Lean Sytems Lecture Ayub Jake Salik

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Lean Sytems Lecture Ayub Jake Salik

  1. 1. Lean Operations ManagementLean Operations Management Ayub Salik BE,MBA 10.26.10 University at Albany y y Evening MBA Business School
  2. 2. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  3. 3. OBJECTIVESOBJECTIVES •Define lean explain its goal key principles and•Define lean, explain its goal, key principles and  techniques G i d t di f l t h i t•Gain understanding of some lean techniques to  improving the performance effectiveness of people  and machines •Industrial application of Lean manufacturing
  4. 4. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  5. 5. WHO AM I AND WHAT I DO ?WHO AM I AND WHAT I DO ? Education:  University at Albany, New York.  ◦ MBA Elective Track in Management. Expected completion 2011   University at Albany, New York.  ◦ MBA  (ITM)   2008  ◦ 2008 Graduate Academic Award Recipient. (Evening MBA)  University of Engineering and Technology, Lahore, Pakistan. ◦ B. Sc. Petroleum Engineering  1993 (First Class First) Current Positions  Strategic Planning– Callanan Industries Inc. ( A Oldcastle Materials Company / Owned by CRH plc, Ireland)   Consultant – Glass Industry – Client: Strategic Materials Inc.  Past Positions:  Lead Change Agent – Oldcastle Materials Group (OMG) Performance System (OPS) ‐ Operations at Oldcastle Materialsg g p ( ) y ( ) p  Project Manager at Callanan Industries Inc. ( A Oldcastle Materials Company / Owned by CRH plc, Ireland)   Corporate Quality Control Manager ‐ Strategic Materials Inc. – US Region.  Plant Manger – Strategic Materials Inc , Albany NY.  Assistant Distribution Engineer ‐ Sui Northern Gas Pipelines Limited  ‐ Pakistan  Reservoir Engineer ‐ Petcon Fekete Pvt. Limited (Branch of Fekete Associates Inc.‐ Canada)   Management Intern ‐ Bank of America , Union bank  Engineering Intern  ‐ Schlumberger Flopetrol, Mari Gas Company 
  6. 6. MY LEAN EXPERIENCEMY LEAN EXPERIENCEMY LEAN EXPERIENCEMY LEAN EXPERIENCE Lean Management Projects :g j New York New Jersey Massachusetts Ohio Arkansas Oklahoma Lean Management Trainings / Workshops : Missouri Kansas Michigan AlabamaMissouri  Kansas Michigan Alabama Tennessee Connecticut Colorado Oklahoma New York New Jersey Massachusetts Ohio Arkansas Florida Georgia Texas West Virginia
  7. 7. COMPANY I WORK FORCOMPANY I WORK FOR.
  8. 8. COMPANY I WORK FOR. COMPANY I WORK FOR. 
  9. 9. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  10. 10. 10 LEAN MANUFACTURING – WHAT IS IT, WHAT DOES IT MEAN What is your  d f fdefinition of Lean  System?
  11. 11. WHAT DOES “LEAN SYSTEM” MEAN?WHAT DOES “LEAN SYSTEM” MEAN? • “Lean” system focus is to minimize various sources of loss: variability, waste,  inefficiencies and process inflexibility • Lean provides a way to do more and more with less and less while coming  closer and closer to providing customers with exactly what they want. • Lean also provides a way to make work more satisfying by providing  immediate feedback on efforts to convert waste into value, whether the value is  th h d t i t t i th kf th lthrough product improvements, customer service or the workforce themselves. If it doesn’t  add value to  the customer,  11 don’t do it!
