Guide Sage: Toutes les clés de réussite pour votre Migration vers le SEPA

TOU TE S L E S C LÉ S DE RÉU SSI T E POU R VOTREMigration vers le SEPA

Sommaire Édito ........................................................................ 3 Introduction ............................................................... 5 I. Engager le projet SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A. Initier une approche en mode projet ................................... 6 B. Identifier les services impactés par le SEPA ........................... 6 C. Cartographier les flux impactés par le SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 a. Les applicatifs ......................................................... 7 b. Les interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 II. Les étapes de la migration SEPA ............................... 8 A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire . . . . . . . . . 8 B. Revoir ses contrats bancaires .......................................... 9 C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 D. Mettre à jour son ERP ................................................... 9 E. Adapter son système d’information ................................... 10 F. Repenser ses organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 III. Les réponses de Sage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 A. Le convertisseur de coordonnées bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 B. Les services d’accompagnement .................................... 13 IV. les 7 questions les plus posées par nos clients . . . . . . . . . . . 14 Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

Édito L es nouvelles échéances liées au SEPA se rapprochent et pourtant, peu d’entreprises du secteur privé ont, en France, entamé leur projet de migration. Il est désormais temps de mettre en œuvre ces projets qui peuvent, pour un certain nombre d’entre elles, impacter plusieurs pans de leur système d’information. Pour vous aider à mieux appréhender les principaux enjeux liés à cette migration, nous avons conçu ce guide à vocation pédagogique. Il a pour objectif de vous accompagner dans les différentes étapes de votre projet, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre système de gestion. Au travers de la lecture de ce guide, nous entendons également vous donner les clés d’une migration réussie et les principaux bénéfices que vous pouvez en tirer. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 3

4 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

IntroductionLe SEPA (Single Euro Payment Area) est l’aboutissement du processus de changementdes instruments monétaires en Europe. Initié en 1999 avec l’introduction de l’Euro commemonnaie unique scripturale, il s’est poursuivi en 2002 avec le passage à l’Euro monétaire.Aujourd’hui, le SEPA est un véritable espace européen qui représente près de 480 millionsd’habitants, 9 000 banques et 25 millions d’entreprises, à l’intérieur duquel les paiementsvont être harmonisés, remplaçant progressivement les outils dématérialisés de transfertsde fonds.Le SEPA permet à chaque entreprise et à chaque particulier d’effectuer des paiements en eurosaussi bien dans les 32 pays que couvre l’espace de l’Europe des paiements que sur leur territoirenational avec la même simplicité, le même niveau de sécurité et les mêmes conditions techniques,juridiques et tarifaires. À l’intérieur de cette zone, tous les acteurs économiques utilisant desmoyens de paiements dématérialisés sont concernés par le SEPA. Ainsi, en France, au termede la réforme, les virements et prélèvements s’effectueront sous forme de SCT (SEPA CreditTransfer) et de SDD (SEPA Direct Debit). Les relevés de comptes vont s’enrichir d’informationscomplémentaires tandis que les RIB adoptent le nouveau format BIC/IBAN.Dans les entreprises, le passage au SEPA présente différents avantages : raccourcissement desdélais de paiement à l’intérieur de la zone SEPA, concurrence plus vive dans la fourniture desservices de paiement, baisse des coûts liés au traitement des paiements, ou encore, conquête denouveaux marchés…La mise en conformité avec le SEPA nécessite une mise à jour des systèmes d’informationElle entraîne nécessairement un nouveau format de fichiers pour les échanges avec les banquesainsi que la mise en œuvre d’un nouveau protocole de communication (EBICS ou Swiftnet).Le SEPA touche tous les flux d’échanges (import RIB, nouveaux salariés, notes de frais,participation, intéressement…). Il impose également de remplacer les RIB par les BIC/IBAN etde créer de nouvelles bases de données, d’imprimer de nouveaux formulaires et de modifier lesfactures. Une démarche qui a des incidences aussi bien sur la comptabilité et la facturation desentreprises que sur la paie des salariés. Pour les entreprises qui délèguent ces opérations à unexpert comptable, le changement est relativement simple. Pour les autres, le SEPA entraîne unemodification des documents, des données et des logiciels. Au-delà des nécessaires évolutions dessolutions de gestion de trésorerie et de communication bancaire, l’adoption du format SEPA a unimpact sur différents modules de l’ERP de l’entreprise. Pour réussir cette transition et maîtriser lesrisques encourus, un pilotage expert s’impose. Les échéances réglementaires se rapprochant, ildevient urgent que les entreprises concernées engagent leur processus de migration pour éviter lesrisques de goulot d’étranglement. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 5

