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BIBLIOTECA NACIONAL    DE VENEZUELA                                                              PRESENTACIÓN    CENTRO NA...
de traducciones a la perseverancia de Hans          El Centro de Conservación de DocumentosRütimann, el principal interloc...
hojas sueltas, sin paginación continuada,    insertado en una carpeta de anillo, para    facilitar la actualización de los...
Edición       El Manual de              de la versión                   original                  en inglés               ...
Datos de la versión original en inglés:                    Edición en español :    Preservation of Library & Archival Mate...
CONTENIDO                            4.     ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN                                                 ...
PREFACIO                                AGRADECIMIENTOS         Es un placer y un orgullo presentar este          La infor...
Me gustaría darle las gracias a Margaret     y a Paul Hudon, escritor independiente,R. Brown, Conservadora de Papel de la ...
INTRODUCCIÓN                             pretende responder todas las dudas rela-                                         ...
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PLANIFICACIÓN DE METODOLOGÍAS                       incendios y las de medidas de seguridad, que                          ...
La decisión acerca de cómo llevar un           y los materiales empleados para proteger oextenso registro de la variedad d...
4.   ¿Será la información que contiene única          Los planificadores deben estar cons-          o duplica la informaci...
ASPECTOS POLÍTICOS                                cambios que se requieran. También es pru-                               ...
Esto no significa que la implantación de   desarrollo. Se espera que en un futuro muy     un programa de preservación no g...
museos tienen laboratorios de conservación        American Library Association, Subcommitteey conservadores capacitados de...
Gwinn, Nancy E., and Paul H. Mosher.               Library Resources & Technical Services 33 (Oct.     “Coordinating Colle...
1.2 POLITICAS DE COLECCIONES                             Una política de colecciones también mira    Y PRESERVACIÓN       ...
y las debilidades en las materias dentro de        almacenamiento, acceso, mantenimiento y,     una biblioteca individual,...
éste es el paso con mejor relación costo-         aglomeración en los estantes del campusefectividad que puede tomar una b...
Inevitablemente, a medida que creció el     NOTAS     movimiento de preservación, ésta evo-     lucionó. Más y más adminis...
1.3 PLANIFICACIÓN:                                 colecciones producida por la ALA. Toda la    BIBLIOGRAFÍA SELECTA      ...
Association of Research Libraries, Office of        más distantes que pueden prestar servicios     Management Studies, 198...
Manual de Preservación NEDCC no. 6 f-1
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Manual de Preservación NEDCC no. 6 f-1

  1. 1. conservaplan EL MANUAL DE PRESERVACIÓN DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS DEL 1998 NORTHEAST DOCUMENT DOCUMENTOS PARA CONSERVAR Nº 7 CONSERVATION CENTER Fascículo 1 Prioridades de preservación BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA CENTRO NACIONAL DE CONSERVACION DE PAPEL CENTRO REGIONAL IFLA-PAC PARA AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE COMISIÓN DE PRESERVACIÓN Y ACCESO COUNCIL ON LIBRARY AND INFORMATION RESOURCES Caracas, Venezuela
  2. 2. BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA PRESENTACIÓN CENTRO NACIONAL DE CONSERVACION DEL PAPEL CENTRO REGIONAL IFLA-PAC Con la aparición de este fascículo de Con- PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE servaplan, y con los diecisiete números que le Edificio Rogi, Piso 1 siguen, se inicia una nueva etapa en este Calle Soledad con Calle Las Piedritas programa de diseminación de la literatura Zona Industrial de La Trinidad técnica sobre conservación de bibliotecas y Caracas, Venezuela archivos en lengua castellana. Gracias a la Telefax: (58-2)-941.4070 Central: (58-2)-941.8011 (x 203, 218) Comisión de Preservación y Acceso, programa internacional del Consejo de Recursos de Bi- bliotecas e Información con sede en Washington CONSERVAPLAN D.C., los hispanoparlantes de todas partes Documentos para Conservar tendrán ahora mejores posibilidades de Nº 7, 1998 informarse sobre los criterios y las técnicas El manual de preservación de bibliotecas que la preservación moderna aconseja en la y archivos del Northeast Document salvaguarda de los patrimonios bibliográficos Conservation Center. Fascículos 1 al 6 Derechos reservados por y en los métodos para hacer dicho patrimonio Northeast Document Conservation accesible al usuario sin que ello signifique su Center deterioro ni tampoco su desintegración por Andover, Massachusetts. 1992 y 1994 efectos de la restauración. Para los países de habla hispana,2 por la Biblioteca Nacional de Venezuela El aporte de la Comisión, conjuntamente con 1998. el Council on Library and Information Resources, su progenitor en 1986, es significativo en dos El manual consta de seis temas que sentidos. Primero da fe de su comprensión serán publicados como fascículos sucesivos. de la carestía de información sobre pre- servación en diversos idiomas, incluyendo el Fascículo uno español, y en segundo lugar refleja el cre- Este programa recoge y disemina ciente interés de parte de muchas organi- en traducción al español documentos zaciones para apoyar los esfuerzos que en significativos de la literatura de Latinoamérica estamos haciendo en este conservación aparecida en otros idiomas campo. Un importante aporte de la Comisión y cuya lectura es recomendada en los permitió que el año pasado las organizaciones programas de formación. La ausencia de publicaciones actualizadas en español, de archivos y bibliotecas en Brasil publicaran sobre conceptos, historia y técnicas, ha un conjunto de folletos en portugués sobre frustrado el nivel y calidad de estos mismos temas. En poco más de tres o la conservación en países hispanoparlantes. cuatro años, el panorama se ha transformado Conservaplan ha sido creado para proporcionar apoyo de uno en el que los títulos en español eran bibliográfico en temas fundamentales. casi inexistentes y cuando los había eran casi Los interesados en suscribirse y en realizar todos editados por la UNESCO, a otro en el propuestas para la serie podrán dirigirse al cual muchas organizaciones realizan sus Editor de Conservaplan, aportes. A la vista surge la otra meta in- a la dirección arriba señalada. dispensable: la divulgación adecuada. ISSN 1315-3579 Todo esto ha venido sucediendo no por azar ISBN 980-319-033-4 (Obra completa) sino designio. Mucho le debe este programa
  3. 3. de traducciones a la perseverancia de Hans El Centro de Conservación de DocumentosRütimann, el principal interlocutor de la del Noreste de los Estados Unidos es uno deComisión con la comunidad internacional y los pioneros no estatales que se ha dis-de manera muy especial con la de América tinguido por su esfuerzo en crear y consolidarLatina. Desde su primer viaje a nuestros un servicio regional de conservación enpaíses en 1989, ha demostrado tino para apoyo a las numerosas instituciones, pú-encauzar gestiones y respaldar proyectos blicas y privadas, de pequeñas y medianashasta su culminación exitosa. Fue él quien dimensiones, que no están en condiciones dearguyó convincentemente para que se mantener dentro de sus sedes talleres ycompilara una guía de colecciones latinoame- laboratorios de conservación. Inicialmentericanistas preservadas en bibliotecas nor- conocido como el Centro Regional de Nuevateamericanas, The Production and Bibliographic Inglaterra, tuvo como mentor y guía a GeorgeControl of Latin American Preservation Micro- Cunha, cuya obra de 1971, Conservation offorms in the United States, encargada por la Library Materials es un clásico de todos losComisión de Preservación y Acceso al tiempos, y también a la conservadora debibliotecólogo Dan Hazen y publicada en papel Mary Todd Glaser: su folleto Framing1991. and Preserving Works of Art on Paper encontró la más amplia difusión en 1972 gracias a laEl primer título escogido para esta nueva edición que de él hizo la firma Sotheby Parkeetapa de Conservaplan, que en continuidad Bernet. Este centro también fue el primerocon los fascículos ya generados viene mar- en contratar a un conservador de fotografías,cado por el número siete, aparecerá por graduado como tal en la especialidad en elentregas por cuanto se trata del Manual de programa Winterthur-Universidad de De-Preservación de Bibliotecas y Archivos del Centro laware, para atender lo que se iba a constituirde Conservación de Documentos del Noreste de en una especialidad del campo de la con-los Estados Unidos, conocido por sus siglas servación de bibliotecas y archivos. 3NEDCC, el cual está organizado en seissecciones, cada una de ellas dedicada a un Los lectores en América Latina se pre-aspecto específico del tema de la con- guntarán por qué publicar un manual cuyasservación. Cada tema está integrado a su vez referencias y experiencias son tan específicaspor ensayos breves y referencias que los de un ámbito y una latitud, de un niveldiversos autores y colaboradores en la tecnológico y de un clima determinado. Lapublicación aportaron. Lo más importante es primera respuesta tiene que ver con latomar conciencia de que se trata no de una globalidad del enfoque: casi todos los puntosguía teórica sino de un manual vivo re- de vista están contemplados y se miran desdesultante de la experiencia comprobada de la óptica del custodio o curador de unaconservadores, bibliotecólogos y técnicos colección. Y es ello lo más significativo paravinculados. nosotros en América Latina que a menudo miramos en otra dirección cuando se nosEn cierta forma, estas entregas de Con- habla en lenguaje técnico o con los términosservaplan nos devuelven a la idea original de de otra especialidad. Me apresuro a comentarla serie en la cual proponíamos producir sin embargo que hay que leer este manualfascículos ágiles de documentos que no con un pie en nuestra realidad de manera quefueran excesivamente extensos, cuyos de- podamos estudiar cómo aplicarlo, no siemprerechos no fueran prohibitivos y que luego contando con la riqueza de recursos, ma-pudieran ser reunidos, por el mismo lector, teriales y grupos de profesionales que seen una antología encuadernable. La evidente tienen en la zona nororiental de los Estadosintención era y será poner en manos del Unidos de América. Por razones de econo-interesado información reciente que combine mía editorial, no se han seguido ciertascriterios con métodos y procedimientos. idiosincrasias del original que fue impreso en
