Presentasjon Av Fylkeskommunalt Sammarbeid F O T Og Delprosjekt R I M

1,861 views

Published on

Roadshow

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,861
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Presentasjon Av Fylkeskommunalt Sammarbeid F O T Og Delprosjekt R I M

  1. 1. Digital forvaltning, samhandling <br />og innbyggerdialog i kommunen.<br />Sandnes, 3. mars, 2010<br />Øystein Windingstad<br />Prosjektleder og rådgiver IKT/OU<br />Oppland fylkeskommune<br />
  2. 2. Oppland fylkeskommune<br />IKT-strategi og fylkeskommunalt samarbeid.<br />Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi<br />Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektetBakgrunn Metode og organisering av forprosjektet Erfaringer og resultater av forprosjektet Etablering og organisering av samarbeidet – hovedprosjektet<br /> Status<br />- Ett delprosjekt ”Rett i Mappa”<br />BAKGRUNN<br />FORPROSJEKT<br />Organisering<br />Gjennomføring<br />RESULTAT<br />Rapport<br />HOVEDPROSJEKT<br />Avtaler<br />Organisering<br />FRAMDRIFT<br />Gjennomføring<br />Plan og mål<br />2005 1.10.08 23.2.09 mai 09 juni 09 2010 2011<br />
  3. 3.
  4. 4. Styrende dokumenter<br />
  5. 5. Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010<br />”En åpen og effektiv organisasjon” <br />Åpen organisasjon med høy etisk standard<br />Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform<br />Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass<br />God og effektiv drift<br />Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter<br />
  6. 6. Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument<br />
  7. 7. Litt om vår IKT-strategi<br />IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying<br />Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune <br />2010-2014<br />
  8. 8. Utfordringsområder<br />Nettverksutfordringer, økende trafikk<br />Sikkerhetsforståelse hos brukerne<br />Ressurser og kompetanse i fagenheten<br />Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne<br />Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett<br />Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser<br />
  9. 9. Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.Eventyret om FOTeladdene….<br />
  10. 10. Hva er FOT<br />Fylkeskommunal Optimal Tilpasning<br />Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom<br />Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.<br />
  11. 11. Formålet med forprosjektet – oppgaven <br />Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0. <br />Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og <br /> utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur.<br />I tillegg vurdere nye muligheter<br />Prising av denne bransjeløsningen i<br /> forprosjektrapport<br />
  12. 12. Avtaler<br />Oppland ble valgt som ”vertsfylke”.<br />Likelydende avtaler med alle samarbeidsfylkene<br />En avtale med SI<br />
  13. 13. Dilemma<br />Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul<br /> - eller ta ”den tida vi trenger”.<br />Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering <br />forberedelse Presentasjon og godkjennelse<br />Oktober November Desember Januar<br /> 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23.<br />EN MÅNED<br />Rapport<br />Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse<br /> sone infrastruktur <br />
  14. 14. Prosjektplan<br />Prosjektplan<br />
  15. 15. Prosjektetorganisering<br />Styringsgruppe<br />Bjørn Sakariassen Ntfk<br />Svein Åge NottveitHfk<br />Ann Karin Lien Ffk<br />Knut Nerland Ntfk<br />Prosjektledelse<br />Øystein Windingstad FK<br />Arild Hofland<br />Konsulenter/rådgivere<br />Bjørg Rivenes Skogås, SI<br />Arne Magne Håvardstun, SI<br />AM 1<br />AM 2<br />AM 3<br />AM 4<br />AM 5<br />AM 6<br />AM 7<br />AM 8<br />AM 9<br />AM 10<br />DELTAKERE<br />Finnmark fylkeskommune<br />Vest-Agder fylkeskomm<br />Nord-Trøndelag fylkeskom<br />Sør-Trøndelag fylkeskomm<br />Hordaland fylkeskommune<br />Oppland fylkeskommune<br />Vestfold fylkeskommune<br />og<br />Software Innovation<br />Arkiv<br />Stein Eriksen <br />MU<br /> Ann-Karin Mellingen<br />Teknisk Infrastruktur<br />Glenn Paulsen<br />Integrasjoner SOA<br />Glenn Paulsen<br />Saksbehandling<br />Evy Bakke<br />Sikret sone<br />Stein Eriksen<br />MU 2<br />Ann-Karin Mellingen<br />Kurs<br />SI<br />Koordinering og kvalitetssikring<br />Nye muligheter<br />SI<br />
  16. 16.
