Your SlideShare is downloading. ×
Document Management versus Enterprise Search.whitepaper
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Document Management versus Enterprise Search.whitepaper

411
views

Published on

Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug te vinden? De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Maar wat als u het draagvlak en …

Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug te vinden? De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Maar wat als u het draagvlak en de succeskans van het DMS kunt verhogen met Marc van Enterprise Search?

Published in: Business

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
411
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
20
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen? Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug te vinden? De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Maar wat als u het draagvlak en de succeskans van het DMS kunt verhogen met Marc van Enterprise Search? SomerenUw organisatie heeft net een nieuw Document Management Systeem aangeschaft. U staat danook op het punt om tot een implementatie over te gaan. En u hebt berekend dat dedoorlooptijd voor de implementatie ongeveer 3 maanden kost. Dit is dan ook prima teoverzien.Het is echter de migratie van documenten die voor een onvoorziene uitdaging zorgt. In depraktijk blijkt namelijk dat migratie vaak een zeer tijdrovende bezigheid is. Doorlooptijden vande totale implementatie nemen hierdoor drastisch toe en het draagvlak bij de gebruikersneemt af. Wat nu?Bovendien is de filosofie dat een Document Management-oplossing zorg draagt voor hetbeschikbaar stellen van Enterprise knowhow slechts gedeeltelijk waar. Wat te doen met dekennis en documenten die de organisatie de afgelopen 5 jaar heeft ondergebracht in WindowsVerkenner, Outlook, Lotus Notes, SharePoint, SAP, BAAN, Oracle, FileNet, Documentum,WebSphere Portal, enz. Het verplaatsen van deze informatie naar een document managementsysteem is dan echter slechts in theorie mogelijk.Verder geldt dat kennisintensieve bedrijven moeilijk in staat zijn medewerkers te dwingeninformatie op een gestructureerde wijze op te slaan, omdat een Document ManagementSysteem oplossing niet laagdrempelig genoeg zou zijn. Vaak is dan ook een combinatie nodigvan document management en Enterprise Search om te komen tot de gewenste oplossing.In deze whitepaper gaan we nader in op vraagstukken m.b.t. zoekfunctionaliteit:• Nog even over Document Management...• Search & Document Management• Wat te doen met de historie?• And the winner is?Nog even over Document Management...Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug tevinden. De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Vraag isechter of dit wel altijd de juiste oplossing is? © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -1-
  • 2. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?De invoering van een Document Management Systeem heeft namelijk heel wat voeten in deaarde. Gebruikers moeten namelijk meerdere metadata invoeren, denken in documenttypenen zien vaak niet direct de toegevoegde waarde in de het gebruik.Toch zijn er een aantal goede redenen te bedenken waarom een organisatie kiest voor deinvoering van een document management systeem. Hieronder een aantal voorbeelden:• Verbeterd versiebeheer waardoor kwaliteit wordt gewaarborgd• Het automatiseren van procesmatige documentstromen• Digitaal archiveren en hiermee documenten centraal beschikbaar stellen• Het sneller kunnen terugvinden van documenten door een goede zoekfunctieZonder te kort te willen doen aan andere aspecten bij de invoering van een DocumentManagement Systeem, is het snel kunnen terugvinden van documenten een “must have”.Vooral als het gaat om het hergebruiken van al aanwezige documenten om zodoende deorganisatie productiever te maken door niet iedere keer het wiel opnieuw te hoeven uitvinden.In welke situatie u de zoekfunctionaliteit van een Document Management Systeem kuntgebruiken wordt hieronder kort toegelicht.Search & Document ManagementBij de meeste Document Management Systemen heeft men een aantal mogelijkheden opdocumenten terug te zoeken:• Zoeken op basis van de metadata• Hiërarchisch• Zoeken op basis van de inhoud van een document (full-text)Zoeken op basis van de metadataDe invoering van een document management systeem zorgt, door het extra toekennen vanmetadata of tags (factuurnummer, ordernummer, klantnaam, etc.), dat documentenmakkelijker zijn terug te vinden. Bij het zoeken naar bijvoorbeeld een specifiekfactuurnummer krijgt u direct toegang tot dat specifieke document, mits u daarvoor derechten heeft. Zoekt u op bijvoorbeeld een klantnaam, dan krijgt u een overzicht van alledocumenten die behoren tot die bepaalde klant. Wanneer u alleen zou werken met een titeldan zal de kans op een veelvoud aan zoekresultaten er hoog zijn. Het toekennen vanmetadata is daarom erg belangrijk voor het reduceren van het aantal zoekresultaten.Bovendien kunnen metadata de trigger zijn voor het starten van een workflow of input naareen backend systeem. Denkt u bijvoorbeeld aan het matching proces met een financieel ofERP systeem. © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -2-
