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Livre blanc N4DS moyennes et grandes entreprises
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Livre blanc N4DS moyennes et grandes entreprises

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Évolution incontournable de la norme DADS-U, la norme 4DS (norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales, dite « N4DS ») marque une étape supplémentaire vers la dématérialisation …

Évolution incontournable de la norme DADS-U, la norme 4DS (norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales, dite « N4DS ») marque une étape supplémentaire vers la dématérialisation totale des déclarations consolidées annuelles et de l’ensemble des déclarations sociales périodiques et événementielles.
Le nouveau Guide Sage dédié à cette révision des obligations déclaratives des entreprises revient sur les raisons qui ont prévalu à cette réforme et sur le calendrier de mise en œuvre du changement.
L’accent est mis sur les enjeux actuels et futurs de la nouvelle norme 4DS et sur les multiples bénéfices attendus, notamment en matière d’amélioration de l’efficacité globale des processus et d’extension du champ déclaratif.
Vous trouverez également un chapitre consacré à l’importance de l’expertise métier et au caractère décisif que revêt l’accompagnement proposé aux entreprises, lors de la période de transition puis de montée en régime du nouveau référentiel.

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  • 1. LES GUIDES SAGEPOUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 2. 2 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 3. Sommaire Norme 4DS : objectif, " 100% dématérialisation" ........... 4 De multiples bénéfices attendus ................................................. 6 Accompagner le processus d’évolution ................................. 8 Sage, des solutions pour les moyennes ................................ 9 et grandes entreprises Pour tout savoir sur la Norme 4DS 3
  • 4. Norme 4DS : Objectif, "100% dématérialisation" Une évolution incontournable de la norme DADS-U… Après dix années d’exploitation, dont six ans en remplacement obligatoire de la norme TDS (transfert des données sociales), la norme DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiée) a montré des limites entravant sa capacité à supporter le mouvement croissant de dématérialisation des flux déclaratifs. Au fil des campagnes déclaratives, certaines difficultés se sont en effet révélées : complexité d’utilisation, rigidité dans la structure commune et dans les contrôles de cohérence inter- données, manque de rationalisation et cloisonnement des données… Conçue initialement pour un seul type d’échange dématérialisé avec des groupes monolithiques d’informations, la DADS-U n’aurait pu prendre en compte de nouvelles populations et déclarations qu’au prix d’une lourdeur excessive, incompatible avec des exigences d’efficacité renforcées. Ainsi, la DADS-U ne permettait pas de répondre aux besoins de nouveaux organismes de protection sociale et administrations, qui ont fait le choix d’utiliser une norme reconnue et maîtrisée, dans une logique d’optimisation des processus et des coûts. …Vers la dématérialisation totale La profonde révision de la DADS-U et son évolution vers la N4DS (norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales) va donc " dans le sens de l’Histoire " : elle s’inscrit dans un contexte global de modernisation des échanges, tendance inéluctable soutenue par le développement des échanges de données informatisées (EDI) et la dématérialisation. À ce titre, la nouvelle norme a été élaborée pour être en mesure, à terme, de rassembler et de communiquer l’ensemble des données déclaratives à un destinataire unique, responsable de la vérification et de la transmission des données aux différents organismes concernés. Après concertation des acteurs impliqués et conformément à l’arrêté publié en août 2010 (1), la norme 4DS entre en vigueur le 1er janvier 2012, pour les déclarations périodiques de salaires de l’année 2011. Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées, quel que soit leur effectif. La N4DS constitue ainsi un référentiel de données nominatives unique, issu des logiciels de Paie & RH, autorisant la production des déclarations actuelles et futures. Ne se limitant pas à la seule production des données consolidées annuelles, elle intègrera à l’avenir l’ensemble des déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles et événementielles. À ce titre, elle se positionne comme l’outil d’aujourd’hui et de demain. La N4DS vise à rationnaliser, accélérer et fluidifier l’ensemble des flux déclaratifs sociaux, avec en filigrane la mise en œuvre de la déclaration sociale nominative (DSN), dispositif au cœur de l’objectif de simplification des formalités administratives des entreprises. (1) Journal Officiel de la République Française du 7 août 2010.4 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 5. L’enjeu de la N4DS va déjà au-delà des obligations déclaratives annuelles de données sociales, commeen témoigne l’entrée en vigueur au 1er janvier 2012, obligatoire pour les entreprises de 10 salariés etplus, de l’AED (attestation employeur dématérialisée), transmise directement par voie électronique àPôle emploi au format normalisé N4DS. 2011 2012 10 novembre 2011 21 novembre 2011 1er janvier 2012 31 janvier 2012 Fin des dépôts Ouverture du service Entrée en vigueur Date d’exigibilité à la norme DADS-U DADS-U aux tests de l’AED pour de la DADS-U V08R10 à la norme 4DS les entreprises V01X06 de 10 salariés et plus 2 janvier 2012 Ouverture du service DADS-U aux déclarations réelles à la norme 4DS V01X06 Pour tout savoir sur la Norme 4DS 5
  • 6. De multiples bénéfices attendus Souplesse d’utilisation, fiabilité des informations, cohérence dans l’articulation des données, clarté de présentation, gain de temps dans l’exécution : la nouvelle norme 4DS améliore l’efficacité globale des processus déclaratifs et en élargit le champ. Des processus déclaratifs optimisés ité ular Le redécoupage de bloc de données monolithiques en sous-groupes apporte Mod davantage de souplesse de traitement pour les utilisateurs. ilité L’introduction de codes population permet de structurer l’enchaînement des Fiab messages déclaratifs, en fonction du contrat de travail du salarié ou du statut de l’agent, avec à la clef une meilleure lecture des données déclarées. ence La refonte de certaines nomenclatures (emplois, métiers, rémunérations, C ohér régimes de base de protection sociale) améliore la présentation et la clarté des informations et en renforce la cohérence. e erg enc La rationalisation de certaines données, grâce en particulier à la suppression C onv de nombreuses tables de motifs de début et de fin de période, favorise la convergence et l’articulation des informations entre le secteur public et le secteur privé, en prenant en compte les diverses réglementations. n nis atio La présentation normalisée et unifiée des données (adresses, contrôles, Ha rmo montants, taux, quantités) optimise la lisibilité et facilite les opérations de maintenance.6 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 7. Un champ déclaratif élargiLa norme 4DS est également une réponse à l’adhésion de nouveaux partenaires au systèmed’échanges dématérialisés. La nouvelle norme a été choisie par des organismes de protectionsociale et des administrations, en tant que référentiel qualifié, à même de porter leurs déclarations :• Mutualité Sociale Agricole (MSA) ;• Mutualité Française (prévoyance collective) ;• Caisses de retraites de régimes spéciaux : Caisse de Prévoyance et de Retraite du personnel de la SNCF (CPRPCNCF) ; Caisse de Retraite du Personnel Naviguant Professionnel de l’Aéronautique Civil (CRPN PAC) ; Service des retraites de l’État ; Pôle emploi (déclaration nominative des assurés de l’assurance chômage : DN-AC) ; Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).• Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP).Cette extension du champ déclaratif couvert permettra un retour sur investissement à courtterme pour les entreprises déclarantes ; un retour « gagnant » d’autant plus important avec laconvergence globale de la prévoyance et la mise en œuvre généralisée à compter de la N4DS desdéclarations événementielles. Pour tout savoir sur la Norme 4DS 7