I. ENGAGER LE PROJET SEPA A. Initier une approche en mode projet Dans le cadre de leur migration vers la norme Sa première mission consiste à réaliser une SEPA, il est essentiel que les entreprises cartographie des flux et processus qui seront s’inscrivent dans une véritable démarche impactés par la migration SEPA de manière projet et nomme à sa tête un comité ou un à diagnostiquer les besoins préalables, à responsable SEPA chargé d’en superviser préparer au mieux le projet de migration, les impacts sur les processus en place dans à identifier les ressources nécessaires et à l‘entreprise et d’impliquer les services de définir le niveau de services le plus adapté. l’entreprise qui seront concernés (trésorerie, Il définit la stratégie bancaire en prenant informatique, services commerciaux contact avec les prestataires, les fournisseurs et marketing, RH, service juridique, de logiciels et les banquiers de l’entreprise. communication…). B. Identifier les services impactés par le SEPA Le SEPA change certaines règles. Il est • Marketing : mise à jour des documents, important de prendre en compte ces nouveaux plaquettes, sites web, multilingue… points réglementaires dans les démarches • Facturation : BIC/IBAN sur les factures juridiques, financières, commerciales ou clients et fournisseurs • BIC/IBAN de encore marketing de l’entreprise et d’adapter l’administration fiscale. en conséquence les processus. • Contentieux : mention du règlement par En effet, les délais pour contester un prélèvement sont, dans le cadre du SEPA, SEPA et du BIC/IBAN dans la créance allongés. Cette nouvelle donne impacte contentieuse • modèles d’injonctions de les procédures liées à la gestion du paiement (BIC/IBAN, règlement SEPA). recouvrement de créances, des contentieux • Achats : référentiel fournisseur avec BIC/ et de la trésorerie de l’entreprise. IBAN • mention du règlement SEPA. Les tâches à prévoir dans le cadre • Ressources Humaines : récupération BIC/ du SEPA en fonction des services : IBAN des salariés et règlement par mode • Trésorerie : génération du format SEPA SEPA • bulletins de salaire avec le BIC/IBAN (format UNIFI XML) • nouveaux protocoles pour le règlement SEPA. de communication bancaire (EBICS, • Juridique : mise à jour de tous les contrats Swiftnet) et abandon de X25 • nouveaux en liaison avec le SEPA (conditions de vente, contrats télématiques bancaires (conditions tribunal pour litige…) • contenu de la zone financières, protocoles, services, cut-off…) • libellée et les diverses compensations en délais de traitement SEPA (saisie, validation, cas de défaillance d’une des parties dans les contrôle, génération…) • traitement contrats entre les clients et les fournisseurs des relevés bancaires (nouvelles zones • transfert de responsabilités dans le d’information) en trésorerie/rapprochements cadre du SDD et gestion des mandats de bancaires. prélèvement. • Commercial : nouveaux référentiels clients • Informatique : «upgrader» les systèmes et avec le BIC/IBAN, remplacement de les logiciels ; donner accès aux utilisateurs l’autorisation de prélèvement par le mandat éloignés ; ouvrir l’IP à la connexion bancaire unique • référentiel produit avec le règlement (sécuriser les accès). SEPA.6 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

C. Cartographier les flux impactés par le SEPAAu niveau informatique, il convient de lister l’ensemble des outils matériels, logiciels etréseaux impactés par le SEPA.a. Les applicatifsLa migration SEPA impose comme pré-requis de gérer les nouveaux RIB au format BIC/IBAN.Toutes les applications du système d’information gérant des coordonnées bancaires sontimpactées par le SEPA. La première étape du diagnostic consiste à vérifier la conformité deces applicatifs avec ce format BIC/IBAN ainsi que leur capacité à générer des fichiers au formatXML :• Les logiciels de communication bancaire qui permettent de récupérer les relevés de comptes et d’effectuer des virements et des prélèvements• Les logiciels de trésorerie qui optimisent les flux financiers• Les logiciels de comptabilité pour la gestion des flux fournisseurs/clients• Les logiciels de gestion des ressources humaines et en particulier de la paie pour la gestion des salaires• Les applications orientées métiers qui intègrent des coordonnées bancaires de clients ou de fournisseursb. Les interfacesLe SEPA nécessite que les différents applicatifs concernés soient compatibles pour communiquer.Une fois identifiés les applicatifs concernés par le format SEPA, il faut définir leurs points de jonctiontechnologique. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 7

