Implementatie SaNS
Stand van zaken 2009
Hans Janssen – Productmanager SaNS Expertisecentrum
SisLink conferentie 18/19 juni...
Introductie
SaNS: Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem
• Samenwerking van 5 HO-instellingen
– Universiteit van Am...
Inhoud
• Korte historie
• Doelstelling SaNS
• Hindernissen onderweg
• Fases in het SaNS-programma
• Huidige situatie
• Fun...
Doelstellingen SaNS
• Modern pakket realiseren dat alle onderwijsprocessen
ondersteunt, van een robuuste leverancier en me...
Gezamenlijke procesmodel en scope
SISLink conferentie 18/19 juni 2009 5
intake
studenten
opstellen
studieplan
uitvoeren
on...
Projectplan 2006
• Oracle is leverancier van
software en implementatie
• Atos Origin is onderaannemer
voor de implementati...
Korte historie van het SaNS-project
• Besluit Samenwerking
• Start Europese aanbesteding
• Keuze pakket en implementatiepa...
Hindernissen onderweg
• Kennisniveau implementatiepartner laat te wensen over
• Pakket PeopleSoft CS biedt heel brede func...
Implementaties – standaardmethode
• Gezamenlijk Template realiseren
– Eisen en wensen analyseren en formuleren
– Maatwerk ...
Functionaliteit Inschrijf – standaard CS
• CBAP module
• Studielink
• Bulkbewerkingen
• Groepenselectie
• Checklists voor ...
Functionaliteit Inschrijf – maatwerk
• Diverse extra manieren om bulkprocessen te automatiseren
• Controle bij inschrijvin...
Functionaliteit Volg – Standaard CS
• Vastleggen en opvragen vakbeschrijvingen
• Inschrijven voor studieonderdelen
• Vastl...
Functionaliteit Volg – maatwerk
• Complete vastlegging en onderhoud studiegidsgegevens:
Informatie over program/plan en co...
Standaardisatie: generieke interface
• Broker to broker technologie
• Instelbaar voor diverse soorten berichten
• Op basis...
Samenwerking: gemeenschappelijkheid
SISLink conferentie 18/19 juni 2009 15
Beheer
Infrastructuur
Databases
Applicatie
Temp...
Planning toen en nu
16
Bouwen template
2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004
2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004
Templ...
Implementaties 2009
• In april 2009 is de HvA live gegaan met Inschrijf
• In mei 2009 is de UvT gevolgd
• Voorbereiding:
–...
Verschillen in aanpak
• HvA: project met heel veel projectleden
• UvT: klein projectteam
• HvA: 40.000 studenten
• UvT: 12...
Ervaringen implementaties UvT en HvA
• Belangrijkste 3 regels: testen, testen, testen
• Test vanaf het begin complete proc...
Marsroute: alle combinaties komen voor
SISLink conferentie 18/19 juni 2009 20
201120102007 20092008
HvA
UvT
UvA
ULei
RU
In...
Implementaties 2010
Maart 2010
• Inschrijf/Volg wordt in Leiden in gebruik genomen
• HvA gaat Studielink gebruiken
• UvA g...
Implementatie Volg HvA
Na
1e Oplevering
Volg
Basisinrichting
Prototype
Ontwerpen
Oplevering
Bundels
2e Oplevering
Volg
Mon...
Expertisecentrum: Taken
• Applicatiebeheer
– Ontwikkeling maatwerk
– Uitrol naar de instellingssystemen
– Interfaces
• Aan...
Expertisecentrum: Omvang
• Aantal medewerkers: ca. 10 fte eigen + 5 fte inhuur
• Budget jaarlijks: 2,9 miljoen euro
– Kost...
Omgevingen
SISLink conferentie 18/19 juni 2009
Ontwikkelstraat
Voorzien van volg2 + bundels
Productiestraat
S010
INR
VLG2
...
Voordelen PeopleSoft Campus Solutions
• Toekomstvaste architectuur en techniek
• Webapplicatie: draait overal
• Zeer goed ...
Lessons learned
• Koppel pakketaanschaf en -implementatie niet aan elkaar
• Begin bij het begin: de voorbereiding
– Zorg e...
