Your SlideShare is downloading. ×
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Training Management Guidelines
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Training Management Guidelines

2,200

Published on

Published in: Technology, Business
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,200
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
233
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1.         Training  Management  Guidelines                     February 2009
  • 2. Training Management Guidelines - February 2009 These guidelines provide a strategic approach to training and skills development in the construction industry at both the enterprise and project level. © This work is copyright. Apart from any use as permitted under the Copyright Act 1968, no part may be reproduced by any person without written permission from the Department of Premier and Cabinet.  
  • 3. Contents  Contents  1. Why training management?......................................................................2 Better training and skills development practices............................................................ 2 Scope and purpose ........................................................................................................ 2 Benefits of training management................................................................................... 3 Definitions..................................................................................................................... 3 2. Policy........................................................................................................6 Rationale ....................................................................................................................... 6 3. Setting targets ..........................................................................................7 Training management requirements.............................................................................. 7 Apprentice targets ......................................................................................................... 7 4. Requirements ...........................................................................................9 5. What is required of Agencies?.................................................................10 Understanding the policy............................................................................................. 10 Tender review ............................................................................................................. 10 Post tender review ...................................................................................................... 11 Review process ............................................................................................................ 11 6. About the Training Management Plan.....................................................13 Enterprise Training Management Plan ......................................................................... 13 Project Training Management Plan .............................................................................. 14 7. Developing a Training Management Plan ................................................15 A. Apprentice and training targets ............................................................................... 15 B. Commitment and management responsibility ......................................................... 15 C. Planning................................................................................................................... 16 D. Prioritising needs..................................................................................................... 17 E. Workforce participation ........................................................................................... 17 F. Resources................................................................................................................. 18 G. Accountability and responsibility............................................................................. 18 H. Subcontractors ........................................................................................................ 19 I. Evaluation and review .............................................................................................. 20 J. Training management records .................................................................................. 21 8. Reviewing training plans.........................................................................22 Management of policy implementation ....................................................................... 22 Checklists ...................................................................................................23 A– Review of Enterprise Training Management Plan key elements .............................. 24 B – Review of Project Training Management Plan ........................................................ 26 C – Project Training Management Plan Implementation Reviews................................. 28 Resources ...................................................................................................30 February 2009    1 
  • 4. 1. Why Training Management?  1. Why training management?  Better training and  Scope and purpose  skills development  The policy and guidelines apply to all  government construction projects  practices  and activities concerned with  In a changing market, construction  demolition, building, landscaping,  industry enterprises are responding  maintenance, civil engineering,  by focusing on innovation, capacity  process engineering, mining and  and the capability to perform  heavy engineering. This includes  efficiently and profitably. The skills  projects that involve private sector  and flexibility of the workforce are  participation in the provision of the  critical to success.  State’s assets, for example, by way  of Build/Own/Operate schemes and  Industry enterprises are integrating  similar arrangements.  training and skills development into  their planning and management  The aim of these guidelines is:  through:  • to facilitate the achievement of  • expanding the pool of skilled  improved training management  workers by offering structured  on government construction  entry‐level training such as  projects; and  apprenticeships, traineeships  • to make training and skills  and cadetships to people who  development a part of the  wish to enter the industry  culture of enterprises in the  • enhancing the skills of existing  construction industry.  workers and those re‐entering  Contractors seeking to work on  the construction industry by  government construction projects  providing skilling opportunities in  will be required to develop and  enterprises and on projects.  implement training management  • creating and extending  plans that are appropriate to the  opportunities for women and  nature, size and capacity of their  Aboriginal and Torres Strait  enterprise and projects. Islander people.    2    February 2009 