II. LES ÉTAPES DE LA MIGRATION SEPA Les étapes de la migration vers le SEPA dépendent du système d’information de l’entreprise et de sa taille. Si les applicatifs ERP sont utilisés dans une version récente, l’entreprise réalise une simple mise à jour. Si l’entreprise est équipée d’une solution plus ancienne et souhaite en profiter pour faire un changement de version majeure, alors le process global sera plus lourd. Mais dans les deux cas, la migration vers les nouveaux protocoles de communication bancaire est un préalable indispensable. A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire Le SEPA impose en France des changements sur toutes les couches de la communication bancaire Sa mise en place nécessite que les entreprises migrent d’abord vers l’un des nouveaux protocoles de communication bancaire, EBICS ou Swiftnet. Contrairement aux protocoles ETBAC 3 et 5, EBICS et Swiftnet supportent les formats de fichiers XML. Une migration d’autant plus indispensable que ETEBAC 3 et 5 s’appuient sur le réseau X25/ Le choix du Comité Transpac opéré par Orange Business Services Français d’Organisation et de et qui ne sera plus maintenu à partir du 30 Normalisation Bancaire (CFONB) septembre 2011. Ces nouveaux protocoles pour remplacer ETEBAC : de communication bancaire utilisant le • Swiftnet ( Society for réseau TCP/IP (firewall/proxy) nécessitent Worldwide Interbank Financial également de prévoir une sortie IP vers Telecommunication ) : réseau bancaire l’extérieur. Une première démarche qui international, 3 modes d’accès permettra ensuite aux entreprises de s’engager véritablement dans leur projet de • EBICS ( Electronic Banking migration SEPA. Internet Communciation Standard ) : réseau IP, sécurité, format XML8 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

B. Revoir ses contrats bancairesEn matière d’organisation, les entreprises banques, les personnes habilitées à l’exécutiondoivent vérifier avec leurs banques l’état de d’opérations sur ses comptes. Enfin, elle doitleurs contrats, afin de mettre en place les revoir les procédures d’exécution des ordresmandats et avenants nécessaires pour délivrer transmis, à savoir la génération, la distributionles services SEPA (SCT et SDD). L’entreprise et la gestion des clés X509 banque pardoit identifier, pour contractualiser avec ses banque.C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateursLa démarche suivante consiste à récupérer coordonnées bancaires peuvent s’appuyerl’ensemble des coordonnées BIC et IBAN sur des convertisseurs de RIB en BIC/IBANde ses clients, fournisseurs et collaborateurs proposés par certains éditeurs. Pour lesafin de mettre à jour les différents référentiels entreprises qui externalisent la gestion de leurde sa base de données. Pour réaliser cette paie ou de leurs factures, cette démarche seraopération, les entreprises ne souhaitant pas réalisée par leur prestataire externe. Il convientfaire évoluer immédiatement leur système néanmoins de planifier cette bascule avec led’information ou leur ERP vers des versions ou les prestataires.prenant en compte ces nouveaux formats deD. Mettre à jour son ERPUne fois la base de données à jour, les Pour les entreprises qui utilisent un ERPentreprises doivent mettre à jour leurs standard, incluant un contrat de maintenance,applicatifs pour générer le format XML, gérer le cette mise à jour ne prendra que 20 à 25BIC et l’IBAN, permettre la saisie du paiement jours. Mais si l’entreprise a réalisé desSEPA (SCT et SDD), le retour des informations développements métiers spécifiques autour(relevés bancaires), le rapprochement de l’ERP, il faudra alors adapter les règles debancaire, le rapprochement comptable ou ces modules en fonction de celles du SEPA.encore l’intégration avec la trésorerie. Une démarche qui peut rallonger de plusieursLes solutions de communication bancaire dizaines de jours la migration du système verset de gestion des moyens de paiement sont le SEPA.impactées, et il convient de les faire migrervers des versions acceptant ces nouveauxformats.De nombreux services étant concernés parle SEPA, c’est au final l’ensemble de l’ERPqui doit faire l’objet d’une migration vers uneversion acceptant ce nouveau format. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 9

