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Decretos Archivistica

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La presente muestra dos decretos emitidos los cuales hacen referencia a la Archivista en Colombia

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  • 1. LEGISLACION ARCHIVISTICA PRESENTACION DECRETOS: • DECRETO 2609 DE 2012 • DECRETO 2578 DE 2012 Presentado por: Jeimmy Castañeda Santiago López John Sánchez
  • 2. DECRETO 2609 DE 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".
  • 3. CAPÍTULO I Gestión de Documentos Artículos: 1. Ámbito de Aplicación: “El presente Decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley…” 2. Tipos de Información: “Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas…” Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). Archivos institucionales (físicos y electrónicos). Sistemas de Información Corporativos. Sistemas de Trabajo Colaborativo. Sistemas de Administración de Documentos.  Sistemas de Mensajería Electrónica. Portales, Intranet y Extranet. Sistemas de Bases de Datos. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). Uso de tecnologías en la nube.
  • 4. 3. Responsabilidad de la Gestión de Documentos: “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado…” 4. Coordinación de la gestión documental “…los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad”. 5. Principios del Proceso de Gestión Documental: Planeación. Eficiencia. Economía. Control y seguimiento. Oportunidad Transparencia. Disponibilidad. Agrupación. -Vínculo archivístico -Protección del medio ambiente. -Autoevaluación. -Coordinación y acceso. -Cultura archivística. -Modernización. -Orientación al ciudadano. -Neutralidad tecnológica. 6. Componentes de la Política de Gestión de Documentos: Política de gestión de documentos: Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información
  • 5. 7. Etapas de la Gestión de los Documentos. Creación Mantenimiento Difusión Administración 8. Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental: El Cuadro de Clasificación Documental - CCD  La Tabla de Retención Documental-TRD  El Programa de Gestión Documental- PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR El Inventario Documental  Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos  Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales  Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 9. Procesos de la Gestión Documental. Planeación. Producción Gestión y trámite Organización. Transferencia. -Disposición de documentos. -Preservación a largo plazo. -Valoración.
  • 6. CAPÍTULO II El Programa de Gestión Documental PGD 10. Obligatoriedad del PGD: “Todas las entidades del Estado deben formular un PGD, a corto, mediano y largo plazo..” 11. Aprobación del PGD. “debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional ó el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial…” 12. Publicación del PGD “…debe ser publicado en la página Web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad…” 13. Elementos del PGD: “…debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado "Programa de Gestión Documental”…” 14. Plan de Capacitación: “…deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.” 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión: “debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro”
  • 7. CAPÍTULO III El Sistema de Gestión Documental 16. Generalidades del SGD permite: Organizar los documentos físicos y electrónicos Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. 17. Características de los SGD: Seguridad Diseño y funcionamiento. Disponibilidad y acceso.
  • 8. 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos: En los archivos electrónico se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación. 19. Criterios para la selección de SGD: normatividad que expida el Archivo General de la Nación as necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento. 20. Integridad de la información en los SGD: “deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad”. 21. Interoperabilidad de los SGD: “El Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos”.
  • 9. CAPÍTULO IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada GDE (Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo): “… las entidades públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos…” 23. Características del DEA (Documento Electrónico de Archivo): Contenido estable: contenido del documento no cambia en el tiempo Forma documental fija: asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones.  Vinculo archivístico: vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo Equivalente Funcional
  • 10. 24 .Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo 25. Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo 27. Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo. 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo 30. Metadatos mínimos de los DEA: De contenido: Tipo de recurso de información, Tipo documental, nivel de acceso, autor... De estructura: Descripción, Formato, Estado, Proceso, Unidad Administrativo… De contexto: jurídico-administrativo, Documental, de procedencia, procedimental, tecnológico.
  • 11. 31. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de archivo: “…Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aún cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales…” 32. Neutralidad tecnológica: “En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular” 33. Del expediente electrónico: el AGN y el Ministerio de las TIC “… establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado…” 34. Sobre la administración y transferencia de archivos electrónicos: el AGN y el Ministerio de las TIC “… establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital…”
  • 12. CAPÍTULO V Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado 35: Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos: “…de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores…” 36. Coordinación con otras entidades del orden nacional: el AGN “y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales” 37. Inspección y vigilancia: el AGN “…cuando así lo considere, realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental…” 38. Vigencia: “El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación.”
  • 13. DECRETO 2578 DE 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado"
  • 14. Artículo 1. Ámbito de Aplicación. El presente Decreto se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. Artículo 2. El Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional. Artículo 3. Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos • Los archivos privados, con declaración de bien de interés cultural, harán parte del Sistema Nacional de Archivos. • Los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivística, podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos.
  • 15. A nivel nacional El Archivo General de la Nación quien será el coordinador del Sistema Nacional de Archivos. El Comité Evaluador de Documentos Los Comités Técnicos. A nivel territorial Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales A nivel institucional Los Archivos Institucionales Los Consejos Territoriales de Archivo Artículo 4. Instancias asesoras. a. En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012 b. En el orden territorial los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administración Departamental y Distrital.
