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Comment organiser un voyage scolaire éducatif
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Comment organiser un voyage scolaire éducatif

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Un diaporama fait pour les professeurs et enseignants de primaire, collège ou lycée, qui détaille l'organisation d'un voyage scolaire : période idéale, démarches, financements, réunion ...

Un diaporama fait pour les professeurs et enseignants de primaire, collège ou lycée, qui détaille l'organisation d'un voyage scolaire : période idéale, démarches, financements, réunion d'information, projet pédagogique,...

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Comment organiser un voyage scolaire éducatif Comment organiser un voyage scolaire éducatif Presentation Transcript

  •  GUIDE INDISPENSABLE  ORGANISER UN VOYAGE SCOLAIRE EDUCATIF Organisation, planning,… : tout ce qu’il faut savoir
  • LE V.S.E. : KEZAKO ? Le Voyage Scolaire Éducatif est un déplacement à caractère pédagogique, effectué par un groupe d’élèves encadrés par leurs accompagnateurs, comprenant au moins une nuitée hors de l’établissement, avec l’autorisation du chef d’établissement
  • PLANNING IDÉAL…  Sélectionnez votre organisme  Demandez de devis  Recherchez des aides financières  Informez le Chef d’Établissement  Présentez le projet aux parents  Attendez l’accord du Chef d’Etablissement et du CA  Envoyez les bulletins d’inscription  Réceptionnez les inscriptions et paiements des parents (30%)  Réglez l’acompte à l’organisme pour confirmer la réservationSEJOUR  Demandez le paiement du solde (70%) et réglez la totalité du séjour à l’organisme  Envoyez le listing des participants et accompagnateurs à l’organisme  Organisez une réunion d’infos pour les parents  Réalisez un carnet de séjour avec les élèves (individuel ou collectif)  Rendez compte du séjour au Chef d’Établissement  Organisez une expo dans l’établissement ou une expo virtuelle M-7 M-6 M-5 M-4 M-3 M-1 M M+1 M+2
  • …ET PERIODE IDEALE Privilégiez la saison basse, entre le 1er septembre et la fin février pour : - Bénéficier de prestations optimales : moins d’affluence donc meilleures disponibilités des transporteurs, familles d’accueil, organisateurs locaux et sites touristiques - Profiter de tarifs plus intéressants (réductions importantes / séjours de plus de 3 nuits) - Démarrer votre projet pédagogique par un temps fort, et l’exploiter tout au long de l’année scolaire - Tisser des relations privilégiées avec vos élèves dès le début de l’année scolaire
  • M-7 DEMANDES DE DEVIS Utilisez le formulaire dédié pour renseigner tous vos choix et obtenir votre devis personnalisé : Demandez une assurance en cas d’annulation : -Individuelle -Groupe -Extension garantie groupe Demande de devis  POINTS A VERIFIER SUR LE DEVIS Hormis le coût du voyage, de l’hébergement et des visites, des éléments complémentaires sont parfois inclus dans les devis. Ex. de prestations qui peuvent être comprises : -Pré réservations et paiement des visites de sites touristiques -Carte téléphonique offerte au Responsable du séjour -Messagerie vocale mise à dispo pour le suivi des parents -Forfait de préparation : dotation / élève pour faire face aux imprévus -Frais de transport pendant le séjour -Dossier pédagogique proposé par l’organisme  POINTS A VERIFIER SUR LE DEVIS Hormis le coût du voyage, de l’hébergement et des visites, des éléments complémentaires sont parfois inclus dans les devis. Ex. de prestations qui peuvent être comprises : -Pré réservations et paiement des visites de sites touristiques -Carte téléphonique offerte au Responsable du séjour -Messagerie vocale mise à dispo pour le suivi des parents -Forfait de préparation : dotation / élève pour faire face aux imprévus -Frais de transport pendant le séjour -Dossier pédagogique proposé par l’organisme
  • M-7 CAHIER DES CHARGES Ce document de référence permet de lister l’ensemble des exigences, et de pouvoir comparer les offres faites par les différents organismes. (Document réalisé par l’OFFICE et l’AJI - Gestion pour l’Education) MODELE  Voici un modèle de cahier des charges pour un appel d’offres de voyage scolaire
  • M-7 CHOIX D’UN ORGANISME Préférez un organisme agréé par l’OFFICE National de Garantie des Séjours et Stages Linguistiques : -Il travaille en collaboration avec l’APPEL, la FCPE et des Associations de Consommateurs -Il impose un cadre strict en amont et pendant le déroulement des séjours - Il contrôle régulièrement les organisateurs de VSE - Il est garant de séjours de qualité, réalisés dans des conditions de sécurité optimum  QUESTIONS A POSER -Une personne de l’organisme peut-elle vous assister lors de la présentation du séjour aux parents ? -L’organisme accepte t-il les paiements en chèques vacances ? -Est-il possible de le joindre 7j/7, 24h/24 pendant le séjour ? -Le devis inclue -t-il tous les frais (déplacements, visites, repas,…) ? -Quels risques l’assurance couvre-t-elle ? -L’organisme est-il réactif lorsque vous l’interrogez ?  QUESTIONS A POSER -Une personne de l’organisme peut-elle vous assister lors de la présentation du séjour aux parents ? -L’organisme accepte t-il les paiements en chèques vacances ? -Est-il possible de le joindre 7j/7, 24h/24 pendant le séjour ? -Le devis inclue -t-il tous les frais (déplacements, visites, repas,…) ? -Quels risques l’assurance couvre-t-elle ? -L’organisme est-il réactif lorsque vous l’interrogez ?
