el total devengado, menos el total descuentos y ese valor resultante lo colocamos en la columna neto a pagar. (Figura 7.4). DEVENGADO DESCUENTOS TOTAL TOTAL NETO A No . CARGO NOMBRES AUX. DE DEVENGA FONDO DE RETENCION DESCUEN COMISIO TIEMPO PAGAR SUELDO TRANS RECARGOS DO SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS NES EXTRA PORTE AD FUENTE 1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552 25.842 25.842 51.684 664.868 2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877 42.335 42.335 84.670 1.044.207 3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582 52.143 52.143 104.287 1.199.295 4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000 56.000 56.000 112.000 1.288.000 5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500 120.100 120.100 30.025 0 270.225 2.732.275 6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500 240.200 240.200 60.050 725.000 1.265.450 6.541.050 TOTALES 14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 536.620 536.620 90.075 725.000 1.888.316 13.469.695 Figura 7.4. Formato de nómina con neto a pagar. Apropiaciones Hasta este punto hemos realizado la primera parte de la liquidación matemática de la nómina; ahora procederemos a liquidar la segunda parte en la cual involucramos los aportes y las provisiones correspondientes a los empleadores. Primero se calculan los aportes parafiscales que son: salud, pensión, Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar, Fascículo No. 7Constitución de empresa 12 Semestre 2
  17. 17. Constitución de empresaInstituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. Estos aportes se debencancelar mensualmente. La base para calcular todos estos aportes es eltotal de la columna total devengado, menos el total de la columna totalauxilio de transporte, menos el 30% de los salarios integrales. Total devengado = 15’358.011 Total Auxilio de transporte = 141.000 30% Salario integral = 1’801.500Base para calcular aportes = 15’358.011 - 141.000 – 1’801.500 = 13’415.511Teniendo definida la base para calcular cada uno de los aportescorrespondientes al empleado, procedemos a calcularlos como se observaen la tabla 7.1. CONCEPTO BASE % APORTESalud 13’415.511 * 8.5% = 1’073,241Pensión 13’415.511 * 12.0% = 1’609,961ARP 13’415.511 * 0.522% = 70,029Caja de compensación 13’415.511 * 4% = 325,939ICBF 13’415.511 * 3% = 402,465Sena 13’415.511 * 2% = 268,310Tabla 7.1La segunda parte corresponde al cálculo que se efectúa con el fin decausar la porción del gasto mensual que se le adeuda a los trabajadorespor el concepto de prestaciones sociales y vacaciones . El empleadordebe efectuar estas provisiones sobre la nómina mensual.Recordemos que los salarios integrales tienen incluidas las prestacionessociales, más no las vacaciones. La base para calcular prestacionessociales es el total devengado, sin incluir los salarios integrales. Paranuestro ejercicio (Tabla 7.2):Fascículo No. 7Semestre 2 13 Constitución de empresa
  18. 18. Constitución de empresa BASE PARA PROVISIONES Total devengado 15’358,011 Salario Integral - 7’806,500 Total base para provisiones 7’551,511 CONCEPTO BASE % PROVISIÓN Cesantías 7’551,511 * 8.33% = 629,292 Intereses sobre la cesantía 7’551,511 * 1.00% = 75,515 Prima de servicios 7’551,511 * 8.33% = 629,292 Tabla 7.2 Recordemos que las vacaciones se liquidan únicamente con el sueldo básico, sin incluir el auxilio de transporte, el valor de las horas extras, ni el valor del trabajo en días de descanso obligatorio. Para nuestro ejercicio, la base la determinamos con la sumatoria de las columnas sueldos, comisiones y recargos como se observa en la tabla 7.3. BASE PARA VACACIONES Sueldos 14’311,250 Comisiones 600,000 Recargos 45,552 Total base para vacaciones 14’956,802 CONCEPTO BASE % PROVISION Vacaciones 14’956,802 * 4.16% = 623,200 Tabla 7.3 En este punto terminamos todos los cálculos matemáticos relacionados con la nómina mensual, para pasar al tema de la contabilización. 7.1 Elabore una tabla en donde se relacionen todos los porcentajes que deben ser utilizados para liquidar una nómina por los diferentes con- ceptos. Tanto para el empleador como los descuentos a los empleados. Incluya los porcentajes del tiempo complementario. Recuerde anexar el resultado de esta actividad a la carpeta en la que se organizan los documentos de esta asignatura. Fascículo No. 7Constitución de empresa 14 Semestre 2
