Oficina sin papel y gestión documental

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Prado Martínez, Miguel Ángel del (2004). Oficina sin papel y gestión documental conferencia impartida el 22 de mayo de 2006 en las jornadas Los lunes tecnológicos del Consejo Superior de Cámaras y CEPYME Aragón.

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  • Oficina sin papel y gestión documental

    1. 1. Oficina sin papel y gestión documental Miguel Ángel del Prado Martínez Servicio de Documentación y Archivos CEPYME ARAGÓN Lunes TIC 22-05-2006
    2. 3. Objetivos de la presentación <ul><ul><li>Señalar las posibilidades actuales para gestionar una empresa “con menos papeles” </li></ul></ul><ul><ul><li>Exponer las ventajas de una adecuada gestión documental </li></ul></ul><ul><ul><li>Mostrar un ejemplo práctico de gestión documental </li></ul></ul>
    3. 4. Oficina sin papeles… <ul><li>… es aquella en la que: </li></ul><ul><li>- Toda la documentación se genera en soportes digitales. </li></ul><ul><li>Toda la documentación en papel se convierte a formatos digitales. </li></ul><ul><li>Toda la documentación es trasmitida por medios telemáticos. </li></ul>
    4. 5. Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrónico
    5. 6. Estimación de costes de material de archivo (facturas)
    6. 7. Comparativa tiempo dedicado a la gestión documental en papel y electrónica
    7. 8. Otras ventajas menos tangibles de la oficina sin papeles <ul><li>Mejora la gestión administrativa </li></ul><ul><li>Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes </li></ul><ul><li>Posibilita un mayor control y seguridad de la documentación </li></ul>
    8. 9. Requisitos desarrollo oficina sin papeles Oficina sin Papel Marco Jurídico Cambio Cultural Tecnología
    9. 11. Facturación electrónica
    10. 12. Banca electrónica
    11. 13. Comercio electrónico
    12. 15. http :// circe.es /portal
    13. 16. http://www.aeat.es
    14. 17. http://www.seg-social.es/
    15. 18. http :// www.delta.mtas.es /
    16. 19. http :// www.mityc.es / PortalAyudas /Servicios/ index.htm
    17. 20. http :// notificaciones.administracion.es / portalciudadano / acceso_servicio.asp
    18. 22. Se hace un uso inadecuado de las tecnologías
    19. 23. … y el papel no desaparece <ul><li>“ El futuro de los papeles gráficos se ha puesto en entredicho reiteradamente como consecuencia del avance de la información electrónica: el periódico electrónico, el correo electrónico, el libro electrónico… Y es cierto que los hábitos de consumo de los papeles gráficos se han visto modificados por las nuevas tecnologías de la comunicación, pero no como los agoreros vaticinaban, sino en sentido contrario: han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con las tradicionales. Las modernas tecnologías de la comunicación nos han traído la imprenta a casa, la imprenta ubicua. Nunca fue tan fácil como hoy imprimir en papel un documento .” </li></ul><ul><li>Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón ( http://www.aspapel.es ) [ consulta: 16 de mayo de 2006 ] </li></ul>
    20. 24. Nuevos problemas <ul><li>Impresión masiva de documentos </li></ul><ul><li>Incremento del volumen de la documentación </li></ul><ul><li>Convivencia de diferentes soportes y formatos </li></ul><ul><li>Obsolescencia de los nuevos soportes </li></ul><ul><li>Incertidumbres en la gestión de la documentación </li></ul>
    21. 25. La transición de la gestión de documentos en papel a electrónicos ¿DÓNDE ESTÁ EL DOCUMENTO? ¿Encima de la mesa debajo de otros documentos? ¿Se destruyó? ¿Diskettes o cintas antiguas? ¿En un PC de la red? ¿En el Servidor?
    22. 26. Gestión documental <ul><li>Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma </li></ul><ul><li>sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, </li></ul><ul><li>preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos. </li></ul><ul><li>Sus objetivos son: </li></ul><ul><ul><ul><li>Facilitar el trabajo con los documentos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Facilitar que la información se comparta </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella. </li></ul></ul></ul>
    23. 27. Razones para implantar un sistema de gestión documental en la empresa Las buenas decisiones requieren de buena información Es necesario documentar las actuaciones de la empresa Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero Documentos innecesarios representan costes innecesarios Soporte para la toma de decisiones Soporte ante posibles acciones legales Memoria Corporativa. Referencia Histórica. Búsqueda de antecedentes Eficiencia Organizativa Reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento
    24. 28. Diseño sistema de gestión documental Sistema de Gestión Documental Diseño conceptual y procedimental Herramientas Informáticas Cultura Corporativa
    25. 29. Herramientas informáticas <ul><li>Direcciones de interés para estar al día </li></ul><ul><ul><li>http ://www.ecm-spain.com </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.contentmanagement365.com </li></ul></ul><ul><ul><li>http :// www.aiim.org </li></ul></ul><ul><li>Productos informáticos existentes: </li></ul><ul><ul><li>Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las funcionalidades propias de un sistema de gestión documental y de la gestión de contenidos web. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicaciones específicas que resuelven aspectos concretos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Desarrollos a la medida. </li></ul></ul><ul><li>Funcionalidades que cubren: </li></ul><ul><ul><li>Guardar y recuperar documentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Creación y utilización de los documentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ciclo vital de la documentación. </li></ul></ul>
