SISLink10 - SaNS 2010: iedereen live, wat nu? - Hans Janssen (SaNS)

231 views
158 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
231
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SISLink10 - SaNS 2010: iedereen live, wat nu? - Hans Janssen (SaNS)

  1. 1. SaNS 2010: Iedereen live, wat nu? SiSLink Conferentie, 17 en 18 juni 2010 Hans Janssen Productmanager SaNS Expertisecentrum
  2. 2. Introductie: Hans en SaNS Hans Janssen: • Productmanager SaNS Expertisecentrum • Voorheen Radboud Universiteit SaNS: • Samenwerking Nieuw SIS • 4 HO-instellingen: UvT, HvA, UvA, LEI • SiS: Oracle PeopleSoft Campus Solutions Expertisecentrum SaNS: • Gezamenlijke beheerorganisatie • Doorontwikkeling en kennisdeling 2SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010
  3. 3. Inhoud presentatie • SaNS: ontstaan en geschiedenis • Ontwikkelingen afgelopen jaar • Situatie voorjaar 2010 • Werkzaamheden komende jaar • Ervaringen • Toekomstige ontwikkelingen binnen SaNS • Toekomstige ontwikkelingen SiSsen • Conclusies SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 3
  4. 4. Doelstellingen SaNS • Modern pakket realiseren dat alle onderwijsprocessen ondersteunt, van een robuuste leverancier en met een toekomstbestendige interne architectuur • Geschikt voor alle typen studenten/onderwijsvragenden • Voor alle soorten onderwijs • Voor vastlegging alle informatie rond onderwijs • Studieplanning door studenten centraal • Zoveel mogelijke gelijke applicatie invoeren • Gezamenlijk beheer en doorontwikkeling 4SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010
  5. 5. Geschiedenis • 2003: Start nadenken over nieuw pakket • 2004: Samenwerking onder SURF-vlag • 2005: SaNS-project met 5 partners • 2006: Pakketkeuze • 2007: Bouw ‘template’ • 2008: Opleveren Inschrijf-functionaliteit • 2009: UvT en HvA live met Inschrijf • 2009: Opleveren Volg-functionaliteit • 2010: Alle instellingen live, alle modules live • 2011: Alle instellingen met alle modules live SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 5
  6. 6. Korte historie van het SaNS-project • Besluit Samenwerking • Start Europese aanbesteding • Keuze pakket en implementatiepartner • Oplevering project initiatie document • Start realisatie ‘SaNS Template’ (maatwerk) • Geplande oplevering 80% Template • Oplevering Template Inschrijf: 100% • Oplevering Template Volg: 100% • Live-gang HvA en UvT, alleen Inschrijf • Live-gang Inschrijf bij UvA, Studielink bij HvA en UvA, Inschrijf en Volg Leiden • Live-gang compleet SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 6
  7. 7. Planning toen en nu 7 Bouwen template 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004 Template Volg Template inschrijf SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010
  8. 8. Marsroute: alle combinaties komen voor SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 8 201120102007 20092008 HvA UvT UvA ULei Inschrijf Studielink Volg
  9. 9. Van nadenken over een nieuw pakket tot ‘Vanilla SaNS’ • Start: Samen nadenken over nieuw pakket • Ontwikkeling in samenwerking: • Samen programma van eisen opstellen • Samen pakket selecteren • Best practices zoeken • Kennis delen • Samen implementeren • Gezamenlijke hosting en technisch beheer • Gezamenlijk applicatiebeheer • Gezamenlijke doorontwikkeling • Gezamenlijke functionele applicatie ondersteuning • Gezamenlijk testen • Resulteert in: gezamenlijke CS-variant: ‘Vanilla-SaNS’ SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 9
  10. 10. Samenwerking en gemeenschappelijkheid SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 10 Beheer Infrastructuur Databases Applicatie “Vanilla-SaNS-CS” interfaces SaNS-inrichting Lokale inrichting Lokale transacties SaNS project 4 afzonderlijke instellingen
  11. 11. Beheer is ondergebracht in Expertisecentrum • Applicatiebeheer – Ontwikkeling en onderhoud SaNS-maatwerk – Uitrol naar de instellingssystemen – Interfaces • Aansturing technisch beheer – Beheer hardwarecontracten – SLA met hostingpartner • Ondersteuning functioneel beheer instellingen – Servicedesk – Wijzigingsbeheer – Gezamenlijke inrichting en autorisatie – Beheer van de procesbeschrijvingen en architectuur • Kennisborging 11SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010
  12. 12. Servicedesk EC en instellingen • Beheer is een gezamenlijke inspanning • Gebruikersondersteuning zo dicht mogelijk op de werkvloer • Bij de instellingen worden de eindgebruikers ondersteund door het eigen functioneel beheer • Door het EC worden de functioneel beheerders van de instellingen ondersteund • EC beschikt over een servicedesk, waar alle incidenten, meldingen en wijzigingen binnenkomen SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 12
