Jairo Siqueira

A aceleração das mudanças

A dura realidade de um mundo em mudanças aceleradas: A cada dia nós adquirimos novas formas de ignorância e as organizações novas formas de incompetência.

Gerenciando a mudança Mudança é uma incerteza crítica que as organizações têm sido obrigadas a enfrentar, respondendo a várias forças de um ambiente dinâmico e turbulento. A mudança é difícil, e nem sempre boa. A mudança pode ser às vezes necessária, mas nem sempre indolor. As pessoas podem diferir no modo como resistem às mudanças e em suas motivações para mudar.

Mudança é uma incerteza crítica que as organizações têm sido obrigadas a enfrentar, respondendo a várias forças de um ambiente dinâmico e turbulento.

A mudança é difícil, e nem sempre boa.

A mudança pode ser às vezes necessária, mas nem sempre indolor.

As pessoas podem diferir no modo como resistem às mudanças e em suas motivações para mudar.

Quatro tipos de mudança Estratégica - mudando a estratégia ou missão da organização. Estrutural - mudando a estrutura de organizações (downsizing, unidades de negócio, etc). Centrada nos processos - introduzindo novas tecnologias, adotando novos métodos, automação da produção, etc. Centrada nas pessoas - direcionada para as atitudes, comportamentos, habilidades ou desempenho dos trabalhadores.

Estratégica - mudando a estratégia ou missão da organização.

Estrutural - mudando a estrutura de organizações (downsizing, unidades de negócio, etc).

Centrada nos processos - introduzindo novas tecnologias, adotando novos métodos, automação da produção, etc.

Centrada nas pessoas - direcionada para as atitudes, comportamentos, habilidades ou desempenho dos trabalhadores.

Cuidado! Embora a mudança seja freqüentemente desejável, algumas pessoas podem realizar mudanças por razões questionáveis. Por exemplo, alguns esforços de mudança são essencialmente ações para: impressionar e criar aparência de modernidade; desviar a atenção de outros problemas. Algumas mudanças podem ser meramente a adoção cega de modismos gerenciais.

Embora a mudança seja freqüentemente desejável, algumas pessoas podem realizar mudanças por razões questionáveis.

Por exemplo, alguns esforços de mudança são essencialmente ações para:

impressionar e criar aparência de modernidade;

desviar a atenção de outros problemas.

Algumas mudanças podem ser meramente a adoção cega de modismos gerenciais.

Gestão de mudança - definição Gestão de mudança é o gerenciamento eficaz da mudança de uma organização, processo ou tecnologia, de tal modo que dirigentes, gerentes e trabalhadores trabalhem juntos para realizar com sucesso seus objetivos. O propósito é implementar estas mudanças rapidamente, de modo a: minimizar os impactos sobre a produtividade evitar perda de pessoas valiosas e rotatividade desnecessária eliminar impactos adversos sobre os clientes atingir os resultados desejados o mais rápido possível

Gestão de mudança é o gerenciamento eficaz da mudança de uma organização, processo ou tecnologia, de tal modo que dirigentes, gerentes e trabalhadores trabalhem juntos para realizar com sucesso seus objetivos.

O propósito é implementar estas mudanças rapidamente, de modo a:

minimizar os impactos sobre a produtividade

evitar perda de pessoas valiosas e rotatividade desnecessária

eliminar impactos adversos sobre os clientes

atingir os resultados desejados o mais rápido possível

Forças de mudança Algumas forças externas Globalização Aumento da competição Mudanças tecnológicas Mudanças demográficas Ambiente político e social Fatores econômicos Legislação Exigências e expectativas dos clientes Algumas forças internas Deficiências de desempenho Novas tecnologias Nova liderança Nova missão Fusões e incorporações Atitudes dos trabalhadores

Algumas forças externas

Globalização

Aumento da competição

Mudanças tecnológicas

Mudanças demográficas

Ambiente político e social

Fatores econômicos

Legislação

Exigências e expectativas dos clientes

Algumas forças internas

Deficiências de desempenho

Novas tecnologias

Nova liderança

Nova missão

Fusões e incorporações

Atitudes dos trabalhadores

Fontes de resistências Resistência à mudança Incerteza Rejeição da fonte mudança Falta de tolerância à mudança Percepções diferentes Falta de entendimento e confiança Interesses pessoais Hábitos

Modelo de Resposta à Mudança Entrincheirado Assoberbado Superficial Engajado Preso a um conhecimento limitado Mente curiosa e aberta Muito entusiasmo, mas pouca substância Introvertido e esquivo Conforto com a mudança Disposição para aprender Habilidade para aprender Capacidade para mudar Baixa Alta Alta

