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Documento electronico, #metadatos, firma electronica, expediente electronico e interoperabilidad Ponencia del AGN

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Documento electronico, #metadatos, firma electronica, expediente electronico e interoperabilidad Ponencia del AGN

  1. 1. 19/11/12   1   DOCUMENTO ELECTRÓNICO, METADATOS, FIRMA ELECTRÓNICA, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO E INTEROPERABILIDAD Noviembre 2012   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Créditos Las  siguientes  diaposi2vas  fueron  construidas  con  base  en:     •  Las  normas  publicadas  por  el  AGN   •  La  información  suministrada  por  GEL  –  MinCc   •  Información   del   Proyecto   Sistema   Integral   Nacional   de   Archivos  Electrónicos  SINAE  del  AGN   •  Documentos   de   trabajo   generados   por   Colciencias,   Inves2gación   para   el   desarrollo   del   Modelo   de   administración  electrónica  de  Cero  Papel.    Documentos  de   trabajo  que  están  en  proceso  de  revisión  por  GEL-­‐  Min2c,   el  AGN,  las  Mesas    Técnicas  del  SNA,  y  que  en  la  actualidad   están  siendo  some2dos  a  Consulta  Pública.      
  2. 2. 19/11/12   2   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     NORMAS VIGENTES www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ley 527 de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los mismos frente a una acción judicial, establece el carácter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad. Ley 1437 de 2011. Con el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. En su artículo 21 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. El parágrafo de este artículo, menciona que los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales.
  3. 3. 19/11/12   3   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ley 1564 de 2012. Con la cual se expide el código general del proceso, introduce elementos a considerar en el manejo de expedientes y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las actuaciones judiciales. Decreto 019 de 2012. Denominado el “decreto anti trámites” se enfoca a suprimir trámites y procedimientos innecesarios en la administración pública, incentivando e impulsando el uso de los medios electrónicos y las nuevas tecnologías en estas. Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trámites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de esas entidades. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Acuerdo 039 de 2002, AGN. “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”. Acuerdo 042 de 2002, AGN. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. Circular externa 002 de 2012, AGN. Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental”. Hace referencia a la Circular No.004-2010 de Coinfo. “Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”. Acuerdo 060 de 2001, AGN. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales y define el concepto de documento electrónico de archivo. Circular externa 005 de 2012, AGN. Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa Cero Papel.
  4. 4. 19/11/12   4   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Documento Electrónico www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Definición Documento Electrónico de Archivo Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Nota: Por tanto deben ser firmados electrónica o digitalmente por el servidor y/o la entidad y ser identificados con los metadatos correspondientes. Documento Electrónico Información  grabada  de  una  manera  que  requiere  de  una   computadora  u  otro  disposi2vo  electrónico  para   visualizar,  interpretar  y  procesar  la  misma..
  5. 5. 19/11/12   5   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Clases •  Se deben establecer políticas para definir los tipos y formatos •  Se deben establecer políticas de digitalización www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Correos   Electrónicos    FotograIas,   Videos  y  Audio   Digitales     Documentos   OfimáCcos   Cartograficos     Clasificación Definir políticas para su conversión a formatos y lenguajes estables Garantizar la autenticidad (fecha y hora en que se produjo y se recibió por su destinatario), así como a su procedencia Garantizar su conservación y su valor probatorio. Definir políticas para la visualización debido a que están sujetos a la evolución del software
  6. 6. 19/11/12   6   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Mensajes  de  Datos   (Redes  Sociales)     Formato   Electronico     Base  de   Datos       Paginas  Web     Clasificación Definir políticas para establecer que páginas deben conservarse como documentos de archivo, en función a la información que contienen, y más concretamente los datos que se obtiene de ellas. Establecer tiempos para la selección de información que deban conservarse a largo plazo o de forma permanente y transferirlos al SGDEA Polí2cas  para  establecer  los   procedimientos  de  captura  y   transformación  de  formatos  que  no   alteren  la  validez  de  los  documentos. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Estructura Lógica Contenido     Firma     Metadatos       Son los datos informativos del documento electrónico: Fichero que soporta el contenido y al que aplican las restricciones de formato Los documentos electrónicos deben cumplir con el requisito de la firma de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Para la autenticación y validación del documento Conjunto de datos que permite: consultar, acceder, describir su autor, identificación, restricciones de uso, distribución, contenido entre otros.