  4. 4. hojas sueltas, sin paginación continuada, insertado en una carpeta de anillo, para facilitar la actualización de los temas. Este manual abre un panorama de conocimientos pero también una brecha: la distancia que media entre nuestra realidad y la de otro. Enriquecernos con el panorama y salvar la brecha serán partes ganadas de esta lectura. Lourdes Blanco Asesor del Centro Nacional de Conservación de Papel de la Biblioteca Nacional de Venezuela4
  5. 5. Edición El Manual de de la versión original en inglés actualizada Preservación en 1994 bajo la responsabilidad de de Bibliotecas y Sherelyn Ogden Directora de Conservación de Libros del Archivos NEDCC, Andover, Massachusetts del 5 Biblioteca Nacional de Venezuela Centro Nacional de Northeast Document Conservación de Papel Centro Regional IFLA/PAC para América Latina Conservation Center y el Caribe Comisión dePreservación y Acceso Council on Library and Information Resources Caracas, 1998 Fascículo uno
  6. 6. Datos de la versión original en inglés: Edición en español : Preservation of Library & Archival Materials : El Manual de Preservación de Bibliotecas y A Manual Archivos del Northeast Document Conservation Center Copyright ©1992 por Northeast Document Conservation Center Biblioteca Nacional de Venezuela Copyright © de la edición revisada en 1994 con la autorización del por Northeast Document Conservation Northeast Document Conservation Center Center Andover, Massachusetts Todos los derechos reservados y el financiamiento de la Comisión de Preservación y Acceso del Council on Preparado y producido con el financiamiento Library and Information Resources del Institute of Museum Services Caracas, 1997-1998 Número de catalogación de Library of Congress ISBN No. 0-9634685-1-0 Coordinación y revisión: Centro Nacional de Conservación de Papel Centro Regional IFLA/PAC para América Latina y el Caribe Calle Soledad con Calle Las Piedritas Edificio Rogi, 1er. piso Zona Industrial de La Trinidad El Manual de preservación de bibliotecas y archivos Caracas, Venezuela del Northeast Document Conservation Center / Telefax: (582)-941.4070 coordinación y revisión técnica, Centro Nacional de Conservación de Papel/Centro Regional IFLA/6 Comité Editor: PAC para América Latina y el Caribe. — Ed. en español. — Caracas : Biblioteca Nacional de Virginia Betancourt, Lourdes Blanco, Venezuela, 1998. Aurelio Álvarez ca. 230 p. : il. ; 28 cm. — (Conservaplan. Documen- tos para conservar ; 7. Fascículos 1-6) Comité Coordinador: Contenido: 1. Prioridades de preservación — 2. El medio ambiente — 3. Manejo de emergencias — Pedro Hernández, Adelisa Castillo V., 4. Almacenamiento y manipulación — 5. Cambios de Ramón Sánchez, Daruich Turupial formato — 6. Procedimientos de conservación. Traducción: Proyecto financiado por la Commission on Solange Hernández, Teresa León, Preservation & Access, Council on Library and Information Resources. Lila Mendoza, Ana Mar González, Traducción de: Preservation of Library & Patricia Torres Archival Materials : A Manual. ISBN 980-319-111-X (obra completa) Composición electrónica: ISBN 980-319-116-0 (fascículo 1) ISBN 980-319-131-4 (fascículo 2) Adelisa Castillo V. ISBN 980-319-132-2 (fascículo 3) ISBN 980-319-133-0 (fascículo 4) Impresión: ISBN 980-319-134-9 (fascículo 5) Editorial EX-LIBRIS, Caracas ISBN 980-319-135-7 (fascículo 6) 1. Bibliotecas—Colecciones—Conservación y restauración—Manuales. 2.Archivos—Conservación y restauración—Manuales. 3. Preservación de colecciones—Manuales. I. Northeast Document Conservation Center. II. Biblioteca Nacional ISSN 1315-3579 (Conservaplan) (Venezuela). Centro Nacional de Conservación de ISBN 980-319-111-X (Obra completa) Papel. ISBN 980-319-116-0 (Fascículo 1)
  7. 7. CONTENIDO 4. ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN 4.1 Métodos de almacenamiento y prácticas de manipulación PREFACIO 4.2 Muebles para el almacenamiento: breve revisión de las opciones actuales AGRADECIMIENTO 4.3 Limpieza de libros y estantes 4.4 Selección de estuches con calidad de archivo INTRODUCCIÓN para almacenar libros y papel 4.5 Protección de libros con cajas hechas1. PRIORIDADES DE PRESERVACIÓN a la medida1.1 Planificación de la preservación 4.6 Estuches de cartulina para libros pequeños1.2 Políticas de colecciones y preservación 4.7 Zapato para libro: descripción y uso1.3 Planificación: bibliografía selecta 4.8 Sobrecubierta para libros en película de1.4 La preservación y el diseño de poliéster edificaciones: bibliografía selecta 4.9 Soluciones de almacenamiento para objetos1.5 Proveedores y servicios de preservación de papel de gran tamaño1.6 Fuentes de información 4.10 Monturas y marcos para obras de arte y objetos de papel2. EL MEDIO AMBIENTE 4.11 Protectores de almacenamiento para2.1 Temperatura, humedad relativa, luz y materiales fotográficos calidad del aire: lineamientos básicos para la preservación 5. CAMBIOS DE FORMATO2.2 Registro de la temperatura y la humedad 5.1 Microfilme y microficha relativa 5.2 El facsímil como sustituto de libros 72.3 Funcionamiento a partir del diseño: agotados y friables hacer que trabajen los sistemas 5.3 Duplicación de negativos históricos2.4 Protección del daño causado por la luz 5.4 Nociones básicas de la imagen digital2.5 Protección de los libros y papeles durante 5.5 Las implicaciones de la imagen digital su exhibición en la preservación 5.6 La imagen digital y la preservación:3. MANEJO DE EMERGENCIAS bibliografía selecta3.1 Seguridad contra pérdidas: daño por agua e incendio, agentes biológicos, hurto y 6. PROCEDIMIENTOS DE CONSERVACIÓN vandalismo 6.1 Lineamientos para la encuadernación de3.2 Planificación para enfrentar desastres biblioteca3.3 Hoja de trabajo para esbozar un plan de 6.2 Limpieza superficial de obras de papel desastre y planilla de instrucción de 6.3 Cómo reparar objetos de papel emergencia 6.4 Cómo suavizar y aplanar el papel mediante3.4 Suministros, servicios y bibliografía la humectación para el manejo de emergencias 6.5 Encapsulado en película de poliéster3.5 Secado de libros y documentos usando cinta adhesiva doble faz3.6 Rescate de emergencia de fotografías 6.6 Cómo hacer sus propias monturas y bisagras3.7 Protección de las colecciones durante 6.7 Tratamientos para obras de arte y obras rehabilitaciones de planta física sobre papel no encuadernadas3.8 Manejo integral de plagas 6.8 Tratamientos para materiales3.9 Protección de libros y papel contra los encuadernados de elevado valor hongos 6.9 Cómo seleccionar y trabajar con un conservador
  8. 8. PREFACIO AGRADECIMIENTOS Es un placer y un orgullo presentar este La información contenida en este ma- manual actualizado para la comunidad pro- nual refleja la experiencia y conocimiento fesional. Cuando el Northeast Document colectivos del personal, tanto pasado como Conservation Center (NEDCC) publicó el actual, del Northeast Document Conser- manual original en 1992, no imaginó cuan vation Center (NEDCC). Aunque estas numerosas serían las peticiones que de él se personas son demasiado numerosas para harían. En el transcurso de dos años se citarlas en forma individual, se debe hacer vendieron cerca de 2.500 ejemplares y los un reconocimiento a dos antiguos miembros comentarios han sido siempre elogiosos. del grupo. Ellos son George Cunha, Director Muchas personas involucradas tanto en la Emérito del NEDCC, y Mildred O’Connell, educación formal e informal, como en la ex-Directora del Servicio de Campo, quienes capacitación en preservación han utilizado el prepararon muchos de los primeros folletos manual como texto para sus cursos. La ca- técnicos del NEDCC. pacidad de la publicación para satisfacer una necesidad de información muy básica sobre Quiero expresar mi agradecimiento a los cómo iniciar un programa de preservación nos autores que contribuyeron con el manual. convenció de la necesidad de ampliarlo, llenar Entre ellos se encuentran los siguientes los vacíos del manual original e incorporar miembros del personal del NEDCC: Karen mayor cantidad de nueva información. Motylewski, Directora del Servicio de Cam- po; Mary Todd Glaser, Directora de Con- El NEDCC es una organización de ser- servación de Papel; Steve Dalton, Jefe de vicio sin fines de lucro dedicada a la pre- Servicios de Reprografía; Gary Albright,8 servación de materiales de bibliotecas y Conservador Senior; y Beth Lindblom Patkus, archivos y ha estado muy comprometido, Representante del Servicio de Campo. Otros desde su fundación, con la diseminación de autores que contribuyeron son: Sally Bu- información. Este manual representa la chanan, Profesor Asociado, University of experiencia del personal y colegas del NEDCC Pittsburgh, PA; Dra. Margaret Child, Asesora y fue producido en el espíritu de ese com- de Preservación, Washington, D.C.; Chris- promiso. El NEDCC espera que el manual sea topher Clarkson, Conservador de Libros y de utilidad y conduzca al mejoramiento de las Manuscritos, West Dean College, Chichester, condiciones de colecciones de bibliotecas y Inglaterra; Paul Conway, Funcionario del archivos. Le estoy muy agradecida a Sherelyn Programa de Preservación, Yale University, Ogden, Directora de Conservación de Libros, New Haven, CT; Rebecca Thatcher Ellis, por aceptar la responsabilidad de este proyecto Ingeniero Mecánico, Orr, Schelen, Mayeron y por realizarlo con su característica inte- and Associates, Inc., Minneapolis, MN; ligencia y un sentido impresionante para la Richard Horton, Encuadernador/Conser- organización. Me gustaría asimismo expresar vador, Bridgeport National Bindery, un agradecimiento especial al Institute of Agawam, MA; Peter Jermann, Funcionario de Museum Services por su generoso apoyo. Preservación, St. Bonaventure University, St. Bonaventure, NY; y Jan Paris, Conservador de la Academic Affairs Library, University of North Carolina at Chapel Hill. Estoy muy agradecida a todos estos colegas que ge- Ann Russell nerosamente escribieron, revisaron o ac- Directora Ejecutiva tualizaron los folletos técnicos. Sus con- NEDCC tribuciones son inestimables. Agosto 1994