  • M-7 CALCUL DU BUDGET Le budget voyage scolaire doit être à l’équilibre exact entre dépenses et recettes Aussi pensez à intégrer dans le calcul : - Les frais pour réaliser les dossiers (photocopies, papier…) - Les frais de déplacement en transport en commun sur place, s’ils ne sont pas prévus -Au retour : frais pour réaliser un CD-Rom / monter une expo ou réaliser des livrets reliés - …
  • RECHERCHE DE FINANCEMENTS Pour réduire le coût du voyage et la participation demandée aux familles, plusieurs idées : - Contactez ces organismes pour obtenir des participations - Organisez des évènements avec vos élèves : •Vente de chocolat, •Cueillette et vente de pommes, •Marchés d’automne ou de Noël •Tombola, vide-grenier, kermesse •Vente de crêpes, gâteaux, sachets de bonbons à l’occasion de manifestations locales •Organisation d’évènement (loto, zumba party, cours de salsa,…) •… Mairie de la commune Conseil Général (collège) Le Conseil Régional (lycée) JPA (Jeunesse en Plein Air) ANCV (Agence Nationale des Chèques Vacances Comités d’Entreprise FSE (Foyer Socio- Éducatif) Maison du Lycéen Fond Social Collégien (pour les familles en difficulté) M-7
  • M-6 INFORMATION AU CHEF D’ETABLISSEMENT Présentez un projet ficelé pour obtenir l’approbation du Chef d’Établissement et du Conseil d’Administration : Informations à détailler : - Dates et destination du séjour - Objectifs pédagogiques - Nom du professeur organisateur - Classe(s) concernée(s) - Effectif envisagé - Nom des accompagnateurs - Coût total du séjour - Subventions éventuelles - Participation demandée aux familles  REUNION ACCOMPAGNATEURS Organiser une réunion de travail avec les professeurs et les accompagnants et informer toute l’équipe éducative du projet. Cela permet d’anticiper la réorganisation de la vie de l’établissement pendant le voyage : que fait-on des élèves qui ne partent pas, des élèves des autres classes dont le professeur est absent,… Prévoir un accompagnateur remplaçant avant le départ, en cas de désistement de l’un des volontaires.  REUNION ACCOMPAGNATEURS Organiser une réunion de travail avec les professeurs et les accompagnants et informer toute l’équipe éducative du projet. Cela permet d’anticiper la réorganisation de la vie de l’établissement pendant le voyage : que fait-on des élèves qui ne partent pas, des élèves des autres classes dont le professeur est absent,… Prévoir un accompagnateur remplaçant avant le départ, en cas de désistement de l’un des volontaires.
  • M-6 INFORMATION AUX PARENTS Organiser une réunion ou remettre une fiche d’information aux élèves avec les documents pour l’inscription. Objectifs :  Sensibiliser sur l’intérêt du voyage scolaire (valeurs éducatives et culturelles)  Informer du contenu du séjour (qui, quand, où, quoi…?)  Motiver les jeunes et leurs parents en mettant en valeur le projet pédagogique Un Responsable SILC peut vous accompagner s’il s’agit de votre 1ère réunion d’information  DOCUMENTS A DEMANDER AUX PARENTS - La fiche d’inscription dûment complétée - Une fiche de liaison sanitaire - Une carte Européenne d’Assurance Maladie (si voyage en U.E.) - Un chèque d’acompte - Une photocopie de la Carte Nationale d’Identité ou du passeport pour vérifier la date de validité  DOCUMENTS A DEMANDER AUX PARENTS - La fiche d’inscription dûment complétée - Une fiche de liaison sanitaire - Une carte Européenne d’Assurance Maladie (si voyage en U.E.) - Un chèque d’acompte - Une photocopie de la Carte Nationale d’Identité ou du passeport pour vérifier la date de validité
  • M-5 CONFIRMATION DES INSCRIPTIONS Documents à transmettre à l’organisme* : - Bulletin d’inscription dûment complété - Assurance individuelle en responsabilité civile - Fiche sanitaire précisant les allergies, traitements suivis… - Photocopie de la carte d’identité ou du passeport - Chèque d’acompte (généralement 30% du prix du séjour) + Pour un séjour à l’étranger : - Carte européenne d'assurance maladie (séjour en U.E.) - Passeport impératif (séjour hors U.E.) - Formulaire ESTA (séjour USA) *Bon à savoir : L’autorisation de sortie du territoire n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2013 ; se référer à la circulaire N° INTD1237286C du site www.service-public.fr pour en savoir plus.
