Serenga - Onderwijscongres - Optimalisatie van secundaire werkprocessen met Document Management

  • 463 views
Uploaded on

http://www.serenga.com Serenga is een Document Management oplossing die onderwijsinstellingen kunnen helpen de overhead- en procesondersteuningskosten in het onderwijs beter in de hand te houden .

http://www.serenga.com Serenga is een Document Management oplossing die onderwijsinstellingen kunnen helpen de overhead- en procesondersteuningskosten in het onderwijs beter in de hand te houden .

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
463
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
4
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. WELKOM Lagere kosten en hogere kwaliteit in secundaire processen in het onderwijs Onderwijs seminar 25-09-2012Smart Case Management 1
  • 2. Smart Case Management 2
  • 3. Dilemma Realiteit Maar Fors ingrijpen om het Dit mag niet ten koste huishoudboekje gaan van de kwaliteit op orde te brengen van het onderwijs Kan dit?Smart Case Management 3
  • 4. Realiteit Maar Fors ingrijpen om het Dit mag niet ten koste huishoudboekje gaan van de kwaliteit op orde te brengen van het onderwijs Ja, dat kan door optimalisatie van werkprocessenSmart Case Management 4
  • 5. Onderzoeksresultaten23% van de tijd wordt besteed aan het zoeken, achterhalen en sorteren van documenten.20% van de documenten is niet beschikbaar op het moment dat ze nodig zijn.15% van alle kantooroppervlakte wordt ingenomen door archiefkasten.35% van het personeel print belangrijke e-mailberichten en archiveert deze vervolgens in een papieren dossiers53% van de organisaties hebben problemen met hun e-mailbox opslagcapaciteit.71% van de mensen bewaart belangrijke e-mails in hun lokale Outlook™ folders.63% van de mensen heeft er weinig of geen vertrouwen in dat belangrijke e-mails compleet bewaard worden en vervolgens weer makkelijk terug te vinden zijn.Smart Case Management 5
  • 6. Optimalisatie van werkprocessenHoe groot zijn dan de besparingen?Klantcase Analoog Digitaal Tijdswinst Met SerengaInwinnen van informatie en terugvinden daarvan per proces 165 min. 15 min. 91%Het ter beschikking stellen van stukken per vraag 50 min. 4 min. 92%Postrondes en registratie per dag 260 min. 105 min. 60%Smart Case Management 6
  • 7. Voorbeelden van werkprocessenOnderwijs specifiek Personeel & Organisatie Finance & Control• Studentendossiers • Personeeldossiers • Subsidieaanvragen• Stagedossiers • Werving en selectie • Belastingoverzicht• Studentaanmeldingen • Aanvraag einde loopbaan • Factuuraccordering• Numerus Fixus • Aanvraag overig verlof • Declaraties• Bekostiging • Aanvraag loopbaan wensen• Accreditatie • Aanvraag werkgeversverklaring Facility Management • Aanvraag ouderschapsverlof • Aanvraag zwangerschapsverlof • Aanvraag mobiele telefoonAlgemeen • Uitkeringsaanvraag • Aanvraag vergunning • Herstelmelding medewerker • Verhuizing domeinnaam • Adreswijziging • Schademelding• Digitale postdistributie • Diefstalmelding• Vergaderdossiers• Klachtafhandeling Juridisch • Huur en medegebruik • Gebruikersvergunning• Projecten • Offerte huisvesting • Aanvraag juridisch advies• Aanbestedingen • (Afwijkende) servicevoorwaarden • Inkoop/aanbestedingen • Interne verhuizingenSecretariaat • Fietsplan• Aanvraag opleiding• Bezoeken seminar• Ter kennisgeving• Opzegging abonnementSmart Case Management 7
  • 8. Enkele praktijkvoorbeelden 3 locaties, 2.600 leerlingen • In- en uitgaande post • Factuurverwerking • Personeelsdossiers • Uitbreiding naar • Studentendossier • Deel van het slapend archief • Substitutie 14 locaties, 42.000 leerlingen • Stagedossiers • Uitbreiding naar studentendossiers School of Business and Economics • Decentrale selectie • Numerus Fixus 56 basisscholen, 65 locaties, 13.000 leerlingen • Zie volgende slideSmart Case Management 8
