Priprema projekata

PRIPREMA PROJEKATA Beograd, 13.04.2011 Tatjana Volarev

Plan
Priručnik – zašto?
Prethodni koraci
Osnovne faze u pripremi projekta
Priprema predloga projekta – pristup logičkog okvira – faza analize
Plan aktivnosti i sredstava, finansijski predlog, budžet
Aplikacioni paket – pisanje projekata
Završni koraci
Evalucija
Zaključak – uspešna i neuspešna aplikacija? Uspešan projekat?

1. PRIRUČNIK ZA PRIPREMU PROJEKATA – ZAŠTO?
Da li je lako pripremiti projekat i šta to znači?
Priručnik - opšta uputstva za pripremu predloga projekata, bolje razumevanje samog procesa i koraka koje je potrebno preduzeti
NE govori o identifikaciji ideja
Dva procesa – proces pripreme projekta i proces pisanja projekta

2. PRETHODNI KORACI
Redovno informisanje - razli čite mogućnosti
Informacije o ugovornom telu/ugovaraču
Upoznavanje sa ciljem i svrhom programa
Standardni formulari
Na šta još obratiti pažnju?

KO JE DO SADA BIO U SITUACIJI DA KONKURIŠE ZA PROJEKTE?
U OKVIRU KOJIH PROGRAMA?
KAKVA SU ISKUSTVA?

3. OSNOVNE FAZE U PRIPREMI PROJEKTA
Većina koraka se preduzima paralelno
Formiranje partnerstva
Provera pristupa sredstvima
Određivanje ciljeva

3 .1. Formiranje partnerstva
Formiranje kvalitetnog partnerstva jedan od najbitnijih uslova za pozitivnu ocenu predloga projekta
Proces formiranja partnerstva – načelno dva osnovna načina:
poći od postojeće ideje , i na osnovu toga tražiti partnere
poći od postojećih uspostavljenih veza i saradnje -> zajedno razvijati idej e za projekat

Odabir partnera
Zasnovan na jasnim idejama o projektu i vođenju
↕
Partneri moraju da ispunjavaju predviđene uslove
↕
Svaki partner mora uneti neku dodatu vrednost - znanja i iskustva, kontakte- network i sl. relevantna za uspešno sprovođenje projekta i usklađena sa ciljevima i aktivnostima projekta i ciljnim grupama
↕
Poverenje me đ u partnerima
↕
Broj članova partnerstva - Što je više partnera, upravljanje projektom teže

Šta još imati u vidu .....
Ne čekati da se poziv objavi da bi se otpočelo sa formiranjem partnerstva
D ogov ori i pre nego sto je poziv objavljen, u najavi ( forecasted )
A naliz a situacij e
-> ko je ko i ko bi mogao i imao interesa da bude partner?
-> ko bi mogao i imao interesa da bude uključen u projekat na drugi način?
-> kako odnos partnerstva doprin osi željenim ciljevima/promenama ?
-> upoznavanje sa potencijalnim partnerima;
Ciljevi u partnerstvu jasni -> ko šta nudi i šta traži -> s vi partneri upoznati sa sadržajem projekta i ulogom
F ormira nje duha vlasništva od početka - svi partneri učestvuju
J edan lider zajedničkog tima sa prethodnim iskustvom

Vodeći partner Potencijalni partneri određuju vode ć eg partnera me đ u sobom (pre podnošenja). Vodeći partner u tom slučaju i aplikant. U loga vodećeg partnera - važna, zahtevna i odgovorna D obro r azmotrite da li zelite, da li imate kapacitet i da li ispunjavate uslove da budete vodeci partner u prijavi projekta (čak i ako vam drugi to nude) Ako smatrate da imate potrebne kapacitete da budete vodeći partner, razmotrite da li su vam potrebni partneri na projektu, ako jesu, razmotrite koje su komplementarni kapaciteti / reference koje su vam neophodne kako bi ste kao konzorcijum ispunili uslove na specificnom pozivu U slučaju da smatrate de nemate kapaciteta da budete vodeći partner, napravite listu potencijalnih vodecih partnera, kontaktirajte ih i iskažite nameru o partnerstvu

Formalizacija partnerstva
Zahtev da se partnerstvo formalizuje
Izjava o partnerstvu
Voditi računa da se partnerstvo blagovremeno oformi ali i formalizuje - prikupljanje izjava o partnerstvu jedan od prvih koraka
Dodatni instrumenat za formalizaciju partnerstva - inicijalni dokument interni ugovor opisuje svrhu stvaranja partnerstva, definiše uloge
Ukoliko predlog bude izabran, inicijalni dokument se zamenjuje detaljnijim ugovorom (tzv. konzorcijumski ugovor ), koji reguliše prava i obaveze partnera i pravno je obavezuju ć i

3 .2 P ristup sredstvima
Smernice/UPUTS T VO za aplikante
Analizirati:
ko
za koje aktivnosti i
za koje namene i troškove može konkurisati i koristiti sredstva

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču aplikanta
Aplikant : i skustvo u datoj oblasti ili području; deo sektora koji ima pristup sredstvima; ima potrebne ljudske i finansijske resurse. Direktno odgovoran za pripremu i upravljanje projektom, imaće ulogu ugovorne strane
Profil aplikanta - čest uslov - neprofitna organizacija
Preporuka:
Proveriti sve opcije, ukoliko odgovor nije jasan pitati ugovarača
Proučiti sve druge kriterijume za dostupnost sredstava – specifični kriterijumi – učestvovanje organizacija koje su aktivne u relevantnim oblastima

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču partnera
Svaki partner mora da ispunjava uslove predviđene pozivom ali i programom u okviru koga se poziv sprovodi, kao i okvirnim pravnim dokumentom
Pažljvo proučiti sve uslove
Neispunjavanje uslova od strane jednog partnera ugrožava konzorcijum
Uglavnom partneri moraju da ispune sve kriterijume kao i vodeći partner