  13. 13. Expertisecentrum: Omvang • Aantal medewerkers: ca. 15 fte eigen + 3 fte inhuur • Budget jaarlijks: 2,6 miljoen euro – Kosten personeel: 2,0 miljoen euro – Kosten hosting: 0,4 miljoen euro – Kosten hardware: 0,2 miljoen euro • Randvoorwaarden – Geen (grote) verschillen in applicatie/aanpassingen – Instellingen stemmen onderling veel af – Gelijk opgaan in extra functionaliteit – In fase blijven lopen bij releases SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 13
  14. 14. Problematiek beheer • Veel omgevingen te beheren (40 stuks) • Instellingen in verschillende fases van implementatie • Meerdere releases de komende jaren • Nog steeds deels ontwikkeling in projectvorm • Hardware tussendoor vervangen • Opbouwfase van kennis intern de afgelopen jaren: – Peoplesoft-techniek – Beheer en beheerprocessen – Functionaliteit SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 14
  15. 15. Afgelopen jaar • Inschrijf live bij UvT en HvA – Nazorgproblematiek: aanpassing maatwerk • Ontwikkeling Studielink-koppeling – Aanpassen standaard Peoplesoft-SL-koppeling – Automatisering berichten en controles • Implementatie Inschrijf bij UvA en Leiden – Aanpassen interfaces • Implementatie Studielink bij UvA en HvA – Verbeteren berichtenverkeer • Implementatie Volg bij Leiden – Uitbreiding volgdeel ‘Vanilla SaNS-CS’ SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 15
  16. 16. Huidige situatie • 7 implementaties gedaan, nog 5 te gaan • Alle modules in gebruik, Volg nog beperkt • Lastig om alle processen ingericht te krijgen – Faculteiten moeten exameneisen vastleggen – Studielink is complex – Leveren aan CRI gaat nog niet vlekkeloos • Gebruikers moeten aan het nieuwe systeem wennen – Studenten kunnen niet snel hun inschrijvingen vinden – Meer geautomatiseerd; maar uitzonderingen zijn lastiger SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 16
  17. 17. Nog te doen komend jaar • Afronden Volg-functionaliteit – Selfservice voor studenten uitbreiden – Aanpassen niet goed doordachte functionaliteit – Uitbreiden rapportages • Verbeteren ‘Studiegids’ functionaliteit • Overgang op Studielink 3.0 • Koppelen met Blackboard • Koppelen met SyllabusPlus SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 17
  18. 18. Wat hebben we nu? • Heel compleet pakket – Alle gegevens kunnen worden opgeslagen – Procesondersteuning met checklists en workflow – Geautomatiseerde communicatie met studenten – Interfaces met IDMS, financiële systeem, HRMS – Standaard zijn triggers en webservices aanwezig • Inschrijf – Koppeling met Studielink – Ondersteuning voor ‘niet-reguliere studenten’ – Selecteren van groepen voor batchupdates – Controle op bindend negatief studie-advies – Aanmaken en inlezen CRI-bestanden SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 18
  19. 19. Wat hebben we nu? - Volg • Volg – Vastleggen complete onderwijsstructuur • Hiërarchie binnen een onderwijseenheid • Samenhang tussen onderwijseenheden • Structuur onderwijsprogramma’s – Vastleggen ‘studiegids’-informatie – Vastleggen gegevens voor diplomasupplement – Geautomatiseerde controles: • Behalen studieadvies, exameneisen, judicium • Ondersteuning diplomeringsproces • Aanmaken compleet diplomasupplement SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 19
  20. 20. Wat hebben we nu? - Selfservice • Volg-selfservice – Uitgebreide selfservice voor studenten • Vastleggen standaard en individuele studieprogramma’s • Geïntegreerd inschrijven op (delen van) onderwijseenheden • Controleren eigen voortgang • Aanvragen vervangingen, extra vakken en extern gevolgd onderwijs • Aanvragen diploma’s • Individuele roosters – Selfservice voor docenten en studiebegeleiders • Vastleggen resultaten door docenten • Deelnemerslijsten • Voortgang van studenten SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 20
  21. 21. Consequenties ‘Totaalpakket’ • Bewust gekozen voor een ‘totaalpakket’ – Niet voor ‘Best of Breed’ – Maar zoveel mogelijk de functionaliteit van CS gebruiken • Nieuwe wensen/functionaliteit: – Eerst kijken of dat in standaard CS kan – Dan kijken of dat met simpel maatwerk kan in CS – Dan pas zoeken naar externe oplossing met webservices • Wel gebruiken van cq koppelen aan lokale systemen – Portals – Datawarehouse SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 21
  22. 22. Samenvatting ervaringen • Onderwijs(administratie) in de VS is anders dan in NL – Minder vrijheden en uitzonderingen – Minder geautomatiseerd – Flink veel aanpassingen nodig • Kennis over ‘volgprocessen’ ontbreekt • Er wordt altijd te weinig getest • Samenwerken kost tijd maar levert ook veel ideeën • Processen standaardiseren lukt onvoldoende • Processen zijn complexer dan gedacht – Meer aanpassingen nodig – Moeilijke inrichting (exameneisen, structuur vakken, SL) SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 22