  17. 17. Rapport fra delprosjektleder og rådgiver etter hvert arbeidsmøte – <br />
  18. 18. Rapporter<br />6 delrapporter og en hovedrapport ved prosjektslutt<br />Sluttrapport klar 22. januar, 2009.<br />
  19. 19. Statistikk<br />136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene <br />og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”.<br />= 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune.<br />Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere<br />= 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte<br />< 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune<br />
  20. 20. Resultater<br /><ul><li>FOT 4.0 trinn 1 = SI CoreFK v. 1.0
  21. 21. Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden
  22. 22. Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X
  23. 23. 47 punkter må programmeres og har blitt priset
  24. 24. I tillegg kommer punkter og områder som kommer til behandling inn under et evt. ”FOT 2”</li></li></ul><li>Beregnet nytteverdi<br />Gevinst forprosjektet: > 600.000<br />Ressurser<br /> Kvalitet<br /> Innhold<br />Gevinst gjennomføringsprosjekt årlig: > 1.000.000<br />Enklere brukergrensesnitt<br /> Tilpasset skolenes behov<br /> Færre tilpasninger<br /> Enklere håndtering endringer<br /> Færre kostnader<br />
  25. 25. Gevinstområder i samarbeidet<br /><ul><li>Et effektivt og målrettet forum for diskusjon og erfaringsutveksling.
  26. 26. Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem
  27. 27. Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse
  28. 28. Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0
  29. 29. FK Beste praksis som felles ståsted for videreutvikling og utvidelse av sak- og arkivsystemet </li></li></ul><li>Hva skjedde<br />Arkiv<br />Saksbehandler<br />Møte og utvalg<br />Sikret sone<br />SOA Rett i Mappa<br />Teknisk infrastruktur<br />Fantastisk innsats fra <br />deltakerne<br />Fantastisk innsats fra <br />et godt SI-team<br />
  30. 30. Hovedprosjektet<br />Samarbeidsavtalen<br />Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland.<br />Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø;<br />Enighet om;<br />-struktur <br />- organisering og avtaler<br />-framdrift<br />-nye områder for fylkeskommunal standard<br />Samarbeidsavtalen signert 29. mai.<br />Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. <br />Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.<br />
  31. 31. Samarbeidsavtalen<br />Beslutninger i styret treffes med alminnelig flertall. Beslutninger om initiering av delprosjekter krever enstemmighet. Ved stemmelikhet på saker som er kritiske for samarbeidet, har styreleder dobbeltstemme.<br />Beslutninger om økonomiske og rettslige forpliktelser i samarbeidet gjøres i hvert samarbeidsfylke iht. egen organisering, fullmakter og myndighet.<br />Alle avtaler med eksterne samarbeidspartnere innenfor FOT 2- samarbeidet som har rettslige og/eller økonomiske konsekvenser, må signeres i egen avtale av alle samarbeidsfylkene og gir det enkelte samarbeidsfylket de rettigheter og forpliktelser som følger av avtalen(e).<br />Ett av samarbeidsfylkene velges som vertsfylke. <br />Til funksjonen/rollen som vertsfylke inngår følgende oppgaver:<br /><ul><li>Styreledelse, organisering av styremøter
  32. 32. Ansvar for fellesøkonomi
  33. 33. Iverksetting og oppfølging av styrevedtak
  34. 34. Representasjon og informasjon
  35. 35. Rapportering
  36. 36. Prosjektregnskap</li></ul> Vertsfylke velges av styret for 2 år om gangen. Jf vedlegg 1. <br />
