0
1
hoe anders ook beter werd…
Erna Klein Ikkink en Walter Groen
23 juni 2011
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 2Vrije uni...
2
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 3Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Studielink en aanmelding/...
3
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 5Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Geen disclaimer maar een ...
4
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 7Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Vrije Universiteit Amster...
5
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 9Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Faculteiten
• 12 projectt...
6
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 11Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Uniforme processen en re...
7
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 13Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Scope
 Academische Stru...
8
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 15Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Kernadministratie: acade...
9
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 17Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Studielink Aanmelding/in...
10
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 19Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
Demo ‘Cijferoverzicht’ ...
11
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 21Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…”
De vaders van het succe...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

SISLink11 - Nieuw SIS, hoe anders ook beter werd... - Erna Klein Ikkink, Walter Groen

126

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
126
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "SISLink11 - Nieuw SIS, hoe anders ook beter werd... - Erna Klein Ikkink, Walter Groen"

  1. 1. 1 hoe anders ook beter werd… Erna Klein Ikkink en Walter Groen 23 juni 2011 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 2Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Project Nieuw SIS “Student services op basis van VU generieke processen gebaseerd op een toekomstvaste systeem ondersteuning”
  2. 2. 2 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 3Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Studielink en aanmelding/ inschrijving © 2011 SAP AG. All rights reserved. 4Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Agenda 1. Vrije Universiteit – Kennismaking met de VU; wat is goed om te weten 2. Project aanpak – Voorbij de clichés, in de huid van het project 3. Oplossing – De robuuste architectuur in detail 4. Selfservices – Demo van de resultaten 5. Ervaringen en geleerde lessen – Transparant en interactief 1 2 3 4 5
  3. 3. 3 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 5Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Geen disclaimer maar een claimer… Voor wat betreft de inrichting heeft de VU gebruik kunnen maken van ervaringen en materialen vanuit de Universiteit Maastricht. Deze vorm van samenwerking is zeer vruchtbaar gebleken en wordt verder versterkt. De VU is juridisch en intellectueel eigenaar van de inrichting en selfservices in brede zin en wil die graag delen door expertise, documentatie, inrichting en selfservices beschikbaar te stellen aan andere onderwijsinstellingen. Alles uit deze presentatie is echt gebeurd, de presentatoren zijn betrokken geweest bij het project en doen deze presentatie geheel uit vrije wil. © 2011 SAP AG. All rights reserved. 6Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Start situatie VU • Noodzaak tot veranderen • Project methodiek en ontluikend eigenaarschap • Ervaringen • Aanstaande bezuinigingen De ingrediënten bij de start… …vormen de belofte voor een mooie maaltijd.
  4. 4. 4 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 7Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Vrije Universiteit Amsterdam 24500 Studenten 12 faculteiten 48 bachelor programma’s 89 master programma’s 28 postgraduate programma’s 2045 FTE academic staff 1564 FTE ondersteuning 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 8Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Kernfunctionaliteiten Globaal ontwerp Aanbesteding Functioneel ontwerp Realisatie Live: 1) Mei 2010 academische structuur mei 2010 2) Eén faculteit maart 2011 3) Alles en iedereen maart 2011 Projectfasering 1 2 3 4 5
  5. 5. 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 9Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Faculteiten • 12 projectteams • 52 bijeenkomsten (elke 2 weken gedurende 2 jaar) – projectleider • 26 bijeenkomsten (elke 4 weken gedurende 2 jaar) – directeur • 0 faculteitspecifieke aanpassingen • Nagenoeg 100% van de communicatie door de faculteit zelf • 0 wijzigingen in het projectteam • De keyusers die meeschreven aan het functioneel ontwerp waren ook co- tester en co-teacher Statistieken die vertellen … …dat wij de moed hadden en de faculteiten het lef toonden. 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 10Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Project • Projectmanagement (interne wijsheid gecombineerd met externe ervaring) • De beste mensen (zijn alleen goed genoeg) • Focus op kwaliteit, kwaliteit en … kwaliteit • Consultants faciliteren het functioneel ontwerp (maar schrijven ‘m niet) • Liever een bigbang dan tijdelijke interfaces en processen • Hands-on SAP ervaring Project gewoontes waaraan we zijn gehecht … …en waardoor we een innovatief project wisten uit te voeren. 1 2 3 4 5
  6. 6. 6 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 11Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Uniforme processen en regels 1. Academische structuur en kalender 2. Aanmeld termijnen 3. Cum laude 4. Cijferschalen 5. Vak registratie 6. Administratiekosten Processen en regels zijn geuniformeerd… …met als resultaat een VU die de student centraal stelt maar ook flexibeler. 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 12Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Resultaten 1. Processen zijn veranderd 2. Alle studentvarianten en opleiding variëteiten 3. Toekomstvaste IT 4. Startpunt voor besparingen in 2012 5. Managementinformatie is onderweg 6. Cultuurverschuiving (de goede kant op) Resultaten in het kort … …waarop dient te worden opgemerkt dat er ook zaken niet goed zijn gegaan of beter hadden gemoeten. 1 2 3 4 5
  7. 7. 7 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 13Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Scope  Academische Structuur  Aanmelden en inschrijven  Studentfinanciën  Intekenen vakken en tentamens  Resultaten/ beoordelen  Studie advies  Afstuderen/ diplomeren  Studentportaal  Managementinformatie © 2011 SAP AG. All rights reserved. 14Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Portal Click demo & usability test Aanmelden en inschrijving Intekenen vakken en tentamens Vakken overzicht Persoonlijk rooster Specialisaties 1 2 3 4 5
  8. 8. 8 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 15Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Kernadministratie: academische structuur • Modules • Activity templates • Staff 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 16Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Broker Procesintegratie in VU optiek IDM Basis database 1 2 3 4 5
  9. 9. 9 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 17Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Studielink Aanmelding/inschrijving 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 18Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Demo ‘Registeren voor onderwijs en examens’ 1 2 3 4 5
  10. 10. 10 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 19Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Demo ‘Cijferoverzicht’ 1 2 3 4 5 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 20Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” Resultaten • Snelle Go-live na 3 maanden met de Academische Structuur • Sterke supply organisatie – controleerde chaos • Sterke klant organisatie – geen paniek • Geen wijzigingen in het projectteam gedurende 3 jaar 1 2 3 4 5 Projectresultaten… …en lessons learned • Project voor faculteiten, studentzaken, dienst IT en dienst financiën • Testen en live gaan met conversiedata • Integratie met studentfinanciën • GNK betrekken/betrokkenheid
  11. 11. 11 © 2011 SAP AG. All rights reserved. 21Vrije universiteit Amsterdam “hoe anders ook beter werd…” De vaders van het succes… Voor meer informatie over project Nieuw SIS: Walter Groen w.groen@iqatwork.nl Erna Klein Ikkink Hg.kleinikkink@dienst.vu.nl
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×