  • 5. 1. Why Training Management?      Benefits of training  management  Definitions      Benefits that accrue from the  Apprentice: any person engaged in a  implementation of training  formal apprenticeship or traineeship  management initiatives in individual  as provided for in State vocational  enterprises include:  education and training legislation.  • a more motivated, flexible and  Assessment: The process of  adaptive workforce  determining a person’s achievement  against given criteria. This can be  • enhanced workforce capability and  done, for example, to determine:  skills that are aligned with business  completion of a training module or  goals  course; trade recognition; skills held  • increased innovation  against national standards; existing  • continuous improvement of  skill levels; competency to operate  processes resulting in better  plant or carry out hazardous tasks.  quality products and services  Cadet: any person engaged in a  • increased client satisfaction and  cadetship or scholarship implying  stronger relationships  formal tertiary, professional or  • improved competitiveness and  technical education.  opportunities to grow the business  Client (s): parties receiving tenders.  • increased profitability due to  Competencies, Key: Key or core  improved performance and  competencies describe the basic skills  productivity.  or abilities needed in work and reflect  Developing a training management  the skills that are valued in any  focus will assist contractors and their  workplace, occupation or industry.  service providers to comply with the  The key competencies are: collecting,  workplace reform, training and skills  analysing and organising information;  development requirements outlined in  communicating ideas and information;  the NSW Government Code of Practice  planning and organising activities;  for the Construction Industry and in  working with others and in teams;  demonstrating their achievements.  using mathematical ideas and  techniques; solving problems; using  technology.  February 2009    3 
  • 6. 1. Why Training Management?  Competency: describes a person’s    ability to perform a job to a    satisfactory level in the workplace,  including the person’s ability to    transfer and apply skills and  . knowledge to new situations, and to  achieve agreed outcomes.  Contractor: individual or organisation  Project Training Target: the number of  responsible for the performance of the  persons participating in structured  work specified under a contract  training.  Government construction agency: the  Service provider: includes contractors,  terms ‘government agencies’, ‘agency’  subcontractors, consultants and  or ‘agencies’ are used interchangeably  suppliers.  in these guidelines.  Skill development: any work related  Monitoring: process of regularly  learning or training activity that results  collecting information to review  in enhanced skills, knowledge and  performance against specified criteria.  aptitude to perform a job.  Outcome (s): aims, goals, or objectives  of any learning or training activity.  Principal: the person, entity or  organisation responsible for  contracting with a contractor or  consultant for the carrying out of  work.  Project: an undertaking with a defined  beginning and objectives by which  completion is identified. A project may  be completed using one contract or a  number of contracts.                        4    February 2009 
  • 7. 1. Why Training Management?  1. Why Training Management?  Structured training: a program  through which competencies are  specified and lead to a recognised  qualification; learning is planned,  organised and sequenced to achieve  workplace competence; methods of  training delivery appropriate to the  achievement of competence are  chosen; quality training resources are  used to assist those being trained to  learn, and assessment events are  planned and undertaken at  appropriate points throughout the  training development activity.  Subcontractor: party that provides a  service and/or product to a contractor  and/or subcontractor or client.  Principal’s representative: indicates  the Principal’s Authorised Person,  Principal’s Representative, Principal’s  Agent, Principal’s Delegate or  Superintendent or the  Superintendent’s Representative, as  may be appropriate to the conditions  of government contracts.  Supplier: party that provides a  product and/or service to a client.  Tenders: prices, bids, quotations and  consultant proposals.  Tenderers: parties submitting tenders.  Trainee: any person engaged in a  formal traineeship as provided for in  State vocational education and  training legislation.  Training: the development of skills,  knowledge and aptitude to perform a  job.  February 2009    5 
  • 8. 2. Policy  2. Policy    Rationale    NSW Government policy aims to  This policy applies together with the:  promote employment, training and  skills development opportunities in  − NSW Government Code of Practice  the construction industry at the  for procurement  enterprise and project level.  − NSW Government tendering  In order to achieve this, government  guidelines  construction agencies will:  − Implementation Guidelines.  • seek to use contractors with a  NSW Government policy requires  commitment and demonstrable  contractors to demonstrate a  capacity to effectively plan and  commitment to the employment and  implement training management  training of apprentices.  plans appropriate to the needs of  Pre‐qualified contractors and  the enterprise, its projects and  contractors with government projects  employees; and  must provide the procurement agency  • require contractors and their  with a Training Management Plan that  service providers to achieve an  indicates:  effective training management  focus which will lead to continual  • total workforce size and trades  improvement and measurable  workforce size for each project  results at the enterprise level, on  • the number of sub‐contractors  projects and in the industry  engaged on the project  generally.  • the number of apprentices and  The training management plan  trainees employed or hosted by  developed must:  the head and sub‐contractors.  • be appropriate to the nature, size  . and capacity of each enterprise  and project  • provide for structured training  outcomes  • involve a significant proportion of  the project’s workforce  • outline performance targets which  are monitored.  6    February 2009 