  37. 37. Organisering - FOT 2 styret<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Lokal<br />Styrings-gruppe<br />Lokal<br />Styrings-gruppe<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Nord-Trøndelag<br />Solveig Bigset<br />Finnmark<br />Ann Karin Lien<br />Sør-Trøndelag<br />Stein Eriksen<br />Oppland<br />vertsfylke<br />Øystein Windingstad<br />Vestfold Harriet Marie Terjesen<br />Vest-Agder<br />Sølvi T Wikstøl<br />Styret<br />Oppland<br />Vestfold<br />Vest-Agder<br />Nord-Trøndelag<br />Finnmark<br />Sør-Trøndelag<br />Utvikling av bransjeløsningen v 1.0<br /> Delprosjekter<br />Rett i Mappa<br />
  38. 38. Utviklingsavtalen<br />Beslutning i alle 6 fylkeskommuner om å delta i samarbeidet om utvikling av versjon 1<br /><ul><li>kontraktsforhandlinger er gjennomført og avtale med utvikler (SI) ble signert </li></ul> 19. juni, 2009.<br />
  39. 39. Leverandøren sin prosjektorganisasjon<br />SI FOT-prosjektet<br />SI - FOT styringsgruppe/PE<br />Leder Marte Aasheim Næss<br />Halvor Walla<br />Knut Erik Gudim<br />Tore Igelkjøn<br />Kristian Berg<br />Prosjektleder PL<br />Knut Andreas Strøm Gundersen <br />Referansegruppe<br />FOT-prosjektet<br />6 fylkeskommuner<br />Ressursgruppe RG<br />Kristian Berg<br />Knut Erik Gudim<br />Opplæring og test<br />Grete Medalen<br />Løsnings-arkitekter<br />Bjørg Rivenes Skogås<br />Gunnar Gustavsen<br />Deployment<br />Hans Øyvind Haga<br />Produkt<br />Arne Magne Håvardstun<br />Merkantilt<br />Tore Igelkjøn<br />
  40. 40. FOT styringsgruppe/PE<br />Styreleder Øystein Windingstad<br />Ann Karin Lien<br />Solveig Bigset<br />Harriet Marie Terjesen<br />Stein Eriksen<br />Sølvi Tanja Wikstøl<br />Delprosjekt:<br />Utvikling av SI Core FK v. 1.0<br />Referansegruppe<br />6 fylkeskommuner<br />Ressursgruppe RG/Utvalg<br />Petter Kolstad<br />Bjørn Sakariassen<br />Torill<br />Prosjektleder PL<br />Øystein Windingstad<br />Arkiv og RIM<br />Grethe Stenberg<br />Harriet Marie Terjesen<br />M fl.<br />Saksbehandler/<br />leder<br />Torkild Helberg<br />Knut Nerland<br />M fl.<br />Møte og Utvalg<br />Ann-Karin Mellingen<br />NN<br />M fl.<br />Sikret Sone<br />Stein Eriksen<br />Ann Karin Lien<br />M fl.<br />Installasjon og drift<br />Mona Ring Nyheim<br />Halvar Bakås<br />
  41. 41. FOT delprosjekter og framdrift<br />Identifisering og<br />spesifisering av<br />arbeidsprosesser ila februar.<br />FOT testteam<br />2 dager ”hjemmefra” først med ”alle” og to dager på Lillehammer med to pers på hvert område<br />FOT verifiseringsteam<br />Gjennomføre verifi-sering ila mars.<br />I Oslo eller Lhm.<br />BP<br />BP<br />Hva skal verifiseres?<br />FOT-punktene pluss tilhørende<br />arbeidsprosess eller hele<br />arbeidsprosesser<br /> NÅ<br />
  42. 42. OPPGAVER OG ANSVAR <br />IFM VERIFISERING OG TEST<br />Organisering av verifisering og test<br />Arkiv med RIM: Ansvarlig: Grethe og Harriet<br />Saksbehandler: Ansvarlig: Torkild og Knut<br />Sikret sone: Ansvarlig: Stein og Ann Karin<br />Møte og Utvalg: Ansvarlig: Ann-Karin og nn<br />2. Sette opp/organisere team for verifisering<br />3. Gjennomføre verifisering<br />Mars.<br />Grethe<br />Torkild<br />Stein<br />Ann-Karin<br />4. Lage testplan<br />5. Sette opp team for SAT<br />6.Gjennomføre SAT<br />April.<br />Grethe<br />Torkild<br />Stein<br />Ann-Karin<br />Identifisering og spesifisere arbeidsprosesser<br />Februar.<br />Grethe<br />Torkild<br />Stein<br />Ann-Karin<br />
  43. 43. Fylkeskommunalt samarbeid<br />
  44. 44.