Conclusie
Project heeft lang geduurd, te lang
– Zouden we nu zeker anders aanpakken
Maar we zouden wel weer hetzelfde pakk...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

SISLink09 - Implementatie van SaNS: stand van zaken 2009 - Hans Janssen (SaNS Expertisecentrum)

74
-1

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
74
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SISLink09 - Implementatie van SaNS: stand van zaken 2009 - Hans Janssen (SaNS Expertisecentrum)

  1. 1. Implementatie SaNS Stand van zaken 2009 Hans Janssen – Productmanager SaNS Expertisecentrum SisLink conferentie 18/19 juni 2009
  2. 2. Introductie SaNS: Samenwerking Nieuw Studenteninformatiesysteem • Samenwerking van 5 HO-instellingen – Universiteit van Amsterdam – Hogeschool van Amsterdam – Universiteit van Leiden – Universiteit van Tilburg – Radboud Universiteit Nijmegen • Samen ruim 100.000 studenten • Alleen voor StudentenInformatieSysteem • Doel: “Gezamenlijke aanschaf, implementatie en beheer van het studenteninformatiesysteem” Hans: SISLink conferentie 18/19 juni 2009 2
  3. 3. Inhoud • Korte historie • Doelstelling SaNS • Hindernissen onderweg • Fases in het SaNS-programma • Huidige situatie • Functionaliteit PeopleSoft Campus Solutions • Uitbreiding met maatwerk • Standaardisatie en architectuur • Implementaties bij de HvA en de UvT • Expertisecentrum • Route de komende tijd SISLink conferentie 18/19 juni 2009 3
  4. 4. Doelstellingen SaNS • Modern pakket realiseren dat alle onderwijsprocessen ondersteunt, van een robuuste leverancier en met een toekomstbestendige interne architectuur • Geschikt voor alle typen studenten/onderwijsvragenden • Voor alle soorten onderwijs • Voor vastlegging alle informatie rond onderwijs • Studieplanning door studenten centraal • Zoveel mogelijke gelijke applicatie invoeren • Gezamenlijk beheer SISLink conferentie 18/19 juni 2009 4
  5. 5. Gezamenlijke procesmodel en scope SISLink conferentie 18/19 juni 2009 5 intake studenten opstellen studieplan uitvoeren onderwijs begeleiden studie Resultaat input Resultaat output Besturing Ondersteuning Alumni, Studiestakers/ onderbrekers afstuderen diplomeren ontwikkelen onderhouden onderwijs verzorgen management informatie evalueren opleiding roosteren evalueren docenten evalueren onderwijs delen bewaken studie voortgang faciliteren (Geïnteres- seerde) studenten uitschrijven studie Plannen kaders Rappor- tage Mensen Middelen financiën werven/ beheren relaties X X X X X XX X X
  6. 6. Projectplan 2006 • Oracle is leverancier van software en implementatie • Atos Origin is onderaannemer voor de implementatie • Basispakket: Peoplesoft Campus Solutions met maatwerk • Gezamenlijk ‘80% Template’ ontwikkelen: CS met maatwerk voor Inschrijf en voor Volg; 80% gelijk, 20% verschillend • Afzonderlijke implementaties, starten in 2007 • Eerst Inschrijf, dan Volg • Studielink als afzonderlijk deelproject • Gemeenschappelijke beheerorganisatie: Expertisecentrum SISLink conferentie 18/19 juni 2009 6
  7. 7. Korte historie van het SaNS-project • Besluit Samenwerking • Start Europese aanbesteding • Keuze pakket en implementatiepartner • Oplevering project initiatie document • Start realisatie Template (maatwerk) • Geplande oplevering 80% Template • Oplevering Template Inschrijf: 100% • Oplevering Template Volg: 100% • live gang HvA en UvT, alleen Inschrijf • live gang Volg en Studielink • live gang laatste instelling (RU) en Volg bij HvA en UvA SISLink conferentie 18/19 juni 2009 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 7