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču aktivnosti
Uobičajen i kriterijumi:
Trajanje (ukupno trajanje projekta mora biti u okviru datih ograničenja);
Sektori ili teme (specifični sektori, oblasti ili teme na koje se aktivnosti moraju odnositi);
Geografska lokacija (zemlje ili regije gde se akcije mogu sprovesti);
Tipovi aktivnosti (odnosi se na tipove aktivnosti koje mogu biti finansirane u okviru programa, kao i na one ak tivnosti koje ne mogu biti podržane).
Proveriti da su svi tipovi aktivnosti koji su uključeni u predlog projekta, podobni za finansiranje po svim predviđenim kriterijumima

Uslovi za pristup sredstvima koji se tiču troškova
Samo dozvoljeni troškovi
mogu biti razmatrani
Dozvoljeni – u pogledu tipa troškova i u pogledu maksimaln e sum e / zasnovani na realnim troškovima, a ne proizvoljnim sumama
N ajčešć e grant pokriva samo deo troškova implementacije. S ufinansiranje osigurava vlasništvo nad odabranim projektima
Uputstva za aplikante definišu dozvoljene troškove i limit finansiranja/sufinansiranja
Važno - jasno prikazati u budžetu da ukupni prihvatljivi troškovi odgovaraju realnom obimu aktivnosti

Troškovi koji se obično smatraju nedozvoljenim:
Kupovina, rentiranje ili lizing zemljišta ili zgrada ( osim ukoliko je to neophodno za implementaciju projekta, u kom slučaju vlasništvo nad zemljištem i objektima mora biti preneto na krajnje korisnike po završetku projekta )
Kupovina korišćene opreme ;
Sredstva /aktivnosti koja se već finansiraju u nekom drugom okviru;
Porezi?
Carine i druge uvozne dažbine?
Kazne, fina n sijski penali
Kamate na dugove
Krediti trećim licima
Troškovi koji se ne odnose direktno na projektne aktivnosti (članarine i sl.)
Troškovi koji nastaju izvan vremenskog okvira projekta (npr. troškovi pripreme).
Gubici po osnovu kursnih razlika ....
Ovo su mogući primeri...

Da li ste bili u situaciji da vam nije jasno ne š to od uslova za pristup sredstvima?
Da li ste pitali?
Da li ste dobili odgovor?

3 .3 Određivanje ciljeva - Opšti cilj -
Tokom ove faze prvo se definišu opšti ciljevi
Opšti cilj - V iši cilj čijem bi ispunjenju projekat trebalo da doprinese
Mora biti u skladu sa ciljem programa u okviru koga konkurišete
O bjašnjava :
zašto je projekat značajan za društvo, dugoročn e koristi za krajnje korisnike i šir e koristi za druge grupe
kako se pro jekat uklapa u šire regionalne / sektorske ili opšte strategije vlade, određenog programa, organizacije i sl.
N ajviše dva takva cilja. I mati u vidu da se opšti ciljevi ne mogu postići samo jednim, vašim, projektom (on će samo doprineti dostizanju opštih ciljeva). Doprineti = klju č na re č
N ajčešće veoma širok i nemerljiv

Opšti cilj   Specifični cilj Da bi se omogućilo sprov ođenje opšt eg cilj a u realnost  defini sati specifične ciljeve projekta

M erljiva izjava - ono što nameravate da postignete , a ne ono čemu se nadate - pomaže da postignete opšti cilj Smatra se svrhom projekta , i treba da bude definisana u smislu održivih koristi/dobrobiti za ciljnu grupu i krajnje korisnike
Š ta nameravate da postignete projektom
Kako nameravate da sprovedete svoju ideju
Kada će cilj biti postignut
S pecific / specifični,
M easurable / merljivi,
A chievable / dostižni,
R ealistic /r ealni i
T imed / vremenski određeni
Specifični cilj

Dobar indikator? Dobar indikator je nezavisan i zasnovan na činjenicama Dobar indikator treba da bude MUDRO formulisan : M ERLJIV (Measurable) U VREMENJEN (Time-framed) D OSTIŽAN (Achievable) R ELEVANTAN, REALAN (Relevant, Realistic) O DREĐEN (Specific)

Primer:
Cilj projekta je poboljšanje saobraćajne infrastrukture za pristup ruralnim delovima istočne Srbije.
Specifični (indikatori): Obnovljeni putevi drugog reda u XX.
Mjerljivi indikator: 100 km obnovljenih puteva.
Vremenski indikator: u periodu između Maja 2011. godine i meseca Maja 2012. godine.
Lokacija: od mesta X do mesta Y.
Indikator bi stoga trebalo da bude: 100 km obnovljenih puteva drugog reda između mesta X i mesta Z u roku: Maj 2011. godine – Maj 2012. godine.
Indikator moguć u razumnom roku , po razumnoj ceni; može biti verifikovan putem izveštaja kompanije koja je angažovana za obnovu puteva.

4. PRIPREMA PREDLOGA PROJEKTA - PRISTUP LOGIČKOG OKVIRA
Izbegavati tipične greške (na pr. da se projektne komponente i projektni dokumenti pripremaju odvojeno - na pr. opis projekta i logička matrica) što dovodi do nelogičnosti i nedoslednosti
Pristup logičkog okvira se preporučuje kao metodologija nezavisno od toga u okviru kog programa se projekat prijavljuje/priprema
T reba da se sprovodi od samog početka, kako bi poslužila kao osnovni izvor informacija za pripremu ostalih projektnih dokumenata

Pristup logičkog okvira LFA
Analitički proces i instrument koji se koristi za podršku tokom planiranja i upravljanja projektom :
Analizira postojeću situaciju tokom pripreme projekta; Uspostavlja logičnu hijerarhiju prema cilju koji bi trebalo da bude dostignut;
Identifikuj e određene potencijalne rizike ;
Predstavlja korisnu osnovu za evaluaciju tokom i na kraju projekta ;
Utvrđuje koji je najbolji način za nadzor i evaluaciju posledica i rezultata ;
Daje rezimiran projekat u standardizovanom formatu

