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Los organigramas
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Los organigramas

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  • 1. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte PrácticaLos OrganigramasEl organigrama se puede definir de la manera siguiente:Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone demanifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, susprincipales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Sonconsiderados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija laposición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, loscanales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, losjefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entrelos diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."Según el concepto de organigrama, este muestra:• Un elemento (figuras)• La estructura de la organización• Los aspectos más importantes de la organización• Las funciones• Las relaciones entre las unidades estructurales• Los puestos de mayor y aun los de menor importancia• Las comunicaciones y sus vías• Las vías de supervisión• Los niveles y los estratos jerárquicos• Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización• Las unidades de categoría especial.El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relacionespublicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluaciónde la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.Finalidad Del OrganigramaUn organigrama posee diversas funciones y finalidades:1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivosniveles jerárquicos.2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresadebidamente asignados por área de responsabilidad o función.3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:a. Los cargos existentes en la compañía.b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.Ventajas Del OrganigramaEl uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen lassiguientes:•• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en lacompañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción• Muestra quién depende de quién• Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, suspuntos fuertes y débiles• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de informaciónal público acerca de las relaciones de trabajo de la compañíaProf. C.P.N. Dujovne Yanina - -1
  • 2. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a laorganizaciónDesventajas Del OrganigramaNo obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se debenpasar por alto sus principales defectos que son:• Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fueramuchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posibleconstruirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran lasdistintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigramase haría tan complejo que perdería su utilidad.• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien comoes en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizaciónes dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.OrganigramasLaspautasdediagramaciónqueseutilizanparadibujarlos organigramasnosonuniversalmenteaceptadas,peroennuestropaís existeunanormadel InstitutoArgentinodeRacionalizacióndeMateriales(IRAM),sobrelaconfeccióndeorganigramas.o Técnicas de diagramación:1. Las casillas deben ser rectangulares: se utilizan para representarcargos, funciones, categorías y/o personas , de acuerdo con el tipo de organización.Los distintos niveles del dibujo indican las relaciones, de forma tal que el rectángulosuperior evidencie una posición con autoridad sobre la representada en un nivelinferior. Los cuerpos colegiados, como los comité y las comisiones, se grafican conun rectángulo de doble trazo.2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre elórgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. Las mismas indican larelación de autoridad existentes entre ellos, correspondiendo a las siguientesrepresentaciones:Relación de Mando, lineal o Jerarquía: Las líneas verticales que caen directamente sobre y en laparte media del recuadro indican "mando". El trazo es completo y grueso.Relación de Apoyo o “Staff”: Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará unarelación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principalseñala relación de apoyo. El trazo es completo y fino.Relación de Coordinación o funcional: Las líneas no continuas (líneas de trazo partido)formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación.Relaciones Especiales: La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utilizaeste símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependenciasque participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el objeto deidentificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el número (1) en las Dependencias quepertenecen al Consejo Técnico.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -2
  • 3. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica3. Las líneas de nivel son siempre horizontales.Al construir un organigrama se debe tener presente:4. Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.5. Señalar de forma más completa las relaciones existentes.6. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso deutilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.7. Se recomienda evitar el entrecruzamiento de líneas; utilización de varioscolores; sombreado de los rectángulos; información ajena a la estructura; utilización deotros símbolos que no sean rectángulos o líneas.8. Equilibrio: esta condición de diseño hace referencia a la necesidad de que losrectángulos estén distribuidos de tal forma que muestren un diagrama equilibrado ysimétrico.9. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:a. Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.b. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.c. Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.10. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa,pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama.11. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta suinclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está enrevisarlo y actualizarlo periódicamente.Signos convencionales más usados:Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -3
  • 4. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte PrácticaSímbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación delínea o mando, comunicación y la vía jerárquica.Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización ycorrelación.Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -4
  • 5. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica2. Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación yrelaciones funcionales.3. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.4. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza mediorecuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.5. Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -5
  • 6. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica6. Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numeroen su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con elmismo numero.Tipos de organigramasLos organigramas se diferencian entre si por las características de la organización quepresentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie decriterios y factores con fines únicamente didácticos.POR LA FORMA DE REPRESENTAR LAESTRUCTURAPOR LA FORMA Y DISPOSICIÓNAnalíticos VerticalesGenerales HorizontalesSuplementarios CircularesEscalar1. Según la forma como muestran la estructura son:• Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministraninformación detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolosconvencionales referidos a datos circunstanciales.• Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando aprimera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones yDepartamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigramade un Plantel.• Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean paramostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. PorProf. C.P.N. Dujovne Yanina - -6
  • 7. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Prácticaejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad enparticular.2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:a. Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica,ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduaciónjerárquica descendente.b. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigramavertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha.En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sinrecuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricasc. Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para losnombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan losnombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra laautoridad de esta ultima.d. Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestranmediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo deorganigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar laimagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -7
  • 8. Teoría y Gestión de las Organizaciones - Parte Práctica7. ConclusiónEl organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene unavirtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna deuna organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito yno a lo que es en realidad.El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hayque representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa uorganización.En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias,mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien ytiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como seintegra la organización.Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas,considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización comoera antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos ydescuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.Prof. C.P.N. Dujovne Yanina - -8

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