  9. 9. Me gustaría darle las gracias a Margaret y a Paul Hudon, escritor independiente,R. Brown, Conservadora de Papel de la Lowell, MA, por su valiosa colaboración enLibrary of Congress, Washington, D.C., por la corrección de pruebas de los folletossus magníficas ilustraciones que mejoraron técnicos. Gracias también a Diane Barrie,en gran medida el texto. También merece un asistente de estudiantes de postgrado,profundo agradecimiento el apoyo y com- University of California at Los Angeles, porpetente experiencia técnica de Patricia verificar la exactitud de las referencias,McCarthy, Asistente Administrativa, del aunque, obviamente, asumo la respon-Servicio de Campo, NEDCC, en la pro- sabilidad de cualquier error. Estoy muyducción de los folletos técnicos. agradecida a la Dra. Josephine Fang, Pro- fesora Emérito, Simmons College, Boston, Gracias a Frank Grisham, Director MA, por su estímulo, consejo y ayudaEjecutivo, Southeastern Library Network, práctica.Inc., Atlanta, GA, por su amable autorizaciónpara reimprimir “Choosing and Working Deseo expresar un especial agrade-with a Conservator”.Gracias también a cimiento a la Dra. Ann Russel, DirectoraPatricia Michael, Directora Ejecutiva, y John- Ejecutiva, NEDCC, quien garantizó el apoyoPaul Richiuso, Director de Publicaciones y financiero que hizo posible este proyecto.Derechos y Permisos para Publicación, de la También me gustaría darle las gracias a misAmerican Association for State and Local colegas del NEDCC por su ayuda y respaldo.History, Nashville, TN, por su gentil permiso Finalmente, me gustaría agradecer al Institutepara reimprimir “Disaster Planning”. Estoy of Museum Services por respaldar tan gene-muy agradecida a las siguientes personas por rosamente la preparación y producción desu asesoría, ayuda y análisis profesional: Jan esta edición revisada y ampliada del manual.Merrill-Oldham, Jefe del Departmento de 9Preservación, University of Connecticut atStorrs; Pamela Hatchfield, Conservadora Sherelyn OgdenAsociada, Museum of Fine Arts, Boston, MA;Mary-Lou Florian, Científico en Conser-vación, Victoria, Canadá; Jennifer Banks,Bibliotecóloga de Preservación y Colecciones,del Massachusetts Institute of Technology,Boston, MA; Steven Puglia, Especialista enPreservación Fotográfica, National Archives,Special Media Preservation Branch, CollegePark, MD; Lisa Fox, Asesora en Preservación,Atlanta, GA; Nicholas Pickwoad, Con-servador Jefe, Harvard University Libraryand Harvard College Library, Cambridge,MA; Debra Saryan, Bibliotecóloga, NEDCC;y B.W. Golden, Vicepresidente, Enginnering,Interior Steel, Cleveland, OH. Se agradecenlas sugerencias y el trabajo de diseño de SteveSakowich, Sakowich Design, Lincoln, MA.Asimismo, un sincero agradecimiento al Dr.Michèle Cloonan, Profesor Asistente, Uni-versity of California at Los Angeles, al Dr.Sidney E. Berger, Jefe de Colecciones Es-peciales, University of California at Riverside
  10. 10. INTRODUCCIÓN pretende responder todas las dudas rela- cionadas con la preservación o la gerencia de colecciones. Se propone más bien ofrecer una Las bibliotecas y los archivos se encuen- dirección o guía sobre los problemas de tran amenazados por un problema masivo de preservación. El punto central del manual es deterioro y pérdida de sus colecciones. la preservación, o más exactamente, retardar Muchas colecciones son cada vez más frágiles el deterioro de materiales de bibliotecas y y algunas están en peligro de perderse para archivos en soporte de papel (el deterioro no siempre. El problema del deterioro obedece puede detenerse; sólo puede retardarse). El a varias causas interrelacionadas: ines- manual hace énfasis en la preservación de tabilidad química inherente a los com- colecciones completas más que de objetos ponentes de los materiales de bibliotecas y individuales. La información que contiene es archivos, condiciones ambientales inapro- de naturaleza introductoria. Está dirigida al piadas en las áreas donde se almacenan las personal con poca o ninguna capacitación colecciones, prácticas de almacenamiento y profesional y sin experiencia en la pre- manipulación inadecuadas, desastres na- servación de colecciones, pero que desea turales, hurto y vandalismo. Para la mayoría mejorar las normas de cuidado a fin de de las bibliotecas y archivos, el tratamiento preservar mejor los materiales. También está de conservación profesional como forma de dirigido a aquéllos que no pueden evitar rectificar el problema es, y siempre será, tomar decisiones que afectan la preservación prohibitivamente costoso. Sin embargo, el de las colecciones, tales como la selección de cuidado preventivo adecuado de las co- protectores para almacenamiento o la es- lecciones, incluidos el almacenamiento, la pecificación de los sitios y métodos de manipulación y la seguridad apropiados, no almacenamiento. Si los lectores del manual representa una meta inalcanzable. tienen dudas sobre la aplicación de la10 El término preservación como se emplea información a su caso particular, pueden en este manual se refiere a las “actividades ponerse en contacto con el personal del asociadas con el mantenimiento de ma- Northeast Document Conservation Center o teriales de bibliotecas, archivos o museos para con otros profesionales de la preservación. su uso, en la forma física original o en algún Ya que la información concerniente a la otro formato”.1 Esta es la definición sugerida preservación de materiales de bibliotecas y por la American Library Association (ALA), archivos cambia continuamente, la misma se y se utiliza ampliamente para incluir diversos presenta aquí en forma de hojas técnicas procedimientos que van desde el control del sueltas encuadernadas en una carpeta de medio ambiente hasta el tratamiento de anillo. Las hojas pueden revisarse y ac- conservación. Conservación, nuevamente de tualizarse rápidamente y pueden añadirse acuerdo con la ALA, se refiere al “tratamiento nuevas hojas a medida que surjan otros de materiales de bibliotecas y archivos, obras avances. Para mantener la flexibilidad del de arte y objetos de museos para estabilizarlos formato, las hojas no están numeradas y el físicamente, manteniendo su supervivencia manual no está compaginado en forma durante el mayor tiempo posible en su forma continua de principio a fin. Esta falta de original”.2 La finalidad de este manual es paginación y numeración continua habría proporcionar la información práctica básica producido un índice difícil de manejar. No necesaria para permitir a los miembros del obstante, la tabla de contenido y la dis- personal de bibliotecas y archivos no es- tribución física del manual con separadores pecializados en conservación crear e im- ofrecen una ayuda adecuada para ubicar plantar programas acertados para el cuidado información específica. de colecciones o incorporar los principios de El Northeast Document Conservation la preservación a los programas de cuidado Center ha publicado folletos desde su de las colecciones existentes. El manual no fundación en 1973 en respuesta a solicitudes
