Spiba презентация шустерова

705 views
605 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
705
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
86
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Spiba презентация шустерова

  1. 1. Business Process OutsourcingАутсорсинг расчета зарплатыCreating business advantagesи бухгалтерскогоучета. Что Вам необходимо знать заранее? Людмила Шустерова. Заместитель генерального директора Аутсорсингового подразделения БДО
  2. 2. Причины принятия решения об аутсорсинге Проблемы с удержанием, оценкой или наймом персонала Потребность в снижении затрат Быстрый рост или сокращение бизнеса на функцию Частичная загрузка Нет регламентов бухгалтеров документооборота, (или неэффективная или они есть, загрузка) но не работают Аутсорсинг Стр. 2
  3. 3. НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ иКАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫУчетные функции Норматив Значение Кол-во сотрудников (расчетных листков) в месяц в расчетеРасчет заработной платы 1500 на одного бухгалтераВедение кадрового Кол-во сотрудников в месяц 400делопроизводстваУчет расчетов Кол-во авансовых отчетов в час на 1 бухгалтера 5с подотчетными лицами Стр. 3
  4. 4. Экономия при использовании аутсорсинга(пример расчета) Статьи затрат Руб. в Комментарии %% Руб. в Способ экономии месяц экономии месяцЗарплата (оклады, премии) 100 000 3 бухгалтера -25% 75 000 Рациональная загрузка, меньшие трудозатраты за счет регламентации и автоматизации процессовНалоги на зарплату 34 000 -25% 25 500Найм персонала, замена на 10 000 В т.ч. издержки, связанные с периодом передачи -15% 8 500 Наличие резерва сотрудников,время отпуска и болезни дел. В среднем 1/12 от общих прямых затрат на эффективное распределение задач ФОТДМС, Социальный пакет и 6 000 Питание, мобильная связь и пр. (ДМС - ~360 6 000компенсации долл./год, +1000р. на чел./мес.)Аренда офиса 17 500 7 кв.м. на сотрудника + место для архива -10% 15 750 документов 10 тыс. руб. за 1 кв.м. в годАмортизация мебели, 12 000 Мебель, стеллажи, амортизация серверов и ПК, -20% 9 600 Групповое использование, меньшеоборудования и программного принтеры, картриджи, лицензии на ПО, Контур и удельная стоимость на человекаобеспечения др.Телефонная связь, интернет, 10 000 10 000электронная почта,курьерская доставка, почтаДоля офисных расходов 5 000 5 000(уборка, охрана)Юридическая база данных, 5 000 Стоимость поддержки Гарант, Консультант+, курсы -20% 4 000 Групповое использование , меньшеобучение повышения квалификации удельная стоимость на человекаКанцтовары, подписка, книги 5 000 -20% 4 000 Групповое использование , меньше удельная стоимость на человекаВнешние консультации 2 000 Консультации по сложным вопросам (юристы, консультанты и др.)Привлечение ИТ- 10 000 Интеграция бухгалт. программы с другими инф. -40% 6 000 Специальные решения, меньше удельнаяспециалистов системами, ввод/вывод данных, администр. стоимость на человека программ и поддержка пользователейДоля времени руководителей 10 000 ориентировочная доля ФОТ 2 руководителей из -40% 6 000 Оптимизация коммуникаций расчета 8 часов в месяцПени и штрафы - Задержки со сдачей отчетности, ошибки в учетеСуммарные издержки Стр. 4 226 500 -20% 175 150
  5. 5. Основные «страхи» при передаче функции нааутсорсинг• Я знаю коллег, которые работали саутсорсингом и были недовольны• Затраты на функцию не сократятся, авозрастут• Я потеряю контроль над процессом,гибкость• Возникнет риск потериконфиденциальности данных о зарплате Стр. 5
  6. 6. Основные риски при переводе функции нааутсорсингНа начальном этапе:• не выдерживаются срокипереходаПри регулярном оказании услуг• Приходится жить порегламентам• У сотрудников много вопросов• Ошибки• Значительные счета за доп.услуги Стр. 6
  7. 7. Как минимизировать риски•Правильно выбрать Провайдера)))))• Проработать договор•Обсудите с Провайдером заранее –каковы процедуры на случай форс-мажоров•Уточните возможности эскалациивопросов•Попросите Провайдера проводитьвстречи с сотрудниками для ответов навопросы•Стратегия выхода Стр. 7
  8. 8. Выбор Провайдера• Личное впечатление• Опыт на рынке, рейтинги• Рекомендации клиентов!!!!• Наличие сертификата ISO 9000• Полис страховой ответственности• Наличие плана непрерывности Стр. 8
  9. 9. Выбор Провайдера - переговоры • Попросите Провайдера сформировать пакет услуг по принципу «все включено» • Обсудите подробно – какие функции придется выполнять вам • Попросите Провайдера предоставить детальный план перехода на аутсорсинг . Стр. 9
