1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERÍA
INFORMÁTICA BÁSICA I
DOCENTE: Lic. Diana Gómez
INTEGRANTES:
Alvarado Evelyn
Ordóñez Sayda
FECHA: 14 de Julio del 2014
TEMA: EXCEL
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso
sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Cómo crear filtros en Excel
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos
dentro del grupo Ordenar y filtrar.
2. Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los
filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y
filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual
insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada
uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de
manera individual aquellos valores que deseamos visualizar
en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar
todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la
lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho
nombre.
3. Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para
indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se
muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la
columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si
tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola
acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos >
Ordenar y filtrar.
FILTROS DE TEXTO EN EXCEL
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna
se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de
texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza
por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
4. Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces
Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la
letra “a”.
AUTOFILTROS
La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera
totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro.
Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros
(filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera, quedará
visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operación de filtrar
datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten
visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que satisfacen una
condición concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las
poblaciones de España ordenadas alfabéticamente y queremos ver sólo las que
pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sería larga y
tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre sólo aquellas
poblaciones que satisfagan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea
Badajoz. De forma automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y
ocultará todas las poblaciones del resto de provincias.
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas
de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del
rango filtrado.
Rango sin filtrar
Rango filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que
contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar
las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que
contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).
5. FILTROS AVANZADOS
Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es
decir, muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero con la
diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar
dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de
la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente
su ubicación no es de importancia.
APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
6. Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que
contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón
Aceptar para aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido
exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de
las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento
de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en
otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen
el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
7. De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a
los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello
solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento
de Informática sin importar el apellido que tengan.
Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de
criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas
en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un
color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla.
8. Los formatos condicionales más novedosos son:
1. Barra de datos:
Es semejante a un gráfico de barras proporcional al número en las celdas.
2. Escala de color:
Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
3. Conjunto de íconos:
Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un
ícono.
Aunque hay muchas más opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con
determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar más de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia
el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan
ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra de
datos, Escala de colores y Conjunto de íconos
Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.
En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"
Al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"
Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú de
opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al principio mas
otros dos en la parte superior
9. Los triangulitos negros nos indican que hay mas opciones de formato como se puede ver
al oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"
Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato
Para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la columna
donde están los datos y se pulsa en el modelo señalado por la flecha roja
Quedando como la columna VENTAS de la tabla1
10. TABLAS DINÁMICAS
Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una
lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista
pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la
confección de gráficos.
La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que
es uno de los tópicos más potentes de Excel, principalmente en las versiones mas
recientes.
Ejemplo:
Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja
de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.
A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de
maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.
Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda
de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"
En el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que
tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en este
último como se puede ver
11. A continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"
En este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente
seleccionado, incuyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo"
y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:
1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"
2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de
Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los
campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la
parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos
de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que
los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se
nuestra
Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen
valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores".
12. Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar ,
pues bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo
debemos hacer en el próximo paso
Observar que aparecen automáticamente 2 botones.
Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo
si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se
exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así
obtenemos la siguiente tabla
Luego de aplicar el filtro.
13. Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho
más el jugo a esta herramienta.
Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual
vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en
la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinámica"
Se ve que en los rectángulos, más precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un
nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la la selección de la casilla de
verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto
arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"
Y la tabla queda como la que está abajo , luego de haberle dado algo de formato
En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual
vendedor.
Para hacer lo, verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA
14. Y se genera la tabla
Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.
Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones
tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras más que iremos viendo.
Podemos preguntarnos cuál fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña.
Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el
botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente
Que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve
en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a
Brasil (verificar con la tabla de partida o tabla base)
Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso
son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un
máximo.