  45. 45. Rett i Mappa<br />Integrasjon mellom skole-fagløsninger og elektronisk NOARK arkiv.<br />Kommunalt arkivseminar 2010<br />Prosjektleder Øystein Windingstad <br />og arkivsjef Grethe Stenberg <br />Oppland fylkeskommune.<br />Lillehammer, 18. februar, 2010.<br />
  46. 46. ”Rett i mappa”-prosjektet<br /> Litt om bakgrunnen for arbeidet og historikk<br /> Resultater og status <br />RIM 2<br /> Mål, framdrift og organisering<br /> Konklusjon<br />
  47. 47. Papir<br />Papir<br />HvaerRettiMappa - en visjon<br />Fra…………………………….……………………… til:<br />WWW<br />@post<br />
  48. 48. Beskrivelse av en prosess<br />Elevmappa:<br />VIGO opplæring<br />Extens<br />Fronter<br />VIGO-web<br /><ul><li>Arkiverer varsel
  49. 49. Arkiverer IUP-er
  50. 50. Arkiverer referat fra gruppeplaner
  51. 51. Arkiverer vurderinger
  52. 52. Arkiverer møtereferater
  53. 53. Søker etter /oppretter elevmappe
  54. 54. Arkiverer søknader
  55. 55. Arkiverer all korrenspodanse i inntaksprosessen
  56. 56. Arkiverer hendelser som endring av elevstatus, adresseendringer med mer.
  57. 57. Arkiverer karakterutskrifter, kompetansebevis, vitnemål</li></ul>Noark-arkivet<br />
  58. 58. Litt om behovet for ”Rett i mappa”<br />G<br /><ul><li>Innføring av DocuLive i de videregående skolene i 2003-04 og oppgradering til P360 i hele Ofk.</li></ul>Lovverket, - Arkivloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven mfl.<br />Store mengder saksdokumenter i fagsystemene<br />Stort behov for å sikre arkivverdig og journalpliktig dokumentasjon<br />Redusere behovet for manuell registrering og manuell journalføring av dokumenter<br /><ul><li>Tidkrevende manuelle håndtering av de journalverdige dokumentene
  59. 59. Manglende enhetlige rutiner og retningslinjer for håndtering av slike dokumenter</li></ul>”Bestilling” fra fylkesopplæringssjefen på Varsler i første omgang<br />Og behovet for ”orden i systemene” mhp ”saker.<br />Samtaler med Software Innovation<br />Brukerforum og i andre sammenhenger<br />
  60. 60. Hva gjorde vi<br />Oppstartsmøte rett før jul 2004 med Riksarkivet, 2 leverandører av fagsystemer, 3 fylkeskommuner og leverandøren av vår sak- og arkivløsning, SI.<br />Leverandørene av skole- fagløsninger hadde ikke helt forståelse for behovet for arkiv.<br />Opprettet en forprosjekt med Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommuner.<br />Forprosjekt ble opprettet for å utredet muligheter, utfordringer, kostnader og mulige gevinster.<br />
  61. 61. Etter forprosjektet<br />Hva hadde vi:<br />Tre samarbeidende fylkeskommuner og 2(?) partnere<br />En felles målsetting<br />En kartlegging av dokumenttyper fra Extens og Skole Arena <br />Avtale med en partner, SI<br />Avtaleutkast fra IST<br />Prosjektplan med forslag til;<br />Framdrift <br />Fordeling av oppgaver ifm pilotering<br />Dialog med Fronter<br />Godt samarbeidsklima i de samarbeidende fylkene<br />Hva manglet:<br />Dialog og avtale med VIGO<br />Avtale med Fronter?<br />Penger og dedikert tid<br />En klar teknisk løsning<br />