  12. 12. HISTORY OF LEANHISTORY OF LEAN Lean was born in the U.S.A. •Time & Motion Studies (1900s) • Ford production system established (1913) Lean was first practiced in Japan •Dr. Deming’s management system is studied (1950s) •Toyota Production System (revealed in 1973) Lean has spread world wideLean has spread world‐wide •World‐class Lean performers develop in the U.S.A. (1990s) •Lean increasingly integrated into corporate strategies •ManufacturingManufacturing •Education •Banking /Finance •Health R t t•Restaurant  •Telemarketing  •Retail  •Software – and more
  13. 13. WHAT DOES “LEAN SYSTEM” MEAN?WHAT DOES “LEAN SYSTEM” MEAN? This is the manufacturing system developed by Toyota : •Streamlining process l f d ( )•Elimination of Muda (waste) •Produce quality product •Cost reduction •Use technologyUse technology 
  14. 14. “LEAN” IMPROVEMENT MINIMIZES THE SOURCES “LEAN” IMPROVEMENT MINIMIZES THE SOURCES  OF LOSSOF LOSSOF LOSSOF LOSS Performance Business systems People Quality Performance indicators Business Process Material y Cost Business flows Waste Variability Material Information Delivery Inflexibility Sources of loss
  15. 15. WHAT IS VALUE?WHAT IS VALUE? • A measurement of the worth of a product, or service, by  a customer based on it’s usefulness in satisfying a  customer need • An activity, process or operation that changes the  product from one form to another in order to get it  closer to the customer’s specificationscloser to the customer s specifications • It is something that the customer is willing to pay for
  16. 16. WHAT IS WASTE?WHAT IS WASTE? • Any activity that adds costs or time but does not add  valuevalue • Consuming more resources (time, money, space, etc)  than are necessary to produce the goods, or services,  that the customer wants • Pure Waste: Actions that could be stopped without  ff ti th teffecting the customer  • Incidental Waste: Actions that need to be done based  on how the current system operates but do not addon how the current system operates but do not add  value
  17. 17. WHAT IS A BREAKDOWN OF ANY ACTIVITY ?WHAT IS A BREAKDOWN OF ANY ACTIVITY ? Value added Waste Activity IncidentalIncidental  work 17
  18. 18. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  19. 19. TYPES OF WASTETYPES OF WASTE Over production People’s skills 19
  20. 20. WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ?WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ? 1. Overproduction: To produce sooner faster or in greater quantities  the required  d ddemand 2. Inventory: Raw material , WIP or finished product that has tied capital to it. 3. Wait: Equipment , part or people that wait for a work cycle to be completed. 4. Motion: Unnecessary movement of any resources in a process (people, part or  machine)
  21. 21. WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ?WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ?WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ?WHAT DO THE 8 TYPES OF WASTE MEAN ? 5. Transportation: Any unnecessary movement of product, part or people between or  hwithin a process. 6. Rework: Performing work or service again due to defects. 7. Over processing: Processing beyond customer requirement. 8. People’s skill: Underutilizing people skills  ‐ not taking advantage of the available  intellect.
  22. 22. WHAT ARE  THE SOURCES OF VARIABILITY FOR WHAT ARE  THE SOURCES OF VARIABILITY FOR  ANY PROCESS ?ANY PROCESS ?ANY PROCESS ?ANY PROCESS ? •PeoplePeople •Process/Method •Materials •Information •Environment
  23. 23. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  24. 24. SOME OF THE TOOLS AND STRATEGIES USED IN SOME OF THE TOOLS AND STRATEGIES USED IN  LEAN SYSTEMLEAN SYSTEMLEAN SYSTEMLEAN SYSTEM  Line  balancing  Overall Equipment Efficiency  Visual factory  Kanbanq p y  Wrench times  Value stream mapping  5S  Standardized processes  Takt time  Heijunka 5S  5SKaizen  5 Whys P bl l i  Heijunka  Cycle time reduction  SMED (setup reduction)  Problem solving  Total productive maintenance  Error Proofing (Poka Yoke)  Jidoka
  25. 25. VALUE STREAM MAPPINGVALUE STREAM MAPPING  A Value Stream Map (VSM) is an end‐to‐end view of all  activities in a product or service flow  Enables visualization of any process  Identifies waste in each step of the process Identifies waste in each step of the process This is simply  drawing that makes the flow of material and information visible.
  26. 26. LINE BALANCINGLINE BALANCING‐‐ WHAT IS IT?WHAT IS IT? •Line Balancing:  Process of balancing production capability with demand •Demonstrates areas of excess capacity, and bottlenecks throughout a  process.
  27. 27. OVERALL EQUIPMENT EFFECTIVENESSOVERALL EQUIPMENT EFFECTIVENESSQQ • A measure of equipment efficiency that can use time or  throughput as variables It can be on a plant single piece ofthroughput as variables.  It can be on a plant, single piece of  mobile equipment, or an entire fleet. • OEE tells how effectively a piece of equipment is utilized.  It is  helpful to see where there are opportunities to reduce waste. PerformanceAvailability Quality Scheduled time Breakdown Setup Available time Running time Scrap Rework Effective time
  28. 28. CYCLETIMECYCLETIMECYCLETIMECYCLETIME • Actual time to complete one cycle of anActual time to complete one cycle of an  operation; or to complete a function, job, or  task from start to finishtask from start to finish C b d bli h h i f• Can be used to establish the capacity of a  selected piece of equipment in a specific set  f iof circumstances
  29. 29. WRENCH TIMEWRENCH TIME Definition •A quantitative measure of how one worker conducts a job  over a period of time Mechanism •Each wrench time is for one person over a period of time •Actions are placed into three categories by analyst: V l dd d–Value‐added –Incidental –Waste Procedure •Shadow one worker for an extended period of time •Categorize his actions into one of the three categories •Analyze each category as a percentage of total timey g y p g 29
  30. 30. 5 S5 S  Focuses on effective workplace organization and standardization that allows  people to easily spot variation from standard operating conditions   Sort  Keep only what you need in your area  Stabilize (Set in order)( )  A place for everything and everything on its place  Shine  Regular cleaning and maintenance Regular cleaning and maintenance  Standardize  Develop system (rules to maintain what has been done)done)  Sustain  Maintaining what has been accomplished.