  8. 8. Hindernissen onderweg • Kennisniveau implementatiepartner laat te wensen over • Pakket PeopleSoft CS biedt heel brede functionaliteit … … maar minder toegesneden op de NL onderwijssituatie • Moeilijk voldoende projectleden bij de instellingen te vinden • Onbekendheid met het pakket remt voortgang • Koppelen met andere systemen lastige klus • 3 deelprojecten met 5 instellingen uit fase levert heel veel combinaties • Opzetten gemeenschappelijke beheerorganisatie kost tijd • Expertisecentrum als kennisdeler is nog in opbouwfase • Tussen de 30 en 50 omgevingen met CS er op te beheren • Veel infrastructuur problematiek SISLink conferentie 18/19 juni 2009 8
  9. 9. Implementaties – standaardmethode • Gezamenlijk Template realiseren – Eisen en wensen analyseren en formuleren – Maatwerk bouwen – Testen – Inrichting standaard tabellen – Generieke interface • Lokaal de template implementeren – Lokale inrichting – Lokale inregeling interfaces • Conversie – Nadruk op het verwijderen van rommel en schone import • In productie name – 2 tot 3 weken overstap van oud naar nieuw: productiestop SISLink conferentie 18/19 juni 2009 9
  10. 10. Functionaliteit Inschrijf – standaard CS • CBAP module • Studielink • Bulkbewerkingen • Groepenselectie • Checklists voor controletaken • Communicatie met groepen studenten • Selfservice voor herinschrijven en aanvullen gegevens • Collegegeld berekenen, voor groepen en individuen • Broker voor standaard koppelingen en webservices • Importeren inrichtingstabellen met business-logica controle SISLink conferentie 18/19 juni 2009 10
  11. 11. Functionaliteit Inschrijf – maatwerk • Diverse extra manieren om bulkprocessen te automatiseren • Controle bij inschrijving op bindend studieadvies • Inlezen plaatsingsbewijzen en afvinken checklists • CRI-module voor aanleveren SM-records • Automatische controle op bekostigingsstatus • Examenopstaptabel • Controle op vereisten voor definitieve inschrijving • Interface naar financieel systeem, IdM en oude Volgsystemen • Inzage in financiële gegevens SISLink conferentie 18/19 juni 2009 11
  12. 12. Functionaliteit Volg – Standaard CS • Vastleggen en opvragen vakbeschrijvingen • Inschrijven voor studieonderdelen • Vastleggen resultaten, ook door docenten • Vastleggen programma-eisen • Vastleggen studieplanningen door studenten • Studieadviezen en voortgangsrapporten • Bepalen of iemand aan diploma-eisen voldoet • Communicatie middels mail/brieven • Workflow • Selfservice voor studenten en docenten SISLink conferentie 18/19 juni 2009 12
  13. 13. Functionaliteit Volg – maatwerk • Complete vastlegging en onderhoud studiegidsgegevens: Informatie over program/plan en course vastleggen in richtext • Diplomering: vraag- en aanbodgestuurd, -supplement • Controle op vereisten • Hiërarchie van onderwijsonderdelen • Harde en zachte toelatingseisen, indelen in werkgroepen, wachtlijsten • TAN code: transactie autorisatie voor docenten • Studieplan: verzoekschriften, bezwaarschriften • Studievoortgangscontrole: diverse soorten studieadvies SISLink conferentie 18/19 juni 2009 13
  14. 14. Standaardisatie: generieke interface • Broker to broker technologie • Instelbaar voor diverse soorten berichten • Op basis van webservices • Generieke aan de CS-kant • Instellingen regelen intern de rest SISLink conferentie 18/19 juni 2009 14 Expertisecentrum Instelling Middleware/BrokerApplicaties
  15. 15. Samenwerking: gemeenschappelijkheid SISLink conferentie 18/19 juni 2009 15 Beheer Infrastructuur Databases Applicatie Template-maatwerk interfaces Templ-inrichting Lokale inrichting Lokale transacties SaNS project