  • 9. Personeel & Organisatie Aanvraag juridisch advies Offerte huisvesting Raad van Toezicht Inkoop/aanbestedingenBapo aanvraag Aanvraag opleiding/bezoeken Ter kenningevingFietsplan seminair VerhuizingenAttentieregeling Ter kennisgevingFormatieVervangersbankAanvraag einde loopbaan College van Bestuur BestuursbureauAanvraag overig verlof Zonder begeleidend schrijvenAanvraag loopbaan wensen UitnodigingenSubsidieaanvraag Ter kennisgevingHerstelmelding medewerker GemeentenTer kenningeving RegiodirecteurenLio aanmeldingAanvraag werkgeversverklaringAdreswijziging Finance & Control Inspectie van het Onderwijs Aanvraag opleiding/bezoekenUitkeringsaanvraag seminair Declaratieformulier dienstreizenOuderschaps- / Zwangerschapsverlof aanvraag Ter kennisgeving Aanvraag opleiding/bezoeken seminairWerving en selectie Subsidieaanvraag Aanvraag bekostiging Belastingoverzicht SecretariaatFacility Management Ter kennisgeving Facturen Aanvraag opleiding/bezoekenAanvraag mobiele telefoon seminairVerhuizing domeinnaam (I&A) Ter kennisgevingAanvraag vergunningAanvraag opleiding/bezoeken seminair Onderwijs Opzegging abonnementSchademelding PGNPODiefstalmeldingHuur en medegebruik Aanvraag opleiding/bezoeken seminair O&O Ter kennisgevingGebruikersvergunningAdreswijziging Leerlingenzorg Ter kennisgevingSmart Case Management 9
  • 10. Optimalisatie van werkprocessen Hoe doe je dat met Serenga?Smart Case Management 10
  • 11. Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden Informatie Ease of use Integraties Proces Fast up and running Samen- Analyse werkenSmart Case Management 11
  • 12. Element 1 Informatie Papieren Papieren afdelings- persoonlijke archieven archieven Shared enz. … directories Persoonlijke Dropbox directories Intranet USB-sticks Financieel SharePoint systeem DMS CRM Outlook …Smart Case Management 12
  • 13. Element 2 Proces Ondersteunt maar dwingt niet SmartFlow® geeft advies in de afhandeling op basis van historie Voorgedefinieerde activiteiten Ad-hoc activiteiten Doorlooptijdbewaking met rappels Behandelstatussen Management rapportages en dashboard overzichten Bewaar- en vernietigingstermijnenSmart Case Management 13
  • 14. Element 3 Samen- werken Web based Plaats- en tijdonafhankelijk Iedereen weet waar de ander mee bezig is Iedereen heeft dezelfde actuele informatie, mits daartoe gerechtigd Iedereen heeft alleen User management Ad-Hoc users (Email) meldingen en herinneringenSmart Case Management 14
  • 15. Element 4 Analyse Alle data wordt gelogged • Proces/werkdruk analyse • Kritieke pad analyses Reversed engineering processen Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekkenSmart Case Management 15
  • 16. Element 5 Integraties Open standaarden • Ldap • Webdav • Webservices • API Zeer sterke export en import modules Koppelingen gerealiseerd naar • ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc. • CRM systemen als SalesForce • Microsoft office, outlook, EPM etc. • Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, BIS, • Scanoplossingen: IRIS, S2P, Kofax etc…. • Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc. • Etc.Smart Case Management 16
  • 17. Kernwaarden Fast Ease of use up and runningSmart Case Management 17
  • 18. Customer caseSmart Case Management 18
  • 19. Customer case Demonstratie School of Business and Economics Bachelor and Master admissionsSmart Case Management 19
  • 20. Smart Case Management 20
  • 21. Bedankt voor uw aandachtSmart Case Management 21