  31. 31. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  32. 32. CASE STUDY XYZCASE STUDY XYZCASE STUDY XYZCASE STUDY XYZ • Discussed in Lecture
  33. 33. AGENDAAGENDA –Objective –Speaker ‐ Ayub Salik –What is Lean Manufacturing?  –Types of Muda (Waste) –Tools used in Lean Manufacturing –Case Study XYZ –Lean adaptation challenges T d i t d t l–Top driver to adapt lean –Do’s and Don’ts in Lean Projects –Plan of action to launch lean effort –Role of Change Management in lean systems –Role of Performance Management in Lean system sustainability Useful links–Useful links –Questions
  34. 34. LEAN ADAPTION CHALLENGESLEAN ADAPTION CHALLENGES • Significant culture change required • Top management commitment • Risk of business disruption i h f d if h b i l f• No straight ‐forward way to quantify the business value of Lean • Maintaining customer delivery performance without costly buffers
  35. 35. TOP DRIVERS TO ADAPT LEANTOP DRIVERS TO ADAPT LEAN • Pressure to improve operational performance • Competitive advantage in price and service• Competitive advantage in price and service • Customers demanding shorter order cycle time • Customers demanding reduced prices C bj i d i• Corporate objective to reduce inventory • Pressure to improve return‐on‐invested‐capital • Improve product quality
  36. 36. LEAN IMPLEMENTATIONLEAN IMPLEMENTATION DON’T S DO  Not keeping process simple  No senior management buy in   No Long term strategies  Align focus from top to down (Buy in from  the top)  Focus on the goal – eliminate waste No Long term strategies  Not showing the reason to change  to lean operations  Not involving everyone  Focus on the goal – eliminate waste  Gather baseline information using lean  tools like VSM etc. have a future state in  mind and work towards it.  Not involving everyone  Ignore the change management  aspect of a lean project.  Not addressing peoples mind set  Dedicated resources  Long term strategies  Open minded and supportive teamg p p  Lack of consistency in execution  Involve everyone (each level of  management)  Effectively use lean methodology (Keep it  simple)
  37. 37. PLAN OF ACTION TO LAUNCH LEAN EFFORTPLAN OF ACTION TO LAUNCH LEAN EFFORT • Create a lean culture • Map the value stream. • Improve organization of the work environment. • Implement appropriate Lean techniques and pilot Lean approaches. • Prove results and look for new opportunities. • Balance long‐term strategy and short‐term results. • Go to the next level ……..
  38. 38. ROLE OF CHANGE MANAGEMENT IN LEAN SYSTEMROLE OF CHANGE MANAGEMENT IN LEAN SYSTEM  Lean system is a change from normal way of doing businessy g y g  Have to change the way people think  Thinking in terms of value defined by customer.  Identify value streams y  Companies exhort employees to behave and think differently and don’t teach  them how to change / adopt to the new way of lean thinking.   Don’t treat lean effort as only implementing lean  tools , it has to be coupled with structured change  effort.
  39. 39. PERFORMANCE MANAGEMENT TO SUSTAIN LEAN PERFORMANCE MANAGEMENT TO SUSTAIN LEAN  EFFORTEFFORTEFFORTEFFORT  It keeps the sustainability of lean effort in place.  Manage performance and create clear expectations at each level of management. g p p g  Drive operational performance with metrics (On‐time delivery, Inventory turns, Mfg cycle time, Cost per unit,  Throughput)  Minimize the process variations from the desired target by managing performance  at a short interval basis.  Have performance based dialogue with the front line employees  Drivers to Performance: Metrics, reports, visual management tools and timely  performance dialogues Just concentrating on lean tools will not bring  sustainability to the Lean effort.
  40. 40. USEFUL LINKS FOR LEAN SYSTEMSUSEFUL LINKS FOR LEAN SYSTEMSUSEFUL LINKS FOR LEAN SYSTEMSUSEFUL LINKS FOR LEAN SYSTEMS • http://www.leanmanufacturingconcepts.com/LeanManufacturingBasics.zip • http://www.strategosinc.com/just_in_time.htm • http://www.tpslean.com/leantools.htm • http://online.wsj.com/article/SB124933474023402611.html • http://www2 toyota co jp/en/vision/production system/video html• http://www2.toyota.co.jp/en/vision/production_system/video.html • http://www.toyotageorgetown.com/tps.asp • http://www.oee.com/pdf/fast‐guide‐to‐oee.pdf • http://operations‐extranet.mckinsey.com/html/sitetools/register.asp Register on this and p p y g p search for  “lean”

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