Affrontare i progetti consulenziali con le giuste basi: la metodologia del project management

1. Le basi del
Project Management
•Strumenti per affrontare
progetti consulenziali
A cura di Palo Vallicelli

2. Se ho tre ore per abbattere un albero, passo la prima
ad affilare la lama

3. Project Management
Definizioni
 Il project management è l’applicazione di
conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano
a gestire, organizzare e controllare le varie fasi
di un progetto.
 ll project management ha oggi un ruolo sempre più
importante nelle organizzazioni private e pubbliche
come disciplina di governo dei progetti per la
fornitura di prodotti e servizi oppure per il
miglioramento organizzativo.
3 Fonte: A. Bove, Project Management

4. GLI OBIETTIVI del Definizioni
Project Management
 Definire gli obiettivi (gestione dello scopo)
 Dare una visione realistica del progetto durante
tutto il ciclo di vita (gestione integrata)
 Creare una tempistica ed un piano dei costi
(gestione del tempo e dei costi)
 Responsabilizzare, motivare, gestire la conflittualità
(gestione delle risorse umane)
 Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio)
 Controllare e valutare gli scostamenti (gestione della
qualità)
4 Fonte: A. Bove, Project Management

5. LE FASI del Fasi del P.M.
Project Management
DEFINIZIONE
ESECUZIONE
PIANIFICAZIONE
• Fattibilità CONTROLLO
CHIUSURA
• Definizione •W.B.S. RILEVAZIONE
obiettivi • Tempi effettivi
•Gannt • Costi effettivi • Consegna
• Project VERIFICA • Esame critico dei
Charter •… • Analisi degli scostamenti risultati
• Analisi delle cause
RIPIANIFICAZIONE • Apprendimento
• Attuazione dei correttivi
• Nuove stime a finire
TEMPO
T inizio T fine
5

6. I compiti del project manager
 area manageriale, legata alle metodologie,
agli strumenti e alle tecniche di lavoro per
realizzare al meglio gli obiettivi del progetto;
 area relazionale, concernente le dinamiche
interpersonali e di comunicazione;
Il ruolo del project manager richiede ottime
competenze organizzative e metodologiche,
ma non una profonda conoscenza dei
dettagli tecnici del progetto di cui è
responsabile.
11/09/2012 Nome del relatore

7. Come gestire al meglio un Progetto ?

8. I nostri strumenti
Project Charter
W.B.S. (Work Breakdown
Structure)
Diagramma di Gannt
11/09/2012 Nome del relatore

9. Nasce un’opportunità: il Project
charter (documento di partenza)
L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità
dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la
seguente struttura:
1. Nome del progetto
2. Obiettivi del progetto
3. Benefici in termini di business
4. Stakeholders individuati
5. Ipotesi sulle modalità di realizzazione
6. Risorse coinvolte (PM e team di lavoro)
7. Stime preliminari riguardo tempi e costi
8. Vincoli
9. Rischi
10. Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività
11/09/2012 Nome del relatore

10. Attività – Fasi – Milestone
Deliverables

11. I concetti chiave: le attività
•L’attività è un passaggio concreto, necessario per
raggiungere l’obiettivo del progetto.
•Le giuste dimensioni: se queste fossero troppo
ampie, non sarebbero ben gestibili e controllabili.
•Verificare da quali attività dipende l’attività presa in
considerazione (predecessore e successore)
•In alcuni casi un’attività deve iniziare o terminare in
una data specifica. In questo caso si parla di vincolo
di programmazione dell’attività messa in relazione con
una data specifica

12. I concetti chiave: fasi e milestone
 Fasi sono raggruppamenti di attività del progetto e
con importanti implicazioni dal punto di vista del
controllo e del raggiungimento degli obiettivi
 Milestones (traguardi) sono gli snodi chiave di un
progetto. Definiscono i punti di controllo all’interno
di ciascuna fase oppure di consegna di specifici
deliverables.
 Sono attività a durata zero che servono per isolare
i principali momenti di verifica.
Esempi: riunioni di presentazione, firma di verbali
di accettazione, consegna di un prodotto,
telefonate per la conferma di un accordo, ecc
11/09/2012 Nome del relatore