Pristup logičkog okvira ↔ Logička matrica LFA se često meša sa logičkom matricom LFA = metodologija za pripremu, planiranje i upravljanje Logička matrica = dokument sa određenom strukturom koji se sačinjava na kraju procesa primene LFA Jedna od najčešćih pogrešnih upotreba LFA - da se prvo smisli projekat, a logička matrica popuni na kraju Ne preporučuje se - time čitav proces LFA metodologije gubi smisao

4 .2. Faze LFA
D ve osnovne faze: analiz a i planiranje
Faza analize - četiri podfaze:
analiza zainteresovanih strana
analiza problema
analiza ciljeva
analiza strategija
Analize sprovesti postepeno i uz ponavljanja, ne kao linearne korake
Faza planiranja , rezultati analize se prenose u praktičan, operativni plan:
Priprema se logička matrica, vrše se dalje analize i modifikuju ideje;
Definišu se i vremenski određuju aktivnosti i potrebna sredstva;
Priprema se budžet
P roces zahteva redovnu proveru već obavljenog - pregled / revidira nje opseg a aktivnosti i očekivanih rezultata kad budžetska ograničenja / implikacije budu jasnije

A naliza logičkog okvira....
A naliza logičkog okvira - na radionici/radn oj grup i - predstavnici aplikan ta/ partnera /zainteresovanih strana
Važno - u praksi se pokazalo da partneri uglavnom nisu dovoljno aktivni - veći deo posla prepuštaju timu aplikanta
Izbegavati situacije u kojima bi logički okvir bio razvijen od strane pojedinca

Faza Analize   Faza Planiranja  Analiza zainteresovanih strana – identifikovanje potencijalnih zainteresovanih grupa; ocena njihovih kapaciteta  Priprema logičke matrice – definisanje strukture projekta, testiranje unutrašnje logike i rizika, formulisanje merljivih indikatora uspeha  Analiza problema – identifikovanje ključnih problema, ograničenja i okolnosti; određivanje odnosa uzroka i posledica;  Raspoređivanje aktivnosti – određivanje toka aktivnosti; procena njihovog trajanja i rasporedjivanje dužnosti;  Analiza ciljeva – razvijanje rešenja za identifikovane probleme; identifikovanje sredstava za ispunjenje ciljeva;  Raspoređivanje sredstava – iz rasporeda aktivnosti, razvijanje budžeta u skladu sa rasporedom aktivnosti  Analiza strategija – identifikovanje različitih strategija za postizanje ciljeva

4 .3. Faza analize Analiza zainteresovanih strana
Osnovno polazište - različite grupe -> različiti interesi, problemi, potencijal i koje treba prepoznati u procesu identifikacije problema, postavljanja ciljeva i odabira strategije
Sa identifikacijom i analizom relevantnih zainteresovanih strana, početi još u ranoj fazi , kako bi mogli da budu na pravi način uključeni u projekat
A naliza zainteresovanih strana nije izolovan korak u analizi, već proces . A naliza zainteresovanih strana i analiz a problema su međusobno povezane.
K ljučna pitanja u analizi zainteresovanih strana:
Čiji problemi i prilike se analiziraju
Ko će imati najviše koristi ili štete, i na koji način, od intervencije projektom

Ko su zainteresovane strane – uobičajena terminologija
Zainteresovane strane (stakeholders): Pojedinci ili institucije koje direktno ili indirektno, na pozitivan ili negativan način , utiču na program ili na koje program utiče.
Korisnici (beneficiaries): oni koji na bilo koji način ostvaruju korist od implementacije programa:
Ciljna grupa (target group ): Grupa na koju će biti izvršen neposredni pozitivan uticaj
Krajnji korisnici (final beneficiaries): Oni koji dugoročno imaju korist od projekta, na društvenom, i na sektorskom nivou, npr. „potrošači“ zbog povećane poljoprivredne proizvodnje i marketinga
Partneri na projektu (project partners): Oni koji implementiraju projekat (koji su u isto vreme zainteresovane strane, ali mogu biti i „ciljna grupa“).

E lementi u analizi zainteresovanih strana
Identifikacija:
razvojnih problema /okolnosti/društvene i institucionalne koristi
interesnih grupa, pojedinaca i institucija koje su povezane sa problemom / idejom , imaju interes za projekat
Istraživanje potencijalnih uloga, različitih interesa, sposobnosti i kapaciteta
Procena mogućih konflikata / identifikacija rešenja
Uključivanje relevantnih informacija u proces pripreme kako bi se osiguralo da su uzete u obzir potrebe prioritetnih grupa , sredstva raspoređena na najbolji način/ ispunjavanju zadate ciljeve
Dizajniranje upravljanja / koordinacije kako bi se promovisalo vlasništvo nad projektom i učestvovanje zainteresovanih strana

POGLEDAJTE PRIMER KOJI STE DOBILI!
Analiza zainteresovanih strana

Analiza problema
N epoželjna situacija u određenoj oblast i koju je potrebno rešavati odgovarajućom intervencijom ( Projekat = Intervencija )
Analiza problema = analiza te neželjene situacije - identifikuju negativni aspekti i odnos uzroka i posledica kod identifikovanih problema.
Šta podrazumeva ?
Definisanje okvira i predmeta analize
Identifikaciju ključnih problema sa ( k oji i ko se sa njima suočava)
Vizuelizacija problema u formi dijagrama, „problemskog stabla“ da se razjasne odnosi između uzroka i posledica.
Preduslov - da se prikupi što više informacija o postojećoj situaciji
Tehnika za identifikaciju problem a - r azmena ideja („brainstorming”) . I zn osi se što više ideja / problema bez evaluacije