  11. 11. específicas de información por parte de sus 1. PRIORIDADES DEclientes. Debido al elevado número de dichas PRESERVACIÓNsolicitudes, se tomó la decisión de poner a ladisposición la información en un formato 1.1. PLANIFICACIÓN DEorganizado. Para ello se actualizaron yrevisaron todos los folletos existentes. LA PRESERVACIÓNAdemás, se escribieron nuevos folletos para El diseño de un programa de pre-incorporar cualquier información que estu- servación no debe verse como un procesoviera faltando, de manera de producir un misterioso que requiere conocimientoscuerpo de información introductoria básica técnicos en química del papel o destrezaspara este manual, publicado por primera vez prácticas en conservación. Por el contrario,en 1992. Debido a los rápidos avances y se parece mucho a otras formas de toma deevolución del punto de vista de la pre- decisiones en la gerencia. Es un proceso deservación como profesión, pronto se hizo asignación de los recursos disponibles aevidente la necesidad de una segunda actividades y funciones de importancia paraedición. Para esta segunda edición se revisó llevar a cabo la misión de una institución.y actualizó cada folleto según fue requi- Indudablemente, para desmitificar la tomariéndose para reflejar la información nueva de decisiones en el área de la preservación,y los cambios de opinión. Se añadieron es útil pensar en ella como un aspecto delreferencias recientemente publicadas a las manejo gerencial de colecciones.bibliografías. Se agregaron también nuevos Como en otros programas institu-productos y sus respectivos proveedores en cionales, las metas y prioridades de unlas listas de recursos, y se revisaron y ac- programa de preservación deben tener raí-tualizaron las direcciones y números tele- ces firmes en el enunciado de la misiónfónicos de los proveedores en los casos en que institucional. También deben estar basadas 11fue necesario. Se prepararon nuevos folletos en una política de colecciones coherente ypara responder a solicitudes de información bien definida. Si el enunciado de la misión ode los clientes y para abordar nuevos avances política de colecciones es demasiado generalen el campo de la preservación. y vago para servir de base para la pla- Un manual como éste nunca estará nificación, éste debe redactarse de nuevocompleto. Siempre se estará ampliando para para que refleje las metas reales de lasatisfacer las nuevas necesidades de los institución y muestre claramente la funciónclientes del NEDCC y para reflejar los de las colecciones para apoyar estas metas.problemas continuos dentro del área. De esta La preservación de los fondos de unamanera, esperamos que el manual sea una colección puede dividirse en dos categorías.herramienta necesaria para mejorar el La primera es la preservación preventiva, quecuidado de los materiales de bibliotecas y generalmente tiene como objetivo principalarchivos y que sirva de catalizador para prevenir el deterioro de las colecciones comoconcentrar más recursos en la preservación un todo. La segunda es la medida de pre-de estos materiales. servación reparadora para corregir el de- terioro físico o químico. La preservación reparadora es un trabajo intensivo y conSherelyn Ogden frecuencia requiere profesionales altamente capacitados para llevarla a cabo. En con- secuencia, es costosa y por lo tanto se limita generalmente a determinadas partes de la1 ALCTS Newsletter. “Glossary of Selected colección total. Cualquier proceso de pla- Preservation Terms.” ALCTS Newsletter 1.2 nificación debe estructurarse para producir (1990) : 15. un programa que incorpore ambas categorías2 Ibid., p. 14. de la actividad.
  12. 12. PLANIFICACIÓN DE METODOLOGÍAS incendios y las de medidas de seguridad, que protegen las colecciones del daño, des- Se puede aplicar una planificación trucción o pérdida. estratégica estándar a la planificación de la preservación. Además, se han desarrollado Estudios de condiciones diversas herramientas para ayudar a los bibliotecólogos, archivólogos y curadores a Durante los últimos quince años, un evaluar sus necesidades de preservación y a significativo número de las bibliotecas de determinar las prioridades para abordarlas. investigación más importantes ha adelantado La Association of Research Libraries ofrece estudios intensivos de las condiciones de sus un Preservation Planning Program (Programa fondos. Estos estudios han arrojado datos de planificación de la preservación) que, confiables sobre la proporción de papel ácido aunque está dirigido a las grandes bibliotecas existente, el grado de friabilidad y de textos de investigación y debe aplicarse con el apoyo mutilados, deterioro del texto o de la imagen, de un asesor experimentado en preservación, el porcentaje de encuadernaciones dañadas puede proporcionar un esquema útil de o la falta de estuches protectores. Existe información para evaluar los problemas que considerable literatura disponible sobre el debe considerar todo fondo documental. tema. La mayoría de estos estudios muestra CALIPR es un paquete de programas com- el mismo patrón de deterioro, por lo que es putarizados creado recientemente para probable que ya ninguna institución requiera ayudar a todos los tipos de archivos en hacer un estudio cuantitativo intensivo, a California a llevar a cabo una sencilla menos que posea fondos muy particulares o evaluación de las necesidades de pre- los almacene en ambientes excepcionalmente servación. Estas herramientas, así como otras deficientes. Sin embargo, es útil tener por lo relacionadas con este campo, ayudan al menos un pequeño estudio de las colecciones12 administrador a evaluar los componentes propias tanto para verificar que conforman básicos de la planificación de la preservación: con los patrones nacionales, como para usarlo la medida en que las colecciones corren como material ilustrativo en la elaboración peligro debido a diversos factores, las de un presupuesto o de una propuesta de secciones de las colecciones de mayor valor donación. permanente, la disponibilidad de los recursos en términos de tiempo de personal, cono- Estudios ambientales cimientos técnicos y recursos financieros, y la factibilidad política de acciones específicas. A fin de obtener datos para la pla- Deben combinarse los resultados de estas nificación del medio ambiente en el que se evaluaciones para producir una lista de almacenan y utilizan las colecciones, se debe prioridades al respecto. medir y registrar la temperatura y humedad relativa con el objeto de obtener un perfil de CÁLCULO DEL RIESGO sus fluctuaciones durante el día y a lo largo del año. Para establecer un programa de Se requieren datos confiables sobre las registro se puede obtener asistencia de los dimensiones del problema de preservación programas de preservación regional, de dentro del depósito a fin de comenzar a bibliotecas estatales que posean un programa establecer prioridades institucionales de de preservación o de una biblioteca aca- preservación. La información debe re- démica cercana que cuente con un admi- colectarse de acuerdo con el alcance y tipos nistrador en preservación. Generalmente se de deterioro presentes, las condiciones requiere la asistencia de un asesor para ambientales en que se almacenan y utilizan interpretar los datos recolectados en forma los materiales, y los sistemas y políticas, ta- precisa y para identificar opciones para una les como las de detección y extinción de acción correctiva.
  13. 13. La decisión acerca de cómo llevar un y los materiales empleados para proteger oextenso registro de la variedad de climas que reparar las colecciones. Puede resultar útilpueden existir dentro de un depósito es un hacerle un seguimiento a varios objetos oasunto gerencial que depende de las con- colecciones, desde su adquisición, pasandodiciones locales y de los recursos disponibles por su encuadernación, encartonaje o co-para que la institución realice dicho estudio. locación en carpetas, catalogación, ubicaciónAl hacer un estudio de las condiciones en estantería, préstamo circulante y préstamoambientales de un depósito, se debe prestar interbibliotecario, a fin de identificar todosatención a las fuentes de daño potencial los puntos en que los procedimientos ycausadas por la exposición a la luz natural a prácticas existentes podrían poner en peligrotravés de las ventanas o por el sistema de dicho objeto. Este ejercicio señalará losiluminación. De preferencia, se deben efectos potencialmente dañinos de lasevaluar los niveles de contaminación, pero actividades comúnmente realizadas.en la práctica la mayor parte de los problemasde contaminación deben esperar una re- DETERMINACIÓN DEL VALORnovación completa o la sustitución delsistema de calefacción, ventilación y aire El personal del fondo que trate de crearacondicionado (conocido en inglés por las un plan estratégico para un programa desiglas HVAC). preservación debe evaluar también la am- plitud y profundidad de las diversas sec-Sistemas y protección ciones de la colección para determinar su valor intelectual. En las bibliotecas, el Research Por otra parte, la planificación eficaz para Library Group Conspectus ha demostrado serun programa de preservación requiere que una herramienta útil para este fin. El CALIPRel depositario revise los diversos sistemas y antes mencionado ofrece cuatro preguntas sencillas dirigidas a determinar el valor de 13políticas orientadas a prevenir el daño a lascolecciones ocasionado por su almace- una colección de libros dentro del contextonamiento, uso y manipulación, así como por de los recursos bibliotecarios totales de undesastres, vandalismo y hurto. Determinar estado.la medida en que los procedimientos, sis- Si el depositario escoge no usar una detemas y políticas de protección se llevan a la las herramientas arriba mencionadas, laspráctica permite evaluar el grado en que las siguientes preguntas le ayudarán a establecercolecciones están expuestas a deterioro futuro el valor de investigación o valor educativoy a daño o pérdida repentinos. permanente de una colección o publicación Debe hacerse un estudio de la infra- en términos tanto de prioridades como deestructura del edificio para identificar los toda la documentación disponible sobreposibles problemas de filtraciones o los dicha temática:riesgos de incendio. También deben eva- 1. ¿Cuál es la importancia del tema do-luarse los sistemas de detección y extinción cumentado por esta colección o pu-de incendios. Igualmente, debe realizarse blicación? ¿Será su mayor importanciauna evaluación de los sistemas de seguridad, de carácter local, estatal, regional,tanto mecánicos como de procedimientos, así nacional o internacional?como la planificación para enfrentar de-sastres. Es asimismo esencial examinar la 2. ¿Cómo se relaciona esta colección ocapacitación del personal y de los usuarios publicación con otros fondos que do-en cuanto al cuidado y manipulación de las cumenten el mismo tema?colecciones y evaluar el mobiliario de al-macenamiento, los contratos de encuader- 3. ¿Cómo se relaciona con materiales sobrenación y de microfilmación para preser- el mismo tema localizados en otrosvación, los protectores para almacenamiento fondos?
