Oficina sin papel y gestión documental

Oficina sin papel y gestión documental Miguel Ángel del Prado Martínez Servicio de Documentación y Archivos CEPYME ARAGÓN Lunes TIC 22-05-2006

Objetivos de la presentación
Señalar las posibilidades actuales para gestionar una empresa “con menos papeles”
Exponer las ventajas de una adecuada gestión documental
Mostrar un ejemplo práctico de gestión documental

Oficina sin papeles…
… es aquella en la que:
- Toda la documentación se genera en soportes digitales.
Toda la documentación en papel se convierte a formatos digitales.
Toda la documentación es trasmitida por medios telemáticos.

Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico

Estimación de costes de material de archivo (facturas)

Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica

Otras ventajas menos tangibles de la oficina sin papeles
Mejora la gestión administrativa
Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes
Posibilita un mayor control y seguridad de la documentación

Requisitos desarrollo oficina sin papeles Oficina sin Papel Marco Jurídico Cambio Cultural Tecnología

Facturación electrónica

Banca electrónica

Comercio electrónico

http :// circe.es /portal

http://www.aeat.es

http://www.seg-social.es/

http :// www.delta.mtas.es /

http :// www.mityc.es / PortalAyudas /Servicios/ index.htm

http :// notificaciones.administracion.es / portalciudadano / acceso_servicio.asp

Se hace un uso inadecuado de las tecnologías

… y el papel no desaparece
“ El futuro de los papeles gráficos se ha puesto en entredicho reiteradamente como consecuencia del avance de la información electrónica: el periódico electrónico, el correo electrónico, el libro electrónico… Y es cierto que los hábitos de consumo de los papeles gráficos se han visto modificados por las nuevas tecnologías de la comunicación, pero no como los agoreros vaticinaban, sino en sentido contrario: han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con las tradicionales. Las modernas tecnologías de la comunicación nos han traído la imprenta a casa, la imprenta ubicua. Nunca fue tan fácil como hoy imprimir en papel un documento .”
Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón ( http://www.aspapel.es ) [ consulta: 16 de mayo de 2006 ]

Nuevos problemas
Impresión masiva de documentos
Incremento del volumen de la documentación
Convivencia de diferentes soportes y formatos
Obsolescencia de los nuevos soportes
Incertidumbres en la gestión de la documentación

La transición de la gestión de documentos en papel a electrónicos ¿DÓNDE ESTÁ EL DOCUMENTO? ¿Encima de la mesa debajo de otros documentos? ¿Se destruyó? ¿Diskettes o cintas antiguas? ¿En un PC de la red? ¿En el Servidor?

Gestión documental
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma
sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos.
Sus objetivos son:
Facilitar el trabajo con los documentos
Facilitar que la información se comparta
Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.

Razones para implantar un sistema de gestión documental en la empresa Las buenas decisiones requieren de buena información Es necesario documentar las actuaciones de la empresa Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero Documentos innecesarios representan costes innecesarios Soporte para la toma de decisiones Soporte ante posibles acciones legales Memoria Corporativa. Referencia Histórica. Búsqueda de antecedentes Eficiencia Organizativa Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento

Diseño sistema de gestión documental Sistema de Gestión Documental Diseño conceptual y procedimental Herramientas Informáticas Cultura Corporativa

Herramientas informáticas
Direcciones de interés para estar al día
http ://www.ecm-spain.com
http://www.contentmanagement365.com
http :// www.aiim.org
Productos informáticos existentes:
Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las funcionalidades propias de un sistema de gestión documental y de la gestión de contenidos web.
Aplicaciones específicas que resuelven aspectos concretos.
Desarrollos a la medida.
Funcionalidades que cubren:
Guardar y recuperar documentos.
Creación y utilización de los documentos.
Ciclo vital de la documentación.

Diseño conceptual y procedimental
¿Qué gestionamos?
¿Quién gestiona?
¿Cómo se gestiona?
Planificar

Cómo hacerlo: algunas referencias útiles
Principios archivísticos tradicionales:
Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual. – Madrid: Fundación Confemetal, 2002
Organización y gestión de archivos / Eduardo Núñez Fernández.- Gijón: Ediciones Trea, 1999
Nuevas normas con soluciones a los nuevos retos del entorno tecnológico:
ISO 15489-1 (2001) Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 1, Generalidades .
Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia, políticas, etc.
ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices .
Explicación de la metodología de diseño
Especificaciones MOREQ.
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo
Accesible en: http :// www.cult.gva.es /DAIT/Archivos/ images -reino/ moreq.pdf

Captura de documentación

Clasificación

Descripción

Controles y seguridad

Plazos de conservación y eliminación

Búsqueda y recuperación

Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Funciones
Dar constancia de la documentación que ingresa y sale de la organización
Distribuir la documentación a los interesados
Conservar una copia de toda la documentación que ingresa y sale
Buscar y recuperar documentos registrados

Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Transformación a partir del año 2001
Características del modelo antiguo:
Conservación de documentación en papel
Registro manual en libros al efecto
Conllevaba importantes problemas:
Elevados gastos en fotocopias
Grandes necesidades de espacio para conservar la documentación
Dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación
Modelo aplicado en el año 2001:
Digitalización de los documentos.
Creación de una base de datos que posibilita el almacenamiento, búsqueda, recuperación y consulta de la documentación digital desde los distintos puestos de trabajo a través del ordenador.
Distribución telemática de los documentos mediante correo electrónico.

Recursos utilizados
Equipamiento informático
Escáner
Ordenadores
Red local
Programa Lotus Notes
Recursos humanos
Fase de planificación y diseño
1 Documentalista
1 Informático
Funcionamiento diario
1 administrativa

Ubicación del registro en el contexto de la organización

Proceso seguido

Acceso a la base de datos

Campos en la base de datos

Descripción, clasificación y anexión de documentos

Distribución telemática (I)

Distribución telemática (II)

Distribución telemática (III)

Explotación de la información
Búsqueda, recuperación y consulta de la documentación por
distintos criterios:
Buscador que localiza cualquier palabra o número incluido dentro del registro.
Cronológica
Remitente
Destinatario
A través de la estructura del cuadro clasificatorio
Generación de documentos:
Relaciones diarias de ingresos y salidas

Relación de ingresos diarios

Principales logros obtenidos
Disminución de las fotocopias (+- 10.000 fotocopias anuales)
Disminución del espacio: (+- 3 metros lineales anuales)
Disminución del tiempo necesario para buscar, recuperar y consultar la documentación

Conclusiones
Las TIC y el marco normativo actual permiten gestionar una empresa con “menos papeles”.
Las TIC asociadas a una adecuada gestión documental pueden suponer importantes beneficios económicos a las empresas.
Cualquier empresa, independientemente de su tamaño puede abordar un proyecto serio de gestión documental.

Oficina sin papel y gestión documental

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Oficina sin papel y gestión documental

by ServiDocu on Oct 23, 2008

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