  • 9. 3. Setting targets  The Project Training Management  3. Setting targets  Targets are comprised of 3 targets:  Training management  requirements      Government agencies will advise  tenderers (in call tender documents)  of the training management  requirements for the project category.  Agencies may lower the project  category threshold value where they  consider the Project Training  Management Targets are achievable  on those projects.  All building or engineering projects will  have an overall Project Training Target  based on having 20% of the total  project workforce participating in  structured training by a quarter of the  way through the contract awarded.  The 20% Project Training Target is to  be maintained until the project is  90% complete.  Apprentice targets  Apprentices must be employed to  undertake 20% of the trade work  involved in the contract. This means  there will be an apprentice for every  four tradespeople. This target is to be  reached by a quarter of the way  through the contract awarded and  maintained until the project is 90%  complete.  The target covers apprentices and  trainees registered under the NSW  Apprenticeship and Traineeship Act  2001 and should be calculated on the  basis of the total number of  tradespersons employed in all trades  by the contractor and subcontractors.     February 2009    7 
  • 10. 3. Setting targets  Advertising apprentice positions  Successful contractors are also  required to incorporate government  branding when advertising for  apprentices for these projects. Advice  on branding is available from the NSW  Department of Commerce.  Project conditions  Contractors for Category 1 projects  will be required to:  • finalise an acceptable Project  Training Management Plan based  on the Enterprise Training  Management Plan accepted with  the successful tender.  (See Section 4 and Checklists A and B)  Contractors for Category 1, 2 and 3  projects will be required to:  • submit the finalised Project  Training Management Plan for  review before site works begin  • agree with the number and timing  of Project Training Management  Plan Implementation Reviews to  be conducted during the course of  the contract  • make available, on request, all  relevant training management  records, including those relating to  subcontractors, for the purpose of  reviews  • provide all reasonable assistance  to the reviewer during the review  process, including attending the  review and promptly  implementing corrective action.      8    February 2009 
  • 11. 4. Requirements  4. Requirements  Project category  documentation required  agency  monitoring  in tender  before site works begin  during  contract  1 • Enterprise Training  • Project Training  • Project Training  Management Plan   Management Plan including:  Management  Plan  $20m or more, or less than  • an attestation with tender  Workforce Participation  $20m if deemed by  Implementation  response that if  Measures and,  government construction  Reviews  successful, a project    agency  Training Management  Project Training  Refer to checklist C  • an extended construction  Plan will be provided  Management milestones  period  before site works begin  and targets.  Refer to checklist A  Refer to checklist B  • identifiable contract  packages within an overall  program of works  • rapidly changing  technology  • particular skill  development needs  • regional significance.  2 • a statement outlining  • Project Training  • Project Training  priorities for training for  Management Plan including:  Management  projects of $5m or more  the enterprise  Plan   Workforce Participation  Implementation  which are not category 1  • an attestation with tender  Measures and,  projects  Reviews  response that if    successful, a Project  Project Training  Refer to checklist C  Training Management  Management milestones  Plan will be provided  and targets.  before site works begin  Refer to checklist B  3 • an attestation with tender  • Project Training  • Project Training  response that if  Management Plan including:  Management  projects of $1m or more  successful, a Project  Plan  Workforce Participation  which are not category 2  Training Management  Implementation  Measures and,  projects  Plan will be provided  Reviews    before site works begin  Project Training  Refer to checklist C  Management milestones  and targets.  Refer to checklist B  February 2009    9 
  • 12. 5. What is required of Agencies?  5. What is required of Agencies?  Preparing tender documents  Understanding the policy  Agencies must ensure that the tender  Government agency staff should be  documents include the requirements  familiar with the requirements  for the appropriate project category as  outlined in these Guidelines, including:  detailed in Section 4.  • the background to the policy   • the application and  Tender review  implementation requirements.  Tender responses must include the  They should also be familiar with the:  following:  • NSW Government Code of Practice  Category 1 projects  for procurement  • An Enterprise Training  • NSW Government Requirements  Management Plan  for Tendering guidelines  (See Checklist A ‐ Review of Enterprise  • Implementation Guidelines to the  Training Management Plan key  Codes.  elements)  Pre‐qualification or pre‐ Category 2 projects  registration  • A statement outlining the priorities  Where calls are made for pre‐ for training for the enterprise.   qualification or pre‐registration of  contractors, the call document should  Category 1, 2 and 3 projects  outline the training management  • An attestation by the tenderer that  documentation, to be submitted for  if successful, the tenderer will  evaluation.   provide a Project Training  (See Sections 7 and 8)  Management Plan before site    works begin.  Contracts  Agencies should use the standard GC  21 contract which includes provisions  for apprenticeship and training  targets.  Agencies not using the standard  contract should ensure such provisions  are included in their contracts. 10    February 2009 