  62. 62. Vi opprettet et hovedprosjektet<br />Oppstart av gjennomføringsprosjekt i februar 2006<br />Søknad til Høykom ble sendt våren 2006<br />Prosjektet ”Rett i mappa” fikk tildelt midler sensommeren 2006<br />Pilotering avsluttet 31. oktober, 2007<br />Rapport og dokumentasjon ferdig 30. november, 2007<br />
  63. 63. Resultatmål:<br />”I henhold til NOARK, sikre behandling og lagring av <br />journal- og arkivverdige, elev-relaterte dokumenter, <br />produsert i skole- fagløsningene <br />på de videregående skolene og i sentral-administrasjonen.”<br />
  64. 64. Arbeidsmål<br />Teste ut og evt. videreutvikle teknisk standard for integrasjon av løsninger<br />Utnytte etablert bredbåndsinfrastruktur.<br />Definere ideell dokumentflyt i saksgang i henhold til hovedmålsetting.<br />Definere prinsipper og retningslinjer for tilgangshåndtering, innsyn i saker og dokumenter, for nye brukergrupper i sak- og arkiv, - lærere på skolene.<br />Definere ensartede og effektive arbeidsprosesser og rutiner (retningslinjer) på skolene, iht. arkivmessige og lovmessige forhold.<br />Opplæring av organisasjonen.<br />Etablere løsningen og rutinene i organisasjonen.<br />Mer motiverte medarbeidere ved hjelp av bedre verktøy og mer effektive rutiner.<br />Bedre service for innbyggere/elever.<br />Enklere intern-administrasjon.<br />Bedre tilgjengelighet, gjenfinning, sikkerhet og oversikt.<br />
  65. 65. Prosjektplan og målsetting<br />Elevmappe må opprettes automatisk<br />Saksbehandler skal kunne forholde seg til sitt fagsystem<br />Arkivverdig informasjon skal arkiveres i Noark-system<br />Overføring manuelt via enkle prosesser (knapp for arkivering i fagsystemet)<br />Automatisk overføring via forhåndsdefinerte prosesser<br />
  66. 66. Prinsipper funksjonell beskrivelse<br />G<br /><ul><li>Opprettelse av elevmappe
  67. 67. Elevmappa tilsvarer en sak i sak-arkivsystemet. Saken opprettes når det første elev-dokumentet produseres i et fagsystem.
  68. 68. For å sikre at det bare opprettes en mappe, også manuelt, pr elev, blir elevens fødselsnummer en del av arkivkoden.
  69. 69. Elevmappa (saken) i sak-arkivsystemet inneholder felter som:
  70. 70. Elevens navn (i sakstittel) ”etternavn, fornavn – elevmappe”
  71. 71. Fødselsnummer
  72. 72. Saksansvarlig (”Fylkesopplæringssjefen”)
  73. 73. Arkivkode B31 (elevforhold)
  74. 74. Saksdato, og hvilket fagsystem som initierte saken</li></li></ul><li>Prinsipper funksjonell beskrivelse<br />G<br /><ul><li>Kontaktregister
  75. 75. Første gang et elev-dokument blir overført til sak-arkivsystemet blir eleven opprettet i P360’s kontaktregister.