    26. 30. Diseño conceptual y procedimental <ul><li>¿Qué gestionamos? </li></ul><ul><li>¿Quién gestiona? </li></ul><ul><li>¿Cómo se gestiona? </li></ul>Planificar
    27. 31. Cómo hacerlo: algunas referencias útiles <ul><li>Principios archivísticos tradicionales: </li></ul><ul><li>Técnicas de archivo y documentación en la empresa / Cristina Parera Pascual. – Madrid: Fundación Confemetal, 2002 </li></ul><ul><li>Organización y gestión de archivos / Eduardo Núñez Fernández.- Gijón: Ediciones Trea, 1999 </li></ul><ul><li>Nuevas normas con soluciones a los nuevos retos del entorno tecnológico: </li></ul><ul><li>ISO 15489-1 (2001) Información y documentación: Gestión de documentos. Parte 1, Generalidades . </li></ul><ul><li>Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia, políticas, etc. </li></ul><ul><li>ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices . </li></ul><ul><li>Explicación de la metodología de diseño </li></ul><ul><li>Especificaciones MOREQ. </li></ul><ul><li>Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo </li></ul><ul><li>Accesible en: http :// www.cult.gva.es /DAIT/Archivos/ images -reino/ moreq.pdf </li></ul>
    28. 32. Captura de documentación
    29. 33. Clasificación
    30. 34. Descripción
    31. 35. Controles y seguridad
    32. 36. Plazos de conservación y eliminación
    33. 37. Búsqueda y recuperación
    34. 38. Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Funciones <ul><li>Dar constancia de la documentación que ingresa y sale de la organización </li></ul><ul><li>Distribuir la documentación a los interesados </li></ul><ul><li>Conservar una copia de toda la documentación que ingresa y sale </li></ul><ul><li>Buscar y recuperar documentos registrados </li></ul>
    35. 39. Registro de correspondencia de CEPYME ARAGÓN: Transformación a partir del año 2001 <ul><ul><li>Características del modelo antiguo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conservación de documentación en papel </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Registro manual en libros al efecto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conllevaba importantes problemas: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Elevados gastos en fotocopias </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Grandes necesidades de espacio para conservar la documentación </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Dificultades para la búsqueda y recuperación de la documentación </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Modelo aplicado en el año 2001: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Digitalización de los documentos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Creación de una base de datos que posibilita el almacenamiento, búsqueda, recuperación y consulta de la documentación digital desde los distintos puestos de trabajo a través del ordenador. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Distribución telemática de los documentos mediante correo electrónico. </li></ul></ul></ul>
    36. 40. Recursos utilizados <ul><li>Equipamiento informático </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>Escáner </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Ordenadores </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Red local </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Programa Lotus Notes </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Recursos humanos </li></ul><ul><ul><li>Fase de planificación y diseño </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>1 Documentalista </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>1 Informático </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Funcionamiento diario </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>1 administrativa </li></ul></ul></ul></ul>
    37. 41. Ubicación del registro en el contexto de la organización
    38. 42. Proceso seguido
    39. 43. Acceso a la base de datos
    40. 44. Campos en la base de datos
    41. 45. Descripción, clasificación y anexión de documentos
    42. 46. Distribución telemática (I)
    43. 47. Distribución telemática (II)
    44. 48. Distribución telemática (III)
    45. 49. Explotación de la información <ul><li>Búsqueda, recuperación y consulta de la documentación por </li></ul><ul><li>distintos criterios: </li></ul><ul><ul><ul><li>Buscador que localiza cualquier palabra o número incluido dentro del registro. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cronológica </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Remitente </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Destinatario </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>A través de la estructura del cuadro clasificatorio </li></ul></ul></ul><ul><li>Generación de documentos: </li></ul><ul><ul><ul><li>Relaciones diarias de ingresos y salidas </li></ul></ul></ul>
    46. 57. Relación de ingresos diarios
    47. 58. Principales logros obtenidos <ul><li>Disminución de las fotocopias (+- 10.000 fotocopias anuales) </li></ul><ul><li>Disminución del espacio: (+- 3 metros lineales anuales) </li></ul><ul><li>Disminución del tiempo necesario para buscar, recuperar y consultar la documentación </li></ul>
    48. 59. Conclusiones <ul><li>Las TIC y el marco normativo actual permiten gestionar una empresa con “menos papeles”. </li></ul><ul><li>Las TIC asociadas a una adecuada gestión documental pueden suponer importantes beneficios económicos a las empresas. </li></ul><ul><li>Cualquier empresa, independientemente de su tamaño puede abordar un proyecto serio de gestión documental. </li></ul>
    49. 60. Oficina sin papel y gestión documental

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