  • 8. Accompagner le processus d’évolution Si l’impact pour l’ensemble des acteurs concernés (employeurs, éditeurs de logiciels, cabinets comptables) n’est pas comparable à celui du passage de la norme TDS à la norme DADS-U, il mérite néanmoins d’être anticipé. Du point de vue de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par ses partenaires (éditeur de solutions Paie & RH, cabinet de conseil) peut s’avérer décisif pour appréhender avec succès et sérénité la période de transition vers la N4DS, puis la montée en régime du nouveau référentiel. Nécessairement à prévoir, l’adéquation de la solution logicielle à la nouvelle norme doit être considérée comme un pré-requis technologique qui autorise la mise en œuvre du projet d’évolution de norme. À cette occasion, certains impératifs doivent être appréhendés : • L’intégration des données extérieures à la paie comme les notes de frais, l’intéressement, la participation… • La mise à disposition d’outils d’import facilitant le travail des utilisateurs et l’interactivité. Il peut s’agir de fonctionnalités d’alertes visuelles, de l’ergonomie générale de l’outil, de pré-paramétrage des contrôles… L’expertise Sage, pour une transition en douceur Au-delà du développement d’une solution intégrée dédiée au déclaratif du futur, la relation de confiance entre l’entreprise et son prestataire trouve tout son sens dans la réponse métier globale que saura apporter l’éditeur aux besoins exprimés par le déclarant. Sage fait bénéficier ses clients de son apport métier pointu et de son expertise avérée en matière d’assistance dans le cadre d’évolutions légales et réglementaires. L’accent est ainsi mis sur l’aide au quotidien et la présence aux côtés du client, à chaque étape du projet : phases de tests, mise en production, développements ultérieurs. Adapté aux attentes, à l’organisation, aux processus internes et au périmètre de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par Sage peut prendre diverses formes : télémaintenance, consulting, externalisation… Un environnement propice pour évoluer vers la nouvelle norme en toute sérénité.8 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 9. Sage, des solutions pour les moyenneset grandes entreprisesAvec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés, Sage est le premier éditeur de solutions degestion d’entreprises en France (Source IDC-2009). Les 800 collaborateurs de sa Division Moyenneset Grandes Entreprises forment la première organisation dédiée à ce marché. 35% d’entre eux seconsacrent à la Recherche & Développement pour vous proposer des solutions simples, évolutiveset innovantes.Sage propose une gamme de solutions de gestion qui couvre l’ensemble des métiers del’entreprise et toutes les typologies de projets.• Nos solutions ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d’intégrer tous les processus de gestion dans un système d’information unique et cohérent.• Nos solutions FRP (Finance Resource Planning) couvrent tous les domaines de la performance financière (Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations, Consolidation, Recouvrement…).• Nos solutions HR (Human Resources) libèrent les DRH des contraintes administratives et financières leur permettant de se concentrer sur leurs missions plus qualitatives : gestion des compétences, fidélisation des salariés.• Nos solutions WMS (Warehouse Management System) apportent une réponse en matière de maîtrise des flux et d’optimisation des processus à toutes les entreprises.• Nos solutions CRM permettent aux équipes commerciales, marketing et services d’optimiser la gestion de leurs relations avec leurs clients et prospects.Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information enadéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins. Pour tout savoir sur la Norme 4DS 9
  • 10. Sage 10, rue Fructidor www.sage.fr/mgeFax : 01 41 66 25 55 75834 Paris Cedex 17 Informations commerciales nos consultants ? Informations ExportFax : +33 (0)5 56 18 01 48Tél. : +33 (0)5 56 18 01 34 Appelez-nous au (N° INDIGO : 0,15 e TTC/min) 0 825 007 017 • Vous souhaitez plus d’information des charges et échanger avec l’un de sur notre offre de solutions de gestion ? • Vous souhaitez présenter votre cahier de votre passage à la nouvelle norme 4DS ? • Vous souhaitez vous faire accompagner lorsSage© 2011 - Tous droits réservés - SAS au capital de 500.000 e - Siège social : 10 rue Fructidor 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129 - Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable.Les logos, noms de produits ou de sociétés n’appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif - Crédits photos : Ivan Bothemine - Fotolia - DIV000PL330 - S315_MGE 11-11