FĂRĂ HÂRTIE SAU MAI PUŢINĂ HÂRTIE?

Sistec 2013

SOLUŢII PENTRU MANAGEMENTUL
DOCUMENTELOR FIZICE ŞI ELECTRONICE
Agenda










Despre noi
Viziunea
Factori cheie
Cât şi cum păstrăm documentele?
Rolul dinamic al externalizării...
Despre Sistec









Integrator de sisteme IT - gamă completă de soluţii
software, hardware şi servicii
Infiinţată ...
Viziunea


1975 - Prima predicţie despre un birou informatizat



1980 - mitul “Biroului fără hârtie” devine un trend ma...
Dar a dispărut hârtia?
Nici pe departe:






Consumul de hârtie este în
continuare în creştere.
Hârtia continuă să pre...
Concluzia


Noi nu ne îndreptăm spre procese care
folosesc mai puţină hârtie ci mai degrabă
spre procese care păstrează m...
Factori cheie


Organizatiile cheltuiesc, în medie, 20 $ în muncă să
depună un document, 120 $ în muncă să regăsească un
...
Documentul are viaţă


În medie un angajat administrativ crează în jur
de 10 kg de hârtie/luna.

Creare document

Aceasta...
Cât păstrăm documentele?


Durata de viaţă a documentelor este
reglementată de Legea Contabilităţii 89/1991:



Ştate d...
Cum păstrăm documentele?


Arhivarea
documentelor
se
face
în
conformitate cu prevederile legale şi cu
următoarele reguli ...
Distrugerea documentelor
Sunt 2 feluri de distrugere de documente:
 Arhiva curentă a unei companii a cărei “distrugere

s...
Rolul dinamic al externalizării






Organizaţiile din întreaga lume fac o analiză
asupra procesului de transformare a...
De ce externalizare?
Competenţe strategice de bază: permit organizatiilor să furnizeze o
valoare unică clientului şi să cr...
Avantajele externalizării
 Externalizarea îmbunătăţeste vizibil timpul şi procesele de lucru
 30% din organizaţii folose...
Externalizarea arhivei fizice
 Recomandăm externalizarea deoarece:


Responsabilitatea asupra păstrării şi integritaţii
...
Tipuri de documente
Documente
structurate:

Documente
semi-structurate:



Formulare bancare



Ordine de plată



Form...
De ce documente electronice?




Hârtia este scumpă
Gestionarea informaţiilor stocate pe hârtie este un
coşmar



Hârti...
Procesul de digitizare
• Recepţie documente
• Extragerea şi numărarea
paginilor
• Clasificare şi ordonare manuală
• Creare...
Organizarea informatiei
Cunoştinţele dobandite ale unei organizatii necesită ca informaţiile ce se
regăsesc în documente s...
De ce să lucrăm împreună ?
Flexibilitate

Parteneri
dedicaţi

CAPEX >
OPEX
Primul furnizor
de „process as
a service‟ din
R...
VĂ MULŢUMIM!

Pentru detalii suplimentare
vă rugăm să contactaţi:
adrian.simion@sistec.ro
0745 45 44 33
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Servicii de arhivare fizica si electronica

305

Published on

Suita de servicii de arhivare fizica, electronica si managementul documentelor

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
305
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Putetiregasiorice document in maxim 60 de secunde?Documentelecheiesuntprotejateimpotrivapierderiisaudistrugeriiaccidentale?Suntpastratesiarhivate conform legislatiei in vigoare?
  • PrezentaresieDOCssiReisswolf
  • introdusăîntr-un articol din Business WeekIntrebare: Dar a disparuthartia?
  • Urmatorul slide - Reisswolf
  • Next Docs
  • 1. in departamenteleunde a fostimplementata.2. costulpe scan sieliminareaadministrariipersonaluluifiindprincipalelebeneficii. 3. Intoarcereainvestitiel, flexibilitate, independenta
  • Pauza de cafea
  • managementul de documente = 15% din venituriinformaţiidoarpehârtie = extrem de dificilăstocarea, gestionareaşirăspândireaevidenţăexactă + auditaccesibilecelor care nu artrebuisăaibăaccescopacii - parte vitală a ecosistemuluinostru
  • Regasimraspunsul la cele 3 intrebariinitiale:Regasim in 60 de sec saumaiputinDocumenteprotejatePastratesiarhivate conform legislatiei
  • Servicii de arhivare fizica si electronica