  19. 19. Constitución de empresa Contabilización La nómina como soporte contable origina dos comprobantes de diario que son: uno, por lo devengado, deducido y pagado, y el otro, por los aportes y prestaciones sociales. Para registrar en la contabilidad la nómina debemos utilizar el Plan Único de Cuentas (PUC). En el comprobante inicial involucramos la primera parte del formato de nómina; primero registramos los gastos correspondientes a sueldos, auxilio de transporte, horas extras, recargos nocturnos, comisiones; después debemos registrar los descuentos que se les han efectuado a los empleados por los diferentes conceptos; éstos son, para la empresa, cuentas por pagar a terceros en nombre de los empleados. Por último registramos en la contabilidad, el neto a pagar a cada empleado, utilizando una cuenta de pasivos llamada salarios por pagar. (Figura 7.5) EL PORVENIR LTDA.Comprobante de diario de Nómina No. 101Marzo de 20x9Codigo de Detalle Parcial Debitos Creditos Cuenta 5105 GASTOS DE PERSONAL 15,358,011 510503 Salario Integral 7,806,500 510506 Sueldos 6,504,750 Total Devengado 510515 Horas extras y recargos 305,761 510518 Comisiones 600,000 510527 Auxilio de transporte 141,000 2365 RETENCION EN LA FUENTE 725,000 Deducido 236505 Salarios y pagos laborales 725,000 2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 536,620 Deducido 237005 Aportes a EPS 536,620 2380 ACREEDORES VARIOS 626,696 Deducido 238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 626,696 2505 SALARIOS POR PAGAR 13,469,695 Neto a Pagar 250501 German Torres 664,868 250502 Esperanza Perez 1,044,207 250503 Carlos Pardo 1,199,295 250504 Ricardo Nieto 1,288,000 250505 César Suarez 2,732,275 250506 Pedro Vargas 6,541,050 SUMAS IGUALES 15,358,011 15,358,011 Figura 7.5. Comprobante de diario No. 101. Fascículo No. 7 Semestre 2 15 Constitución de empresa
  20. 20. Constitución de empresa En el segundo comprobante de diario registramos la parte inferior del formato de nómina donde involucramos los gastos de la empresa por conceptos parafiscales y las provisiones para prestaciones sociales y vacaciones. (Figura 7.6). EL PORVENIR LTDA. Comprobante de diario de Nómina No. 102 Marzo de 20x9 Codigo de Detalle Parcial Debitos Creditos Cuenta 5105 GASTOS DE PERSONAL 5,707,244 510530 Cesantías 629,292 510533 Intereses sobre cesantías 75,515 510536 Prima de servicios 629,292 510539 Vacaciones 623,200 510568 Aportes a ARP 70,029 510569 Aportes a EPS 1,073,241 510570 Aportes a fdos de pensiones 1,609,961 510572 Aportes cajas de comp. fliar 325,939 510575 Aportes ICBF 402,465 510578 SENA 268,310 2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 2,139,984 237005 Aportes a EPS 1,073,241 237006 Aportes a ARP 70,029 Total aportes empleador 237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714 2380 ACREEDORES VARIOS 1,609,961 238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 1,609,961 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 1,957,299 Total Provisiones 261005 Cesantías 629,292 261010 Intereses sobre cesantías 75,515 261015 Vacaciones 623,200 261020 Prima de servicios 629,292 SUMAS IGUALES 5,707,244 5,707,244 Figura 7.6. Comprobante de diario No. 102. Adicional a los registros de la liquidación y apropiaciones de la nómina se deben realizar los registros correspondientes a los pagos. (Figura 7.7). Fascículo No. 7Constitución de empresa 16 Semestre 2
