Apresentação sobre o uso dos Formulários dentro de uma organização, contendo a forma correta de utilização, normas, padrões e requisitos obrigatórios para um documento eficiente.

1. ORGANIZAÇÕES,
SISTEMAS E MÉTODOS
 Formulários
Sabrina Machado

2. Conceitos
Formulário é uma ferramenta administrativa composta por:
 Palavras e números:
 dados fixos: impressos no próprio formulário
 dados variáveis: preenchidos posteriormente
 Espaços ou campos;
 Linhas;
 Coluna;
 Formato.

3. Conceitos
“Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade
específica, possuindo características e campos apropriados,
destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos
lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir
um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua
conclusão.” (CURY, Antonio. Organização e Metódos: Uma
visão holística. São Paulo: Atlas, 2006)

4. Conceitos
“Documento que transporta dados e informações de uma
pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado.”
(ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São
Paulo: Atlas, 2001)
“Documento que possui campos delineados para coleta e
registro de dados e informações necessários à sistemas
administrativos.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização
& Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

5. Importância dos Formulários
 Exigências legais e
governamentais;
Ex.: Formulário de Petição para
cumprimento de exigência –
ANVISA

6. Importância dos Formulários
 Importância dos dados e informações:
 armazenamento do histórico da
organização;
 recuperação eficiente e eficaz de
dados e informações.

7. Importância dos Formulários
 Padronizar as comunicações;
 Facilitar as funções de administração:
 planejamento
 organização
 controle

8. Objetivo dos Formulários
 Documentar e centralizar as informações em
um processo;
 Agilizar o fluxo das informações;
 Reduzir custos operacionais;
 Padronizar informações e procedimentos;
 Formalizar operações de caráter Legal.

9. Tipos de Formulários
Os Formulários são produzidos de acordo com
os padrões nacionais da ABNT (Associação
Brasileira de Normas Técnicas ou de acordo
com os padrões internacionais da ISO
(International Organization for
Standardization).

10.  Impressos: são produzidos em papel e obedecem aos
padrões internacionais estabelecidos para a utilização
em equipamentos de impressão computadorizados;
 Fichas: são feitas em papel de maior gramatura (cartão
ou cartolina), obedecem os mesmos padrões
mencionados e são, geralmente, destinadas ao registro
de dados sintéticos.
Tipos de Formulários

11.  Eletrônicos: tendência atual, guardam os padrões
dos formulários impressos mas em ambiente
eletrônico:
 Mais econômicos – possibilitam o acesso a
informação de forma eletrônica;
 Facilitam o rápido acesso ao compartilhamento em
tempo real;
 Reduzem os erros de preenchimento.
Tipos de Formulários

12.  Eletrônicos: tendência atual, guardam os padrões dos
formulários anteriormente apresentados em ambiente
eletrônico:
 consomem menos papéis
 facilitam o rápido acesso e compartilhamento em
tempo real;
 reduzem os erros de preenchimento.
Tipos de Formulários

13. Elaborando Formulários
Layout
 Prover espaços suficientes;
 Manter distâncias convenientes para o
preenchimento (seja manual ou automatizado);
 Manter uma sequencia racional/lógica de
preenchimento;

14. Elaborando Formulários
Layout
 Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao
conteúdo a ser preenchido;
 Realçar os elementos principais: obrigatórios,
opcionais, etc.;
 Manter uma aparência clara e limpa, se
atentando à fonte, tamanho da fonte, cor da
fonte, etc.

15. Elaborando Formulários
Layout

16. Elaborando Formulários
Controle Lógico
 Criar uma sequência lógica: do geral para o
específico;
 Elaborar a partir das questões essenciais,
propiciando equilíbrio ao conteúdo do que
deverá ser preenchido: nem mais, nem menos;
 Evitar repetição de preenchimento;

17. Elaborando Formulários
Controle Lógico
 Elaborar o formulário de forma que possa ser
identificado posteriormente: quem preencheu,
quando, qual o setor responsável, etc.;
 Permitir que o formulário possa ser usado por
todos os funcionários da organização, quando
aquela determinada tarefa for desenvolvida.