  14. 14. 4. ¿Será la información que contiene única Los planificadores deben estar cons- o duplica la información contenida en cientes de que algunas iniciativas que otros registros, publicaciones o fuentes contribuirán significativamente a aumentar guardadas en otros fondos? la vida de las colecciones pueden realizarse sin añadir nuevas partidas presupuestarias 5. ¿Está comprometida la institución a o aumentar substancialmente las que ya seguir documentando este tema? existen. Capacitar, por ejemplo, al personal y a los usuarios en el cuidado y manejo de las 6. ¿Por qué es mejor invertir recursos en la mismas, revisar el contrato de encuader- preservación de este material en lugar nación para seguir las recomendaciones de de adquirir material nuevo? Standard del Library Binding Institute, llevar 7. ¿Qué impacto tendría la destrucción de a cabo un mantenimiento sistemático de los este material en la documentación y fondos y estanterías, preparar un plan para comprensión del tema? enfrentar desastres, seguir criterios de preservación en la compra de mobiliario y Al pasar por este proceso, es útil re- recursos para almacenamiento, trabajar con conocer que para la mayoría de las ins- los gerentes del edificio para estabilizar la tituciones la mayor parte de sus fondos no temperatura y humedad e incorporar con- tienen valor permanente. Estos fondos son, sideraciones de preservación en todas las sin embargo, de interés actual y por lo tanto políticas y procedimientos son actividades deben protegerse del deterioro y daño de que generalmente pueden cumplirse con el manera que puedan ser usados durante el personal y con las asignaciones presu- mayor tiempo posible. puestarias existentes. Esta no es una lista El evaluador debe establecer también si completa, sino una muestra de las mejoras la colección o título tiene valor intrínseco o que se pueden lograr al modificar las prác-14 no mediante la determinación de su valor ticas existentes para respetar las consi- como objeto, bien sea monetario, asociado o deraciones de preservación. simbólico. El valor intrínseco afectará la En contraste, generalmente se requieren prioridad de preservación y generalmente aumentos presupuestarios para opciones determina, además, si es aceptable o no tales como la sustitución de una cantidad cambiar el formato de los materiales o escoger significativa de mobiliario de almacena- entre los tratamientos de preservación miento o de estuches de preservación, el apropiados. mejoramiento de las condiciones ambientales deficientes mediante la remodelación de un RECURSOS DISPONIBLES edificio o la instalación de un sistema nuevo de control climático, el establecimiento de un La información recolectada sobre el programa sistemático de cambio de formatos estado de las colecciones, las condiciones y la aplicación de un tratamiento de con- ambientales y otros factores relacionados con servación internamente o mediante con- su almacenamiento así como los estimados tratación de terceros. A ello se añade que las de su valor deben ser eventualmente pon- últimas tres actividades requieren un nivel derados a la luz de los recursos que puede de conocimientos del personal sobre los movilizar la institución y las habilidades problemas de gerencia y conservación que técnicas disponibles para satisfacer las están por encima y van más allá de lo que se necesidades identificadas. A este nivel el puede obtener en un taller u otro curso corto proceso de planificación pasa a los dominios de capacitación, incluso si el trabajo fi- de la práctica y debe identificar aquellas nalmente se contrata afuera. acciones que realmente pueden empren- derse.
  15. 15. ASPECTOS POLÍTICOS cambios que se requieran. También es pru- dente presentar el programa como una serie Cualquier proceso de planificación debe de metas a cumplir en etapas de manera quetomar en cuenta las políticas institucionales cada problema esté claramente definido endentro de las cuales el programa que se lugar de carecer de un límite de tiempo. Asíespera implantar se llevará a cabo. Por lo podrán buscarse los diversos recursos ne-tanto, es necesario estar tan alerta a los cesarios durante un período de varios años oposibles obstáculos políticos como a las etapas.deficiencias técnicas o a la falta de recursos.Gran parte del éxito del programa de pre-servación dependerá de la disposición de la PRESERVACIÓN PREVENTIVAadministración del fondo para apoyar loscambios recomendados. Ese apoyo debería Al pasar de la recolección de infor-manifestarse claramente desde el comienzo mación y planificación para un programa dedel proceso de planificación y nutrirse preservación al establecimiento de prio-continuamente con informes de avance ridades y su implantación, es útil recordarperiódicos y la certidumbre de que las que la primera responsabilidad de un ad-recomendaciones que surgen serán apro- ministrador es asegurar una vida útil lo másbadas. También es importante asegurarse larga posible de una colección completa. Estacontinuamente de que por lo menos algunos razón es válida aún si sólo se tratara dede los recursos que se necesitan se recibirán, proteger la inversión de capital de la ins-ya sea por la asignación de personal o la titución en esos fondos. También es im-habilidad de reconducir ciertas partidas portante reconocer que el método con mejorpresupuestarias e incluso obtener nuevos relación costo-efectividad para ampliar laingresos. Esto puede significar mantener a los longevidad es prevenir su deterioro en la 15administradores de la institución matriz medida de lo posible. La “preservacióninvolucrados y respaldando el proceso. preventiva” desempeña el mismo papel para Mucho depende también de la coo- los materiales de bibliotecas y archivos queperación de otros empleados. En la medida la salud pública y la medicina preventiva parade lo posible, la planificación debe prevenir las personas. La mayoría de las actividadessituaciones incómodas al involucrar a todos que pueden agruparse bajo el encabe-los empleados cuyas funciones puedan verse zamiento de “preservación preventiva” sonafectadas eventualmente y convencerlos de tareas que la institución normalmente hace:la importancia de cualquier cambio reco- adquisiciones, encuadernación, procesa-mendado. Del mismo modo, determinadas miento de fondos no impresos, colocación enpartes de un programa de preservación estanterías, préstamo circulante, limpieza deefectivo pueden requerir la participación de las instalaciones bibliotecarias y de laspersonal externo, tales como gerentes de colecciones, fotocopiado, reparaciones me-construcción o ingenieros industriales. nores y suspensión del acceso. No obstante,Nuevamente, es importante educarlos en como componentes de un programa decuanto a la importancia de mejorar los preservación integral, estas tareas se haránsistemas de construcción o hacer repa- ahora con una nueva conciencia acerca de suraciones para la salvaguarda de las co- efecto en la salvaguarda a largo plazo de laslecciones. colecciones y de acuerdo con las normas y En todos los casos, es aconsejable ma- lineamientos vigentes en cuanto a pre-nejar datos confiables acerca de los efectos servación. Así, un programa de preservaciónde incumplir con los cambios requeridos, preventiva no debe ser visto como unincluyendo, de ser posible, el costo monetario elemento añadido sino como un componentede remediar el daño y deterioro, así como integral de las operaciones y responsa-estimaciones sólidas de los costos de los bilidades diarias de un fondo.