  10. 10. Примеры сотрудничества: OBI• Осуществляется расчет зарплаты для 3 000 сотрудников• Осуществлены необходимые настройки системы• Формируются проводки для загрузки в SAP FI• В единой системе работают сотрудники отдела кадров OBI и расчетчики БДО Стр. 10
  11. 11. Клиент: Крупная американскаяфармацевтическая компания• Оборот – 300 миллионов евро• Количество сотрудников – 700 человек• Количество регионов – 50• Количество региональных сотрудников – 50%• Количество юридических лиц – 4 (2 представительства + 2 ООО)• Количество АО в месяц – 1000 : 1500 (командировки, представительские, общехозяйственные)• Оборот за год через АО: 5 млн евро расходов
  12. 12. Проблематика• разрозненные бухгалтерии : 4 бухгалтера в разных офисах• отсутствие стандартных политик по подготовке, утверждению АО, оплаты• пересылка АО от сотрудника к руководителю 1-го уровня в регионах, потом в Москву на утверждение начальнику отдела, потом в бухгалтерию• длинный процесс согласования• потеря АО на этапе отправке, согласования и оплаты• длинный цикл оплат : от 2 до 3 месяцев• оплата 2-3 месячных авансов сотрудникам: замораживание денег компании, риск невозварата ден. средств от сотрудника.
  13. 13. Проблематика• специфические требования к представительским расходом на специалистов здравоохранения: контроль лимитов и видов расходов на врачей• отсутствие прозрачности расходов• нет возможности делать анализ расходов для управленческого учета.• 4 разных физических архива : трудно было найти документы для аудита, налоговых проверок, сверок с сотрудником• большое количество ошибок : несколько итераций по отправке АО между Сотрудником руководителем и бухгалтерией• большая нагрузка на бухгалтерию по коммуникации с сотрудниками в связи с непрозрачностью процесса.
  14. 14. Задачи проекта и их решение1. Ускорить бизнес-процесс: сократить цикл от подготовки АО до оплаты до 3-х недель:• стандартизация политик компании• унификация всех внутренних первичных документов• аутсорсинг данного вида бухгалтерских операций:• создание единой точки отправки физических документов в офисе аутсорсинговой компании• сканирование в производственном масштабе АО• проверка АО по разработанным и утвержденным методикам с клиентом : срок проверки сократился до 3 дней
  15. 15. Задачи проекта и их решение• внедрение системы электронного документооборота:• упрощение подготовки АО со стороны сотрудника: вход в систему, заполнение 1 экрана, обязательные поля для заполнения, автоматическое формирование унифицированных форм и внутренних форм, – уменьшение времени на подготовку, сокращение количества ошибок.• бухгалтерия видит эл.отчет – ждет физический, сканирует, проверяет ошибки. Ошибки двух видов: критические : сбор недостающих документов, некритические – отправка сообщения сотруднику до момента отправки недостающих документов.• эл. авторизацию линейными менеджерами.• формирование бухгалтерских проводок из системы• формирование листов одобрения
  16. 16. Задачи проекта и их решение2. Усиление контроля за расходами и сокращение налогов• автоматический контроль внутренних лимитов при создании АО и его авторизации• формирование полного пакета документа в соответствие с учетной политикой компании• формирование управленческой отчетности с анализом перерасходов• прозрачность процесса: всегда быстро найти АО и посмотреть расходы сотрудника и кто их утвердил• сокращение лимитов на ежемесячные авансы
  17. 17. Задачи проекта и их решение3. Сокращение времени бухгалтеров:• сокращение времени на коммуникацию с сотрудниками• аутсорсинг операций• эл.архив: ускорение поиска документов из эл.архива и их массовая печать• загрузка проводок через импорт-файлы4. Удобство для сотрудников:• упрощение процедуры• прозрачность: могут всегда посмотреть в системе информацию• эл.архив АО сотрудника• баланс сотрудника доступен в системе
  18. 18. Профиль Аутсорсингового подразделения BDO Специализированное Поставщик бизнеса подразделение BDO в России, аутсорсинговых решенийчлен Международной сети BDO ВХОДИТ В ЧИСЛО 3 КРУПНЕЙШИХ Богатый опыт успешной КОМПАНИЙ В ОБЛАСТИ Региональная сеть в России разработки и внедрения АУТСОРСИНГА УЧЕТНЫХ процессов расчѐтов с ФУНКЦИЙ, РАБОТАЮЩИХ НА (17 региональных офисов) персоналом для РОССИЙСКОМ РЫНКЕ, аутсорсинговых клиентов СОГЛАСНО РЕЙТИНГУ АГЕНСТВА «ЭКСПЕРТ РА» ЗА 2009 и 2010 г. Профессиональные риски Более 200 клиентов, включая застрахованы в международных лидеров. ОАО «Росно» Около 220 профессионалов
  19. 19. Наши клиенты – практика аутсорсинга
  20. 20. Контактная информацияАутсорсинговое подразделение BDOМосква, 107023, ул. Малая Семѐновская 9, стр.3, эт.3Тел.: +7 (495) 7878-552/3Факс: +7 (495) 7878-554e-mail: outsourcing@bdo.ruwww.bporus.ru Стр. 20

×