  21. 21. Constitución de empresa EL PORVENIR LTDA.Comprobante de diario de Nómina No. 103Marzo de 20x9Codigo de Detalle Parcial Debitos Creditos Cuenta 2505 SALARIOS POR PAGAR 13.469.695 250501 German Torres 664.868 250502 Esperanza Perez 1.044.207 250503 Carlos Pardo 1.199.295 250504 Ricardo Nieto 1.288.000 250505 César Suarez 2.732.275 250506 Pedro Vargas 6.541.050 1110 BANCOS 13.469.695 111005 Banco de Bogota 13.469.695 SUMAS IGUALES 13.469.695 13.469.695 Figura 7.7. Comprobante de diario No. 103. El nuevo sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Protección Social, denominado Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), busca facilitar a los aportantes los pagos a la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de Educación, a través de transferencias electrónicas. Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los aportantes, ya que evita el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado. De esta forma se obtienen importantes ahorros para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar Fascículo No. 7 Semestre 2 17 Constitución de empresa
  22. 22. Constitución de empresa en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc. Uno de los requisitos del sistema es que no se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social integral y parafiscales, a los que esté obligado cada aportante dentro de los plazos establecidos por el Gobierno. El comprobante de diario que registra el pago de los aportes a la seguir- dad social integral y parafiscales se detalla a continuación en la figura 7.8. EL PORVENIR LTDA. Comprobante de diario de Nómina No. 104 Marzo de 20x9 Codigo de Detalle Parcial Debitos Creditos Cuenta 2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 237005 Aportes a EPS 1,609,861 Aportes trabajadores 536,620 Aportes del empleador 1,073,241 237006 Aportes a ARP 70,029 237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714 2380 ACREEDORES VARIOS 2,236,657 238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones Aportes trabajadores 626,696 Aportes del empleador 1,609,961 2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE 725,000 236505 Salarios y pagos laborales 725000 1110 BANCOS 5,638,261 111005 Banco de Bogota Pago electrónico Aportes en línea 4,913,261 Cheque No. 0570 DIAN pago RetFte 725,000 SUMAS IGUALES 5,638,261 5,638,261 Figura 7.8 Comprobante de diario No. 104. Fascículo No. 7Constitución de empresa 18 Semestre 2
  23. 23. Constitución de empresaLiquidación de prestaciones socialesLas prestaciones sociales se deben liquidar a la terminación del contrato o Provisión: cuentaen una fecha determinada, de acuerdo con la Ley. La provisión debe que refleja la pérdida de valor de utilidad ocausarse mensualmente y registrarse en la cuenta para obligaciones absorción de costos.laborales. Al efectuar el cierre contable anual, después de realizados losajustes a las liquidaciones mensuales, se deben trasladar los saldos delperíodo a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas, lascesantías, primas, intereses y vacaciones.Prima de serviciosDe acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre,el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios correspondiente alos trabajadores que tengan este derecho. Utilizaremos como ejemplo laliquidación de la prima del primer semestre de la empresa El Porvenir;tomando la nómina del mes de marzo y asumiendo que los otros cincomeses del semestre fueron exactamente iguales a dicho mes. Teniendoestos datos procederemos a liquidar y pagar la prima de servicios a laspersonas que tienen derecho a este beneficio.Inicialmente se toma el promedio mensual devengado de cada uno de losempleados durante los seis meses; en este caso es el mismo, por lo cual elcálculo se obtiene fácilmente dividiendo por dos y ese es el valor a pagarpor concepto de prima semestral. El empleado de salario integral no tienederecho a prima. Se debe efectuar un formato de liquidación de prima yhacer firmar a cada empleado cuando reciba el pago.La contabilización del pago de la prima al señor Torres se muestra en latabla 7.4:Fascículo No. 7Semestre 2 19 Constitución de empresa