  • 16. Artículo 5. De los Archivos Generales Territoriales: Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción, deberán recibir y custodiar las transferencias documentales valoradas para conservación permanente, Artículo 6. Funciones de los Archivos Generales Territoriales: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Garantizar el acceso de los ciudadanos Cumplir y hacer cumplir en su jurisdicción, las normas archivísticas, Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental Recibir las transferencias secundarias Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General de la Nación, Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información
  • 17. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos Imponer, las sanciones respectivas Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y privadas Vigilar el funcionamiento de los Consejos Departamentales y Distritales de archivos Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial. Participar en proyectos de recuperación de memoria y formación de identidad
  • 18. Artículo 7. De los Consejos Territoriales de Archivos. A nivel territorial, las autoridades competentes en los departamentos y distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales de Archivos Artículo 8. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. El Secretario General El funcionario responsable del Archivo General de la El Secretario de Cultura o quien haga sus veces. El presidente o secretario de la Academia distrito. Un representante de las oficinas de control interno o Un representante del área de tecnologías de la Gobernación Gobernación departamento o planeación información de la
  • 19. 7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas. 8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la respectiva 9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado Artículo 9. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos: 1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materia de aplicación de la política archivística. 2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas. 3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas
  • 20. 4. Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD Y las Tablas de Valoración Documental - TVD de las entidades públicas y privadas 5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios 6. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General 7. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural. 8. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural.
  • 21. 9. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción, 10. Informar al Archivo General de la Nación, las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística Artículo 10. De las reuniones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos territoriales de archivos, sesionarán ordinariamente cada dos meses y extraordinariamente cuando se requiera. Artículo 11. Inhabilidades. A los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos que desempeñen cargos públicos, les aplican las normas establecidas en el Estatuto Anticorrupción. Artículo 12, De los Comités Técnicos. El Archivo General de la Nación creará Comités Técnicos que faciliten el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la política archivística.
  • 22. Artículo 13. Funciones de los Comités Técnicos. Artículo 14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad. Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo: Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo:
  • 23. Artículo 17. Los Archivos Históricos administrados por entidades académicas y/o privadas: Los Archivos Históricos que no estén adscritos a entidades públicas de un ente territorial serán responsables integralmente por el patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y custodia de sus fondos, y la prestación de los servicios de consulta para los ciudadanos y no podrán recibir a ningún título, transferencias secundarias provenientes de entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Artículo 18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos: el AGN “… reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos -SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano ..”
  • 24. Artículo 19. Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos -S/SNA: el AGN “…Ddesarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.” Artículo 20. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas “integrará con el Sistema General de Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de Formación para el Trabajo -SNFT y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su naturaleza”
  • 25. CAPÍTULO 11 EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo: “deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000” Artículo 22. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Artículo 23. Planes de Acción de los Archivos Territoriales: “ Los Archivos Generales o centrales de los departamentos, distritos y municipios deberán incluir en sus planes de acción las actividades y recursos que permitan desarrollar las funciones de los Consejos Territoriales de Archivos de forma que estos puedan cumplir con su responsabilidad legal”.
  • 26. Artículo 24. Inventarios de documentos: “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas” Artículo 25. Eliminación de documentos “La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último”
  • 27. Artículo 26. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Artículo 27. Archivos de personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. Artículo 28. Entidades liquidadas, escindidas, suprimidas o intervenidas. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas ó intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión ó intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo.
  • 28. CAPITULO IV RED NACIONAL DE ARCHIVOS Artículo 29. Red Nacional de Archivos. El Archivo General de la Nación desarrollará el Proyecto Red Nacional de Archivos, con el fin de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologías de la información, sistemas de información y software especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal. Artículo 30. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es responsabilidad del Archivo General de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos Públicos del orden Nacional o Territorial y de mantenerlo actualizado.
  • 29. CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES Artículo 31. Normas para su desarrollo. El Archivo General de la a través del Consejo Directivo promulgará los Acuerdos que se requieran para desarrollar el presente decreto. Artículo 32. Transitoriedad. Las Entidades Territoriales, tendrán un plazo de seis (6) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, para ajustarse a las disposiciones del mismo. Artículo 33. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación, y deroga en su totalidad el Decreto 4124 de 2004, y el artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995, y las demás normas que le sean contrarias.
  • 30. CYBERGRAFIA Disponible en línea:// http://archivogeneral.gov.co/recursos_user//DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%2 0DICIEMBRE%20DE%202012-1.pdf// consultado el día 02/10/2013 Disponible en línea:// http://www.tolima.gov.co/images/stories/sdarchivo/capacitaciones/DECRETO_2609_ DE_2013.pdf // consultado el día 02/10/2013 Disponible en línea:// http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMBRE/13/D ECRETO%202578%20DEL%2013%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf

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