Formiranje problemskog stabla
A naliza putem vizuelizacije - identifikovanje važnih prepreka koje žele da prevaziđu
Jasna analiza problema - osnov za razvoj relevantnih i logičnih ciljeva projekta
Razvijanje p roblemsko g stabl a - problemi se napišu na kartice/poređaju prema hijerarhiji uzrok – posledica, sa mogućstvom dodavanja novih problema kako se oni pojavljuju
Pojedinačni problem se bira sa liste svih problema , sledi problem koji je - uzrok sledeceg problema :
Ukoliko je problem uzrok početnog problema, karticu staviti ispod;
Ukoliko je problem posledica početnog problema, karticu staviti iznad;
Ukoliko nije ni uzrok ni posledica, kartica u istoj ravni
Početni problem ne mora biti glavni problem
Kada se završi pravljenje problemskog stabla - identifikovati ključni problem - moraju se složiti sve strane

POČETNI PROBLEM Posledice Uzroci

Nema diversifikacije ekonomskih aktivnosti na selu Mali broj turista Ograničena turistička ponuda Niska razvijenost seoskog turizma u Istočnoj Srbiji Nizak nivo svesti i znanja u oblasti razvoja turističke ponude, aktivnosti i usluga u ruralnihm oblastima Neorganizovano održavanje puteva Nema planova ni postavljene turističke signalizacije Neorganizovana promocija turističkih potencijala Stagnacija u ekon. razvoju i kreiranju poslova Objekti, smeštajni kapaciteti i ponuda nerazvijeni Loša saobraćajna infrastruktura i signalizacija ne omogućava priliv turista Nedostatak edukativnih aktivnosti za potencijalne davaoce usluga, lokalne institucije i seoska domaćinstava) Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou Neodgovarajući nivo sredstava i investicija Nedostatak promotivnih programa i adekvatnih akcionih planova Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou Nepostojanje edukativnih programa i adekvatnih akcionih planova Loše planiranje i upravljanje i koordinacija na regionalnom i lokalnom nivou Nepostojanje procene mogućnosti i na njima baziranih planova za razvoj različitih tipova turističke aktivnosti i usluga Neodgovarajući nivo sredstava za podsticaj seoskog turizma

Analiza ciljeva
Stablo ciljeva = slika željene buduće situacije i sredstva koja se mogu koristiti da bi se dostigli ciljevi
C iljevi uređeni prema hijerarhiji - odnos između sredstava i ciljeva -> šta da bude učinjeno da bi se neki cilj postigao ?
O snovne faze :
Formulisanje negativnih situacija iz analize problema u pozitivne situacije/dostignuća u stablu ciljeva koje su: poželjne, realne i dostižne tako što se prvo I dentifikuju potencijalna rešenja
Provera odnosa između sredstava i ciljeva
Zavisno od prethodnog može se pristupiti: revidiranj u ciljeva
P rednost metoda - analizu potencijalnih ciljeva projekta zasniva na rešavanju identifikovanih prioritetnih problema

“ Stablo problema” “Stablo ciljeva” Posledice Centralni problem Uzroci Ciljevi razvoja Svrha projekta / neposredni cilj Trenutni rezultati / izlazni parametri Aktivnosti

Poboljšana diversifikacija ekonomskih aktivnosti na selu Povećan broj turista Obogaćena turistička ponuda Unapređen kvalitet seoskog turizma u Istočnoj Srbiji Unapređen nivo svesti i znanja u oblasti razvoja turističke ponude, aktivnosti i usluga u ruralnim oblastima Organizovano održavanje i poboljšano stanje puteva. Turistička signalizacija razvijena O rganizovana promocija turističkih potencijala Ekonomski razvoj i povećan broj poslova Poboljšani objekti, smeštajni kapaciteti i ponuda Unapređena saobraćajna infrastruktura i signalizacija E dukativn e aktivnosti za potencijalne davaoce usluga, lokalne institucije i seoska domaćinstava Poboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava . Uvećane investicije u infrastrukturu Donet Program Promocije i akcioni plan za implementaciju Poboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava Doneti Edukativni programi i akcion i plan za implementaciju Poboljšano planiranje i upravljanje i koordinacija na nivou lokalnih uprava Razvijena paleta različitih tipova turističke aktivnosti i usluga Donete mere i uvećane investicije u infrastrukturu ruralnog razvoja

Analiza strategija
Završni korak faze analize  izbor strategije koj a/e će se primeniti da bi se postigli željeni ciljevi. Početna tačka  stablo ciljeva
O dlučivanje :
koji će se ciljevi uključiti u projekat,
koji ciljevi će ostati van projekta i
koja će biti svrha projekta i opšti ciljevi
šta treba/može i šta ne treba/ne može biti obuhvaćeno obimom projekta
U praksi - veliki broj kompromisa ( različiti interesi učesnika , politički zahtevi , realna ograničenja )
Odabir strategij e/ a zavisi od kriterijuma ( oko kojih se moraju složiti svi partneri ), od konteksta projekta , i nformacij a do kojih se došlo prilikom analize zainteresovanih strana i analize potencijala

K riterijum i/ odabir strategije
Odabir odovarajuće/ najizvodljivije strategije /alternative :
Strateški kiterijum - očekivani doprinos ključnim ciljevima politika, komplementarnost sa drugim projektima /programima
Socijalni kriterijum/kriterijum raspodele - društvena prihvatljivost , prioriteti zainteresovanih strana i korist za ciljne grupe , rodna i druga
Finansijski i ekonomski kriterijum – budžet , dostupni resursi, troškovi . finansijska i ekonomska korist; finansijska održivost, ekonomičnost
Institucionalni kriterijum - doprinos izgradnji institucionalnih kapaciteta; održivost
Tehnički kriterijum - tehnička izvodljivost; potrebno vreme, prilagođenost tržištu
Kriterijum životne sredine - uticaj na životnu sredinu;
Ostalo - hitnost,verovatnoća uspešnosti, i sl.
Procena se vrši grubo: ekstenzivan/ograničen ili +/-
Odabrana strategija služi kao baza za re/ formulisanje logičkog okvira – prve kolone logičke matrice ( opšteg cilja, svrhe projekta i potencijalnih rezultata )