18. Elaborando Formulários
Etapas:
 Levantamento das necessidades do setor, dos
funcionários e das atividades/tarefas;
 Pensar em um nome para identificação;
 Analisar e definir os objetivos do formulário;
 Observar se há a necessidade de uma sequência de
formulários;
 Analisar o nível dos funcionários que irão utilizá-lo;

19. Elaborando Formulários
Etapas:
 Analisar o controle e a avaliação: quem controla
e quem avalia;
 Elaborar layout e conteúdo de forma lógica:
- formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento,
etc.;
 Analisar o custo/benefício do formulário;
 Realizar um teste piloto com o formulário, visando
detectar possíveis falhas no preenchimento e controle e
refazer o teste até a eliminação de todos os erros;

20. Elaborando Formulários
Etapas:
 Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas vezes forem
necessárias;
 Revisar os tópicos: incluir o que for necessário e excluir o que for
desnecessário;
 Uso de termos coerentes com a organização, evitando siglas e
abreviações;
 Uso de títulos que mostrem claramente o que se pede;
 Manter um padrão de numeração/paginação para todos os
formulários da organização.

21. Profissão: Analista de Formulários
Um bom analista de formulários deve possuir diversos
conhecimentos que auxiliam a empresa a não ter prejuízos com
a criação de seus formulários. É importante citar que ele tenha as
seguintes atribuições:
 Planejamento eficaz do formulário;
 Controle centralizado e atualizado dos formulários da empresa e análises
dos mesmos;
 Servir como fonte de informação da empresa;
 Analisar para que haja uma boa relação custo-benefício

22. Profissão: Analista de Formulários
 Determinar a quantidade inicial máxima e mínima de cada
formulário;
 Assegurar que não existam formulários desnecessários;
 Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulários que
aprimorem os sistemas administrativos da empresa.

23. Questionário – levantamento e análise
 Identificação;
 Necessidade do formulário;
 Preenchimento;
 Controle e avaliação;
 Consumo;
 Formato, tipo de papel e carbonagem;
 Arquivamento
 Custo, benefício e possíveis problemas.

24. Metodologia
Elaborando um formulário:
 Levantar e analisar as necessidades:
- consultar o usuário;
- bom formulário = layout bem desenhado;
- qualidade da análise;
- resultado da análise (apoiado por
fluxogramas);
- listagem dos requisitos necessários para o
novo formulário.

25. Metodologia
Elaborando um formulário:
 Identificar o estilo de administração da
empresa:
- uniformização dos documentos da empresa:
harmoniza a imagem do documento;
- não uniformização: diferenciação rápida dos
documentos.

26. Metodologia
Elaborando um formulário:
 Identificar informações importantes:
- Dados fixos:
- já impressos, sendo indicativos ou implícitos;
- Dados variáveis:
- informações inseridas pelo usuário;
- dimensionar adequadamente;
- espaços reservados em linhas ou colunas.

27. Metodologia
Elaborando um formulário:
 Trabalhos de gráfica;
 Treinamento e controle.

28. Estudo de Caso
Formulário para obtenção do
Cartão Cidadão, emitido pela
Caixa Econômica Federal

29. Material e Custo:
 Papel Report A4 75gm c/ 500: R$10,50
 Impressão P&B p/ 2.400 formulários: R$0,05
 Estimativa de formulários distribuídos em São Paulo: 150
pessoas ao dia, totalizando 3.000 pessoas ao mês.
 Custo para impressão de R$3.000 formulários: R$213,00 a.m.
Estudo de Caso

30.  Identificando
pontos desnecessários
que confundem,
tomam tempo do
usuário e resultam em
demora em alcançar
o que se espera ou até
em desistência;
 Desvantagem do
uso múltiplo do
formulário;
 Comparação com o
atendimento via
telefone, que só
pede 3 documentos;
 Importância do
formulário online.

31. Bibliografia
 ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São
Paulo: Atlas, 2001
 CURY, Antonio. Organização e Metódos: Uma visão holística.
São Paulo: Atlas, 2006
 OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São
Paulo: Atlas, 2002