Como apoiar e ajudar Assoberbado Desconforto e baixa capacidade de mudança Ajude a lidar com o stress, medo e frustrações. Líderes e colegas competentes, aptos e desejosos de ajudar. Ambiente seguro e apoio para a retomada da auto-estima. Mudança formada por uma série de pequenos desafios. Entrincheirado Desconforto e alta capacidade para mudança Compreensão e ajuda em lidar com angústia e culpa. Feedback, encorajamento e apoio de chefe competente. Orientação e conversa franca. Transições graduais com uma ponte entre o velho e o novo. Superficial Alto conforto, baixa capacidade para mudança Supervisão cerrada monitoramento cuidadoso. Projetos e tarefas individuais, nunca de supervisão. Tarefas que são seguras para a organização. Auto-avaliação forçada. Engajado Alto conforto, alta capacidade para mudança Proteção contra tendência de fazer tudo e ajudar todos. Projetos e tarefas desafiadoras e impactantes Papéis e tarefas que propiciem o desenvolvimento pessoal. Reconhecimento e reforço.

Ajude a lidar com o stress, medo e frustrações.

Líderes e colegas competentes, aptos e desejosos de ajudar.

Ambiente seguro e apoio para a retomada da auto-estima.

Mudança formada por uma série de pequenos desafios.

Compreensão e ajuda em lidar com angústia e culpa.

Feedback, encorajamento e apoio de chefe competente.

Orientação e conversa franca.

Transições graduais com uma ponte entre o velho e o novo.

Supervisão cerrada monitoramento cuidadoso.

Projetos e tarefas individuais, nunca de supervisão.

Tarefas que são seguras para a organização.

Auto-avaliação forçada.

Proteção contra tendência de fazer tudo e ajudar todos.

Projetos e tarefas desafiadoras e impactantes

Papéis e tarefas que propiciem o desenvolvimento pessoal.

Reconhecimento e reforço.

Como convencer O Triângulo Retórico Logos Ethos Pathos

Logos Logos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através da razão, lógica e dados. Informados sobre mudanças que afetarão seu trabalho, as pessoas normalmente perguntam: “Por quê?”. Ao iniciar a mudança, esteja preparado para responder de uma maneira clara, direta e bem documentada. Use a comunicação e a educação como método de persuasão.

Logos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através da razão, lógica e dados.

Informados sobre mudanças que afetarão seu trabalho, as pessoas normalmente perguntam: “Por quê?”.

Ao iniciar a mudança, esteja preparado para responder de uma maneira clara, direta e bem documentada.

Use a comunicação e a educação como método de persuasão.

Logos - algumas dicas Faça o dever de casa, coletando fatos relevantes para provar que o problema é real e a inevitabilidade e urgência da mudança. Antecipe indagações, objeções e temores. Venda os benefícios da mudança na perspectiva daqueles que terão de lidar com ela. Use mecanismos catalizadores - objetivos desafiadores, plataformas e políticas dramáticas, que deixem claro que a situação atual é inaceitável e a urgência em agir. Crie um plano de implementação que responda às questões básicas: quem, o que, onde, quando, porque e como .

Faça o dever de casa, coletando fatos relevantes para provar que o problema é real e a inevitabilidade e urgência da mudança.

Antecipe indagações, objeções e temores.

Venda os benefícios da mudança na perspectiva daqueles que terão de lidar com ela.

Use mecanismos catalizadores - objetivos desafiadores, plataformas e políticas dramáticas, que deixem claro que a situação atual é inaceitável e a urgência em agir.

Crie um plano de implementação que responda às questões básicas: quem, o que, onde, quando, porque e como .

Ethos Ethos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através da força de seu caracter moral e da confiança que você inspira. As pessoas tendem a cooperar com o líder que tem alta credibilidade, uma combinação de competência e confiabilidade. Quando frente a uma argumentação persuasiva, a audiência questiona: “ Esta pessoa conhece a realidade?” Indaga se a pessoa é inteligente, competente e informada. “ Está dizendo a verdade?” Questiona o caracter, a força moral e a integridade pessoal.

Ethos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através da força de seu caracter moral e da confiança que você inspira.

As pessoas tendem a cooperar com o líder que tem alta credibilidade, uma combinação de competência e confiabilidade.

Quando frente a uma argumentação persuasiva, a audiência questiona:

“ Esta pessoa conhece a realidade?” Indaga se a pessoa é inteligente, competente e informada.