E. Adapter son système d’information Les échanges SEPA s’appuyant sur le format les réseaux et les machines supportent ces XML, la taille des fichiers échangés s’alourdit nouvelles volumétries en termes de transfert (x4 pour les paiements et jusqu’à x10 pour et d’intégration. Ces nouvelles versions des les relevés bancaires). Par ailleurs, avec le applicatifs, qui s’appuient souvent sur les format SEPA, il est possible d’échanger plus systèmes d’exploitation les plus récents, sont d’informations dans le cadre des SDD et plus consommatrices en puissance. Leur des SCT, avec un champ de 140 caractères optimisation nécessite parfois une évolution (contre 40 auparavant) à la disposition de des machines qu’il convient de prendre en l’utilisateur pour transmettre un libellé qui compte dans le budget du projet. parvienne au destinataire sans altération. Il est essentiel que l’entreprise s’assure que F. Repenser ses organisations La dernière étape de la mise en œuvre d’un projet SEPA concerne les processus organisationnels de l’entreprise : une étape indispensable à l’optimisation et à la rentabilité de ce projet. a. Homogénéiser et centraliser ses pour favoriser les règlements par virement contrats bancaires ou prélèvement. Une démarche qui permet d’accélérer et de sécuriser les procédures La mise en place du SEPA est l’occasion de traitement et qui est moins coûteuse pour l’entreprise d’étudier la connexion que les procédures matérialisées. Ainsi, le vers d’autres banques dans la zone SEPA. délai d’exécution d’un virement SCT sur la C’est l’opportunité de renouveler ou de zone SEPA est de 3 jours ouvrés maximum centraliser les contrats télématiques et et passera à 1 jour maximum à partir de de revoir la structure de ses comptes 2012. Les commissions d’interchange seront bancaires. Le réseau IP autorise la supprimées sur le prélèvement SDD à partir centralisation des communications bancaires du premier novembre 2012, tandis que le et l’homogénéisation des flux entre les paiement transfrontalier est, avec le SEPA au entreprises et les banques. Le passage au même coût qu’un paiement national. Ainsi, SEPA permet de renégocier les tarifs et le dans le cadre du SEPA et du SDD, l’entreprise contenu des services bancaires. Autant de peut remplacer ses autorisations de démarches qui contribuent à générer des prélèvements par le mandat unique et étudier gains de productivité et rationaliser des coûts l’opportunité du prélèvement transfrontalier. liés aux frais bancaires. Elle peut harmoniser les différents moyens de b. Optimiser les opérations paiement utilisés par ses entités en Europe en n’utilisant que le SCT. En simplifiant de paiements et de prélèvements et en accélérant ainsi ses démarches de Le SEPA a également un impact sur les prélèvements et de virements, elle s’ouvre de modalités de règlement. Dans certains pays nouvelles opportunités de développement tels que la France et l’Espagne, le recours au commercial dans les pays de la zone SEPA paiement par chèque ou effet est souvent tout en rationalisant ses coûts. plébiscité. Il faut profiter du passage au SEPA10 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

c. Renforcer et améliorer la gestion comptableLa zone de 140 caractères du champ « référence » dans les SCT et lesSDD introduit de nouvelles informations qui optimisent les moyens depaiement SEPA. L’identification des flux de facturation gagne en précision.L’allocation et l’enregistrement comptable sont plus appropriés, et le lettrageet la réconciliation (entre les factures en attente de règlement et les paiements)optimisés. Dans cette perspective, le SEPA offre l’opportunité de mener uneréflexion sur des projets de dématérialisation des factures ou de l’externalisation decertaines fonctions comptables. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 11

III. LES RÉPONSES DE SAGE Après avoir adapté ses solutions de gestion financière et ses ERP aux nouveaux protocoles de communication bancaire et au format SEPA, Sage a développé des outils de migration à isopérimètre, des outils d’import, de paramétrage et propose trois niveaux de services pour accompagner les entreprises dans ces étapes de migration. A. Le convertisseur de coordonnées bancaires L’entrée en vigueur du SEPA impose pour Cette offre est accessible à tout moment et tout paiement en euros dans les 32 pays de quel que soit le lieu, à partir de la plateforme la zone, l’utilisation du code BIC et du code SaaS de Sage qui assure l’exploitation et IBAN en lieu et place du traditionnel RIB ou le support de ce service dans le cadre des des coordonnées nationales d’autres pays. solutions de la Division Moyennes et Grandes Le premier type de paiement concerné est Entreprises de Sage soit : le virement SCT. Sage accompagne les • Sage FRP Treasury Universe Edition (V3.1) entreprises dans la conversion des comptes • Sage 1000 Banque Paiement (V5.52, V6.00) RIB vers des comptes IBAN et BIC pour : Sage propose également des services • Échelonner la mise à jour de l’ensemble des étendus aux logiciels d’autres éditeurs : systèmes impactés par la migration des comptes RIB vers les comptes IBAN/BIC en • Soit avec l’offre de conversion au format conformité SEPA d’import-export préconisé par Sage • Réduire et automatiser toutes les tâches • Soit avec l’offre de conversion sous un autre manuelles de mise à jour des référentiels format d’import-export. Des prestations complémentaires seront à prévoir pour la • Réduire les temps de déploiement. mise au format du fichier.12 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