  76. 76. Regler for journalføring av dokument fra elev-fagsystem i sak-arkivsystem
  77. 77. Følgende regler er innebygget i integrasjonsløsningen:
  78. 78. Saksbehandler på dokument: Det er alltid skolen (journalenhet) og skolens rektor ”Rektor …..videregående skole, som registreres som saksbehandler på dokument i 360.
  79. 79. Gradering av dokument. Alle elevdokumenter som kommer fra fagsystem blir registrert med tilgangskode Unntatt Offentlighet og riktig §, systemet er definert slik. I tillegg blir mottaker (elevens navn) skjermet i offentlig journal
  80. 80. Intern tilgang: Dersom det i fagsystemet er definert at dokument skal være skjermet slik at kun den enkelte skole skal ha tilgang til elevdokumentet vil dette bli registrert med tilgangsgruppe i P360. </li></li></ul><li>Gevinster<br />Bedre kvalitet og service kommer i tillegg.<br />Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler.<br />Besparelser (gevinst/nytteverdi)<br />For 7.500 elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år 30.000 varsler og 15.000 kompetansebevis.<br />Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument i manuell håndtering<br />For 45.000 dokumenter blir det 5.000 timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.<br />
  81. 81. Hva gjorde løsningen mulig<br /><ul><li>Bredbånd til alle skolene
  82. 82. NOARK 4 WebService fra KS
  83. 83. En felles utfordring for alle organisasjoner
  84. 84. Nye muligheter, gir nye ønsker og behov
  85. 85. Ny virksomhetsarkitektur i Ofk.</li></li></ul><li>Arbeidet og arbeidsmøter.<br />Hvordan er arbeidsprosessene og hvilke hendelser er arkivverdige<br />Vurderte hvem vi kommer raskest i gang med.<br />
  86. 86. G<br />Resultater og status<br />Ofk:<br /><ul><li>Extens integrasjon satt i drift hos Oppland fk juni 2008 på overføring av terminkarakterer og vitnemål
  87. 87. Oppretter elevmapper
  88. 88. Overfører karakterutskrifter, kompetansebevis og vitnemål
  89. 89. Oppfører seg ustabilt med noen feil situasjoner
  90. 90. Fra 1. juni 2008 (oppstart av Rett i Mappa) har 9.985 elevmapper blitt opprettet</li></ul>(Mot kun 2000 i hele perioden fram til 1. juni, 2008.)<br /><ul><li>I perioden fram til nå har ca 40000 elevdokumenter, - terminkarakterer, vitnemål og varsler blitt overført og journalført manuelt i elevmappene
  91. 91. 3010 elevdokumenter har blitt overført i år, fra 1.1 til 1.2. </li></ul>Stfk:<br /><ul><li>Skolearena integrasjon satt delvis i drift hos Sør-Trøndelag fk
  92. 92. Varsel til elever overføres til elevmappa, men i feil format
  93. 93. Oppretter elevmapper via script</li></ul>Vfk:<br /><ul><li>Har ikke integrert noe enda pga. endringer i org.</li></li></ul><li>G<br />Status på journalføring etter juni 2008.<br />Journalførte dokumenter i de videregående skolene i hele 2008<br />14622<br />Det betyr 10719 i resten av året<br />Journalførte elevdokumenter i de videregående skolene for 2009 er:<br />24324<br />1. jan – 21. april 2008<br /><ul><li>Valdres 609
  94. 94. Vinstra 595
  95. 95. Gjøvik 557
  96. 96. Hadeland 444 396</li></ul> 371 <br /> 280 218 176 175 49 19 12<br />2 Til sammen 3903<br /><ul><li>Sentraladministrasjonen 8158</li></li></ul><li>G<br />Hva har skjedd – hva har vi oppnådd<br /><ul><li>Ved overføring av denne type dokumenter er det også blitt en </li></ul>bevisstgjøring på journalføring av andre typer dokumenter<br /><ul><li>Større forståelse for dokumentasjonsplikten
  97. 97. Samle alle dokumenter om eleven på ett sted – i ei mappe.