  • 3. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?Hiërarchisch zoekenDiverse Document Management systemen hebben een gebruikersinterface waarbij u met eenhiërarchische mappenstructuur door de boomstructuur kan bladeren. Veel mensen zijn dezemanier van werken gewend door de Windows Verkenner te gebruiken. Als u weet in welkemap het document staat die u zoekt, dan is dit een goede manier om documenten te vinden.Veelal zeer gewenst bij projectgerichte organisaties.Zoeken op basis van de inhoudMocht u echter full-text aan het zoeken zijn, dan bestaat de resultatenlijst vaak alleen maaruit een lijst van titels van documenten waarin het gezochte keyword voor komt (zie figuur 1).Bovendien is de kans groot dat u teveel hits terugkrijgt. Dit kan zeer tijdrovend zijn, omdat udan vermoedelijk meerdere documenten moeten openen alvorens terug te krijgen wat uzoekt.De gewenste zoekfunctionaliteit in een Document Management Systeem hangt naar onzebeleving sterk af van het soort document. De drie zoekmogelijkheden vullen elkaar dan ookgoed aan. Weet u niet meer in welke map een document staat, dan kan u op basis van eendocument kenmerk, zoals een factuurnummer, een document gaan zoeken. Als u ook nietmeer weet wat het factuurnummer is, dan kunt u full-text gaan zoeken om het document tevinden. Juist in dit laatste geval loopt men vaak tegen problemen op. Bij het full-text zoekennaar een document krijgt u meerdere resultaten aan documenten te zien. Dit aantal kanvariëren van vijf tot honderden documenten. Om uit een resultaat van vijf documenten hetjuiste document te vinden is, qua tijdsbesteding, nog wel te doen. Wellicht kunt u op basis vande titel al het juiste document eruit halen (zie figuur 1: Resultatenlijst van een zoekopdrachtbinnen een DMS).Figuur 1: Resultatenlijst van een zoekopdracht binnen een DMS © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -3-
  • 4. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?Maar bij een resultaat met honderden documenten wordt het toch wat lastiger. Kunt u dan opbasis van de titel het juiste document eruit halen? Snel even het document bekijken is er nietbij. Elk document waarvan u denkt dat dit het document is zult u moeten openen. Dit kan zeertijdrovend zijn. Een samenvatting in de resultatenlijst kan al veel tijdwinst opleveren.Daarnaast is het kunnen filteren op bijvoorbeeld het formaat van het document een extramogelijkheid. Als u weet dat het document in het MS Word is gecreëerd, dan kunt u bijv. dePowerPoint presentaties en Adobe Acrobat documenten eruit filteren.Maar wat te doen met de historie?Zoals eerder besproken biedt een volwassen Document Management System goedezoekfunctionaliteiten. Er kan, afhankelijk van de soort vraag, worden bepaald hoe dezoekmogelijkheden worden ingezet. De migratie van documenten is voor veel organisaties eenvanzelfsprekend onderdeel binnen een implementatieproject voor een Document ManagementSysteem. Het beschikbaar stellen van historische gegevens is feitelijk een must. Ook dwingteen migratie af dat gebruikers niet om het Document Management Systeem heen kunnen.(Mits de oude situatie wordt uitgefaseerd.)In de praktijk blijkt echter dat een migratie (zie figuur 2: Migratie) de nodige problemen metzich meebrengt. Veelal komt een migratie niet volledig van de grond o.a. door langedoorlooptijden. Bovendien wordt er nogal wat gevraagd van een gebruiker. Echter, u kuntdoor een goede inventarisatie wellicht wel een betere kwaliteit waarborgen en wint u aandraagvlak. Voordelen: Nadelen: -1 DMS -Migratietool nodig -Centralisatie -Lange doorlooptijd -OvergangsperiodeFiguur 2: MigratieHet beschikbaar maken van historische data kan echter ook op een andere manier geschieden.Door gebruikers een alternatief te bieden in de vorm van additionele zoekfunctionaliteit zou degebruiker wel eens de grote winnaar kunnen zijn. Enterprise Search is hier het sleutelwoord. © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -4-