  7. 7. 19/11/12   7   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Características de los Documentos Un documento es válido cuando: •  Es lo que afirma ser; •  Creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado, •  Creado o enviado en el momento que se afirma. AutenCcidad     •  El documento es completo e inalterado. •  El documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas •  Si se modifica se debe dejar trazabilidad. Integridad   Un documento es fiable cuando: •  Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él, •  Representación completa y precisa. Fiabilidad   Un documento debe estar siempre : •  Disponible, •  Permitir la localización, recuperación, presentación y lectura. Disponibilidad   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Formato de documento electrónico Conjunto de reglas que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes. Ley 527 1999 Artículo 12 2.  Que  el  mensaje  de  datos  o  el  documento  sea   conservado  en  el  formato  en  que  se  haya  generado,   enviado  o  recibido  o  en  algún  formato  que  permita   demostrar  que  reproduce  con  exac7tud  la   información  generada,  enviada  o  recibida
  8. 8. 19/11/12   8   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Formatos admitidos en el Estado Colombiano Texto Imagen Audio AAC MP3 Ogg/Oga Video TXT PDF HTML 4.01 / XHTML 1.0 OOXML RTF PDF/A CSV MS Office ODF XML JPG/JPEG PDF/A TIFF PDF PNG MPEG-4 Ogg/Ogv OGM MP4 H.264 AVC AVI MKV FLV SGDEA PDF/A www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Las Entidades deben: Permitir el acceso Facilitar el acceso a los documentos electrónicos a través de sus sedes electrónicas o de los canales de comunicación, se mostrará: a) El contenido del documento electrónico b) La información básica de cada una de las firmas del documento c) Descripción y valor de los metadatos mínimos obligatorios. •  El usuario que realiza la consulta, es el interesado principal. •  Tener en cuenta las restricciones de acceso que existen en relación a determinados documentos, bien en defensa del derecho a la intimidad de las personas, o de los secretos de estado
  9. 9. 19/11/12   9   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Las Entidades deben: Permitir la consulta Proporcionar mecanismos para la consulta de los documentos electrónicos en los formatos admitidos. Visualización o representación del documento electrónico éste debe poderse descargar. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ciclo de Vida SGDEA  
  10. 10. 19/11/12   10   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Acciones: •  Definición de formatos y tipologías documentales •  Instructivos para los formatos electrónicos •  Identificación de las dependencias productoras •  TRD •  Definición de metadatos mínimos obligatorios. Identifica y determina qué documentos deben ser producidos (recibidos o creados), conforme a la misión, las funciones y los procesos de la entidad PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Acciones: •  Ingreso y registro de documentos presentados en la UC •  Asignación de código único de identificación de registro. •  Asignación de estampado cronológico y de la firma electrónica. •  Asignación de metadatos a los documentos. •  Asignación y distribución de los documentos •  Reasignación de documentos mal direccionados. Generación y recepción de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones
  11. 11. 19/11/12   11   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Acciones: •  Trámite y asignación de código de identificación y metadatos, propios del trámite. •  Ordenación cronológica de los documentos en el expediente. Garantizar que lo documentos electrónicos lleguen a su destinatario para la tramitación y la salida de estos como entrada de otros procesos GESTION Y TRAMITE www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Acciones: •  Captura •  Asignación de metadatos de archivo y descripción •  Conversión a formatos de conservación a largo plazo •  Clasificación según CCD •  Aplicación de TRD Selección de los documentos con miras a la conservación temporal, permanente o su eliminación, según TRD y TVD
  12. 12. 19/11/12   12   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Definición Datos presentes o asociados en cualquier documento electrónico que describen el contexto, estructura, contenido, calidad, condición y otras características Facilitan la creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo Permiten su localización y uso. Para que sirven los metadatos •  Estandarizar la descripción •  Asegurar la interoperabilidad •  Hacen posible la búsqueda de información. •  Acceder mas rápido. •  Ofrece información completa para asegurar la preservación •  Expande el uso de la información
  13. 13. 19/11/12   13   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Clases de metadatos Información     GesCón     Seguridad     Trazabilidad       Firma     Estampado  Cronológico   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos  de  información   Metadatos  de  GesCón   Identifica la entidad, documento o procedimiento al que pertenece. •  Cod. Y titulo del Procedimiento •  Cod. Y titulo de la Serie Documental •  Cod. Y descripción de la Unidad Administrativa Facilita la gestión del mismo. •  Número de expediente •  Descripción del expediente •  Tipo de documento •  Fecha del documento