  16. 16. Planning toen en nu 16 Bouwen template 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20112004 Template Volg Template inschrijf SISLink conferentie 18/19 juni 2009
  17. 17. Implementaties 2009 • In april 2009 is de HvA live gegaan met Inschrijf • In mei 2009 is de UvT gevolgd • Voorbereiding: – Diverse testrondes: aanvulling inrichting; wijziging processen – Koppeling met SAP, IdM en oude Volgsystemen – Training gebruikers – Conversietesten – Complete ketentesten met kleine en grote geconverteerde groepen • Testplannen met scripts • Processchema’s met stappen en controlemomenten • Zeer gedetailleerd Go-Live plan, met elke actie uitgeschreven SISLink conferentie 18/19 juni 2009 17
  18. 18. Verschillen in aanpak • HvA: project met heel veel projectleden • UvT: klein projectteam • HvA: 40.000 studenten • UvT: 12.000 studenten • HvA: 60 administratieve gebruikers inschrijfmodule • UvT: 6 administratieve gebruikers inschrijfmodule • HvA: veel testers die alle schermen testen • UvT: weinig testers die alle processen nalopen • HvA: taken verdeeld over groepen • UvT: taken vaak bij 1 persoon SISLink conferentie 18/19 juni 2009 18
  19. 19. Ervaringen implementaties UvT en HvA • Belangrijkste 3 regels: testen, testen, testen • Test vanaf het begin complete processen, niet ‘schermen’ • Start heel vroeg met je conversieproject: er zit veel rommel in de oude systemen • Zorg dat je projectleden er nagenoeg fulltime aan kunnen werken • Zorg voor projectleden met veel kennis van de eigen systemen en processen • Benoem alle problemen en wijs een eigenaar aan • Durf eerder genomen keuzes ter discussie te stellen … • … Maar zorg ook dat er knopen worden doorgehakt • Let als het spannend wordt op de functioneel beheerder en minder op de projectleider SISLink conferentie 18/19 juni 2009 19
  20. 20. Marsroute: alle combinaties komen voor SISLink conferentie 18/19 juni 2009 20 201120102007 20092008 HvA UvT UvA ULei RU Inschrijf Studielink Volg
  21. 21. Implementaties 2010 Maart 2010 • Inschrijf/Volg wordt in Leiden in gebruik genomen • HvA gaat Studielink gebruiken • UvA gaat Inschrijf met Studielink in gebruik nemen November 2010 • Beschikbaar komen Studielink 3 • Koppeling met Blackboard en SyllabusPlus SISLink conferentie 18/19 juni 2009 21
  22. 22. Implementatie Volg HvA Na 1e Oplevering Volg Basisinrichting Prototype Ontwerpen Oplevering Bundels 2e Oplevering Volg Monitoren gebruik Monitoren afbouw Beheer Live Live Totaal Nazorg Conversie uitvoering en controle Uitrol Studiegids Studieplan basis Inschrijven minoren Resultaten en studieplan Technisch Live Implementatieteam per domein gevormd Rooster Classes blok1/ semester1 Resultaten Training eindgebruikers Live Totaal Nazorg en afbouw systemen Realisa tie-fase nog nader in te vullen Realisatie SaNSSISHvA ACPT ACPT Inrichting Volg HvA inrichting Prototype (voorlopig) Verkenning template En processenBasisopleiding P2 & Kernteam Inrichtings document (HvA keuzes) Configuratie DocumentAutorisatieplan/ +matrix Impactanalyse Processen Impactanalyse HvA Systemen Opgebouwde Domein Implementatie Teams Opleidingsplan Communicatieplan Testplan Decentrale Implementaties Opleidingen Communicatie Beheer Processen Rapportages Communicatie Kalender Ontwerp Beheer Organisatie Processen AO/IC Bepalen Mgt info Uitwerken Mgt info Techniek Optie: BRD FDD’s Maatwerk Conversie Strategie Conversie Prototype Conversie Analyse P3 Interfaceplan Ontwerp interface & Integratie Opschoning Strategie Archivering Strategie (HSA/ Volg+) Opgeleide Domein experts HvA inrichting Prototype (def) Nalevering Opleidingssmateriaal Volg Switch-over Strategie LDAP HvA Prototype Klaar voor realisatie 22SISLink conferentie 18/19 juni 2009