  24. 24. Constitución de empresa Código Cuentas Parcial Débitos Créditos 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 261020 Prima de servicios 358,276 Germán Torres 358,276 1110 BANCOS 1110501 Banco Bogotá 358,276 Sumas Iguales 358,276 358,276 Tabla 7.4 De igual forma se deben contabilizar todos los pagos por este concepto. Figura 7.9 De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios a los trabajadores que tengan este derecho. Imagen tomada de: http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/prima3.jpg Auxilio de Cesantías Todo trabajador tiene derecho a un auxilio de cesantía equivalente a un salario promedio mensual devengado por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción del año trabajado. Utilizaremos un ejemplo para liquidar las cesantías de un empleado de una empresa que comenzó a trabajar el 1 de marzo de 20X8 y a quien se le deben liquidar las cesantías a 31 de diciembre de 20X8 y consignarlas antes del 15 de febrero de 20X9 en el fondo de cesantías elegido por el trabajador. El sueldo mensual devengado es $720.000. Fascículo No. 7Constitución de empresa 20 Semestre 2
  25. 25. Constitución de empresaPrimero se determina el número de días trabajados durante el año. Día Mes Año 31 12 20X8 Fecha de liquidación 1 3 20X8 Fecha de Ingreso 30 9 0Este empleado trabajó en total diez meses, es decir, trescientos días delaño, por lo tanto se le deben liquidar las cesantías teniendo en cuenta queno trabajó el año completo. Valor cesantía = ( 720.000 x 300 días ) / 360 = 600.000El 31 de diciembre de 20X8, en los comprobantes de cierre de año sedebe reclasificar de la cuenta de provisión de cesantía, a la cuenta decesantías consolidadas, el valor que le corresponde a cada empleado poreste concepto.La contabilización en este momento es: Código Cuentas Débitos Créditos 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 261005 Cesantías 600,000 2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS 251010 Ley 50 600,000 Sumas Iguales 600,000 600,000Tabla 7.5Antes del 15 de febrero de 20X9 la empresa deberá consignar en el fondode cesantías a nombre del trabajador los $600.000 y registrar en lacontabilidad este pago así:Fascículo No. 7Semestre 2 21 Constitución de empresa
  26. 26. Constitución de empresa Código Cuentas Débitos Créditos 2510 CESANTÍAS CONSOLIDADAS 251010 Ley 50 600,000 1110 BANCOS 1110501 Banco Bogotá 600,000 Sumas Iguales 600,000 600,000 Tabla 7.6 Intereses sobre cesantías La empresa deberá cancelar intereses del 12% a los trabajadores, sobre las cesantías causadas. Tomando el ejemplo anterior se le deben cancelar antes del 31 de Enero de 20X9 los siguientes intereses: Valor de las cesantías = 600.000 Meses trabajados = 10 Porcentaje de intereses = 10% Total intereses = 600.000 x 10% = 60.000 La contabilización de estos intereses, de igual forma que las cesantías, se debe ajustar en el comprobante de cierre anual y reclasificar de la cuenta de provisión a la cuenta de intereses sobre cesantías así: Código Cuentas Débitos Créditos 2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 261010 Intereses sobre cesantías 60,000 2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000 Sumas Iguales 60,000 60,000 Tabla 7.7 El día en que se efectúe el pago de estos intereses, antes del 31 de enero de 20X9, se debe contabilizar así: Fascículo No. 7Constitución de empresa 22 Semestre 2
  27. 27. Constitución de empresa Código Cuentas Débitos Créditos 2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000 1110 BANCOS 1110501 Banco Bogotá 60,000 Sumas Iguales 60,000 60,000Tabla 7.8Liquidación de vacacionesAl realizar la liquidación de los quince días de vacaciones a que tienederecho cada empleado al cumplir un año de labores, se debe tener encuenta el número de días calendario que va a disfrutar y cancelarlos con elúltimo salario devengado.Vamos a liquidarle las vacaciones al asistente de contabilidad de laempresa El Porvenir Ltda., quien entró a la compañía el 1º de octubre de20X7 y no ha tomado sus vacaciones; sale a disfrutarlas el 5 de mayo de20X9 y regresa el 27 de mayo a trabajar. Es importante elaborar laliquidación de pago de vacaciones y registrar estos datos en el libro devacaciones de los empleados o en la hoja de vida de éstos. EL PORVENIR LTDA. Liquidación de vacacionesLugar y fecha: Santafé de Bogotá, Mayo 5/x9 Periodo: 01-10-x7 al 30-09-x8Nombre: Carlos Pardo Cargo: Asistente ContabilidadVacaciones por disfrutar: 15 díasFecha de iniciación de vacaciones: 05/05/20x9Fecha regreso al trabajo: 27/05/20x9Días Calendario disfrutados: 22 díasUltimo salario devengado 1.201.000Valor a pagar por 22 días de vacaciones 880.733Recibí de conformidad C.C. 98.753.222 de BogotáFigura 7.10.Formato para pago de vacaciones.Fascículo No. 7Semestre 2 23 Constitución de empresa