  16. 16. Esto no significa que la implantación de desarrollo. Se espera que en un futuro muy un programa de preservación no genere próximo se convierta en un tratamiento eficaz costo alguno. De hecho, puede llegar a ser que retarde substancialmente el deterioro muy costoso su componente más importante: químico del papel. Se debe recordar, no un sistema de climatización controlada que obstante, que la desacidificación masiva no pueda proveer un ambiente estable día y es un proceso que fortalece o restaura la noche y a lo largo de todo el año dentro de flexibilidad o la fuerza del papel que ya sea los límites bastante estrechos, prescritos por muy friable. Es más efectivo cuando se aplica las normas nacionales [estadounidenses] al papel ácido relativamente nuevo antes de para diversos tipos de soportes. A medida que que se inicie el proceso de friabilización. se desarrolla un plan de preservación, los Otra opción es cambiar el formato de un costos de proveer un ambiente óptimo para documento o libro para rescatar la infor- la totalidad o para una parte de las co- mación que contiene. Esto se hace con más lecciones del fondo deben, por lo tanto, estar frecuencia mediante la microfilmación o el muy bien equilibrados en relación con los fotocopiado en papel alcalino. También hay costos de no hacerlo. En particular, al un número cada vez mayor de proyectos establecer las prioridades, se debe entender piloto que están experimentando con la que el control ambiental adecuado es la base digitalización. Se deben tener presentes sobre la cual se sustentarán todas las ac- varias advertencias en cuanto a esos pro- tividades de preservación y conservación. yectos. Las normas técnicas de aceptación Cualquier otra medida que un depositario general rigen el fotocopiado para archivo y pueda tomar para prevenir el deterioro de todo depósito que se aboque a ello en un sus existencias o reparar los efectos del daño proyecto debe seguir cuidadosamente las físico o químico se verá mermada si los normas. La microfilmación debe hacerse materiales continúan almacenándose bajo también de acuerdo con las normas na-16 condiciones ambientales deficientes. Por lo cionales vigentes y el negativo para archivo tanto, es extremadamente importante que debe guardarse bajo condiciones ambientales cada depositario que guarde recursos do- estrictamente controladas si se considera el cumentales de valor permanente integre la producto como un verdadero microfilme preservación dentro de su programa de para preservación. Se requiere mucho co- operaciones. Es igualmente importante lograr nocimiento para administrar un proyecto de el mejor ambiente con los sistemas existentes, microfilmación para preservación y es al tiempo que se establece como la prioridad recomendable buscar la asistencia de un de preservación más importante el esfuerzo asesor apropiado al momento de emprender por mejorar los ambientes para el alma- y supervisar un proyecto de ese tipo. Final- cenamiento de colecciones a fin de cumplir mente, es prematuro para cualquiera con- con las normas nacionales [estadouniden- siderar la digitalización, excepto para los ses]. fondos más sofisticados con personal al- tamente capacitado. Se sabe muy poco sobre PRESERVACIÓN REPARADORA los costos, la estabilidad de la tecnología de información digitalizada, la durabilidad del En el presente, los custodios de recursos medio de grabación, la transferibilidad de los documentales que desean extender la vida datos y otros factores como para convertirla útil de determinadas partes de sus colec- en una opción practicable para los depósitos ciones por tiempo indefinido disponen de comunes. limitadas opciones. Si están trabajando con Finalmente, existe el tratamiento de papel ácido, pueden desacidificarlo unidad conservación. Este abarca diversos pro- por unidad o enviarlo a un proveedor para cedimientos que sólo debe realizar un un tratamiento de desacidificación masiva. conservador profesional. Algunas de las Este tipo de tratamiento todavía está en grandes bibliotecas de investigación y los
  17. 17. museos tienen laboratorios de conservación American Library Association, Subcommitteey conservadores capacitados dentro de la on Guidelines for Collection Development.institución. La mayor parte contrata tra- Guide to the Evaluation of Library Collections.tamientos de conservación externos, bien sea Barbara Lockett, ed. Collection Managementa un laboratorio de tipo regional o a un & Development Guides, no. 2. Chicago :conservador independiente. American Library Association, 1989, 25 pp. En general, cuando se consideran lostratamientos de preservación de cualquier Atkinson, Ross. “Selection for Preservation:tipo, el gerente de preservación debe, antes A Materialistic Approach.” Library Resourcesque nada, estar lo suficientemente informado & Technical Services 30 (Oct./Dec. 1986) : 344-sobre la naturaleza del deterioro a corregir y 53.el carácter del material a tratar a fin deidentificar lo que no se puede hacer con el Calmes, Alan, Ralph Schofer, and Keith R.nivel de experiencia del que dispone lo- Eberhardt. “Theory and Practice of Papercalmente. En otras palabras, es importante Preservation for Archives.” Restaurator 9reconocer que a los voluntarios formados por (1988) : 96-111.un diestro profesional de preservación, parahacer reparaciones básicas en una colección Child, Margaret S. “Further Thoughts onde préstamo circulante, no se les debe ‘Selection for Preservation : A Materialisticpermitir realizar reparaciones a objetos de Approach.” Library Resources & Technicalvalor permanente. Además, un gerente en Services 30 (Oct./Dec. 1986) : 354-62.preservación debe tener conocimientossuficientes para escoger la opción adecuada Cloonan, Michèle. Organizing Preservationpara el tratamiento, es decir, saber cuándo un Activities. Association of Research Librariestítulo debe ser fotocopiado en lugar de Resource Guide. Washington, DC : Associa- 17microfilmado o cuándo el cambio de formato tion of Research Libraries, 1993, 98 pp.no debe usarse porque produciría unapérdida de información. Cox, Richard J. “Selecting Historical Records El diseño de un programa de pre- for Microfilming : Some Suggested Pro-servación requiere muchas tomas de de- cedures for Repositories.” Library and Archivalcisión. Con frecuencia las decisiones no son Security 9.2 (1989) : 21-41.fáciles y quizás será necesario buscar la ayudaprofesional de un asesor. Podría ser útil Darling, Pamela W., and Wesley Boom-recordar que mediante una planificación de gaarden, comps. Preservation Planning Pro-preservación acertada, a las colecciones con gram Resource Notebook. Washington, DC :valor permanente que se encuentran en Association of Research Libraries, Office ofpeligro se les puede ofrecer el mejor consejo Management Studies, 1987, 719 pp.médico disponible para tratar de mantenerlas“vivas” por un tiempo indefinido. Darling, Pamela W., with Duane E. Webster. Preservation Planning Program: An Assisted Self- Study Manual for Libraries. Expanded ed.OTRAS LECTURAS SUGERIDAS Washington, DC : Association of Research Libraries, Office of Management Studies,American Library Association, Subcommittee 1987, 156 pp.on Guidelines for Collection Development.Guide for Written Collection Policy Statements. Drott, M. Carl. “Random Sampling : A ToolBonita Bryant, ed. Collection Management & for Library Research.” College & ResearchDevelopment Guides, no. 3. Chicago : Libraries (March 1969) : 119-125.American Library Association, 1989, 32 pp.
  18. 18. Gwinn, Nancy E., and Paul H. Mosher. Library Resources & Technical Services 33 (Oct. “Coordinating Collection Development : The 1989) : 414-19. RLG Conspectus.” College & Research Libraries 43 (March 1983) : 128-40. Walker, Gay, Jane Greenfield, John Fox and Jeffrey S. Simonoff. “The Yale Survey : A Merrill-Oldham, Jan, and Paul Parisi. Guide Large-Scale Study of Books Deterioration in to the Library Binding Institute Standard for the Yale University Library.” College & Library Binding. Chicago : American Library Research Libraries 46 (March 1985) : 111-32. Association, 1990, 60 pp. Waters, Peter. “Phased Preservation : A Motylewski, Karen. “What an Institution Can philosophical Concept and Practical Ap- Do to Survey Its Own Preservation Needs.” proach to Preservation”. Special Libraries En: Collection Maintenance and Improvement. (Winter 1990) : 35-43. Sherry Byrne, ed. Washington, DC : Asso- ciation of Research Libraries, 1993. Dra. Margaret Child: 6/94 Ogden, Barclay. On the Preservation of Books and Documents in Original Form. Washington, DC : The Commission on Preservation and Access, 1989, 5 pp. Ogden, Barclay, and Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA : The California State Library, 1992. [Herramienta automatizada para evaluar las necesidades de preservación.18 Disponible en la California State Library Foundation, P Box 942837, Sacramento, CA .O. 94237-0001.] Parisi, Paul A., and Jan Merrill-Oldham, eds. Standard for Library Binding. 8th ed. Rochester, NY : Library Binding Institute, 1990, 17 pp. Paskoff, Beth, and Anna H. Perrault. “A tool for Comparative Collection Analysis : Con- ducting a Shelflist Sample to Construct a Collection Profile.” Library Resources & Technical Services 34 (April 1990) : 199-215. RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP). Mountain View, CA : Research Libraries Group, 1991. [Herramienta au- tomatizada para evaluar las necesidades de preservación. Disponible en Preservation Publication Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100.] Walker, Gay. “Notes on Research and Ope- rations : Assessing Preservation Needs.”
