SISLink11 - Een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen - Rob van der Salm (Chronotech)

252 views
173 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
252
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SISLink11 - Een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen - Rob van der Salm (Chronotech)

  1. 1. 1 Een nieuwe benadering van de digitale Inschrijfketen -De volgende generatie Inschrijfsystemen- Rob van der Salm Chronotech BV www.caci.co.uk 1 • Trends en Ontwikkelingen 2 • Eisen aan de digitale inschrijfketen van morgen 3 • Mogelijkheden van zaakgericht werken 4 • De digitale Inschrijfketen van morgen
  2. 2. 2 www.caci.co.uk Welk inschrijfsysteem kiezen? 1 • Welk SIS ondersteunt een flexibel inschrijf proces? 2 • Kostenvermindering mogelijk? 3 • ERP of toch lokaal SIS? 4 • En wat gaat Studielink doen? www.caci.co.uk Hoe belangrijk is de Cloud voor uw instelling? 1 • Uw SIS in de Cloud? 2 • Waar zijn de studentgegevens dan? 3 • Infrastructure as a Service? 4 • Platform as a Service? 5 • Application/Software as a Service? 6 • Business Process as a Service?
  3. 3. 3 www.caci.co.ukDe student van morgen spreekt een andere taal, heeft andere gewoonten, ondergaat een ander intakeproces, communiceert verschillend 1 • Studentenadministratie vs. International Office? 2 • IND? 3 • Modern Migratiebeleid? 4 • Huisvesting? 5 • NUFFIC? 6 • Toelaatbaarheid? www.caci.co.uk Concurrentie om de (internationale) student verhardt zich 1 • War forTalent 2 • University of Liverpool 3 • Snelle response op maat nodig naar de student 4 • Duidelijke communicatie is essentieel
  4. 4. 4 www.caci.co.uk The Millenials are coming! 1 • Geboren rond 1990 2 • Sterk Onafhankelijk 3 • Persoonlijke Aandacht vereist 4 • Efficiënte afhandeling vereist 5 • Samenwerking 6 • Goed kunnen omgaan met discontinue informatie 7 • Innovatief vermogen: digitale communicatie 8 • CommunicatieveVaardigheden www.caci.co.uk Iedere student zijn eigen persoonlijke benadering? 1 • Mass Market? 2 • Gedifferentieerd over groepen student? 3 • Customization per instelling? 4 • Relatie opbouwen met iedere student? 5 • Personalization? 6 • Of een verschillende aanpak per Instelling/per opleiding, per type student? We are ready to welcome you at the best Dutch University! Call me: +311234567890
  5. 5. 5 www.caci.co.uk Of toch maar Mass Customization in het Inschrijfproces? www.caci.co.uk De principes van Mass Customization
  6. 6. 6 www.caci.co.uk Agile Inschrijf Proces inrichting vereist 1 • Business Agility 2 • Herken Kansen 3 • Veranderende omgeving 4 • Pas proces flexibel aan 5 • Zonder programmering www.caci.co.uk Wat vraagt dit alles van de volgende generatie inschrijfsystemen? EISEN AAN HET NIEUWE INSCHRIJFSYSTEEM 1. Mass Customization • Proces inrichten per instelling/type student/opleiding • Student individueel en persoonlijk bedienen 2. Te gebruiken door studentadministratie EN door international office 3. Behoud statusoverzicht • Van de totale dienst • Per deelproces in de keten • Tijdigheid • Verantwoording van de afhandeling communicatie met de student via internet 4. Alle studentgegevens in 1 studentdossier 5. Studentdatabase is hart van Instellingsgegevens 6. Studentdossier pas na toelaatbaarheidscheck in SIS 7. Registratie, audit en kwaliteitsbewaking van communicatie met student 8. Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a. landelijke voorzieningen), burgers en bedrijven. 9. Scheiding van dossier en statusinformatie 10. Optimale klantvriendelijkheid 11. Ondersteunen Cloud Computing