  23. 23. Expertisecentrum: Taken • Applicatiebeheer – Ontwikkeling maatwerk – Uitrol naar de instellingssystemen – Interfaces • Aansturing technisch beheer – Beheer hardwarecontracten – SLA met hostingpartner • Ondersteuning functioneel beheer instellingen – Wijzigingsbeheer – Beheer van de procesbeschrijvingen – Beheer van de enterprise-architectuur • Kennisborging 23SISLink conferentie 18/19 juni 2009
  24. 24. Expertisecentrum: Omvang • Aantal medewerkers: ca. 10 fte eigen + 5 fte inhuur • Budget jaarlijks: 2,9 miljoen euro – Kosten personeel: 2,0 miljoen euro – Kosten hosting: 0,4 miljoen euro – Kosten hardware: 0,2 miljoen euro • Randvoorwaarden – Geen (grote) verschillen in Template – Instellingen stemmen onderling veel af – Gelijk opgaan in extra functionaliteit – In fase blijven lopen bij releases SISLink conferentie 18/19 juni 2009 24
  25. 25. Omgevingen SISLink conferentie 18/19 juni 2009 Ontwikkelstraat Voorzien van volg2 + bundels Productiestraat S010 INR VLG2 +BUN D S020 INR VLG2 +BUN D S010 2INR VLG2 +BUN EXPC TST VLG2 +BUN D S010 DEV VLG2 +BUN D S020 DEV VLG2 +BUN D EXPC DEV VLG2 +BUN D EXPC ACC VLG2 +BUN D S010 ACC VLG2 +BUN D S020 ACC VLG2 +BUN D EXPC TMAS VLG2 +BUN D S010 PRD VLG2 +BUN D S020 PRD VLG2 +BUN D S030 INR VLG2 +BUN S040 INR VLG2 +BUN S050 INR VLG2 +BUN S010 2DEV VLG2 +BUN S030 ACC VLG2 +BUN S040 ACC VLG2 +BUN S050 ACC VLG2 +BUN STUD LTST • WV’s •Geen WV’s •Alleen bug fixes •Uitzonderingen S030 DEV VLG2 +BUN D S040 DEV VLG +BUN S050 DEV VLG2 +BUN UvA ULei RUHvAUvT EXPC 2MAS VLG2+ BUND EXPC 2DEV VLG2 +BUN EXPC 2ACC VLG2 +BUN D EXPC 2ACC VLG2 +BUN D HvA UvT S020 2TST + S030 2TST + Studielinkstraat S020 2TST + Studielink aan Studielink uit Studielink aan UvA 25
  26. 26. Voordelen PeopleSoft Campus Solutions • Toekomstvaste architectuur en techniek • Webapplicatie: draait overal • Zeer goed doordacht ontwikkelplatform • Enorm brede functionaliteit • Standaard koppelmogelijkheden via webservices • Volledig meertalig • Geschikt voor niet-reguliere studenten • Grote gebruikersgroep (>1000 instellingen wereldwijd) SISLink conferentie 18/19 juni 2009 26
  27. 27. Lessons learned • Koppel pakketaanschaf en -implementatie niet aan elkaar • Begin bij het begin: de voorbereiding – Zorg eerst voor een groep zeer goed opgeleide interne projectleden – Vergewis je ervan dat je ervaren consultants hebt – Standaardiseer je processen en inrichting – Laat deelnemers aan elkaar en de samenwerking wennen – Eerst nadenken, dan doen • Live-gangen niet uitstellen, desnoods minder functionaliteit • Maak veel gebruik van elkaars specialisten en kennis • Samenwerken kost tijd, maar levert een beter product: – Best practices – Voldoende middelen voor aanpassingen SISLink conferentie 18/19 juni 2009 27
  28. 28. Conclusie Project heeft lang geduurd, te lang – Zouden we nu zeker anders aanpakken Maar we zouden wel weer hetzelfde pakket kiezen: – Want we hebben nu de complete functionaliteit, – Voldoende body voor beheer en doorontwikkeling, – Een zeer goed doordacht en robuust ontwikkelplatform – Interne architectuur die toekomstvast is – Leverancier met voldoende mogelijkheden voor doorontwikkeling We hebben nu beschikbaar: – CS-SaNS dat compleet is en nu snel te implementeren valt – EC met voldoende capaciteit om het te beheren en te verbeteren SISLink conferentie 18/19 juni 2009 28
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×