13. I concetti chiave: deliverables
 In fase di pianificazione occorre definire i
prodotti e servizi da rilasciare per rispondere
agli obiettivi di progetto. Ogni prodotto e
servizio rilasciato/da rilasciare è appunto
“deliverable”.
 Un deliverable può essere di due tipi:
 fisico: corrisponde ai prodotti realizzati od installati o
servizi erogati;
 documentale: corrisponde a documentazione
prodotta durante la realizzazione di tali prodotti e
servizi per facilitarne la produzione
11/09/2012 Nome del relatore

14. W.B.S. e GANNT
il cuore della Pianificazione

15. WBS - Work Breakdown Structure
 La lista di tutte le attività utili alla realizzazione del
progetto vengono definite attraverso uno strumento
denominato WBS (Work Breakdown Structure –
Struttura Esplosa delle Attività).
 E’ una struttura ad “albero” che dall’obiettivo finale del
progetto procede per suddivisioni successive in sotto-
obiettivi fino al livello del “work package” (unità minima
di attività)
 Definisce le attività da svolgere nel dettaglio
Per non dimenticare parti di lavoro
Per fare chiarezza e trasparenza da subito

16. WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS
Esempi di W.B.S.
Preparare in
30 minuti gli
spaghetti alla
carbonara
Spaghetti Pancetta Uova Mix
Aggiungere
Cuocere Tagliare Cuocere Sbattere …
sale
16

17. WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS
Esempi di W.B.S.
Lancio di un
nuovo prodotto
Sviluppare Produrre Acquistare
Assemblaggio
Disegni e Lancio Ricerca
Test linea …
specifiche produzione fornitori
produttiva
17

18. WBS - Work Breakdown Structure
 Gli elementi previsti nel livello “n” dipendono
da quelli del livello “n-1”e ne rappresentano la
loro disaggregazione.
 Accanto alla descrizione la W.B.S. presenta un
codice al quale si fa riferimento per
l’attribuzione delle responsabilità e alla codifica
delle attività stesse.
 Una volta definiti i task si vanno a definire,
durata, costi e responsabilità.
1.2 ANALISI DI DETTAGLIO
8 gg Paolo Rossi

19. WBS - Work Breakdown Structure
Titolo
Progetto
21 gg 950 e
Sottobietivo Sottobiettivo
da svolgere da svolgere
8 gg 500 e 13 gg 450 e
Attività da Attività da Attività da Attività da
svolgere svolgere svolgere svolgere
2 gg 300 e 6 gg 200 e 10 gg 400 e 3 gg 50 e
Compito Compito
3 gg 100 e 3 gg 100 e

20. Il post-it per la costruzione della
WBS
11/09/2012 Nome del relatore

21. Diagramma di GANTT: cos’è?
•Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per
gestire la pianificazione temporale del progetto.
•Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività
pianificate
•Permette di indicare le attività critiche di progetto,
quelle attività il cui ritardo sposta in avanti la
consegna del progetto rispetto alla data di consegna
definita.

22. Diagramma di GANTT: perchè?
• Per pianificare la tempistica delle attività di progetto
• Per verificare la fattibilità temporale del progetto
• Per permettere a tutti gli interpreti del progetto di avere un
quadro generale ed integrato delle date di inizio e fine delle
attività di progetto
•Per controllare durante l’avanzamento del progetto gli
scostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle date
pianificate
• Per verificare continuamente le nuove stime a finire del
progetto o di sue parti a fronte dei consuntivi e per facilitare le
relative correzioni

23. Esempio di Gannt con MS
PROJECT SCALA CRONOLOGICA
ATTIVITA’ ROSSE SONO LE
ATTIVITA’ CRITICHE

24. Il controllo: a che punto siamo ?

25. Controllo del progetto
 Lo scopo del monitoraggio e controllo di un
progetto è evidenziarne le deviazioni rispetto al
Piano e individuare l’esigenza di possibili azioni
correttive prima che la situazione diventi
irrecuperabile.
 Ogni risorsa deve quindi indicare
periodicamente:
 il tempo speso sulle attività assegnate;
 gli eventuali costi sostenuti;
 la percentuale di completamento delle
corrispondenti attività.
11/09/2012 Nome del relatore