  7. 7. 7 www.caci.co.uk Gemeentelijk model architectuur zaakgericht werken Overheid en burger stellen hogere eisen: Tijdigheid en de verantwoording van de afhandeling Statusinformatie via internet. Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a. landelijke voorzieningen), burgers en bedrijven. Kanaalpatronen (Telematica Instituut / TU Delft http://www.telin.nl/Project/Kanalen/Kanaalpatronen.htm) Probleem: Hoe kunnen medewerkers toegang krijgen tot alle informatie bij een lopende klantzaak? Oplossing: Gebruik een centraal zakenmagazijn, toegankelijk voor alle medewerkers die aan die zaak werken. Context: Meerdere processen, afdelingen en/of systemen betrokken bij één lopende klantzaak Overlap in de benodigde gegevens. Vaak moeilijk een statusoverzicht te verkrijgen van de totale dienst. Verder zijn backoffice-systemen niet altijd 24x7 in de lucht Een zakenmagazijn, waarin deze status- en voortgangsgegevens worden bijgehouden, biedt hiervoor een oplossing Dit patroon komen we veel tegen bij organisaties die te maken hebben met een heterogene en verzuilde backoffice- inrichting. www.caci.co.uk Modelarchitectuur zaakgericht werken voor HO NL Studenten Internationa- le Studenten Instellingen BronHO Digi-D Nuffic IND SIS Intern.Office Ladok etc. Etc. Inschrijven Volg CRM Financials Logistiek HRM Roosteren Etc.
  8. 8. 8 www.caci.co.uk Modelarchitectuur zaakgericht werken voor HO NL Studenten Internationa- le Studenten Instellingen BronHO Digi-D Nuffic IND SIS Intern.Office Ladok etc. Etc. Inschrijven Volg CRM Financials Logistiek HRM Roosteren Etc. Zakenmagazijn bewaakt alle status en voortgangsgegevens Gegevensmagazijn bevat compleet student inschrijfdossier (Geen papieren dossiers meer die maar door één medewerker tegelijk gebruikt kunnen worden, maar altijd en overal snelle toegang voor iedereen tot alle relevante zaakgegevens) Procesinrichting per zaaktype (per instelling,per opleiding per type student) Een ZAAK is een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden Samen werken aan een zaak/Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a. Digi-D, Nuffic, IND, ???), studenten, instellingen etc) Front Office ondersteunt verschillende manieren van communiceren met de student Communicatie op maat voor de individuele student (mass customization).Student wordt individueel en op maat bediend Student dossier kan op ieder moment aan Backoffice geleverd worden. www.caci.co.uk Modelarchitectuur zaakgericht werken voor HO NL Studenten Internationa- le Studenten Instellingen BronHO Digi-D Nuffic IND SIS Intern.Office Ladok etc. Etc. Inschrijven Volg CRM Financials Logistiek HRM Roosteren Etc. BronHO Digi-D Nuffic IND SIS Intern.Office Ladok etc. Etc.
  9. 9. 9 www.caci.co.uk Waarom ZaakgerichtWerken? 1 • Klantlogica volgen i.p.v.organisatielogica • Per type student, instelling, opleiding etc. eigen procesinrichting 2 • Het verzoek staat centraal,in de taal van de klant • Proces en formulieren worden op maat aan student aangeboden 3 • Student / keten beter informeren • Specifieke,individuele communicatie met student vanuit zaaksysteem mogelijk 4 • Voortgang (status), samenhang, pro-actief informeren • Complete zaak bewaken op basis van statussen 5 • Dienstverlening bundelen • Zaak heeft deelzaken: identificatie, MVV, huisvesting, vooropleiding,betaling, etc.die individueel EN gezamenlijk bewaakt worden 6 • Zonder programmering processen inrichten • Perfect voor mass customization en afrekenen per service in de Cloud www.caci.co.uk Individuele procesinrichting en individuele Front Office Inrichting Mass Customization van het Inschrijfproces ID 1 ID 2 ID 3 ID 4 VOPL 1 VOPL 2 VOPL 3 VOPL 4 ID 5 ID 6 ID 7 ID 8 VTI 1 VTI 2 VTI 3 VTI 4 Inst 1 Inst 2 Inst 3 Inst 4 Portfolio van Studenten Portfolio van Formulieren en Processtappen Behoefte per instelling per opleiding per student Zaaksysteem Student Specifiek Inschrijfproces ID 1 VOPL 2 VOPL 3 VTI 2 Inst 3