Kako identifikovati alternativne mogućnosti i odabrati strategiju?
Identifikovati različite lestvice cilj-sredstvo
Eliminisati nepoželjne ciljeve i one koji ne mogu biti realizovani
Eliminisati ciljeve koji su definisani kao prioritetni u drugim projektima u istoj oblasti
Razmatrati posledice strategije – uticaj na ciljne grupe
Proceniti izvodljivost različitih alternativa
Odabrati onu koja će biti strategija za izvođenje projekta
Uvesti dodatne kriterijume, izmeniti najprihvatljiviju mogućnost uključivanjem/isključivanjem elemenata iz drveta ciljeva (ako dogovor ne može biti postignut)
Različiti grozdovi ciljeva istog tipa se zovu strategije
Pr. Strategija kontrole i izgradnje svesti, organizaciona strategija i unapređenje kvaliteta, strategija obnavljanja

Pretpostavke? Rizici? Da li je spoljni faktor vazan DA NE Skoro sigurno Verovatno Nije verovatno Ne ukljucivati u matricu Ukljuciti pretpostvaku Da li je moguce preraditi projekat tako da se utice na sp oljni faktor? Da li ce on biti ostvaren Ne ukljucivati u matricu DA NE Projekat nije ostvarljiv Preraditi projekat dodavanjem aktivnosti ili rezultata: ako je potrebno preformulisati Svrhu projekta

5. PLAN AKTIVNOSTI I SREDSTAVA Planiranje aktivnosti i sredstava međusobno direktno povezani. Nakon što se napravi raspored aktivnosti projekta, pristupa se rasporedjivanju sredstava , kako bi se definisali troškovi potrebni za dostizanje ciljeva ___________________________________________________________ Plan aktivnosti _________________________________________________________ Logička matrica daje prikaz osnovnih aktivnosti koje treba preduzeti. Aktivnosti koje su uključene u 1. kolonu logičke matrice, prenose se u prvu kolonu formata za raspored aktivnosti . Sve informacije u jednom planu aktivnosti se rezimiraju u grafičkom formatu - Akcioni plan ili Gantogram Ukupni plan aktivnosti navodi aktivnosti na kvartalnom ili mesečnom nivou

Raspored aktivnosti
Raspored aktivnosti mora da prikaže
njihov logični sled
zavisnost između aktivnosti
jasno prikaže vremenski okvir aktivnosti
identifikuje ključne tačke koje treba dostići
Služi kao osnova za
nadzor projekta
za raspoređivanje odgovornosti u cilju završavanja svake aktivnosti
za dalje planiranje i specificiranje sredstava, planiranje troškova, i upravljanje projektom

Plan aktivnosti podrazumeva
Podela aktivnosti u podaktivnosti i zadatke
Jasan raspored i međuzavisnost aktivnosti - proveriti da li jasno prikazuju redosled i koja aktivnost zavisi od početka / završetka druge
Određivanje vremenskog okvira : preciziranje početka, trajanja i završetka aktivnosti - procenu trajanja pojedinih aktivnosti, određivanje najverovatnijeg početka i završetka zadataka.
Preporučljvo definisati ključn e tačke koj e treba dostići
Raspodela zadataka i odgovornosti – odrediti standarde stručnosti
i raspodelu odgovornosti

Godina 1 mesec Odgovoran za implementaciju Aktivnost 1 2 3 4 5 6 Aktivnost 1 (naziv) Pod Aktivnost 1.1. (naziv) Partner 1 Pod Aktivnost 1.2. (naziv) Partner 2,3 Pod Aktivnost 1.3. (naziv) Partner 1 Aktivnost 2 (naziv) Partner 1,2,3 Pod Aktivnost 2.1. (naziv) Partner 3 Pod Aktivnost 2.2. (naziv) Partner 1

Plan i raspored sredstava/resursa
Sredstva su fizi č ki i ne-fizi č ki resursi (inputi – ulazi) koji su potrebni za izvršenje planiranih aktivnosti i upravljanje projektom. To su:
ljudski resursi i
materijalni resursi
Troškovi su prevod na finansijske termine svih identifikovanih resursa (sredstava ). Zato a ktivnosti treba da budu dovoljno razrađene da omoguće procenu potrebnih fizičkih i nefizičkih sredstava. Pri tome se moraju uključiti i :
sredstva - troškovi potrebni za aktivnosti podrške rukovođenju (mena džment )
ne zaboraviti trošak prikupljanja podataka o izvorima verifikacije. Ova procena na kraju faze pripreme projekta.
Procene troškova se moraju zasnivati na pažljivom i detaljnom budžetiranju -to će imati uticaj na odluku o projektu i na realizaciju
Spisak aktivnosti se praktično kopira iz logičke matrice u preliminarni plan ulaza i troškova - da su planirana sva sredstva potrebna za tu aktivnost.

FINANSIJSKI PREDLOG
U n e posrednoj vezi sa planiranjem aktivnosti i sredstava je priprema finansijskog predloga
Sastoji se iz dva glavna dela:
Budžeta
Izvora finansiranja

Budžet projekta
Predstavljen u valuti koju zahteva konkretan poziv
Mora slediti dati obrazac (Excel format) za budžet koji se (obično) nalazi u aplikacionom formularu
Mora da prikaže ukupne troškove projekta zbir sume koja se traži od ugovarača plus sopstveni doprinos