    1. 1. FĂRĂ HÂRTIE SAU MAI PUŢINĂ HÂRTIE? Sistec 2013 SOLUŢII PENTRU MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR FIZICE ŞI ELECTRONICE
    2. 2. Agenda         Despre noi Viziunea Factori cheie Cât şi cum păstrăm documentele? Rolul dinamic al externalizării De ce documente electronice? Organizarea informaţiei Concluzii
    3. 3. Despre Sistec      Integrator de sisteme IT - gamă completă de soluţii software, hardware şi servicii Infiinţată în 1994, avand peste 190 de angajaţi 6 linii de business:  Soluţii Software  Reţea Naţională de Service  Hosting şi Servicii IT  Infrastructură şi Securitate  Arhivare fizică şi distrugere securizată  Scanare şi Digitizare Localizare: sediul central în Bucureşti, un centru regional în Cluj Napoca şi 27 centre în principalele oraşe ale ţării Cifra de afaceri: peste 6 mil. Euro
    4. 4. Viziunea  1975 - Prima predicţie despre un birou informatizat  1980 - mitul “Biroului fără hârtie” devine un trend major Coincide cu:  apariţia calculatoarelor personale   dorinţa ca toate documentele să fie procesate electronic speranţa că hârtia ar deveni irelevantă
    5. 5. Dar a dispărut hârtia? Nici pe departe:    Consumul de hârtie este în continuare în creştere. Hârtia continuă să predomine în activităţi care implică cunoştinţe, lectură şi colaborare. Viziunea unui birou fără hârtie apare din ce în ce mai mult ca o iluzie. 15.2 trilioane de pagini au fost printate în întreaga lume în anul 2006 Lyra Research 2008 53.0 trilioane de pagini estimate au fost printate în întreaga lume în 2010 HP Study
    6. 6. Concluzia  Noi nu ne îndreptăm spre procese care folosesc mai puţină hârtie ci mai degrabă spre procese care păstrează mai puţină hârtie” The Myth of the Paperless Office, Abigail J. Sellen and Richard H.R. Harper, MIT Press: Cambridge, MA. 2002
    7. 7. Factori cheie  Organizatiile cheltuiesc, în medie, 20 $ în muncă să depună un document, 120 $ în muncă să regăsească un document arhivat şi 220 $ în muncă pentru a reproduce un document pierdut.  Peste 90% din comunicarea cu clienţii se Printare  Distributi e Copiere  Ciclul de viata al documentel or Extrager e  Captura  Conversi e realizează prin documente1 Documentele ocupă până la 40% din munca fizică efectivă2 30% - 40% din fiecare zi este utilizată pentru a localiza informaţii 70% din „experienţă‟ este pierdută când un angajat pleacă Un document este copiat (durata de viaţă), în medie, de 9 până la 11 ori * Coopers & Lybrand 2008 (now PricewaterhouseCoopers) 1 Gartner Group 2 CAPV
    8. 8. Documentul are viaţă  În medie un angajat administrativ crează în jur de 10 kg de hârtie/luna. Creare document Aceasta înseamnă că o companie cu 10 angajaţi va avea 1.2 tone arhivă/an. Selecţionare şi distrugere  Arhivare fizică Ce facem cu aceste documente ale companiei? Există un ciclu de viaţă al documentelor si legislaţie care reglementează regimul documentelor. Arhivare electronică  De ce să nu aruncăm documentul? Legea Arhivelor Naţionale prevede că “documentele create de instituţiile publice sunt izvoare istorice, au protecţie specială şi alcătuiesc Fondul Arhivistic al României”. Inventariere, constituire arhivă
    9. 9. Cât păstrăm documentele?  Durata de viaţă a documentelor este reglementată de Legea Contabilităţii 89/1991:   Ştate de salarii – 50 ani;  Registrele de contabilitate şi documente justificative – 5 ani;   Actele contabile – 10 ani; Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri – peste 10 ani. Documentele ajunse la sfârşitul perioadei de păstrare se pot selecţiona pentru a fi distruse securizat. Lucrarea se depune la Arhivele Nationale iar după aprobarea acesteia, documentele se pot distruge securizat.
    10. 10. Cum păstrăm documentele?  Arhivarea documentelor se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:  se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;  sunt necesare rafturi incombustibilă;  rafturile se amplasează perpendicular pe sursa naturală de lumină iar iluminatul artificial se va amplasa pe culoarul dintre rafturi;  temperatura şi umiditatea în depozitele de documente va fi între 15-25°C şi 40-65%; Acestea trebuiesc citite şi consemnate zilnic;  dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o metalice cu vopsea
    11. 11. Distrugerea documentelor Sunt 2 feluri de distrugere de documente:  Arhiva curentă a unei companii a cărei “distrugere sau degradare, constituie infracţiune şi se pedepseste conform prevederilor Codului penal” - Legea 16/1996, Art. 27. Se recomandă distrugerea securizată a documentelor după obţinerea avizului pe “lucrarea de selectionare”  Distrugerea securizată a documentelor de lucru care conţin informaţii confidenţiale. Acestă operaţiune se poate face imediat pentru a nu incarca arhiva cu documente. Distrugerea Reisswolf are un flux controlat, documentele se transporta în containere închise, iar distrugerea se face mecanic. Se eliberează certificat de distrugere la final.