  98. 98. Enklere gjenfinning
  99. 99. Skolene har stor tro på prosjektet og ser fram til integrasjon med flere fagsystemer</li></li></ul><li>Saksmappa<br />Dokumentkortet<br />Tydelige føringer <br />Et LMS dokumenterer vurdering av studentene/elevene og studentenes/elevenes arbeidsinnsats, progresjon, kunnskaper og læring. LMS-et dokumenterer også kommentarer og tilbakemeldninger som kommer fra læreren, noe som betyr at LMS-et dokumenterer at læreren utfører oppgaven sin og at studentene/elevene får den oppfølgingen de trenger. Denne dokumentasjonen er det viktig å ta vare i en konsistent og sikker form over tid av hensyn til rettsikkerhet både for parter og for læringsstedet. I tillegg har Riksarkivaren fattet bevaringsvedtak for universitetssektoren for en del av den dokumentasjonen som inngår i et LMS (jf vedlagte vedtaksbrev). Tilsvarende vedtak vil etter hvert bli fattet for høgskolesektoren, videregående skole og grunnskole. <br />Det er med andre ord påkrevet at en del av dokumentasjonen håndteres på en forskriftsmessig måte, dvs. at dokumenter tilknyttes tilstrekkelige metadata til at dokumentets autentisitet kan opprettholdes over tid og at selve dokumentet arkiveres på en slik måte at det er gjennfinnbart med opprettholdt integritet. <br />
  100. 100. Tydelige forventninger<br />MÅL: <br />I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i<br />bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom <br />portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller<br />flere av de viktigste tjenesteområdene.<br />
  101. 101. Organisering av RIM 2, et FOT-prosjekt:<br /> SI<br />Øystein<br />Stein<br />Øystein<br /> Oppland<br />Harriet Marie <br />Terjesen<br />Vestfold<br />Kari <br />Sør Trøndelag<br />Fronter<br />andre LMS<br />VIGO<br />IST Extens og<br /> Arena<br />
  102. 102. RIM i Oppland<br />FOT-styret<br />Fronter <br />og Oppland<br />Øystein Windingstad<br />Vigo<br />og Vestfold<br />Harriet Marie Terjesen<br />Extens/Arena<br />og Sør-Trøndelag<br />Stein Eriksen<br />Arkiv<br />Grethe Stenberg<br />Pål Mjørlund<br />Extens<br />Anton Syverhuset<br />Fronter<br />Steinar Moen<br />Vigo<br />IKT<br />Mona Ring Nyheim<br />Fagmiljøene<br />
  103. 103. Tekniske løsningerForslag til ønsket standard.<br />Fagsystem 3 (Extens)<br />Fagsystem 4 (Skolearena)<br />Fagsystem 2 (Vigo)<br />WS<br />WS<br />WS<br />Fagsystem 5 (lms Fronter osv….)<br />Fagsystem 1 (Lønn)<br /> SOA (Biztalk)<br />WS<br />WS<br />WS – Noark 4.0<br />Noark – arkiv<br />
  104. 104. Status RIM 2<br /><ul><li>Delprosjekt Extens
  105. 105. Karakterbevis overføres og mapper blir opprettet
  106. 106. Noen feilsituasjoner har blitt oppdaget og er under retting
  107. 107. Løsningen standardiseres og stabiliseres
  108. 108. Fokus fra leverandøren IST
  109. 109. Delprosjekt Vigo
  110. 110. Har kommet på banen i 2009!!
  111. 111. Vi er i gang med arbeid sammen med VIGO-arkivprosjektet
  112. 112. Kartlegging er utført av Vfk, Stfk og Oppland.