Budžet treba da je:
Realan! Budžetske stavke trebaju da odgovaraju realnim cenama i potrebnim količinama
Precizan! Svaka stavka u budžetu treba da je planirana detaljno, da bi izbegli vraćanje para ili sopstveno ko finansiranje pre-ambicioznih projekata
Jasan! Tako da ga razume onaj koji odlučuje o projektima (budget na r rative !! )
Usklađen sa pravilima! Ne sme da sadrži neopravdane troškove
Sprovodljiv! Treba lo bi da imate realne mog u ćnosti da ga realiz u j e te (npr. u slučaju javnih nabavki dobro planirati potrebno vreme)
Praktični aspekti
Budžet se priprema različito u zavisnosti od tipa projekta (nije obavezno ispunjavati sva polja već samo ona koja su neophodna za projekat)
Precizno napravite kalkulacije budžeta
Aktivnost, opremu, planirate na optimalnu količinu, ali sa rezervom

Koraci u pripremi budžeta
Procena potrebnih resursa na osnovu projekta
Cena po jedinici
Kalkulacija troška = broj jedinica x cena
Tabela budžeta
Troškovi bi trebalo da budu apsolutno neophodni za realizaciju projekta, a po principu
good value for money
Moraju biti dokumentovani računima

Struktura budžeta
Obrazac budžeta Excell formular
Pojašnjenje/obrazloženj e budžeta (budget narrative)

Obrazloženje budžeta
Dodatni dokument kojim se obrazlažu-pravdaju pojedine budžetske stavke. PROVERITI da li je predviđen. Poseban obrazac uglavnom ne postoji
Potrebno je opravdati budžet na jasan i transparentan način, i to svaku pojedinačnu stavku imajući u vidu:
neophodnost,
broj predloženih stavki, kao i
izbor cena koje su korišćene (cene rada, cene opreme, putnih troškova, smeštaja i drugih).
Prilikom pravdanja troškova, mora biti jasna veza između troškova i aktivnosti. Stavke moraju biti stvarne u odnosu na cene na lokalnom tržištu ili pak u odnosu na cene koje su na nivou EU priznate
Ugovarač ima pravo da traži potvrde o platama i druge dokaze da bi potvrdio verodostojnost cena predstavljenih u budžetu

Struktura finansiranja projekta/ Izvori finansiranja
S tandardizovan i format, koji sadrži
Doprinos Ugovarača:
Doprinos Ugovarača u % ukupnih troškova. O bratiti pažnju da li je definisan i nominalni iznos doprinisa ugovarača. U svakom slučaju se mora proveriti dozvoljena suma kao i maximalni i minimalni procenti ušešća za svaki poziv pojedinačno.
Sopstveni doprinos - se zahteva u većini poziva, učešće predlagača kao zbir :
Finansijskog doprinosa aplikanta, koji uključuje i doprinose od partnera, saradnika (ukoliko ih ima) koji takođe mogu dati doprinos;
Doprinosi od drugih organizacija (moraju se navesti pojedinačno
Ukupni troškovi - odgovaraju zbiru svih dozvoljenih troškova projekta. Moraju se slagati sa cifrom koju je uneta na naslovnoj strani aplikacionog formulara.
Potrebno je obratiti pažnju da ste odštampali i uključili oba obrasca za budžet u aplikacioni paket

6. Aplikacioni paket – Pisanje p rojekta Proveriti šta se zahteva da bude uključeno u aplikacioni paket Ne treba slati ono što se ne zahteva

Aplikacioni paket: Deo A: Rezime projekta
Značaj projekta
Opis projekta i njegovih efekata
Održivost projekta
Deo B: Aplikacioni fromular
Projekat
Aplikant
Partneri i Izjava o partnerstvu
Izjave aplikanta/partnera
Drugo
Deo C: Osnovni aneksi
Budžet i Obrazloženje budžeta
Logička matrica
Biografije
Ostali anexi • Aneks X (List za pravno lice) i • Aneks Y (Formulari za pravna lica ukoliko je predlog uslovno usvojen); • Aneks Z (Ugovor o dodeli granta) i • Aneks G (Iznos dnevnica) se obično prilaže u informativnu svrhu • Drugi anexi

Deo A: Rezime projekta
U koliko je predviđen, predstavlja i jedan od najvažnijih delova aplikacije
N akon administrativne provere, pregleda se samo Rezime projekta - ukoliko ne dobije minimum, aplikacija neće biti dalje pregledana
S trogo se držati strukture Rezimea projekt a koja je data u aplikacionom formularu. P o pravil u sadrži sledeće delove:
Značaj projekta (pozadina, opravdanost)
Opis projekta i njegovih efekata;
Održivost projekta
O graničen broj strana - ALI mora pružiti jasan i sveobuhvatan pregled svih najvažnijih aspekata projekta
Ukoliko se koriste akronimi i skraćenice, objasniti. Ako ne vladate jezikom na kome je pisan, da proveri kompetentna osoba

Deo B. Aplikacioni formular
Ukoliko je sprovedena analiza logičkog okvira, treba da su svi elementi spremni za popunjavanje aplikacionog formulara (detaljnije objasniti)
Aplikacioni formular je osnovni deo predloga projekta i obično se sastoji iz sledećih delova:
Projekat;
Aplikant;
Partneri i izjave partnera ;
Izjava aplikanta;
Ostalo

B.1. Projekat U običajeno sadrži sledeće delove: 1. Opis Projekta 1.1 Naziv 1.2 Lokacija 1.3 Troškovi sprovođenja akcije i suma koja se potražuje od Ugovarača 1.4 Rezime 1.5 Ciljevi 1.6 Relevantnost projekta 1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti 1.8 Metodologija 1.9 Trajanje i indikativni plan za sprovođenje projekta 1.10 Održivost 1.11 Logički okvir 2. Budžet projekta i Očekivani izvori finansiranja 3. Iskustvo sa sličnim projektima Napom ena Projekat, kao deo aplikacionog formulara, sadrži elemente slične Delu A. (Rezimeu, kao delu aplikacionog paketa). N a primer: Značaj projekta, Opis projekta i njegovih efekata i Održivost projekta A li - rezime koji čini sastavni element Opisa projekta (pod 1.4.) ne treba mešati sa onim Rezimeom projekta koji čini Deo A. aplikacionog paketa).