  • 13. 5. What is required of Agencies?    Post tender review    Before site works begin    The contractor awarded the tender  nature of the project and targets to be  must submit the Project Training  achieved as set out in the Plan.   Management Plan, including the  The results of contractor Project  workforce participation measures and  Training Management Plan  Project Training Management  Implementation Reviews will be  milestones and targets, to the  included with other matters in  superintendent’s representative  Contractor Performance Reports.   before the relevant site works begin.   (Checklist C has been developed to  The superintendent’s representative  assist agencies conducting reviews)   will review the Project Training  Management Plan and be satisfied  that the requirements for the  Review process  particular project category as detailed  After site works begin there are seven  in these Guidelines are clearly  stages to each review:   addressed. Only then should he or she  accept the Project Training  • plan the review   Management Plan (See Checklist B).   • prepare for the review   This documentation, including the  • conduct the review   completed checklist, should be  • compile the report   retained by the superintendent’s  • obtain contractor comment   representative with other contract  • initiate follow‐up action   records.   • finalise and maintain records.   During the project  Reviews will examine the extent to  Planning Project Training  which the contractor has implemented  Management Implementation  the plan, including targets met and  Reviews  outcomes achieved.   After site works begin, the  The ultimate objective of any review is  contractor’s Project Training  to help contractors to improve their  Management Plan including workforce  training management performance.  participation measures will be  Agencies should therefore adopt a  reviewed during the life of the  practical approach and offer helpful  contract to examine the extent to  comments if any discrepancies are  which the contractor has implemented  found.   the plan, including Project Training  Management targets met and  Contractors must be provided with an  outcomes achieved.   opportunity to comment on the  review and encouraged to promptly  The number of reviews will be  implement any corrective action  determined by the relevant agency  identified.   and will depend on the size, scope and   February 2009    11 
  • 14. 5. What is required of Agencies?  Project Training Management Plan  Agencies may make reviewers  Implementation Review reports must  available to other agencies which  be included with other matters in  request assistance with their reviews.   Contractor Performance Reports.   Maintaining records  Contractor Performance Reports will  Each agency must retain and  be considered in the future allocation  centralise records of the Training  of work by government agencies, and  Management Plan performance of its  are to be made available to other  contractors, including:   government construction agencies on  request, subject to the procedures for  • Enterprise Management Training  exchange of information on  Plans   Contractor Performance Reporting  • Project Training Management  between agencies.   Plans, initial reviews and  Reviewers  implementation reviews   • comments by contractors on  As a minimum, agency personnel  Project Training Management Plan  conducting reviews must have:   Implementation Reviews.   • knowledge of the contract,  site, Project Training  Management Plan; and   • a demonstrated knowledge of  the training management  requirements on government  projects.     A reviewer or a member of the review  team must not carry out a review if he  or she:   • is in debt to the contractor   • is a partner or other business  associate of the contractor   • is a employee, agent, or  consultant of the contractor   • is a relative of the contractor   • has any other conflict of  interest.   12    February 2009 
  • 15. 6. About the Training Management Plan  6. About the Training Management Plan    development needs of the    This section deals with the Enterprise  enterprise and its workforce  Management Plan required with a  • establishing responsibilities and    tender response for Category 1  procedures for implementing the    projects and the Project Training  training goals of the enterprise     Management Plan required before  • outlining methods used to assess  site works begin for Category 1, 2 and  the capacity of subcontractors to    3 projects.  fulfil their training commitments    Development of Enterprise Training  and to identify and implement    Management Plans and  further training initiatives within  implementation on projects of Project  their enterprise and on projects     Training Management Plans provides  • establishing management reviews    an opportunity for all enterprises to  of outcomes of the training and    meet their targets and continually  skill development initiatives  improve their training at both the  undertaken, and initiating    enterprise and project levels.  corrective action where required.    Essentially, an Enterprise Training  Management Plan must accord with  Enterprise Training  the following principles:   Management Plan  • training management goals are an  integral part of the business goals  Applies to Category 1 projects  of the enterprise   What is an Enterprise Training  • training management activities are  Management Plan?  resourced and scheduled as  An Enterprise Training Management  appropriate to achieve defined  Plan comprises those elements of an  performance goals and targets   enterprise’s overall management  • it addresses in detail the key  system which ensure that training and  elements of a Training  skill development needs are identified  Management Plan.   and developed.   The detail and scope of an Enterprise  It involves an enterprise:   Training Management Plan will  depend on the size, nature and scale  • developing a policy statement on  of the enterprise and its projects.   training management that has the  total support of management   • making training a core  management function which is  integrated in all enterprise and  project management processes   • having planning processes and  procedures in place to prioritise,  monitor and review the skill  February 2009    13 