B. Les services d’accompagnementa. Accompagnement StandardDans le cadre du niveau de service Standard, Sage accompagne les entreprises qui entendent faireévoluer leur système d’information à isopérimètre. Ce contrat comprend une validation des pré-requis, l’installation et la migration en réel des solutions concernées et une formation utilisateur.b. Accompagnement PremiumLe contrat Premium intègre un audit préalable du système en place, l’installation et la migration enréel des solutions concernées, une formation sur site et une assistance sur site.c. Accompagnement SérénitéLe contrat Sérénité comprend une analyse préalable, une installation et la gestion dumulti-environnement, la migration à blanc, puis la formation sur site, l’assistance au démarrage,le suivi de projet et la rédaction du livrable. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 13

IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS QUESTION 1 Le SEPA est une réalité. Il a été lancé le 28 janvier 2008 pour ce qui concerne les virements Depuis quand le SEPA est-il domestiques dans la zone SEPA, ce que l’on appelle disponible pour les transferts de le SCT (Sepa Credit Transfert). La bascule en SCT fichiers de virement aux banques doit être effective pour l’ensemble des entreprises (domestiques et internationaux) ? aux alentours de fin 2011. Début 2009 - fin 2010, c’est Le SEPA est-il obligatoire ? le lancement du prélèvement SEPA, le SDD (Sepa Quelles sont les dates limites de Direct Debit) qui devra être effectif. Les entreprises bascule par nature auront jusqu’à fin 2012 à peu près pour y basculer. de flux bancaire ? Le 1er novembre 2009 : c’est l’inscription dans les droits nationaux de la directive sur les paiements, qui introduit plus de concurrence, et la disparition ou la réduction des délais de traitement, ce que l’on appelle les dates de valeur, sur les moyens de paiement. Il y a un projet de règlement en cours d’approbation au Parlement Européen qui définit les dates butoir : SCT début 2013, SDD début 2014 pour l’ensemble de la zone SEPA. QUESTION 2 Entre les deux dates butoir, nos clients pourront utiliser les formats et les protocoles actuels ainsi Y a-t-il une période transitoire que les nouveautés SEPA, le SCT et le SDD. durant laquelle le format actuel et le format SEPA cohabiteront ?14 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

QUESTION 3 Les formats actuels restent valables. Le BICLe format actuel reste t-il et l’IBAN sont obligatoires pour les virements valable ? Devrons-nous SEPA. Il est cependant conseillé de les utiliser pour également utiliser le BIC les virements internationaux au format AFB320, mais ces notions sont obligatoires si l’on fait du SEPA. Ceet l’IBAN pour ces moyens point est important pour nos clients puisque toutes de paiement ? les applications qui ont un référentiel de compte au format RIB vont le gérer demain en BIC-IBAN. QUESTION 4 Tant que vous resterez avec ces formats domestiques, vous pouvez continuer à utiliser Jusqu’à quand ETEBAC 3 ETEBAC 3 pour recevoir vos relevés de compte. Mais reste t-il valable ? le réseau X25, qui supporte ETEBAC 3 et 5, s’arrêtant le 30 septembre 2011, il faut changer de protocole avant cette date. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 15

IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS (SUITE) QUESTION 5 Il y a des clients qui font de l’ETEBAC 3 ou 5 via le réseau RNIS, ou directement avec X25. Quelles sont les contraintes Cela disparaît au profit d’un réseau TCP/IP, c’est- techniques et bancaires quand à-dire internet. Il y a une modification du logiciel de un client passe d’ETEBAC à communication et de moyen de paiement, et puis des EBICS ? avenants aux contrats bancaires. Il doit se rapprocher de sa banque, puisque c’est un autre contrat télématique. QUESTION 6 Vous retrouvez les champs classiques de ces virements. Il y a des informations complémentaires Pouvez-vous nous en dire plus qui vont permettre la construction de centrale de sur les types de champs que paiement et d’obtenir des informations pour les comprend le fichier XML ? rapprocher et les intégrer avec une base comptable. Le fait que l’on bascule à l’XML va ouvrir d’autres applications : lettrage automatique, rapprochement et dématérialisation de la facture. De nouvelles perspectives s’offrent à vous.16 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA

QUESTION 7 Les clients qui ont ETEBAC 5 ont la possibilité d’utiliser la signature électronique vers toutes lesQu’en est-il de la signature banques avec une seule carte. Ce type d’offre sera électronique ? disponible sur EBICS. Le CFONB, l’institution française des banques, a émis un planning en deux phases : remplacement du protocole ETEBAC 3 à partir de novembre 2010, et démarrage de la signature électronique sur EBICS. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 17

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