  10. 10. 10 www.caci.co.uk Flexibele Front Office op maat per instelling, opleiding, studenttype Voorbeeld Zaakgerichte FrontOffice uit Rode Loper www.caci.co.uk Zaakgerichte MidOffice Zaakmagazijn Gegevensmagazijn Start van een zaak Status 1 Bewaak Kwaliteit en doorloop- tijd Status 4 Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5a Stap 6 Stap 5b Stap 7 Stap 8 Stap 9 Stap 10 Stap 11 Stap 12 Stap 13 Stap 14 Stap 15 Stap 16 Bewaak Kwaliteit en doorloop- tijd Bewaak Kwaliteit en doorloop- tijd Status 2 Status 3 1 • Alle SIS functionaliteit tot en metToelating 2 • Doorgeven studentdossier aan SIS op ieder gewenst moment 3 • Alle betrokken partijen inzicht in hetzelfde studentdossier 4 • Bewaking van het totale inschrijfproces vanaf 1 plek 5 • Optioneel Bekostiging 6 • Optioneel inschrijving 7 • Mass Customization in aansturing communicatie met de student 8 • Studentdossier bevat alle documenten inclusief kopieën diploma, paspoort etc.
  11. 11. 11 www.caci.co.uk Zaakgerichte MidOffice – Hoofdzaak: Rode Loper www.caci.co.uk Zaakgerichte MidOffice – Subzaak: Rode Loper
  12. 12. 12 www.caci.co.uk Zaakgerichte BackOffice Gegevensmagazijn Gevoed met dossiers uit Studielink •Verdere begeleiding intake student •Huisvesting •Communicatie •Correspondentie •Betaling •Bekostiging •Etc. •Management info over student populatie •Opvraag en inzage functionaliteit Zaaksysteem BI tbv management informatie •Synchronisatie met andere backoffice systemen •Inrichting communicatie met Studielink •(Bulk)Communicatie met studenten •Optioneel •Debiteurenadministratie •Onderhouden studentgegevens •Bekostiging •Inschrijven Locale Inschrijf Processen De Nieuwe BackOffice van het Inschrijfsysteem •Bestaande SIS database? •CRM database? •Open Source Oplossing? www.caci.co.uk Wat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem? • Huidig Inschrijfsysteem • Inrichten tabellen • Onderhouden persoonsgegevens • OnderhoudenVTI • Groepsmutaties en Mailmerge • Debiteurenadministratie • Wijzigen opleidingsfase • Integratie met andere BackOffice systemen • Beeindigen • Herinschrijven • Loting • Studieadvies • CRI signalen en mutaties • Jaarwerk • Bekostiging • Opvraag/Inzage • Management Informatie • Rapportages
  13. 13. 13 www.caci.co.uk Wat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem? • Toekomst MidOffice (SL) • Inrichten • Onderhouden persoonsgegevens • OnderhoudenVTI • Groepsmutaties • Beëindigen • Herinschrijven • Loting • CRI signalen en mutaties • Bekostiging (optioneel) • Opvraag/Inzage • Procesinrichting • Ketenintegratie • Wettelijke wijzigingen • Toekomst BackOffice Inschrijven •Communicatie met Studielink •Groepsmutaties/Mailmerge •Backoffice Integratie •Optionele process •Bekostiging •Jaarwerk Business Intelligence • Opvragen/Inzage • Rapportage • Management Info Zaaksysteem • Procesinrichting • Voortgangsbewaking • Kwaliteitsbewaking Conclusies 1 • Doel Zaakgericht werken optimale communicatie met de individuele student,tussen verschillende afdelingen en in de keten 2 • Student dossiers in plaats van complexe berichtuitwisseling 3 • Kostenefficiency 4 • Cloud computing / betaal voor de diensten die je afneemt 5 • Procesinrichting per instelling,per opleiding per type student 6 • Nieuwe generatie inschrijffunctionaliteit ontstaat 7 • Welke Instellingen zijn bereid om hiermee te gaan starten? 8 • Een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen ontstaat

×