  • 16. 6. About the Training Management Plan  The Project Training Management Plan  Project Training  will be subject to Project Training  Management Plan  Management Plan Implementation  Reviews throughout the duration of  Applies to Category 1, 2 and 3 projects  the contract. Each Review will  What is a Project Training  examine the extent to which the  contractor has implemented the Plan,  Management Plan?  including the workforce participation  Category 1 projects  measures, and the targets achieved on  the project.  A Project Training Management Plan is  the implementation of the Enterprise  Training Management Plan accepted  with the successful tender response,  which confirms the specific apprentice  and training targets, responsibilities,  planning, implementation, and  management strategies that will be  applied to the particular project. It  must address the Key elements of a  Training Management Plan in detail.   Category 2 and 3 projects  A Project Training Management Plan is  the implementation plan for a  particular project. A Project Training  Management Plan addresses the Key  elements of a Training Management  Plan and includes:  • workforce participation measures  • apprentice and training targets.  The Project Training Management Plan  must be submitted by the contractor  to the government agency for review  before acceptance. The Project  Training Management Plan must be  accepted by the government agency  before site works can begin.  14    February 2009 
  • 17. 7. Developing a Training Management Plan  7. Developing a Training Management Plan    An Enterprise Training Management  B. Commitment and  Plan and a Project Training Plan must  management  contain the following sections:  responsibility  A. apprentice and training targets    B. commitment and management  This element is about confirming the responsibility    commitment to training management C. planning    and defining policies and objectives. D. prioritised needs  It spells out the responsibilities for   training management. The policy E. workforce participation    statement can really only be F. resources  articulated after the planning   G. accountability/responsibility  elements described below have been   finalised. H. subcontractors  I. evaluation and review    J. records.  Ongoing commitment and leadership  from the top is vital to ensure the  A. Apprentice and  effectiveness and success of an  Enterprise Training Management Plan  training targets  and the Project Training Management  An Enterprise Training Management  Plan.  Plan must include:  Senior management must  • total workforce size and trade  demonstrate commitment to  workforce size  improving training management  performance at both the enterprise  • subcontractors engaged on  and project levels, and commitment to  projects  the skill development of staff and  • apprentice and training targets  contractors by developing a training  • a timeframe for implementation.  management policy statement.  An enterprise’s training management  policy statement:  • has the full support and  commitment of the chief executive  officer and senior management  • defines training management  policies, objectives and targets   • identifies those responsible for  training management matters, and  the initiation of corrective action  February 2009    15 
  • 18. 7. Developing a Training Management Plan  • outlines communication processes  become more useful to clients and  with workers, unions, other  other service providers  contractors and subcontractors on  • confirmation of the business goals  training management issues  of the enterprise  • outlines measures for assessing  • what the enterprise and workforce  subcontractors’ ability to fulfil  need to do to make the business  training management  more successful  commitments and obligations.  • a consideration of the skills the  enterprise needs from the service  C. Planning  providers who work for it (ie    This is about reviewing what is contractors, subcontractors and  consultants or suppliers).    happening now in the enterprise and on projects and what needs to be An important part of the review is for    done in the short, medium and long the enterprise to consider the    term. This will include identifying the legislation, regulation, codes and  skills already held, the skill gaps, and standards relevant to its activities,    the skills that need to be developed in services or products and training    order to meet business goals. implications.    • For example: industry commercial  Identification of skill development  training, occupation health and  needs  safety, environmental obligations  including all licences, permits,  This is an ongoing process that  certificates and qualifications  determines present and future needs  required to operate the enterprise  and requires consideration of:  and to work on projects.  • the skills clients and other service  providers need from the enterprise  and how the enterprise can  16    February 2009 
  • 19. 7. Developing a Training Management Plan  D. Prioritising needs  E. Workforce  This decision will depend on the participation  business goals of the enterprise, the Structured training programs are an  results it needs and when they must organised and disciplined approach to  be achieved. learning. Activities aim at stated  outcomes, which must be  Setting goals, priorities and targets will  documented before training starts.  assist the enterprise develop an  Participants must be assessed to see  Enterprise Training Management Plan  whether or not the outcomes are  and a Project Training Management  achieved.   Plan that delivers what it needs.  (See definition of structured training  The priorities identified may address  on page 5).  skills shortages; improving the skills of  Training can happen on the job, off  the existing workforce; training of  the job, through mentoring, or in a  apprentices, trainees or cadets;  program that combines all three. The  improving heritage trade skills; or any  method chosen will depend on:  other worthwhile issue (eg training  • the type of skill being learnt –  opportunities for Aboriginal or Torres  some skills are best learnt a  Strait Islander people) or initiatives  particular way  such as business or regional  development expansion.  • the person being trained – bearing  in mind their capabilities and  Broad based support from the  preferences  workforce, trainees, supervisors, team  leaders, project management and  • the needs of the enterprise – how  unions will ensure that training is  quickly the enterprise needs the  regarded as an integral part of the  skill, and how much it can afford   process. It is important to build a  • the availability of training – for  shared commitment to learning with  example, some skills can only be  everyone who may be involved,  developed on the job.  directly or indirectly, including  Workforce participation measures  subcontractors and other contractors.     This is about nominating workforce When identifying skills needed and  who to train, the enterprise will need    training priorities and direction, assigning responsibility, and allocating to consider each individual’s:    resources for implementation of the • existing skills and experience    Enterprise Training Management Plan and the Project Training Management • interest in learning    Plan. It will outline how the training • commitment to the enterprise    targets will be achieved. • career aspirations.      February 2009    17 
  • 20. 7. Developing a Training Management Plan    Workforce participation outlines:  G. Accountability and  • priorities  responsibility  • actions required (what skills are    needed and what is to be done?)  This is about defining the responsibilities   of all personnel whose roles can affect • resources (what and who?)    training management performance of the • responsibilities (who?), and   enterprise and on projects. • timing (when?).    Personnel at all levels should be  F. Resources  accountable, within the scope of their  responsibilities for training    management performance in support  This element is about identifying the   resources necessary to implement the of the Enterprise Training  Management Plan and the Project    Enterprise Training Management Plan and the Project Training Management Training Management Plan.     Plan. A management representative should    be nominated as responsible for  The resources essential for the  implementing the Enterprise Training  implementation of the Enterprise and  Management Plan and the Project  Project Training Management Plan  Training Management Plan.   and the achievement of the workforce  By clearly spelling out the  participation measures and targets  responsibilities and authorities of  should be defined and available.  personnel for specific tasks relating to  These include human, physical (e.g.  training management, there should be  facilities and equipment) and financial  no doubt as to who is responsible for  resources. In allocating resources, the  taking decisions, monitoring the plan,  enterprise can develop procedures to  tracking outcomes and for acting on  track the benefits as well as the costs  issues.   of its workforce training management  These responsibilities, authorities and  activities at both the enterprise and  tasks must be clearly documented and  project level.  communicated so that all personnel in  the enterprise and on the project will  know what action plan, management  and monitoring measures are  proposed to achieve the training  management goals and targets.           18    February 2009 
  • 21. 7. Developing a Training Management Plan    H. Subcontractors      This is about nominating the measures   Examples of subcontractor selection    that will be implemented to assess   measures  subcontractor capacity to meet their   training management obligations.   a contractor may maintain a panel of    preferred subcontractors with    sound, responsible and effective  Contractors must be able to    training management practices  demonstrate:    a contractor may require that  • the measures they will take to  subcontractors develop and  select subcontractors who can    implement a Training Plan which is  implement training and skill    compatible with the Project Training  development initiatives and fulfil  Management Plan. The contractor    training management obligations  would review the implementation of  • how dealings with subcontractors    the Training Plan and the  and other contractors is to be    achievement of the subcontractor’s  managed, and  Project Training Management targets    • how ongoing subcontractor  during the life of the subcontractor’s  compliance with training    contract with the contractor.  management requirements is to    a contractor may require that  be monitored and assessed.  subcontractors develop and    implement workforce participation    measures. The contractor would    review the implementation of these  measures and the achievement of    subcontractor’s Project Training    Management targets during the life  of the subcontractor’s contract with    the contractor.        February 2009    19 
  • 22. 7. Developing a Training Management Plan    I. Evaluation and review   For example:  Internal review  were the workforce participation    targets achieved?  This is about establishing a system of   internal management review within the was the training activity  necessary?    enterprise to verify that the Enterprise Training Management Plan and Project was it cost effective?    Training Management Plan are being are people using the skills    implemented and are effective. The aim is to achieve continual improvement in acquired?    performance at both the enterprise and were the right skills targeted?    project levels. were the right people targeted?  Training management activities need  Results of internal reviews must be  to be monitored to make sure that:  brought to the attention of the people  • everyone understands and works  who are responsible for the activity  towards the objectives of the  reviewed. These people must ensure  Enterprise and Project Training  that corrective action is taken  Management Plan  immediately to remedy any  • the schedule stays up‐to‐date, so  deficiencies found.  learning activities match  The Enterprise Training Management  production or business  Plan and Project Training  requirements  Management Plan themselves, and  • the trainees and the resources  the enterprise performance at the  they need are available when  enterprise and project levels, should  needed.  continuously improve as a result of  these management reviews.  The enterprise must therefore have a  planned system of internal  Reviews will assist in:  management review to verify that its  • building up knowledge on the  training management activities match  training management needs of the  its stated commitment, including  enterprise and its projects  targets set, and that the activities  resulting from management reviews  • improving decision making on the  are effective.  future development of training  management and workforce  training participation plans  • developing longer‐term training  management plans.  20    February 2009 