1. Opis Projekt a
1.1 Naziv - Tačan naziv projekta, uključujući i akronim, ukoliko postoji
1.2 Lokacija - Navesti sve lokacije gde će se implementirati aktivnosti
Primer : Srbija/Republika Srbija/RegionVojvodine/Opština Y;
1.3. Troškovi sprovođenja projekta i suma koja se potražuje od Ugovarača
U kratko i pecizno ukupni dozvoljeni troškovi, valuta, suma koja se potražuje od ugovarača u ukupnom i procentualnom iznosu (% od ukupnih dozvoljenih troškova projekta), kao i doprinos predlagača.
1.4. Rezime
Trajanje projekta - broj meseci koji je predviđen za trajanje i završetak projekta
Opšti/specifični cilj(evi) –isti kao i oni koje se detaljno opisuju u delu (1.5)
Partneri – ime, država i adresa svih partnera na projektu. Isti kao oni koji se nalaze u opisu partnera i potpisanim izjavama o partnerstvu;
Ciljne grupe;
Krajnji korisnici;
Očekivani rezultati.
Glavne aktivnosti - samo kratak opis
Pisanje rezimea ostaviti za kraj . 1 strana

1.5. Ciljevi i 1.6 Relevantnost
1.5. Ciljevi - vratiti se na deo Analize Ciljeva.
Predstaviti glavni problem identifikovan prilikom analize logičkog okvira,
Jasno definisane ciljeve čije ispunjenje ciljnim grupama donosi održivu korist
Š ta sve mora da se desi van projekta da se ispuni opšti cilj / pretpostavke
1.6 Relevantnost projekta - Važan deo, značajan broj bodova
Nalazi iz analize problema i analize zainteresovanih strana
kako je projekat povezan sa ciljevima/prioritetima programa u okviru koga se aplicira i koje su to potrebe i ograničenja
Način na koji su identifikovane ciljne grupe i krajnji korisnici
Analiza situacije pre implementacije
projekta treba da postavi osnovu za akciju koja se predlaže .
Potreba i opravdanost projekta, opis efikasnosti i primenjena metodologija moraju logički proisticati iz TE ANALIZE
Mana mnogih - analiza značaja akcije i predložene aktivnosti nemaju mnogo zajedničkog . Jasno - na koji način bi akcija bila rešenje ili deo rešenja prepoznatih potreba, AKO su ispravno prepoznate

1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti
Opšti cilj i svrha projekta
Bliže određuje ono što je već rečeno o odeljku Ciljevi (pod 1.5).
Očekivani rezultati
opisivanje konkretnih rezultata - jasni i određeni,
kvantifikovani, kad god je to moguće.
moraju biti u skladu sa indikatorima koji se mogu objektivno potvrditi i izvorima verifikacije opisani u matrici
predstavljeni i poređani hronološki
pokazati i da će se projekat širiti dalje u smislu širenja informacija, potencijalnh metoda za jačanje i eksternu strategiju komunikacije, štampanje brošura, internet strana, učešće na konferencijama i radionicama itd.
Predložene aktivnosti i njihova efikasnost – JASNA VEZA SA REZULTATIMA
S ve aktivnosti (i podaktivnosti) predstaviti korak po korak , uključujući i naziv
P redstavljene i opisane LOGIČNIM REDOM
objasniti KO ( aplikant, koji partneri, koji saradnici), GDE , KAKO će se sprovoditi , ŠTA je sve neophodno za sprovođenje (ljudstvo, materijali)
Povezati aktivnosti sa rezultatima (prethodno opisani). Važno - da ovaj deo odgovara rasporedu aktivnosti i da je moguće uporediti ga sa budžetom (tabele Akcioni plan i Budžet)

1.8 Metodologija
O pisuje kako će se projekat sprovoditi i kako će se njime upravljati. M etodologija koja na jasan način vodi ka postizanju ciljeva i rezultata
Predstaviti:
Partnerstvo,mogućnost pristupa sredstvima,zaključke do kojih se došlo u fazi analize
Upravljačke strukture , koordinacija aktivnosti, način obezbeđivanja protoka informacija, proces donošenja odluka;
Izbalansirano učestvovanje partnera
Procedure za nadzor i evaluaciju : nadzor aktivnosti koje će se odvijati i mogućnost poređenja sa onima koje su planirane (uz korišćenje indikatora iz logičke matrice), izveštavanje (interno i za Ugovarača) i dogovore za internu i/ili eksternu evaluaciju
Tim predložen za implementaciju (broj, uloga i status/opis)
Potencijalne sinergije

1.9 Trajanje i indikativni plan za sprovođenje projekta
Standardni format (obrazac ) koji se koristi za p red stavljanje trajanja i indikativnog plana za sprovođenje projekta (Akcioni plan). Ovaj obrazac se obično nalazi u aplikacionom paketu / popuniti (slajd 43)
Preporuka - da se ne navode konkretni datumi, već termini kao što je: mesec 1 , za početni mesec, potom mesec 2, i tako dalje.
Sve aktivnosti opisane u delu 1.7 Opis projekta i njegove efikasnosti , za prvu godinu budu navedene i u ovom formatu (ostale godine - samo glavne aktivnosti).
Nazivi aktivnosti se moraju poklapati sa onim koje u navedene u delu 1.7 Projekta.
U trajanju i indikativnom planu za sprovođenje projekta ostaviti slobodnog-rezervnog vremena u rasporedu (za nepredviđene okolnosti).
Ponovo uporediti sva tela za implementaciju sa svakom od aktivnosti.

