Las 10 reglas de oro para un optimo desempeño con Microsoft Project

www.sistemas-expertos.com
Julio Cesar Barrera Giraldo
Consultor Senior

Historia

Pregunta
Quién ha escuchado la frase:
“MS Project calcula mal y hace lo que le da la gana!”

Las 10 Reglas de oro
Regla1: Defina el Inicio del proyecto en “Proyecto – Información del Proyecto“
Regla 2: Defina el tipo de tarea en “Archivo- Opciones”
Regla 3: Siga el “principio de la caja negra”
Regla 4: Deje que Project cálcule – No edite las fechas!
Regla 5: Use Hitos para eventos y fechas específicas
Regla 6: Use “Fechas Límites” en vez de restricciones
Regla 7: Controle el cierre de todas las tareas de resumen
Regla 8: El Principio “Highlander“– una tarea, un recurso
Regla 9: No asignar recursos a las tareas de resumen
Regla 10: Actualizar el proyecto a la fecha de estado

Regla #1 Defina la fecha de comienzo
No use la primer
actividad para
definir el inicio
del proyecto
Project siempre
calcula desde la
fecha de inicio
pactada
La opción para
una
programación
temprana:
Programar
desde la fecha
de fin

Defina la fecha de comienzo
Demo

Regla #2 Definir el tipo de tarea
Dato de Tarea
= Variable
Asignación de
recurso
= variable
Configuración
del calendario
= fixed

Masenla
Regla#8
Enfocarseenla
planeaciónes
fundamental
Cuandoasigna
recursos
Costoo fechas
Projectprogramade
acuerdoal tipode
tarea

Trabajo
Trabajo
Unidadesde
asignación
Trabajo
Duración
Duración
Unidadesde
asignación
Duración
Duración
Duración Unidades Trabajo
Sicambiaunadeestasvariables:
Duraciónfija
Unidadesfijas
Trabajofijo
Silatareaestáconfiguradacomo: Projectcalcula :
CómocalculaProject

Fase 2
Fase 3Fase 1
Proyecto Caja Negra
Inicio del Proyecto
Fin del Proyecto
Cada caja es
independiente
Un camino entra
un camino sale
Cada caja actúa
como un
pequeño
proyecto
Regla #3 El principio de la caja negra

Aún si cierra las fases se
puede obervar la
estructura lógica del
proyecto

Inicie la
estructura a nivel
de la fase
Las tareas de
resumen siempre
serán las de
primer nivel…
Cada caja negra
tiene un fin
definido (hito)
Cómo se definen
las cajas negras?
Cada tarea tiene
un resumen
Cómo configuro
las
dependencias?
Conecte las tareas
dentro de la tarea
de resumen, nunca
a través de las
tareas de resumen
Nunca conecte a
un alto o bajo
nivel
Una tarea de
resumen puede
estar conectada a
un hito
Rápida revisión

El principio de la caja negra
Demo

Regla #4 Deje que Project calcule
Las columnas
de fecha
permiten
edición
Editar fechas
incurre en
restricciones
El comienzo y
el fin deben ser
campos
calculados
Hay efectos
secundarios
para el calculo
de Project

Regla #4 Deje que Project calcule
Las restricciones
acarrean mensajes
de paso a paso de
planeación (hay que
leerlos…)
Tenga cuidado de
simplemente dar
click en todos los
“Aceptar”
Recomendación:
No edite las
fechas de
comienzo ni de
fin!!
En cambio siga
las Reglas #5 y
#6

Deje que Project calcule
Demo

Ingrese una línea
única para cada
Hito
Ingresando un “0”
en la duración crea
automáticamente
un hito
Esto resalta una
fecha específica en
el cronograna
Los hitos aparecen
con una forma
especial en el Gantt
Regla #5 Use hitos para eventos y
fechas específicas

Regla #6 Use fechas límite
Project muestra un
indicador gráfico en
el Gantt
Aparecen mensajes
en la columna de
indicadores
El margen de demora
total (holgura) muestra
el atraso exacto a la
fecha límite

Regla # 5 y regla #6
Demo

Llevar el proyecto
solo al nivel 1 de
visualización
El primer y el último
elemento del plan
puede ser un Hito
Cada elemento del
plan debe tener al
menos una
sucesora
Solo el hito de
cierre del proyecto
no tiene sucesora
Regla #7 Controle el cierre de todas las tareas
de resumen

Controle el cierre de todas las tareas de
resumen
Demo

Regla #8 El principio “Highlander“
Quién ha visto la
película
Highlander (Los
Inmortales)?
Quién ha visto la
película
Highlander (Los
Inmortales)?
Sólo puede
haber uno!
Una tarea un
recurso!

El principio “Higlander”
Demo

Regla #8 El principio “Higlander“
Siempre establecer
una relación 1:1
entre tarea y recurso
Asigne el recurso y
el trabajo a la tarea
que pertenecen
Evite el calculo
extraño de trabajo
para las tareas
Conocer el
funcionamiento de
los tipos de tareas
ya no es importante
Puntos Clave

Regla #9 No asignar recursos a las
tareas de resumen
Versión 2: 9 días * 100% * 8 hrs = 72 Horas
2 métodos
2 resultados diferentes
Trabajo= Duración* unidades de asignación* Horas/Día
Versión 1: 3 días* 100% * 8 hrs = 24 Horas
2 días * 100% * 8 hrs = 16 Horas
6 días * 100% * 8 hrs = 48 Horas
Resumen: 88 Horas

Regla #10 Actualizar el proyecto a la
fecha de estado
Actualice el
proyecto para
conocer la verdad
acerca de sus fechas
proyectadas
El trabajo
incompleto debe
estar en el futuro

Actualizar el proyecto a la fecha de estado
Demo

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Desde 1987
operaciones@sistemas-expertos.com
Tel.: +57 (4) 444 1899
Medellín – Colombia

Basado en la presentación realizada en el Microsoft Project Conference
2012 (Phoenix Arizona)
Realizada por: Steffen Reister (TPG).
Nombre original: “ for working with

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