  • 23. 7. Developing a Training Management Plan  J. Training management  records    This is about establishing procedures for   the identification, filing, retrieval and retention of training management   records.   Records provide evidence of  implementation of the Enterprise  Training Management Plan and the  Project Training Management Plan.  Examples of records managed  employee, subcontractor and  service provider induction and  training outcomes  subcontractor information on  implementation of their Training  Management or workforce  participation measures  workforce participation targets  achieved  monitoring, management review  reports and results including  follow‐up action.  February 2009    21 
  • 24. 8. Reviewing training plans  8. Reviewing training plans  Contractor Performance Reports will  Project Training Management Plan  be made available to other  Implementation Reviews  government construction agencies on  The Contractor Project Training  request, subject to the procedures for  Management Plan including workforce  exchange of information on contractor  participation measures will be subject  performance reporting between  to review during the life of the  government agencies.  contract awarded. The reviews will  Contractor Performance Reports are  include an on‐site verification that the  considered in the allocation of work by  plan is being correctly implemented  government agencies.  and the contractor’s nominated  apprentice and training targets are  Management of policy  being achieved.  implementation  (See Checklist C)  Implementation will be managed from  The number of reviews and the scope  within the mainstream business  of each review for each contract will  activities of the government  be determined by the relevant agency  construction agencies.  and will depend on the size, scope and  nature of the project and targets to be  Legal obligations  achieved as set out in the Plan.  Neither the policy nor these guidelines  Both government agencies and  in any way relieve contractors or  contractors have a responsibility to  service providers of their legal  ensure that the review process is  obligations. Contractors and service  looked upon as a means of improving  providers are responsible for ensuring  training management performance on  that they meet their training  the project.  obligations under statute, industrial  Contractors will be provided with an  award, enterprise or workplace  agreement or other workplace  opportunity to comment on the  review.  arrangements approved under Federal  or NSW training and/or industrial  The review results will be linked to  legislation, and the general law. and included with other matters in the  Contractor Performance Reports for  the project.    22    February 2009 
  • 25. Checklists    Checklists  A  Review of Enterprise Training Management Plan key elements  Category 1 projects  B  Review of Project Training Management Plan  Category 1, 2 and 3 projects  C  Project Training Management Plan Implementation Reviews  Category 1, 2 and 3 projects  The table below shows which checklist should be used for each project category and  stage.    Project  Project stage  category  Tender review  Before site works  During contract  begin  1  Checklist A  Checklist B  Checklist C  2    Checklist B  Checklist C  3    Checklist B  Checklist C    February 2009    23 
  • 26. Checklists  Checklist outlines communication processes  A– Review of Enterprise  with workers, unions, other  contractors, subcontractors on  Training Management  training management issues?   Plan key elements  outlines measures for assessing    subcontractors’ ability to fulfil  training management?    This checklist has been developed to    assist government agencies in examining  Planning  the key elements of an Enterprise    Training Management Plan submitted by  Has the tenderer identified the  training and the skill development    a tenderer.  needs of the enterprise, including:    Agencies need to systematically work  priorities?  through this checklist by cross‐   referencing each question with the  timing?    Enterprise Training Management Plan  target participants?  submitted by the tenderer.    training method?  Tenderers may also use it to verify that      all key elements required for an    acceptable Enterprise Training  Has the tenderer:    Management Plan have been addressed.  provided an attestation that if the    tender is successful they will  provide a Project Training    Management Plan before site    works begin?  Apprentice and training targets  identified how the Project Training  Management Targets in Section 2  Has the tenderer:  of these Guidelines will be  Identified the apprentice target?  achieved?  Identified the training targets?  Implementation  Commitment  Has the tenderer:  Has the tenderer provided a  defined the resources (human,  satisfactory policy statement on  physical and financial) to  training management which:   implement the Enterprise Training  has chief executive officer/senior  Management and Project Training  management support?   Management Plan to be developed  if the tender is successful?  sets enterprise objectives and  targets for training management?   developed a procedure to track  the benefits and costs of its  identifies responsible personnel  training management activities?  for training management matters?     24    February 2009 