1.10 Održivost i 1.11 Logički okvir
1.10. P rikazati da će projekat imati uticaj :
na ciljne grupe, i na krajnje korisnike,
da su očekivani rezultati održivi i da će se nastaviti po okonča nju p rojekta
n avesti i objasniti sve rizike i pretpostavke koje su prepoznati tokom analize logičkog okvira i koji su kao takvi uključeni u logičku matricu
N apraviti razliku između:
Institucionalne održivosti - objasniti da li će strukture koje omogućavaju sprovođenje aktivnosti postojati i pošto se projekat završi
Održivosti na nivou politika - objasniti strukturni uticaj projekta, da li će dovesti do promene načina ponašanja, procedura, metoda, relevantnih propisa i drugo
Finansijske održivosti - na koji način će aktivnosti biti finansirane nakon okončanja finansiranja iz granta
1.11. U koliko su saveti i preporuke O LOGI Č KOM OKVIRU prihvaćeni, ovaj deo projekta treba da je spreman, a u ovoj fazi konačno proveren

2. Budžet i izvori finansiranja 3. Iskustvo sa sličnim projektima
2. Budžet i izvori finansiranja - popuniti, proveriti i priložiti oba obrasca
3. Iskustvo sa sličnim projektima (Reference)
P rethodno iskustvo predlagača u sličnim projektima koji su relevantni + sledeće informacije:
Lokacija projekta: isticanje lokacije za deo za koji je aplikant/partner bio odgovoran.
Troškovi akcije : ukupni troškovi i troškovi za deo za koji je aplikant/partner bio neposredno odgovoran
Vodeći par t ner, menadžer ili partner : uloga konkretnog aplikanta/partnera
Datumi : u kom periodu implementira n da li još uvek traje (mesec/godina)
Ciljevi i rezultati akcije: Ukratko opšti ciljevi i rezultati i detaljniji opis uloge vaše organizacije, kao i aktivnosti pri upravljanju i koordinaciji projekta

B2. Aplikant, B3. Partneri B4. Izjava aplikanta
B2. Aplikant podaci o identitetu , profilu, kapacitetu za upravljanje i implementaciju projekata
P rofil - priroda institucije , sektor u kome je aktivna i povezane ciljne grupe aplikanta direktne i krajnje/indirektne
Kapacitet za upravljanje i implementaciju kriterijumi:
iskustvo u određenom sektoru
iskustvo u datom geografskom podru č ju
prema finansijskm podacima
B3. Partneri i Izjava o partnerstvu opis partnera + istorija saradnje sa aplikantom, uloga u implementaciji.
Izjava o partnerstvu - važan dokument koji je formalan dokaz o postojanju partnerstva. J edna od prvih aktivnosti
B4. Izjava aplikanta dokument u standardizovanoj formi-sadržini, potpisana od strane ovlašćenog lica, priložena u originalnom obliku.

B5. Ostalo Biografije - uz svaki projekat biografije experata i drugih uključenih u rad u skladu sa uslovima koji su predviđeni pozivom Kontrolna lista koja sluzi za proveru da li aplikacija sadrži sve elemente Saradnici koji učestvuju u projektu (Associates) mogu imati ulogu u sprovođenju projekta, ali ne mogu primati nadoknadu iz granta, osim dnevnica ili putnih troškova. Mogu pomoći projekat finansijski što će se računati kao doprinos aplikanta Evaluaciona tabela informativni karakter, sadrži korake u procesu evaluacije i ne treba da se popunjava od strane aplikanta. Može biti od izuzetne koristi prilikom pisanja projekta Drugo ...

7. ZAVRŠNI KORACI Pakovanje predloga projekta? dokumentaciju pripremiti i dostaviti i u papirnoj formi - na adekvatan način spakovati. Vreme i pažnja? Proveriti sva dokumenta? u originalu? Potpisano ispečaćeno? V reme za štampu, slaganje i povezivanje + rezervno vreme Sve složeno prema redosledu, određena dokumenta pakuju se posebno? Nepridržavanje pravila ne mora značiti da će predlog automatski biti odbijen, ali može da dovede do konfuzije Slanje - Kada i gde se podnosi aplikacija? Stalno imati u vidu rok i sedište institucije kojoj se dostavlja ( oko 2 meseca koliko se obično predvidi od objavljivanja do roka za predaju, može biti nedovojno ) Šta se šalje? ponovo proveriti poziv i tačnu sadržinu aplikacionog paketa (na pr 1 original i 2 posebno uveza ne kopi je- koliko je naznačen o? Elektronska verzija - prema uputstvima?

8. EVALUACIJA
Prijem i registracija predloga Koverte se čuvaju zapečaćen e do otvaranja
Otvaranje i administrativna provera
Evaluacija rezimea projekta
Evaluacija kompletnog aplikacionog formulara na osnovu evaluacione tabele Komisija utvrđuje listu svih predloga koji su uslovno prihvaćeni i poziva ih da prilože dodatnu dokumentaciju
Komisija sastavlja i rezervnu listu
Zaključci evaluacione Komisije sačinjava listu odabranih predloga
Komisija ne mora dodeliti sva dostupna sredstva
Celokupna procedura poverljiva/proces donošenja odluka Komisiije tajan

9. ZAKLJUČAK? PITANJE ZA VAS- USPEŠNA APLIKACIJA ?
Da li uspešna aplikacija znači i uspešan projekat?
Uspešna aplikacija – neki faktori:
Jasni ciljevi, metodologija i rezultati
Opravdanost projekta
Realan plan rada
Realan budžet
Jasna struktura, jezik i naziv projekta
Rezime projekta
Poštovanje pravila poziva za predloge projekata

NEUSPEŠNA APLIKACIJA ?
Nepoštovanje propisanih rokova
Nepoštovanje proceduralnih i administrativnih pravila
Sadržaj predloga

Uspeh projekta – neki faktori Pažljivo planiranje Stvarni problemi ciljne grupe Učesnici se drže svojih obaveza Organizaciona Sposobnost Stručan Projektni tim Jasno identifikovane Ciljne grupe i korisnici Efikasno upravljanje Zastupljeni različiti interesi Uspeh projekta

HVALA NA PAŽNJI!

Priprema projekata

by EU funded project in Serbia, implemented by IDI, Ireland on Apr 15, 2011

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 657

Statistics

Priprema projekata — Presentation Transcript

http://www.secep.rs	650
http://secep.rs	7