    12. 12. Rolul dinamic al externalizării    Organizaţiile din întreaga lume fac o analiză asupra procesului de transformare al afacerilor. Analiza evidenţiază modul prin care acestea execută toate operaţiunile şi procesele interne. Scopul este de a minimiza riscul şi de a realiza o mai mare eficienţă şi rentabilitate. “Scopul externalizării nu se referă la mutarea de locuri de muncă", un executiv de telecomunicaţii a spus în Business Week. "Este vorba despre flexibilitatea de a aloca resurse la locul şi la momentul potrivit”
    13. 13. De ce externalizare? Competenţe strategice de bază: permit organizatiilor să furnizeze o valoare unică clientului şi să creeze un avantaj competitiv durabil. ‟Candidaţi‟ pentru externalizare:  Elementele din procese care nu sunt o parte integrantă a competenţelor de bază.  Există un câştig de beneficii clare care urmează să fie reflectate în ceea ce priveşte eficienţa, productivitatea şi eficacitatea organizaţională.
    14. 14. Avantajele externalizării  Externalizarea îmbunătăţeste vizibil timpul şi procesele de lucru  30% din organizaţii folosesc servicii externalizate  46% din utilizatorii de servicii de scanare şi arhivare externalizate au raportat reduceri de costuri în decurs de 12 luni …dezavantajul proceselor actuale scanate sunt fotocopiate înainte de scanare 25% din documentele    Doar 38% din documentele generate pe hârtie sunt scanate şi arhivate electronic Doar 31% din documente sunt distruse după scanare, iar 32% sunt arhivate off-site White Paper 2011 - Doug Miles, Director of the AIIM Market Intelligence Division * AIIM.ORG
    15. 15. Externalizarea arhivei fizice  Recomandăm externalizarea deoarece:  Responsabilitatea asupra păstrării şi integritaţii arhivei este a companiei care o preia;  Este mai eficient cu cel putin 40%;  Nu există riscul pierderii informaţiei odată cu plecarea “arhivarului” companiei;  Arhiva este inventariată periodic şi grupată pe departamentele creatoare de documente;  Toate documentele expirate se pot vedea în aplicaţia proprietară;  Vizualizarea arhivei se poate face ierarhic;  Lucrările se pot efectua la locaţia prestatorului sau la sediul clientului.
    16. 16. Tipuri de documente Documente structurate: Documente semi-structurate:  Formulare bancare  Ordine de plată  Formulare pentru examen  Formulare de card  Studii de piaţă  Documente nestructurate:              Facturi furnizori Achiziţii Cecuri Formulare de curier Note de livrare Deplasare & cheltuieli Documente poştale CV-uri Înregistrări Contracte Plângeri Corespondenţă Înregistrări medicale Formulare de transfer Procesăm toate tipurile de documente existente
    17. 17. De ce documente electronice?   Hârtia este scumpă Gestionarea informaţiilor stocate pe hârtie este un coşmar  Hârtia reprezintă un risc de securitate şi reglementare  Informaţiile pe hârtie tind să fie uşor de pierdut  Hârtia este o resursă finită
    18. 18. Procesul de digitizare • Recepţie documente • Extragerea şi numărarea paginilor • Clasificare şi ordonare manuală • Creare loturi de documente • Scanarea paginilor • Asigurarea calităţii imaginilor • Curăţire şi îmbunătăţire imagini • Etichetare rescan-uri Recepţie Pregătire Captură Scanare Scanarea către arhiva se mută în zona capturii către proces Reasamblar e Export • • • • • Control de calitate Export imagini şi metadate Creare rapoarte şi jurnale Reasamblare documente Trimitere spre arhivare fizică Conversie Indexare • OCR/OMR/IMR • Conversia fişierelor • Indexare manuală • Identificare coduri de bare • Extragerea datelor
    19. 19. Organizarea informatiei Cunoştinţele dobandite ale unei organizatii necesită ca informaţiile ce se regăsesc în documente să fie structurate într-un sistem organizaţional bine pus la punct. Productivitate Reglementar e Servicii clienţi Continuitate Mediu Imbunătăţire a şi optimizarea proceselor Securitatea şi accesibilitate a informatiilor Optimizarea timpului de acces la informaţii Îmbunătăţire a capacităţii de adaptare la incidente Reducerea consumului de hârtie şi copiere
    20. 20. De ce să lucrăm împreună ? Flexibilitate Parteneri dedicaţi CAPEX > OPEX Primul furnizor de „process as a service‟ din România Experienţă şi competenţe Metodologie şi procese Control transparent al costurilor
    21. 21. VĂ MULŢUMIM! Pentru detalii suplimentare vă rugăm să contactaţi: adrian.simion@sistec.ro 0745 45 44 33
    1. A particular slide catching your eye?

      Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

    ×