  19. 19. 1.2 POLITICAS DE COLECCIONES Una política de colecciones también mira Y PRESERVACIÓN hacia afuera, aunque sea solamente como referencia. Esto significa que toma en cuenta “Toda colección bibliotecaria se establece los fondos de otras instituciones, espe-para uno o más propósitos. Un programa de cialmente en materias de interés de inves-desarrollo y gerencia organiza y dirige los tigación relativamente inusitado. Hasta elprocesos de adquisición de materiales, la presente, en la mayoría de los casos esto seintegración de los mismos en colecciones ha traducido en bibliotecas y archivoscoherentes, la administración de su cre- ubicados bastante cerca, lo cual podría ofrecercimiento y su mantenimiento y descarte y ofrecería de hecho un acceso más con-cuando sea conveniente, en una forma veniente. La aparición de la máquina foto-beneficiosa en relación a los costos y a los copiadora, el crecimiento de los sistemasusuarios.” 1 Una política de colecciones automatizados de préstamo interbiblio-coherente también establece los parámetros tecario, el número cada vez mayor de mi-dentro de los cuales opera un programa crofilmes para preservación de colecciones desistemático de preservación. La política de investigación importantes y pronto la muycolecciones se basa en la declaración de la cercana capacidad para digitalizar, a solicitud,misión institucional, que enuncia las metas la información que se transmite electró-que deben cumplir las colecciones. Las nicamente han ampliado firmemente elprioridades en cuanto a la formación de las alcance geográfico dentro del cual los títuloscolecciones, que la política determina, ayu- se pueden obtener con relativa facilidad.dan a centrar la actividad de preservación en Como resultado de esto, tanto las políticas delas partes más importantes de las colecciones. formación de colecciones como los programasPara decirlo coloquialmente, la declaración de de preservación tienden a conceder mayorla misión le dice hacia dónde va; la política prioridad a los fondos de importancia 19de formación de colecciones le da detalles de particular para los programas de la ins-cómo llegar allí y la política de preservación titución que no pueden obtenerse conse asegura de que por lo menos las partes más rapidez en otra parte.valiosas del equipaje no se pierdan en el No es posible desarrollar un programacamino. de preservación exitoso sin una declaración Las políticas definen el alcance de las clara de la misión y una política de colec-colecciones actuales e indican las áreas en que ciones completa. Por último, la preservaciónpueden desarrollarse las colecciones futuras. tiene que ver con establecer prioridadesAl especificar las materias y formatos a incluir porque ni siquiera las instituciones más ricaso excluir de las colecciones, la política es- pueden o están dispuestas a preservar todotimula la coherencia en la selección de nuevos lo que hayan coleccionado con el tiempo. Latítulos y la eliminación de aquéllos que ya no política de colecciones ayuda a determinar lascumplen las metas institucionales. Debido a prioridades de preservación al establecer elque maneja todas las colecciones de una nivel en el que la institución coleccionabiblioteca, la política permite a los selectores cualquier materia dada. Ese nivel está a suy bibliógrafos estar conscientes de la ex- vez determinado por la importancia de unatensión y variedad de los materiales co- colección para los programas de la instituciónleccionados y, por lo tanto, les ayuda a ver y finalmente para su misión. Generalmente,las colecciones como un todo en lugar de con- los gerentes de colecciones y los directorescentrarse sólo en aquellas partes de las que de preservación utilizan una metodologíason responsables. De este modo estimula la objetiva para determinar el nivel de lacomunicación y la cooperación, identifica las colección mediante la medición de la can-áreas débiles y ayuda a determinar las prio- tidad y tipos de materiales que contiene. “Elridades para otras funciones bibliotecarias RLG Conspectus es un método de evaluacióntales como la catalogación y la preservación. de colecciones que delimita los puntos fuertes
  20. 20. y las debilidades en las materias dentro de almacenamiento, acceso, mantenimiento y, una biblioteca individual, de un consorcio de eventualmente, del descarte de materiales, bibliotecas o de una región geográfica todo el personal de la biblioteca, y espe- utilizando criterios y descripciones norma- cialmente aquéllos que directamente tienen lizadas.”2 El Conspectus emplea una escala que ver con el desarrollo y la gerencia de numérica con definiciones normalizadas para colecciones, deben tener muy presentes las describir los tipos de actividades de sus implicaciones que en el ámbito de la pre- usuarios que la colección puede respaldar. servación tienen sus decisiones y sus ac- Estas actividades son, en orden descendente: ciones. exhaustivas (5), de investigación (4), in- Las decisiones en cuanto a adquisiciones termedias (3), básicas (2), mínimas (1) o fuera deben tomar en cuenta no sólo la importancia de alcance (0). Los niveles (1) y (2) se de un título para una determinada área de subdividen en dos niveles y el nivel (3) en materias o de si debe adquirirse en copia tres niveles para ofrecer distinciones más impresa, microformato o electrónicamente precisas, que son útiles en la descripción de para satisfacer mejor las necesidades de los colecciones más pequeñas. La guía para la usuarios, sino también los requerimientos de declaración escrita de una política de co- preservación a largo plazo de dichos for- lecciones de la ALA, citada en la nota 1, ofrece matos. Si un título está impreso en papel información adicional sobre el uso del ácido o si la experiencia ha demostrado que Conspectus en las políticas de colecciones. una publicación seriada es particularmente Sin embargo, el nivel de amplitud de la susceptible a hurto o mutilación de artículos, colección no es el único criterio considerado es preferible adquirirla desde el comienzo en para determinar la importancia de un fondo formato de película o electrónico para lograr en una institución dentro de las prioridades una mayor seguridad o longevidad física. de preservación. Otra característica impor- Es particularmente importante exa-20 tante es si contiene o no títulos que sean minar bien las donaciones y preguntar cómo valiosos como objetos o tengan un valor se ha almacenado una colección en el pasado interno significativo para la institución como para verificar luego su condición actual. Un tal. Al tratar con colecciones de archivos se gerente de colecciones sensato examina toda debe considerar el valor como evidencia. colección prospectiva cuidadosamente para Dicho valor corresponde a los materiales buscar signos de friabilidad, deformación o necesarios debido a su importancia legal, daño físico, deterioro de encuadernaciones, administrativa y/o fiscal para una orga- moho e infestación por insectos. Las planillas nización. de donaciones deben mencionar claramente Si están bien concebidas y poseen que la biblioteca podrá optar por la eli- amplitud, las políticas de colecciones cons- minación de títulos de la donación, no tituyen un punto de referencia vital para solamente porque estén fuera del alcance de tomar decisiones en cuanto a la preservación. las colecciones o dupliquen la existencia de Las consideraciones sobre preservación sus fondos, sino también porque los costos también deben servir de insumos a una de su preservación sobrepasan su valor política de colecciones que se utilice como intelectual para la institución. guía confiable para el desarrollo y la gerencia Una vez que los materiales han sido de colecciones. “Todas las decisiones en adquiridos, una gerencia de colecciones cuanto a la gerencia de colecciones, tomadas sólida incluye medidas para prevenir su desde el momento de la adquisición de un futuro deterioro. Por ejemplo, las decisiones material, están involucradas en el deterioro de encuadernar comercialmente ciertos tipos físico de dicho material y en su necesidad de títulos demuestran una conciencia de que final de ser intervenido en función de su las encuadernaciones que cumplen las preservación.” 3 Así, en cada etapa del normas nacionales vigentes brindan una proceso de adquisición, procesamiento, excelente protección a largo plazo. De hecho,
  21. 21. éste es el paso con mejor relación costo- aglomeración en los estantes del campusefectividad que puede tomar una biblioteca universitario, sino también para proveerpara preservar los títulos que estén des- ambientes de preservación con temperaturastinados a ser ingresados en forma per- bajas y estables y baja humedad para pro-manente a las colecciones. Igualmente, a las longar las expectativas de vida de las co-colecciones de archivos y manuscritos se les lecciones en soportes de papel y películadebe proveer de forros protectores y estuches antiguas. Los gerentes de colecciones y losalcalinos cuando estén disponibles. directores de preservación están trabajando En el trabajo los gerentes de colecciones juntos para identificar aquellas coleccionesdeben ser copartícipes activos con los di- que se beneficiarán más del traslado a dichosrectores de preservación a fin de asegurar el ambientes protegidos.mejor ambiente posible para albergar las Un signo de la creciente simbiosis entrecolecciones de valor permanente. Una la gerencia de colecciones y la preservacióninvestigación realizada por la Library of en las bibliotecas estadounidenses es elCongress y el Image Permanence Institute ha carácter cambiante de las evaluaciones dedemostrado sin lugar a dudas que las ex- necesidades. En los años setenta y comienzopectativas de vida de las colecciones que han de los ochenta, cuando los programas desido sometidas a valores de temperatura y preservación se empezaban a desarrollar, loshumedad estables y moderados se han estudios de las colecciones se utilizabanalargado significativamente. En estos días en simplemente para determinar su condiciónque los presupuestos para la adquisición de física. En la actualidad también recogen datoslibros han decaído en forma aguda, los sobre los ambientes de almacenamiento, lagerentes de colecciones están tomando protección contra incendios, la preparaciónconciencia de que mientras menos repo- para enfrentar desastres, su nivel de uso y susiciones se compren, habrá más recursos valor. Los dos últimos factores caen dentro 21monetarios para nuevas adquisiciones. del campo tradicional de la gerencia de Cuando un volumen se ha deteriorado colecciones.más allá de la posibilidad de ser reparado, los Existe una razón histórica para esteselectores y el personal de preservación cambio. El movimiento de preservación enpueden cooperar en tomar la decisión más los Estados Unidos comenzó principalmentesensata posible sobre si se puede sustituir o como una respuesta a la creciente cantidadno y, de ser así, con qué. Por ejemplo, en la de papel ácido deteriorado que se encontrabamayoría de los casos no tiene mucho sentido en las estanterías de las bibliotecas deadquirir otro ejemplar de una edición que se investigación de ese país. Esta crisis, enha deteriorado porque estaba impresa en rápido desarrollo, claramente había so-papel muy ácido y tenía una encuadernación brepasado las soluciones tradicionales dede mala calidad. La decisión en cuanto a si sustitución o reparación que eran esen-debe cambiarse de formato y cómo hacerlo cialmente remedios ad hoc diseñados paradebe tomarla un bibliógrafo conocedor de los trabajar con un solo volumen, un conjunto oméritos, defectos y costos relativos de las un pequeño grupo de manuscritos o gra-diversas opciones disponibles para el cambio baciones. Hacia mediados de los setenta sede formato, a saber, microfilmación, foto- hizo evidente la necesidad de soluciones máscopiado y digitalización. masivas y totalmente globales. Al principio, Por otra parte, varias de las principales la panacea de las opciones fue la micro-bibliotecas de investigación, tales como filmación, especialmente de grandes co-Harvard y la Universidad de Texas, cons- lecciones de materias importantes en lastruyeron recientemente instalaciones cli- bibliotecas de investigación: el llamadomatizadas para almacenamiento a distancia. enfoque de “Grandes colecciones” para salvarEstas instalaciones han sido cuidadosamen- componentes esenciales del legado in-te diseñadas, no sólo para aliviar la telectual.