  113. 113. Resultat er overlevert til Vigo
  114. 114. Delprosjekt Fronter
  115. 115. Modell for teknisk løsning er laget
  116. 116. Pilotering av overføring av Varsler i mars - april</li></li></ul><li>Eksempel på metode<br />
  117. 117.
  118. 118. Framdrift og målsetting for RIM 2<br />Budsjett på 2.5 mill fram til og med 2011.<br /><ul><li>Underskrive en Avtale med alle parter, Extens, Vigo, Fronter og SI.</li></ul> Som regulerer alle forhold, kravspesifikasjon og forventninger, forpliktelser og roller, framdrift, mål og ikke minst kostnader.<br /><ul><li>Enighet om SOA-arkitektur og standard løsning som kan brukes av andre og som kan utvides ved behov for journalføring av nye hendelser.
  119. 119. All saksbehandling og dokumenthåndtering på skolene skal foregå i fylkeskommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem.
  120. 120. Alle 6 samarbeidsfylkene med RIM-løsning mot sine skole-fagløsninger innen 2012.
  121. 121. Utvikling av publisering e-dialog/Min side:</li></ul> Løsning for Min Side for elektronisk overføring av dokumenter og innsyn i mappe.<br />Ellers samme mål og fokus som i forrige prosjekt.<br />
  122. 122. Hvorfor gjør VI dette?<br /><ul><li>FOT-samarbeidet stimulerer og inspirerer.
  123. 123. FOT-samarbeidet gir oss mulighet til oppgavefordeling og tilgang til flere ressurser.
  124. 124. Vår ledelse er tydelige på at vi skal arbeide innovativt.
  125. 125. Vi har sterke fagmiljøer som vil forholde seg til lover og regler.
  126. 126. Vi har IKT-avdelinger som tenker strategisk og som vil legge til rette for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt.
  127. 127. Vi har sterk tro på at vi (en dag) vil nå fram og lykkes.
  128. 128. Dette er vårt bidrag til det offentlige fellesskapet.
  129. 129. Tilbakemeldinger fra andre miljøer og organisasjoner motiverer.</li></li></ul><li>Konklusjon.<br /><ul><li>Interesse fra mange gir motivasjon og drivkraft</li></ul> - ny ”forståelse” og ny fokus<br /><ul><li>Utfordringer;</li></ul> - leverandørfokus og engasjement<br /> - langsiktig satsning, økonomi og tid<br /> - personlig engasjement på tvers av fagområder<br /><ul><li>RÅD:
  130. 130. Still krav til leverandørene
  131. 131. Stå gjerne flere sammen
  132. 132. Ta ett steg av gangen
  133. 133. Vis til Rett i Mappa – prosjektet</li></ul> Takk for oss.<br />
  134. 134. FOT 2er i gang<br />Fylkeskommunal Optimal Tilpasning<br />fase 2<br />Nettverk for<br />deling av kompetanse og økt kunnskap,<br />fokus og utvikling. <br />”Sammen er vi enda klokere”.<br />
  135. 135. Oppgaver FOT 2<br />Utvikling av SI Core FK v 1.0<br />Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint<br />Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle<br />Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter<br />Elektronisk avlevering til depot<br />Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer.<br />Publisering (Offentlig Journal)<br />Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet<br />Forenklet dokumentproduksjon MU <br />Papirløst byråd - One-note adapter<br />360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – <br />MS Workflow<br />Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter<br />Kontrakter, administrasjon og oppfølging<br />Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll<br />Ledelsesrapportering OM(SA) <br />
  136. 136. Kontaktinformasjon<br />Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune. Tlf 907 51220 – 612 89328<br />oystein.windingstad@oppland.org<br />Stein Eriksen, Sør-Trøndelag fylkeskommune. Tlf 916 19768 – 738 66372<br />stein.eriksen@stfk.no<br />Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune. Tlf 975 31336.<br />harriett@vfk.no<br />Grethe Stenberg, Oppland fylkeskommune. Tlf 920 91832 – 612 89438<br />grethe.stenberg@oppland.org<br />

×