  28. 28. Constitución de empresa Una vez canceladas las vacaciones al empleado, se debe registrar el pago en la contabilidad, teniendo en cuenta que este período que va a disfrutar de vacaciones correspondía al año anterior en su totalidad. Se debe afectar la cuenta vacaciones consolidadas. Código Cuentas Débitos Créditos 2525 VACACIONES CONSOLIDADAS 880,733 1110 BANCOS 1110501 Banco Bogotá 880,733 Sumas Iguales 880,733 880,733 Tabla 7.9 Cada año a 31 de Diciembre se deben calcular las vacaciones de cada uno de los empleados que aún no las han disfrutado y ajustar y reclasificar las cuentas de provisiones por vacaciones y vacaciones consolidadas. Cuando hablamos de la nómina de una compañía debemos relacionar este concepto con una liquidación matemática de salarios recibidos por los empleados, unos descuentos que se le efectúan a éstos y un pago que finalmente reciben los trabajadores a cambio de un servicio. La nómina de una empresa es uno de los gastos más importantes, por su costo y la complejidad en su liquidación al involucrar pagos por seguridad social, prestaciones sociales e impuestos, dependiendo éstos del salario de los trabajadores y de unos porcentajes establecidos por la legislación. La liquidación matemática de la nómina genera unos registros contables, los cuales reflejan los diferentes gastos y obligaciones que se adquieren al tener unos empleados prestando un servicio. Fascículo No. 7Constitución de empresa 24 Semestre 2
  29. 29. Constitución de empresaGÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral: Teoría y Práctica, CuartaEdición, Editorial McGraw-Hill.Régimen Laboral Colombiano, Legis Editores S.A.CORAL – GUDIÑO, Contabilidad Universitaria, tercera edición, EditorialMcGraw-Hill.Hemos elaborado toda la liquidación de una nómina con su respectivacontabilización; dentro de este tema de conceptos laborales tenemos porestudiar la terminación de un contrato laboral y todas sus implicacionescontables.Fascículo No. 7Semestre 2 25 Constitución de empresa
  30. 30. Constitución de empresa Fascículo No. 7Constitución de empresa 26 Semestre 2
  31. 31. Constitución de empresa Seguimientoal autoaprendizajeConstitución de empresa - Fascículo 7Nombre_________________________________________________________Apellidos ________________________________ Fecha: _________________Ciudad __________________________________ Semestre: _______________1. Liquide el tiempo extra que se le debe pagar a un trabajador cuyo salario mensual es de dos salarios mínimos legales; trabajó en el mes 14 horas extras diurnas, 6 horas extras nocturnas y un domingo.2. ¿Cuánto es el total devengado por una operaria en el mes, si trabaja 16 horas en el turno nocturno, no trabaja ni domingos ni horas extras y su sueldo es de un salario mínimo mensual?3. ¿Cuánto es el aporte que debe hacer un empleado al fondo de pensiones, de solidaridad y a la EPS, si el salario mensual es de $3’180.000?4. Una empresa tiene la siguiente nómina: un gerente con un salario mínimo integral; una asistente de gerencia con un salario equivalente a dos y medio salarios mínimos mensuales legales vigentes; un contador con un salario equivalente a tres salarios mínimos vigentes; una secretaria con un salario equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes; un mensajero con un salario mínimo mensual legal vigente y un bodeguero con un salario mínimo legal. Este señor trabajó el siguiente tiempo extra: siete horas diurnas, cuatro horas nocturnas, tres horas diurnas dominicales, cuatro horas nocturnas dominicales, dos domingos, cuatro horas de recargo nocturno, dos horas de recargo nocturno dominical. Elabore la liquidación de la nómina del mes en el formato correspondiente, parafiscales, provisiones, comprobantes de diario respectivos, incluyendo los pagos. El desarrollo de este ejercicio debe hacerse en un formato que usted debe elaborar y en comprobantes de diario las respectivas contabilizaciones.Fascículo No. 7Semestre 2 27 Constitución de empresa

×