26. Cosa misuro ? Le Metriche
 tempistiche – il confronto tra i tempi spesi e
qualli pianificati alla data e le conseguenti stime a
finire;
 impegno – il confronto tra l’impegno di risorse
effettivo e pianificato alla data;
 costi – il confronto tra i costi effettivamente
sostenuti e quelli pianificati alla data;
 ambito – il confronto tra i deliverables pianificati
e quelli effettivamente prodotti alla data;
 rischi – la situazione dei rischi rispetto al piano
definito in fase di pianificazione.
11/09/2012 Nome del relatore

27. Il format del Report
 Intestazione – che deve anticipare e rinforzare i
messaggi chiave invogliando alla lettura;
 Stato complessivo – che deve evidenziare la
performance del progetto rispetto ai vari elementi del
piano anche facendo riferimento a colori
(semaforiche verde rosso, giallo) con commenti e
spiegazioni;
 Progressi – che devono evidenziare sia ciò che è stato
fatto nell’ultimo periodo, sia ciò che rimane da fare;
 Criticità di progetto – che devono evidenziare gli
interventi correttivi e le responsabilità nell’attuare le
correzioni;
 I rischi – che deve evidenziare quali rischi sono
emersi, le azioni intraprese e le responsabilità;
11/09/2012 Nome del relatore

28. Frequenza del report
 L’aspetto più importante consiste nel definire e
soprattutto mantenere un intervallo costante tra
un report e l’altro
 Verrà così percepito come uno strumento da
discutere all’interno degli incontri di analisi dello
stato di avanzamento
 In tal senso la frequenza può essere settimanale
o quindicinale ed il documento dovrebbe essere
inviato preventivamente rispetto agli incontri
 In questo modo l’incontro avrà una finalità
prevalentemente decisionale e non solo
informativa.
11/09/2012 Nome del relatore

29. I PRINCIPALI VANTAGGI DEI
SUPPORTI INFORMATICI
 accelerano e facilitano le dinamiche dei
flussi informativi
 permettono di comunicare con linguaggi
e simbologie condivise
 permettono di integrare le attività
 bilanciare i carichi di lavoro in maniera
razionale e ponderata

30. SMARTSHEET
www.smartsheet.com
11/09/2012 Nome del relatore

31. XMIND
http://www.xmind.net/
XMind, è un software open source per il brainstorming
e la gestione delle mappe mentali o concettuali (rif.
Tony Buzan)
Questo strumento è utile per acquisire idee,
organizzarle sotto forma di grafici (rif. visual thinking)
di natura diversa, condividerle con altre persone e
svilupparle in modo collaborativo.
Ad una mappa mentale possono essere aggiunti poi
ulteriori aspetti come relazioni, marcatori, etichette,
note, appunti audio, allegati, collegamenti ipertestuali
e grafici.
11/09/2012 Nome del relatore

32. Bigliografia e fonti
Project Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed.
Hoepli
Innovazione Lean – Luciano Attolico, ed. Hoepli
Project Management – Marco Artusi, materiale didattico
http://www.humanwareonline.com/project-management/
http://www.brighthubpm.com/templates-forms/80544-a-collection-of-
pm-forms-and-templates/
http://www.projectsmart.co.uk/work-breakdown-structure-purpose-
process-pitfalls.html
http://www.brighthubpm.com/project-planning/
http://www.cioarchives.ca.gov/itpolicy/pdf/pm3.3_planning_definition_a
nd_sequencing.pdf

33. Grazie per l‘attenzione !
paolo.vallicelli@gruppolen.it
www.gruppolen.it
Il mio profilo Linkedin
http://it.linkedin.com/in/paolovallicelli
11/09/2012 Nome del relatore