  14. 14. 19/11/12   14   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos  de  Seguridad   Metadatos  de  Trazabilidad   Define todos los parámetros que tienen relación con el control, seguridad y acceso del documento. •  HASH •  Código nivel de seguridad •  Código de acceso •  No. Documento electrónico Informan sobre las acciones que se han realizado sobre el documento. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos  de  Firma   Metadatos  de  Estampado   Cronológico   Guardan la información relativa a las diferentes firmas que se han realizado sobre el documento. •  Identificación, descripción y cargo del firmante •  Fecha en la que se firmó •  Firma electrónica. Guardar toda la información relacionada con el estampado cronológico (fecha y hora exacta de la ultima versión del documento). •  Tipo de estampado •  Fecha exacta del estampado
  15. 15. 19/11/12   15   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Uso  y  tratamiento   Identificador Código de identificación interno para cada metadato Nombre Nombre normalizado del metadato Definición Texto descriptivo de la información que se ha de capturar en el metadato Obligatoriedad Indica si es obligatorio u opcional Obligatorio Opcional Herencia Indica de donde hereda el contenido el metadato Del nodo del procedimiento De la cabecera del expediente Se debe adoptar un vocabulario de metadatos estandarizado y acorde a las necesidades del Estado Colombiano. Se propone utilizar el esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Uso  y  tratamiento   Tipo de dato Indica el tipo de dato Texto Fecha Tabla codificada Numérico Booleano Longitud Longitud del campo o intervalo de longitud que puede tomar el metadato Patrón Indica si la información que se ha de hacer constar sigue un patrón determinado o una normativa específica Repetición Indica el número de iteraciones que puede contener el metadato Único Múltiple Comentario Aclaraciones adicionales sobre el metadato Ejemplo Ejemplos que ilustren la aplicación del metadatos
  16. 16. 19/11/12   16   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Intercambio  entre  las   Organizaciones  y  el  Ciudadano   Las entidades compartan información y conocimiento mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnología de la información y las comunicaciones. El documento electrónico que se incorpore al SGDE a lo largo del ciclo vital es objeto de: •  Intercambio con otra/s organización/es. •  Consulta por parte del ciudadano. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Firma Electrónica
  17. 17. 19/11/12   17   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Definición Permite proporcionar al documento firmado: •  Identificación: identificar al firmante •  No repudio: evita que el firmante no puede negar que lo ha hecho. •  Integridad: garantiza que el documento no ha sido modificado Mecanismo basado en medios electrónicos que identifica a una persona ante un sistema de información Valor numérico (HASH) que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático, vincula la clave del iniciador al texto del mensaje indicado que el texto no ha sido modificado Nivel mas alto de seguridad.   Firma Electrónica Firma Digital www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Que no es una Firma Digital •  Nombre de usuario y contraseña •  PIN: Numero de Identificación Personal •  Claves •  Firmas digitalizadas
  18. 18. 19/11/12   18   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     HASH Algoritmo que transforma una secuencia de bits en otra de menor extensión www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Verificación de la Firma Digital       1EE45RQ$$% Documento 1EE45RQ$$% Huella digital (hash) calculada Huella digital firmada Calculo Hash ¿Son  idénticas? 1EE45RQ$$% Huella digital (hash) original Firmado válido Firmado inválido Documento firmado digitalmente Descifra con la llave pública Se descifra HASH con la clave pública Produce un nuevo HASH sobre la comunicación completa Si ambos HASH coinciden, existe la certeza que el contenido no ha sido alterado
  19. 19. 19/11/12   19   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Actores que Intervienen Encargada de elaborar, generar y gestionar la política de firma, por el cual han de regirse los procesos de generación y validación de firma. •  Normas de generación y validación de firma •  Reglas  y  obligaciones  de  todos  los   actores  involucrados  en  dicho   proceso   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Actores que Intervienen Presta servicios en relación con la firma digital, como generación de la firma electrónica, y verificación de firma. Debe cumplir con la s siguiente condiciones: •  Ofrecer o facilitar los servicios de creación de firmas digitales certificadas. •  Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos. •  Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.