  • 27. Checklists  Has the tenderer:  Measurement, evaluation and  defined the accountability and  review  responsibility of all personnel  Does the tenderer have a system of  whose role may affect the training  internal management review that:  management performance of the  enterprise on the project?  verifies the Enterprise Training  Management Plan and Project  clearly documented and  Training Management Plan is being  communicated these  implemented?  responsibilities and authorities for  the personnel concerned?  measures the effectiveness of the  Enterprise Training Management  nominated a management  Plan and the Project Training  representative (s) who is charged  Management Plan?  with the responsibility of  implementing the Enterprise  brings the results of internal  Training Management Plan and the  reviews to the attention of people  Project Training Management  who are responsible for the  Plan?  activity concerned?    ensures that corrective action is  taken?  Has the tenderer:  provides mechanisms or a  nominated the measures that will  feedback loop to continuously  be taken to select subcontractors  improve the enterprise’s training  who can implement training and  management performance?  skill development initiatives and  fulfil their training management    obligations?  described how dealings with  subcontractors and other  contractors are to be managed?  described how ongoing  subcontractor compliance with  training management  requirements is to be monitored  and assessed?  outlined procedures for the  efficient identification, filing,  retrieval and retention of training  management records?  February 2009    25 
  • 28. Checklists  Checklist Has the contractor for a Category 2  B – Review of Project  or 3 project submitted a Project  Training Management Plan which  Training Management  addresses the key elements in  Plan  Section 7 of the Guidelines in  detail?  Category 1, 2 and 3 projects  Is a management representative    This checklist is used by government  nominated with responsibility for    agencies when reviewing a contractor’s  the implementing the Project    Project Training Management Plan,  Training Management plan?  which is submitted before the site works  Planning    begin.    Has the contractor submitted a  It can also be used in conjunction with  workforce participation measures    Checklist A.  for the Project?    It can also be used by contractors as a  Has the contractor confirmed:    guide when finalising their Project  Training Management Plan.  − priorities?    − action required (what is to be      done)?    − resources (what and who)?  − responsibilities (who)?  Apprentice and training targets  − timing (when)?  Has the tenderer:  Implementation  Identified the apprentice target?  Has the contractor confirmed the  Identified the training targets?  measures to be implemented in  Commitment  selecting subcontractors and in  assessing their capacity to fulfil  Has the contractor for a Category 1  their training management  project submitted a Project  obligations?  Training Management Plan that is  consistent with the Enterprise  Has the contractor confirmed how  Training Management Plan  ongoing subcontractor compliance  accepted with the tender, and  with training management  which addresses the Key elements  requirements is to be monitored  in Section 7 of the Guidelines in  and assessed?  detail?  26    February 2009 
  • 29. Checklists  Measurement, evaluation and  review  Are the procedures clearly  developed for:  − verifying that the Enterprise  and Project Training  Management Plan (as may be  applicable to the project) are  being implemented?  − measuring the effectiveness of  the Project Training  Management Plan?  − measuring the effectiveness of  the workforce participation  measures?  − measuring the achievement of  Project Training Management  targets?  − corrective action, reporting  and follow‐up?  − maintenance and retrieval of  training management records  for the contractor and  subcontractors on the  project?  February 2009    27 
  • 30. Checklists  Checklist Has the contractor implemented  C – Project Training  the measures outlined in the  Project Training Management Plan  Management Plan  for assessing subcontractor  Implementation Reviews  compliance with training  management obligations on the  Category 1, 2 and 3 projects  project?     Planning    This checklist is for use by government  agencies when verifying that the  Is the contractor achieving the    contractor is implementing the Project  Project Training Management    Training Management Plan.  targets and the nominated training  goals for the project?    It can also be used by contractors to  conduct their internal reviews.  Did the contractor implement    appropriate measures to manage    any slippages, delays, or  unforeseen events, in achieving    the Project Training Management  Apprentice and training targets  Targets?  Has the tenderer:  Identified the apprentice target?  Implementation  Identified the training targets?  Did the contractor implement a  Commitment  procedure to track the benefits  and costs of its training  Has the contractor’s training  management activities?  management policy statement  Did the measures implemented by  been implemented at the project  the contractor adequately manage  level?  the interface with subcontractors  Did the nominated management  and other contractors on the  representative implement the  project?  Project Training Management  Is the contractor’s monitoring of  Plan?  subcontractor compliance with  Has the contractor used the  training management  communications processes  requirements appropriate for the  outlined in the Project Training  project?  Management Plan?  28    February 2009 
  • 31. Checklists  Measurement, evaluation and  review   Has the contractor implemented  an effective internal management  review process?  Has the contractor implemented  an effective and efficient system  for the timely identification, filing  and retrieval of training  management records?  What corrective action has been  taken by the contractor to remedy  any deficiencies in the  implementation of:  − the Project Training  Management Plan, or  − the workforce participation  measures?  − the Project Training  Management targets?  What corrective action requests  were issued by the government  construction agency (including  time for completion)?    Note: the government construction    agency should ensure that any corrective    action requests are carried out by the    contractor within the agreed time  frames. Responses or comments by the    contractor are to be maintained by the    agency with the Review report.    What improvements in training  and skills development, have been  achieved on the project?  February 2009    29 
  • 32. Resources  Resources  For further information:  Apprentices and trainees: NSW Education or Training website  http://apprenticeship.det.nsw.edu.au  Commerce Procurement: http://www.commerce.nsw.gov.au/Home.htm  Treasury Procurement: http://www.treasury.nsw.gov.au/procurement/procure‐ intro  30    February 2009 
  • 33.      
  • 34.      

×