  • M-4CONFIRMATION A L’ ORGANISME  Vous avez obtenu l’accord du Conseil d’Administration  Confirmez la réservation à l’organisme de voyage en retournant la fiche de réservation avec l’acompte de 30% (ou 70% selon la date d’inscription) afin que les réservations soient faîtes auprès des prestataires (transporteurs, hébergement, excursions,…)  Un contrat de séjour (avec facture d’acompte) vous sera envoyé pour visa du Chef d’établissement
  • M-3 SUIVI DU DOSSIER Demander aux familles le paiement du solde du séjour (70%) en une ou plusieurs fois  Faire en sorte que 70% du prix du séjour soit réglé à l’organisme au plus tard 10 semaines avant le départ. (Le solde devra être réglé un mois avant le départ)  Transmettre à l’organisme la liste détaillée des inscrits
  • M-1 REUNION D’INFORMATION Jouez la transparence avec les familles : -Présenter l’équipe d’encadrement -Insister sur le projet pédagogique et sur ce qui est attendu des élèves -Présenter le programme et les activités -Parler de l’hébergement -Détailler le trousseau (matériel scolaire, ordonnances, pique nique du 1er jour,…) -Préciser comment joindre l’élève et l’équipe au téléphone en cas d’urgence -Communiquer l’adresse du blog s’il y en a un (SILC peut en créer un gratuitement) -Rappeler les horaires départ – retour et insister sur la ponctualité -Sensibiliser au mode de vie local : tabac, habitudes alimentaires, politesse,… et rappeler les règles de vie en collectivité -Donner des conseils pratiques : argent de poche, communications téléphoniques vers l’étranger,…
  • pendant le SEJOURJOUR DU DEPART : CHECK LIST Dernières recommandations avant le départ… - Faire l’appel et signaler les absents à la Direction et à l’organisme - Vérifier que chaque élève a les papiers d’identité requis (carte d’identité ou passeport + visa) - Prendre la feuille de route -Rappeler les consignes de sécurité et de comportement - Prendre la trousse de secours, des packs d’eau, des sacs plastique et du papier essuie- tout
  • MISSION DES ELEVES - Compléter un livret de voyage (décrire le programme de la journée, rédiger une note d’étonnement, …) - Réunir des documents (pubs, cartes postales, plans, dépliants,…) - Être curieux, observateurs, poser des questions, prendre des notes - Rapporter des produits locaux pour agrémenter la réunion de retour de voyage pendant le SEJOUR
  • Assurer la sécurité du groupe : -Ne jamais laisser les élèves seuls -Les compter régulièrement -Rappeler l’interdiction de sortir le soir -Avoir toujours la trousse de secours sur soi -Laisser régulièrement des messages sur le répondeur téléphonique à l’attention des parents -En cas d’accident : apporter un soin rapidement, prévenir le 112 (N° international de secours) puis l’organisme et le chef d’établissement OBLIGATIONS DU PROFESSEUR pendant le SEJOUR
  • Faîtes un compte-rendu détaillé au Chef d’Établissement sur : -Les conditions de déplacement (transport, horaires, incidents éventuels) -Les conditions de séjour (accueil, confort, nourriture…) -Les visites (accueil, prestation des guides, qualité pédagogique…) -L’organisme partenaire (suivi, organisation,…) APRES LE SEJOUR : COMPTE-RENDU M+1
  • Favoriser l’expression orale et écrite sous diverses formes : - Faire terminer les livrets de séjour aux élèves avec une conclusion sur le séjour - Réaliser une exposition avec photos, produits locaux, récits de voyage,… au CDI - Organiser une journée « Portes Ouvertes » pour présenter le séjour aux autres élèves, professeurs et aux parents APRES LE SEJOUR : TRAVAUX DES ELEVES M+1
  • Réfléchir au voyage de l’année à venir… M+2 MISSION SUIVANTE…
  • Depuis 50 ans, SILC (Séjours Internationaux Linguistiques et Culturels) encourage la découverte d’autres cultures par le voyage, et favorise l’apprentissage des langues étrangères en France et à l’étranger. SILC propose différents types de séjours pour les « 7-77 ans » : - Séjours linguistiques - 7/18 ans - Séjours Évasion - 6/17 ans - Voyages scolaires éducatifs – 7/18 ans - Cours de langue - Étudiants/Adultes - Stages en entreprise + 18 ans - Volontariat + 18 ans - Formation linguistique – Professionnels contact@silc.fr Tél. 05.45.97.41.40 Chaque année SILC fait voyager plus de 10 000élèves en voyage scolaire Créditphotos:SILC,Fotolia