“ Está dizendo a verdade?” Questiona o caracter, a força moral e a integridade pessoal.

Pathos Pathos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através de apelos às necessidades emocionais e psicológicas. Um meio eficaz para satisfazer as necessidades emocionais e estimular a motivação é envolver as pessoas ativamente no processo de mudança. Quando sentem que têm um papel ativo no planejamento e implementação da mudança, as pessoas tendem a assumir a propriedade dela. A participação enriquece o trabalho, eleva a auto-estima e a auto confiança, e afia as habilidades de solução de problemas.

Pathos se refere ao convencimento de outra pessoa para aceitar a mudança através de apelos às necessidades emocionais e psicológicas.

Um meio eficaz para satisfazer as necessidades emocionais e estimular a motivação é envolver as pessoas ativamente no processo de mudança.

Quando sentem que têm um papel ativo no planejamento e implementação da mudança, as pessoas tendem a assumir a propriedade dela.

A participação enriquece o trabalho, eleva a auto-estima e a auto confiança, e afia as habilidades de solução de problemas.

Abordagens de mudança Tática Características Educação e comunicação Explicação da necessidade e da lógica da mudança Participação e envolvimento Promoção da participação no planejamento e na implementação da mudança Facilitação e suporte Introdução gradual do processo de mudança e fornecimento de orientação e apoio ao pessoal afetado pela mudança Negociação e acordo Negociação ou barganha para conseguir a aceitação ou reduzir as resistências à mudança Manipulação e cooptação Conduzindo grupos ou indivíduos de forma dissimulada, afastando-os da resistência à mudança Coerção Exigindo que as pessoas apoiem a mudança ou sejam ameaçadas com perda de benefícios ou recursos

Escolha da abordagem Tática Melhor aplicada quando Educação e comunicação A resistência se deve à falta de informação ou à informações e análises incorretas Participação e envolvimento Os promotores da mudança não têm todas as informações necessárias para projetar a mudança, e outras pessoas têm o poder para resistir Facilitação e suporte As pessoas estão resistindo à mudança devido ao medo, insegurança e dificuldade de adaptação Negociação e acordo Algumas pessoas ou grupos vão claramente ter perdas e têm considerável poder para resistir Manipulação e cooptação Outras táticas não funcionarão ou são muito dispendiosas Coerção O promotor da mudança tem poder, e a mudança deve ser feita rapidamente

Técnicas e ferramentas Mudanças orientadas para resultados General Electric “Workout” Equipe de Gestão da Transição Desenvolvimento Organizacional Agente de Mudança

Mudanças orientadas para resultados

General Electric “Workout”

Equipe de Gestão da Transição

Desenvolvimento Organizacional

Agente de Mudança

Mudanças orientadas para resultados Cria mudanças graduais com enfoque em resultados rápidos Vantagens: Resultados são mensurados e testados Somente as mudanças benéficas são implementadas Resultados rápidos e visíveis motivam as pessoas

Cria mudanças graduais com enfoque em resultados rápidos

Vantagens:

Resultados são mensurados e testados

Somente as mudanças benéficas são implementadas

Resultados rápidos e visíveis motivam as pessoas

GE “ Workout” - 3 dias O chefe define a agenda e objetivos e sai. Facilitadores externos trabalham com grupos, que discutem soluções. Reunião de conclusão no terceiro dia: Grupos apresentam sugestões O chefe deve decidir no local e na hora

O chefe define a agenda e objetivos e sai.

Facilitadores externos trabalham com grupos, que discutem soluções.

Reunião de conclusão no terceiro dia:

Grupos apresentam sugestões

O chefe deve decidir no local e na hora

Equipe de Gestão da Transição Uma equipe de gestão da mudança em tempo integral. Antecipa e gerencia as reações às mudanças. A alta administração define as iniciativas de mudança. A equipe de transição executa as iniciativas.

Uma equipe de gestão da mudança em tempo integral.

Antecipa e gerencia as reações às mudanças.

A alta administração define as iniciativas de mudança.

A equipe de transição executa as iniciativas.

Desenvolvimento Organizacional Desenvolvimento Organizacional (DO)- processo de diagnóstico de problemas organizacionais pela procura de incongruências no ambiente, estruturas, processos e pessoas. Intervenções - ações destinadas a melhorar a eficácia organizacional e/ou o bem estar de seus membros. Agente de mudança - indivíduos treinados para orientar e apoiar o processo de mudança.