  20. 20. 19/11/12   20   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Actores que Intervienen Entidad (personalidad física o jurídica) que valida o verifica una firma electrónica según las condiciones establecidas en la política de firma. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Actores que Intervienen Persona que firma, en nombre propio o representación de una persona física o jurídica. Debe disponer de un certificado electrónico reconocido y un dispositivo para la creación de firma.
  21. 21. 19/11/12   21   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Tipologías de Firma Digital •  Firma cualquier formato de documento •  Firma en formato XML-Dsig. •  Requiere sw externo para validación. XML Advanced Electronic Signatures XML Advanced Electronic Signatures •  Firma cualquier formato de documento. •  Firma en formato binario, no legible por el ser humano. •  Requiere sw externo para validación. PDF Advanced Electronic Signatures •  Firma solo documentos PDF ISO 32000-1. •  Firma soporta formato XML. •  No requiere sw externo para validación. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Expediente Electrónico
  22. 22. 19/11/12   22   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Definición Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Componentes documentos   electrónicos   índice   electrónico   firma  del   índice   electrónico   metadatos   expediente   electrónico   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Documentos  Electrónicos   Los documentos electrónicos que forman parte de un expediente Deben contar con un identificador único, al que se añadirá el identificador del expediente, o de los expedientes de los que forme parte.
  23. 23. 19/11/12   23   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Índice  del  Expediente  Electrónico   Contiene la identificación de los documentos electrónicos que componen el expediente. Ordenada en orden cronológico, para reflejar la disposición de los documentos. El índice electrónico, equivale a la foliación de los expedientes cuando éstos se encuentran en soporte físico www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Firma  del  índice  del  Expediente   Electrónico   Garantiza la autenticidad e integridad del contenido del índice de los documentos que conforman el expediente electrónico así como de su estructura. Es realizada por la organización responsable de dicho expediente, mediante uno de los sistemas de firma aceptados El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera
  24. 24. 19/11/12   24   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos  del  Expediente   Electrónico   Información     GesCón     Seguridad     Trazabilidad       www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4      Propiedades  del  Expediente   Electrónico   •  Modificable por el interesado; los responsables de su tramitación pueden aportar documentos electrónicos nativos o digitalizados. •  Accesible, el interesado podrá realizar la consulta a través de una sede electrónica. •  La creación de los expedientes electrónicos debe estar regulada por una normativa específica. •  Es posible incorporar documentos electrónicos en formatos distintos a los establecidos. •  Debe poder ser transferir entre los repositorios del SGDE al SGDEA. •  Deben admitir firma electrónica. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos  
  25. 25. 19/11/12   25   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4      Propiedades  del  Expediente   Electrónico   •  En ningún caso será modificable. •  No podrá ser transferible al SGDE. •  Se transformará en un formato que pueda asegurar su conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y largo plazo. Conforme a la planeación documental realizada y lo definido en el PGD y/o TRD. •  Se aplicarán todas las políticas de archivo referentes a los expedientes (TRD, TVD, CCD) Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ciclo de Vida