  • 5. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?Een zoekmechanisme over al uw historische documenten en uw nieuw te implementerenDocument Management Systeem. (zie figuur 3: Zoeken in oud en nieuw DMS)Mocht men toch een document willen hergebruiken dan kan de gebruiker het documentopzoeken met een zoekfunctie en vervolgens alsnog opslaan in het nieuwe DocumentManagement Systeem voor verdere bewerking. Hiermee versnelt u de invoering van eenDocument Management Systeem. Bovendien kunt u de classificatie doen als het er echt toedoet: namelijk nadat een zoekactie heeft plaatsgevonden. Verder zijn doorlooptijden kort en iser vaak geen of beperkte gebruikerstraining nodig. Voordelen: Nadelen: -Geen migratiekosten -Support op oud DMS -Korte doorlooptijd -Additioneel beheer -Uitgebreide zoekresultaten -Additionele bronnen eenvoudig toe te voegen -Snellere invoering DMSFiguur 3: Zoeken in nieuw en oud DMSNog een stapje verder met zoekenKomt u er als organisatie achter dat u eigenlijk de beschikking wilt hebben over de Enterpriseknowhow, dan kunt u nog een stapje verder gaan. Het is een beetje in de gedachte van deEnterprise portal. U ontsluit in dit geval geen applicaties via één user interface maaruitsluitend content uit meerdere applicaties (zie figuur 4: Grotere bereikbaarheid metEnterprise Search). Hiermee verschaft u Enterprise search is the practice ofzich met één druk op de knop inzicht over identifying and enabling specific contentde Enterprise knowhow. across the enterprise to be indexed, searched, and displayed to authorized users.Deze manier van zoeken biedt de volgende voordelen voor uw organisatie:• Direct toegang tot de "collectieve intelligentie" van uw organisatie• Uw organisatie kan gebruik maken van externe bronnen• Uw organisatie is 5 tot 10% productiever• Uw organisatie is sneller in staat beslissingen te nemen• Het werkplezier van uw medewerkers neemt direct toe © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -5-
  • 6. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?And the winner is....Om maar gelijk met de deur in huis te vallen. De meest krachtige zoekmachine is EnterpriseSearch, geen twijfel over mogelijk. De kracht van een zoekmachine wordt echter ook bepaalddoor het toepassen van aantal randvoorwaarden zoals classificatie. “Garbage in” resulteertuiteindelijk altijd in “garbage out”. Voor zoeken in het Document Management Systeem geldtmin of meer hetzelfde. U kunt pas goed zoeken en vinden als u medewerkers de disciplinehebben om voor ieder document te bepalen om welk documenttype het gaat en u op voorhandbepaalt welke metadata toe te voegen. Verschil is echter wel dat de configuratiemogelijkhedenvan een Enterprise Search oplossing veel verder gaan dan een standaard zoekfunctie in eenDocument Management Systeem. Hiermee wordt een foute classificatie van een medewerkerniet gelijk meedogenloos afgestraft. Toevoegen van verkeerde metadata kan namelijk totgevolg hebben dat een document niet meer te vinden is. En hiermee kan een DocumentManagement Systeem weleens een vroege dood sterven. Met Enterprise Search kunt u hetdraagvlak van het Document Management Systeem verhogen en de succeskans verhogen.Deze zoekmachine gaat namelijk net een stapje verder o.a. door relaties te leggen tussenbepaalde documenten. Bovendien kan een samenvatting worden getoond van het documentwaardoor u beter inzicht krijgt in de context.Figuur 4: Grotere bereikbaarheid met Enterprise SearchNu de migratie. Als u meer zekerheid wilt hebben over het slagen van een DocumentManagement Systeem project, kies er dan voor om bij een migratie gebruik te maken van eenEnterprise Search oplossing. Zeker in het begin zal de weerstand bij de gebruikers hierdoor tothet minimum worden teruggebracht. Gebruikers kunnen gevoelsmatig nog steeds beschikkenover de historische data en u kunt er ondertussen voor zorgen dat nieuwe documenten nog © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -6-
  • 7. DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?beter vindbaar zijn in het Document Management Systeem. Daarnaast zou u met deDocument Management Systeem & Enterprise Search combinatie de verwachting van ugebruikers kunnen overtreffen. Door niet alleen het “historische” Document ManagementSysteem te ontsluiten, maar daarnaast ook nog uw file server en bijvoorbeeld het intranet.Ook zou u ervoor kunnen kiezen om binnen het intranet de Enterprise Search tool beschikbaarte stellen om vanuit daar zoekacties over het Document Management Systeem uit te voeren.U wilde namelijk toch altijd al dat het intranet beter bezocht zou worden?! Er is echter geengouden regel. U kunt echter uw informatiewerkers beter dan wij. En ook u weet dat éénmuisklik teveel fataal kan zijn voor de invoering van een Document Management Systeem. Alswe er dan gemakshalve even vanuit gaan dat uw gebruikers niet menselijks vreemd is ... kijktu dan eens naar de combinatie van een Document Management Systeem & Enterprise Search.U zult versteld verstaan! Dit artikel is geschreven door Marc van Someren van Silverside. Voor meer relevante artikelen kunt u kijken bij de rubriek Enterprise Search Heeft u vragen / opmerkingen of suggesties? Wilt u vrijblijvend advies? Neem dan contact op met de redactie van Kennisportal.com: T 0227 – 54 74 94 E REDACTIE@KENNISPORTAL.COM © KENNISPORTAL.COM - 260808 T 0227 547 494 @ redactie@kennisportal.com -7-