  23. 23. Lessons learned • Koppel pakketaanschaf en -implementatie niet aan elkaar • Begin bij het begin: de voorbereiding – Zorg voor een groep zeer goed opgeleide interne projectleden – Vergewis je ervan dat je ervaren consultants hebt – Standaardiseer je processen en inrichting – Laat deelnemers aan elkaar en de samenwerking wennen – Eerst nadenken, dan doen • Testen, testen, testen • Live-gangen niet uitstellen, desnoods minder functionaliteit • Maak veel gebruik van elkaars specialisten en kennis • Samenwerken kost tijd, maar levert een beter product: – Best practices – Voldoende middelen voor aanpassingen SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 23
  24. 24. Langere termijn zaken • Uitbreiden functionaliteit (eventueel) – Stagemodule – Huisvesting buitenlandse studenten – Integeren van aanmeldsystemen • Keuze maken of dat in CS moet of juist niet – Sluit het aan op bestaande processen? – Zijn er alleen gegevens nodig? – Flexibiliteit in gebruikersinterface? – Bestaat er al functionaliteit elders, is koppelen genoeg? SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 24
  25. 25. Toekomst vanuit Oracle gezien • Datahub Studenten: bronbestand voor andere applicatie • Webservices • Systeem van buitenaf benaderbaar – Ontsluiting via webservices – Inschrijven via externe websites – Tonen van uitslagen in portal – Roosterinformatie in een portal – Elektronisch betalen • Oracle levert diverse standaard webservices en triggers • Oracle zorgt voor ‘mapping’ met standaarden als IMS • Oracle zorgt voor ‘non-VS-functionaliteit’ SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 25
  26. 26. De toekomst van (ERP-)pakketten • Worden pakketten ‘breder’ met meer functionaliteit? – Stage module – Huisvesting – Portfolio – Digitaal betalen • Of juist niet: concentreren op basisprocessen en data: – ‘Datahub’ vol gegevens met er aan klikbare componenten? – Snel aanpasbaar Onderwijsprocessen veranderen veel minder snel dan we steeds roepen SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 26
  27. 27. Voorbeeld: dashboardfunctionaliteit ‘Dashboard’: blik van buitenaf op opgeslagen gegevens Functionaliteit: – Tonen van statusgegevens uit onderliggende systeem – Gecombineerd zichtbaar maken van gegevens – Vergelijken met gegevens in ander systeem – Meteen een fout kunnen herstellen – Meteen het herstelde gegeven doorgeven – Hele groepen tegelijk aanpassen Toepassing: – Uitwisseling gegevens met CRI; Studielink SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 27
  28. 28. Keten denken • Keten SiS – interne systemen – Financiele systeem – Identity Management – Personeelsinformatiesysteem – ELO – Roostersysteem – Datawarehouse • Keten SiS – externe systemen – GBA, BRON, CRI – Studielink als service om gegevens uit te wisselen SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 28
  29. 29. Keten denken en grenzen stellen • Ketens zijn meestal geen webservices – Niet: gegevens leveren als dat nodig is – Maar: gegevens synchroniseren tussen systemen – Voorbeelden • Studielink • CRIHO • IDM-systemen • Roostersystemen • Ketens werken niet voor iedereen – Doelgroepen goed definieren – SL: prima voor reguliere en buitenlandse studenten – Maar niet voor bijvakkers, contractstudenten, HOVO SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 29
  30. 30. Ketens en ketenen • Ketens maken informatiestromen mogelijk – Ketenpartners zijn te zien als ‘services’ • Maar leggen ook beperkingen op: – Niet altijd tweewegverkeer mogelijk – SL ‘verbiedt’ herinschrijving via eigen pakket • En zijn niet altijd nodig – Peoplesoft CS heeft zelf webservices met berichten – 24 x 7 beschikbaar – Mag je zelf kiezen of je een service gebruikt? Hoe meer je automatiseert, hoe lastiger het is uitzonderingen te verwerken SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 30
  31. 31. Voordelen PeopleSoft Campus Solutions • Toekomstvaste architectuur en techniek • Webapplicatie: draait overal • Zeer goed doordacht ontwikkelplatform • Enorm brede functionaliteit • Standaard koppelmogelijkheden via webservices • Volledig meertalig • Geschikt voor niet-reguliere studenten • Grote gebruikersgroep (>1000 instellingen wereldwijd) SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 31
  32. 32. Conclusie Project heeft lang geduurd, te lang – Zouden we nu zeker anders aanpakken Maar we zouden wel weer hetzelfde pakket kiezen: – Want we hebben nu de complete functionaliteit, – Voldoende body voor beheer en doorontwikkeling, – Een zeer goed doordacht en robuust ontwikkelplatform – Interne architectuur die toekomstvast is – Leverancier met voldoende mogelijkheden voor doorontwikkeling We hebben nu beschikbaar: – Vanilla SaNS-CS dat complete functionaliteit biedt en werkt – EC met voldoende capaciteit om het te beheren en te verbeteren SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 32
  33. 33. Vragen? SaNS 2010: Iedereen Live, wat nu? - SiSLink 2010 33 Hans.Janssen@SaNS-EC.nl

×