  26. 26. 19/11/12   26   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ciclo de Vida Acciones: •  Definición de metadatos obligatorios asociados al expediente •  Definición de la estructura e información del índice electrónico del expediente. •  Definición de políticas y normativas existentes aplicables (firma electrónica). PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ciclo de Vida Acciones: •  Creación del expediente electrónico •  Creación del índice electrónico de los documentos en el expediente, •  Referencia de cada uno de los documentos disponibles y los documentos que se vayan añadiendo al expediente. •  Metadatos mínimos obligatorios del expediente. •  Cierre del expediente. •  Firma del índice del expediente GESTION Y TRAMITE
  27. 27. 19/11/12   27   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Ciclo de Vida Acciones: •  Captura y registro en el SGDEA •  Asignación de metadatos de archivo y descripción •  Conversión a formatos de conservación a largo plazo •  Clasificación según CCD •  Aplicación de las TRD •  Aplicación de los criterios de acceso www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     INTEROPERABILIDAD  DE  COMUNICACIONES  OFICIALES  
  28. 28. 19/11/12   28   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Definición “El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades” www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Modelo  de  Operación   Desde  el  ciudadano   Presentación   en  la  enCdad  
  29. 29. 19/11/12   29   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Modelo  de  operación   Desde  el  ciudadano   Presentación   por  medios   digitales   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Producción  de  documento  en  una  EnCdad  y  su   Envío  a  Otra  EnCdad  
  30. 30. 19/11/12   30   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Solicitud  y  respuesta  entre  EnCdades   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Metadatos   Metadatos  de  Información   Ofrece   información   ú2l   para   la   iden2ficación   de   las   en2dades,   interesados   y   documentos,   como   puede   ser   la   información   de   iden2ficación.   Clases  de  Metadatos   Metadatos  de  GesCón   I n f o r m a c i ó n   s o b r e   l a   comunicación   oficial   que   facilita   la   ges2ón   del   mismo.   Dentro   de   este  grupo  está  la  información  del   registro,   el   2po   de   documento   o   los  datos  del  interesado.   Metadatos  de  Conservación   Son   los   que   indican   las   polí2cas   d e   c o n s e r v a c i ó n   d e   l o s   documentos  en  la  en2dad  origen   de  donde  se  envía  la  información   y   que   2ene   la   custodia   de   los   documentos  originales.  
  31. 31. 19/11/12   31   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Consideraciones  para   Interoperabilidad   Directorio Oficial de entidades Plataforma de Interoperabilidad Se encuentran las entidades que tienen la capacidad para recibir comunicaciones oficiales de manera electrónica. •  Catalogo de servicios •  Publicación de correos electrónicos de las entidades Comprende el Sistema de Intercambio entre las Entidades de Origen y de Destino. •  Garantizar la entrega de la información de una entidad a otra •  Estar siempre on-line, www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Consideraciones  para   Interoperabilidad   Área / Ventanilla de Correspondencia Mensaje de datos de intercambio Validar la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada y salida de documentos. •  Responsables respectivamente del envío y recepción del mensaje de datos de intercambio Conjunto de datos del intercambio. •  Metadatos para el control e identificación, la información de la radicación y los documentos correspondientes adjuntos.
  32. 32. 19/11/12   32   www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Consideraciones  para   Interoperabilidad   Mensajes de control Sistema de intercambio Proporcionan información de estado para la gestión de la operación de intercambio. Proporciona la gestión del intercambio y la comunicación directa de las Áreas de Correspondencia con la plataforma de interoperabilidad. Sistemas internos de la entidad Cada entidad deberá tener un sistema de información donde almacene los documentos. •  Deberá ser el SGDE o SGDEA de la entidad. www.archivogeneral.gov.co    /    contacto@archivogeneral.gov.co      GE-­‐220-­‐FR-­‐009      2012-­‐10-­‐18      V.4     Gracias  por  su  atención  

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