Desenvolvimento Organizacional (DO)- processo de diagnóstico de problemas organizacionais pela procura de incongruências no ambiente, estruturas, processos e pessoas.

Intervenções - ações destinadas a melhorar a eficácia organizacional e/ou o bem estar de seus membros.

Agente de mudança - indivíduos treinados para orientar e apoiar o processo de mudança.

DO - Técnicas de Intervenção Técnicas de diagnóstico. Feedback de pesquisas. Educação: treinamentos em habilidades críticas. Desenvolvimento de equipes. Atividades intergrupos. Negociação e solução de conflitos. Planejamento e estabelecimento de objetivos.

Técnicas de diagnóstico.

Feedback de pesquisas.

Educação: treinamentos em habilidades críticas.

Desenvolvimento de equipes.

Atividades intergrupos.

Negociação e solução de conflitos.

Planejamento e estabelecimento de objetivos.

A capacidade de mudança Fatores que definem a capacidade de reagir e se adaptar Valores Recursos Processos

Recursos O mais visível dos três fatores que definem o que uma organização pode ou não pode fazer. São usualmente coisas ou ativos que podem ser contratados, comprados, alugados, vendidos, depreciados ou melhorados. Incluem pessoas, equipamentos, tecnologia, marcas, patentes, informações, dinheiro e relações com fornecedores, distribuidores e clientes. São valiosos e flexíveis .

O mais visível dos três fatores que definem o que uma organização pode ou não pode fazer.

São usualmente coisas ou ativos que podem ser contratados, comprados, alugados, vendidos, depreciados ou melhorados.

Incluem pessoas, equipamentos, tecnologia, marcas, patentes, informações, dinheiro e relações com fornecedores, distribuidores e clientes.

São valiosos e flexíveis .

Processos Um conjunto planejado de atividades que agrega valor pela transformação de insumos em produtos ou serviços. São os padrões de interação, coordenação, comunicação e decisão que definem como estas transformações são realizadas. São usualmente inflexíveis - processos projetados para cumprir determinados requisitos podem se mostrar ineficientes para outros.

Um conjunto planejado de atividades que agrega valor pela transformação de insumos em produtos ou serviços.

São os padrões de interação, coordenação, comunicação e decisão que definem como estas transformações são realizadas.

São usualmente inflexíveis - processos projetados para cumprir determinados requisitos podem se mostrar ineficientes para outros.

Valores Crenças e princípios cultivados pela organização e que definem a natureza e a vitalidade das relações internas, com parceiros, clientes e sociedade. Definem as regras que as pessoas devem seguir para a organização crescer e prosperar. São critérios que guiam as decisões sobre o que é importante, valioso, atrativo e prioritário. Muitas vezes podem mostrar inflexibilidade e incompatibilidade com a realidade.

Crenças e princípios cultivados pela organização e que definem a natureza e a vitalidade das relações internas, com parceiros, clientes e sociedade.

Definem as regras que as pessoas devem seguir para a organização crescer e prosperar.

São critérios que guiam as decisões sobre o que é importante, valioso, atrativo e prioritário.

Muitas vezes podem mostrar inflexibilidade e incompatibilidade com a realidade.

Planejamento e Gerenciamento do Processo de Mudança Estágio 1 Identificação da mudança Identificar a natureza da mudança Estágio 2 Planejamento da implementação Estágio 3 Implementação Estágio 4 Monitoramento e avaliação Diagnóstico situacional Definição de objetivos e estratégias Seleção de métodos e técnicas Preparação Mudança Consolidação Coleta de dados Análise de dados Feedback Reconhecer a necessidade da mudança

Gerenciando mudanças complexas Visão Habilidades Incentivos Recursos Plano Mudança Habilidades Incentivos Recursos Plano Confusão Visão Incentivos Recursos Plano Ansiedade Visão Habilidades Recursos Plano Mudança parcial Visão Habilidades Incentivos Plano Frustração Visão Habilidades Incentivos Recursos Falsa partida

Pequena fábula - Ai! - dizia o rato - o mundo se torna cada dia menor. Primeiro era tão amplo que eu tinha medo, seguia adiante e sentia-me feliz ao ver à distância, à direita e esquerda, alguns muros, mas esses longos muros se precipitam tão velozmente uns contra os outros, que já estou no último quarto, e ali, no canto, está a armadilha para a qual vou. - Apenas tens que mudar a direção de tua marcha - disse o gato, e comeu-o. Franz Kafka

Jairo Siqueira [email_address] http://criatividadeaplicada.com