  22. 22. Inevitablemente, a medida que creció el NOTAS movimiento de preservación, ésta evo- lucionó. Más y más administradores pro- fesionales en preservación adquirieron 1 Bonita Bryant, ed., Guide for Written Collection experiencia directa en el manejo de una Policy Statements, Collection Management amplia gama de necesidades de preservación. and Development Guides, American Library Se desarrollaron programas de capacitación Association, Chicago and London, 1989. que promovieron el análisis de las ne- 2 Larry R. Oberg, “Evaluating the Cons-pectus cesidades y generaron nuevas ideas y so- Approach for Smaller Library Collections,” luciones. Los servicios de preservación College & Research Libraries 49.3 (May 1988) : regional ofrecieron capacitación y asesoría a 187-96. una gran variedad de instituciones, muchas de las cuales no eran lo suficientemente 3 Ellen Cunningham-Kruppa, “The Pre- grandes para justificar un director de pre- servation Officer ’s Role in Collection servación a tiempo completo, sino que Development,” Wilson Library Bulletin combinaban la preservación con otras res- (November 1992) : 27. ponsabilidades. Las investigaciones cientí- ficas para determinar las causas del deterioro, tanto en el papel como en la película, con- dujeron a recomendaciones sobre formas de prolongar sus expectativas de vida y sobre métodos que fueran aplicados de la mejor manera a colecciones específicas completas e incluso a todos los fondos. Una de las características más llamativas22 de la evolución que ha tenido lugar en los últimos veinte años es que el interés principal de la preservación ha cambiado crecien- temente de la respuesta a la prevención. Ya no se trata principalmente de una misión de rescate para salvar de la destrucción inmi- nente la información con importante valor de investigación. Actualmente, los programas de preservación son esfuerzos de gran alcance para prevenir o por lo menos frenar el de- terioro de una gama completa de fondos de bibliotecas y archivos. Como resultado de ello, la preservación se ha convertido en un componente integral de la gerencia de colecciones, la cual se preocupa cada vez más por mantener la estabilidad de las colecciones en el tiempo y no sólo para el presente. Dra. Margaret Child: 6/94
  23. 23. 1.3 PLANIFICACIÓN: colecciones producida por la ALA. Toda la BIBLIOGRAFÍA SELECTA información que contienen es sencilla, directa y fácilmente aplicable. Se recomiendan Esta corta bibliografía ofrece una ampliamente.muestra de las referencias básicas sobrepreservación/conservación útiles al gerente American Library Association, Subcommitteede las colecciones de obras en papel, en una on Guidelines for Collection Development.sociedad histórica, museo, biblioteca, archivo Guide to the Evaluation of Library Collections.u otros escenarios. La bibliografía proviene Barbara Lockett, ed. Collection Managementde todo tipo de institución relacionada con and Development Guides, no. 2. Chicago :la preservación, ya que cada una ofrece una American Library Association, 1989, 25 pp.perspectiva algo diferente, aunque am-pliamente útil. Se ha hecho un esfuerzo por American Library Association, Subcommitteeincluir buenas fuentes que no son muy on Guidelines for Collection Development.conocidas. Guide to Review of Library Collections. Lenore No se trata de una lista exhaustiva; las Clark, ed. Collection Management andreferencias son ampliamente representativas Development Guides, no. 5. Chicago :de la variedad de literatura existente que American Library Association, 1991, 41 pp.proporciona información confiable. Lasreseñas resumidas provienen del personal Association of Research Libraries (ARL).del NEDCC, así como de reseñas publicadas Preservation Planning Program Resource Guides.y de A Core Collection in Preservation [1a. Jutta Reed-Scott, general editor. Washington,edición, Lisa L. Fox, 1988; 2a. edición, Don K. DC : ARL, 1993. Siete guías, compiladas porThompson and Joan ten Hoor, 1993, Chicago: directores de preservación de bibliotecasAmerican Library Association]. académicas, que proporcionan normas con 23 También se recomienda consultar en las las cuales una biblioteca pueda medir susreseñas anuales de la literatura sobre pre- esfuerzos de preservación, mejorar susservación publicada en Library Resources & actividades existentes y desarrollar nuevasTechnical Services, la revista de la Association iniciativas. Los títulos cubren el cambio defor Library Collections & Technical Services formato, conservación/reparación, encua-de la American Library Association. En 1991 dernación, mantenimiento de colecciones,la Sección de Preservación de la Society of planificación para enfrentar emergencias,American Archivists (SAA) publicó la primera capacitación de personal y usuarios y ge-de una actualización anual planificada de la rencia de preservación.literatura sobre preservación de archivos,Selected Readings in Preservation. Para mayor Banks, Paul N. A Selective Bibliography on theinformación, comunicarse con la SAA. Se han Conservation of Research Library Materials.incluido también algunas bibliografías para Chicago: Newberry, 1981, sin paginación (ca.dirigir al lector a fuentes adicionales. 100 p.). Útil, aunque algunas secciones están desactualizadas. Orientada hacia la con-PRIORIDADES DE PRESERVACIÓN (1) servación de libros, aunque cubre algunos materiales no bibliográficos. Incluye títulosAmerican Library Association, Subcommittee sobre la historia y la estructura del libro, yon Guidelines for Collection Development. cubre tanto asuntos ambientales y de alma-Guide for Written Collection Policy Statements. cenamiento como de tratamiento. IncluyeBonita Bryant, ed. Collection Management libros y publicaciones periódicas.and Development Guides, no. 3. Chicago :American Library Association, 1989, 32 pp. Darling, Pamela W., and Wesley Boom-Ésta y las dos publicaciones siguientes son gaarden, comps. Preservation Planning Pro-parte de una serie de guías de desarrollo de gram Resource Notebook. Washington, DC :
  24. 24. Association of Research Libraries, Office of más distantes que pueden prestar servicios Management Studies, 1987, 719 pp. Excelente dentro de esa área. fuente de bibliografías, antecedentes y lecturas técnicas y de importante literatura Ellis, Judith, ed. Keeping Archives. 2nd ed. gris, útil en la planificación e implantación Sydney, Australia : D.W. Thorpe with Aus- de la preservación bibliotecaria. Desarrollado tralian Society of Archivists, 1993, 512 pp. para su uso con el Self-Study Manual de Disponible en la Society of American Ar- Darling y Webster (1987). chivists. Guía de consulta rápida. Cubre todos los aspectos de la gerencia de archivos, Darling, Pamela W., with Duane E. Webster. incluida la preservación, en lenguaje sencillo Preservation Planning Program : An assisted Self- y práctico. Excelente como introducción, Study Manual for Libraries. Edited and Revised revisión o referencia; ofrece una información by J. Merrill-Oldham and J. Reed-Scott. más amplia que profunda. Washington, DC : Association of Research Libraries Office of Management Studies Gallery Association. Insurance and Risk (OMS), 1993. Desarrollado para ayudar a las Management for Museums and Historical bibliotecas a planificar e implantar programas Societies. Hamilton, NY : Gallery Association, de preservación mediante un proceso que 1985, 96 pp. Disponible en la American educa e involucra a un gran número de Association of Museums, Washington, DC empleados. Esquematiza un proceso au- 20005. Examina las preocupaciones de la todidacta para evaluar las necesidades, gerencia en cuanto a los riesgos básicos y las establecer prioridades y planificar un estudio opciones de seguros para museos; infor- sobre las condiciones de la colección, la mación transferible a otras colecciones e organización y el personal, el control de instituciones culturales. desastres, la educación del personal y los24 usuarios y la cooperación interinstitucional. Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, Ampliado por el Resource Notebook (1987) de and Mark Roosa. “Preservation Program Darling y Boomgarden y por siete nuevas Models : A Study Project and Report.” ARL Preservation Planning Program Resource Association of Research Libraries, Committee on Guides (1993). Los informes finales de ins- Preservation of Research Library Materials. tituciones que han completado el estudio Washington, DC : Association of Research autodidacta formal también están dis- Libraries, 1991, 54 pp. Destinado a dar a los ponibles en la OMS. administradores de bibliotecas los linea- mientos para evaluar los programas de DeCandido, Robert, and Cheryl Shackelton. preservación, el informe divide a las bi- Who Ya Gonna Call? A Preservation Services bliotecas de la Association of Research Sourcebook for Libraries and Archives. New York: Libraries en cuatro grupos por tamaño y The New York Metropolitan Reference and dentro de cada grupo evalúa la madurez del Research Library Agency (METRO), 1992, 132 programa con referencias en cuanto al pp. Disponible en la New York State Library, personal, producción y presupuesto. Analiza Division of Library Development, Cultural los diez componentes de un programa de Education Center, Albany, NY 12230. Sumi- preservación completo. Es un modelo útil nistra listas de fuentes de diversos servicios independientemente del tamaño y la misión de preservación, incluidos estudios de de la biblioteca. preservación, microfilmación, tratamiento de obras planas, encuadernación de libros, Morrow, Carolyn Clark, with Gay Walker. The encuadernación para bibliotecas y pro- Preservation Challenge: A Guide to Conserving veedores de productos. Cubre un área Library Materials. White Plains, NY : Know- delimitada por Washington, DC, Filadelfia y ledge Industries, 1983, 231 pp. Excelente Boston, pero también incluye instituciones examen global de la información sobre

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