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Les impacts organisationnels et SI de la Loi Bertrand
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Les impacts organisationnels et SI de la Loi Bertrand

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Comment répondre au contexte législatif et cas clients.

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  • 1. PHARMA SUCESSATELIER MARKET ACCESS & MEDICO ECONOMIELES IMPACTS ORGANISATIONNELS & SI DE LA LOI BERTRAND JEAN-CLAUDE CHARPENET FRÉDÉRIC COMBANEYRE BRUNO MOREAU (THINK TANK LOI BERTRAND) Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 2. AGENDA Etat des Lieux Impacts OrganisationnelsComment répondre au contexte législatif Cas Clients Questions / Réponses Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 3. SAS QUI SOMMES NOUS? Le plus grand éditeur mondial indépendant de solutions « Business Analytics » et BI Fondée en 1976 (USA) Revenue 2012 : $ 2.87 Mds 25% du CA réinvestit en R&D 13 000 Employés 55 000 installations dans 127 paysC op yr i g h t © 2 0 1 2 , S A S I n s t i t u t e I n c . A l l r i g h t s r es er v e d .
  • 4. ETAT DES LIEUX Company Confidential - For Internal Use OnlyCopyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 5. TRANSPARENCE De quoi parle-t-on? Relations Conventions : Professionnelles : Recherche Clinique, Congrès, Conférence, Rédaction Séminaires, d’articles… Invitations… Dons Subventions matériels & & Dons en Services Personne espèces offerts physique ou Personne Morale Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 6. TRANSPARENCY…..ENJEU MONDIALL’environnement réglementaire européen devient de plus en plus contraignant et impose aux professionnels de santé une démarche de transparence Réglementations de plus en plus Les processus et systèmes (ex CRM) en contraignantes pour plus de transparence places permettant de suivre les dépenses mkt des dépenses promotionnelles & promotionnelles ne sont pas conformes / loi UK: début 2013 NL: T2 2013 FR: S2 2013 Dates 1er publication Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 7. LOI BERTRAND SYNTHESE DE LA LOI FRANCAISE• Objectif : renforcer la sécurité sanitaire du médicament et des produits de santé• Vote Assemblée Nationale le 19 décembre 2011 - Publication JO du 29 décembre 2011• Focus sur l’article 2 : Transparence des liens d’intérêts L’article 2 de la Loi Bertrand donne obligation aux entreprises produisant ou exploitant des produits de santé de rendre public • Les conventions • Les avantages en nature et en espèces fournis directement ou indirectement Les entreprises concernées sont toutes celles qui produisent, commercialisent ou assurent des prestations associées à des produits à finalité sanitaire destinés à lhomme et à des produits à finalité cosmétique Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 8. LOI BERTRAND TENDANCES DU DÉCRET PORTANT SUR ARTICLE 2… À CE JOUR• Les principales dispositions du projet de décret à ce jour  produits de santé & cosmétiques  publication de l’existence de conventions : objet – bénéficiaire (hors achats de biens et services et relations normales de travail)  déclaration avantages à partir de 1€ TTC  avantage = en nature ou en espèces (avec ou sans contrepartie) + commissions, remises  publication détaillée des avantages directs/ indirects & publication des liens d’intérêts :  par l’entreprise sur un site internet  par les Conseils Ordinaux (CNOM, …) ou les Syndicats professionnels  par la suite, publication sur un site unique sous la responsabilité HAS ou autre  1er publication en Octobre 2013 de tous les liens d’intérêts consentis à partir du 1er Janvier 2013, puis rythme semestriel  publication pendant 5 ans et archivage 10 ans Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 9. IMPACTS & CONVICTIONS Company Confidential - For Internal Use OnlyCopyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 10. SUNSHINE ACT UNE RÉFÉRENCE QUI VA S’IMPOSER COMME NORME MONDIALE Obligation de déclaration :  Tout fabricant d’un médicament, d’un dispositif médical, de matériel médical ou biologique  Qui effectue un paiement ou un autre transfert de valeur à : un médecin, un hôpital universitaire ou à une entité ou un individu à la demande du bénéficiaire  Doit mettre à disposition du public sur un site web actualisé semestriellement : • le nom du fabricant, • le nom du bénéficiaire, • l’adresse commerciale, • la valeur du paiement ou autre transfert de valeur, • la date à laquelle le paiement ou le transfert de valeur a été fait au bénéficiaire, • la forme du paiement ou autre transfert de valeur Doit communiquer au Health&Human Services ces informations pour que celui-ci les publie de façon consolidée Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 11. IMPACTS & CONTEXTE CHANGEANT & INEXORABLE CONVICTIONS• A fin 2012, le projet de décret ne prévoyait que  publication du montant cumulé sur six mois uniquement sur les conventions sans contrepartie  minimum des montants à prendre en compte étant fixé à 15€.•Pressions des associations de médecins et d’usagers du système de Santé ainsi que duCNOM La dernière version du projet de décret prévoit à présent la publication du détail desavantages à partir du 1er Euro Ce décret n’est qu’une première étape vers plus de transparence. Le dispositif français ne pourra qu’évoluer vers des obligations de transparence similaires à celles prévues par le Sunshine Act. Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 12. EXEMPLE DE PUBLICATIONhttp://www.lillyphysicianpaymentregistry.com/ Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 13. IMPACTS & NOS PRÉCONISATIONS CONVICTIONSLes entreprises concernées par la Loi Bertrand ont tout intérêt à : Mettre en place des processus transverses à l’ensemble de leurs activités afin de gérer de manière cohérente et homogène l’intégralité des liens d’intérêts qu’elles entretiennent avec les professionnels et entités de santés concernées; Disposer d’une « vision 360° » de l’ensemble des liens d’intérêts qu’elles entretiennent directement ou indirectement avec chacun de ces acteurs : o Conventions de toute nature, avec ou sans contrepartie, o Montants de ces conventions, incluant les commissions, remises et ristournes o Avantages en nature et en espèces consentis de toute sorte à partir du 1€ Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 14. COMMENT RÉPONDRE AU CONTEXTE LÉGISLATIF Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 15. IMPACTS SI & PRIORITÉSGérer ces processus dans le même système d’information• Disposer de Référentiels complets• Gérer l’intégralité du réseau relationnel• Répondre aux obligations de publication• Historiser pour assurer une traçabilité sur 10 ansGo To Transparency?• Rassembler dans un seul outil toutes les informations relatives aux liens d’intérêts entre les entreprises et les Professionnels de SantéDés publication du décret• Rendre public ces informations et donner un accès personnalisé auxProfessionnels de SantéPar la suiteGarantir la traçabilité sur une longue période pour les inspecteurs de la DGS Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 16. GOUVERNANCE DE DONNÉES UNLOCKING SILOED OPERATIONAL DATA TO UNDERSTAND SPENDS TO PHYSICIANS & HEALTHCARE PROVIDERSConsulting Fee’s Honoraria EDW ? Symposia Travel CRM Gift Entertainment OPS Food Research ERP Grants Other… WEB Physician/Healthcare Provider Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 17. GOUVERNANCE DE DONNÉES AD HOC DATA EXPLORATION AND ANALYSIS TAKES WEEKSConsulting Fee’s Honoraria Symposia Travel Gift AGGREGATE SPEND Entertainment ANALYST Food Research Grants Other… Physician/Healthcare Provider Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 18. GOUVERNANCE DE DONNÉES WHAT IF WE HAVE A MASTER DECODER KEY RING?Consulting Fee’s Honoraria Symposia Travel Gift AGGREGATE SPEND Entertainment ANALYST Food Research Grants Other… Physician/Healthcare Provider Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 19. GOUVERNANCE DE DONNÉES ConsumerID First Name Middle Last Name DOB SSN AddressCRM 30391-244 Dr William James Crown 04/12/39 563-49-1234123 Oak St., Eves, IL 30319 Member ID First Name Middle Last Name DOB SSN Address ERP 30391244 Dr William J. Crowne 4-12-39 563491234 123 Oak St., Eves, IL Person ID First Name Middle Last Name DOB SSN AddressONLINE 14239 Bubba J. April 12 BubbaJ@bubbagroup.com ID First Name Middle Last Name DOB SSN Address DW 3721B Willaim James Corp. April 12 56349123 3224 Pkwy G, Los Osos ID First Name Middle Last Name DOB SSN Address SFA 30391-244 Dr William James Crown 04/12/1939 563-49-1234123 Oak St., Eves, IL 30319 EID Source Keys Survived Fields 1001 30391-244 30391244 14239 3721B 30391-244Dr William James Crowne 04/12/1939 563491234 123 Oak Street Eves CA 91403 Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 20. SOLUTION A SEMI-MANUAL SOLUTION MANAGING HETEROGENEOUS DATA FROM MULTIPLE SOURCES TO SIMPLE PUBLICATION FILESData collection Data Quality Management Data analysis Report Data StorageData Integration Master Data Management Business Rules generation Data Sources Transparency Data Management Platform Business Rules Technical Rules • As-is data collection: Publication files For each extraction, Staging Area ODS correspond a temporary • Data structure table in the Staging Area • Business Key • Data matching • Completness(missed referential data…) • Referential data unicity Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 21. SOURCES DE DONNÉES NÉCESSAIRES CRM EvènementsBase de Données Dépenses Clients Finance Commerciales Collecte Qualité Management Master Data Legal & SI RH Contrats Publication Agrégation Données DMOS Data Externe De  CRO References  Indirect media  … BI / Reporting Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 22. COMMENT DÉMARRER POUR UNE SOLUTION DURABLE Data Owner identification  Data Quality Audit Communication  Data cleansing Assessment Extract from system (defining the related Business Rules) Template to fill if no system  Data cleansing deployment Collecte Qualité Publication Agrégation Consolidation and Business  Data source mapping with the model Rules application  Data model adaptation Final files for publication  Business Rules definition for data Recommendations for next reconciliation between systems publication Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 23. WHY SAS? A PROVEN TRACK HISTORY WITH THE US SUNSHINE ACT & A SOLUTION ALREADYUSED FOR DATA QUALITY MANAGEMENT BY SEVERAL INTERNATIONAL LABORATORIESThe solution covers 90% of generally observed Transparency requirements Step Key tasks Dedicated modules Key specificities & assets  Define formats  Flexible integration engine  Set collection templates SAS Data Management allowing multiple formats Collect  Extraction Platform  Graphical design  Data Quality Audit  Standard data quality  Business Rules for SAS automated routines Clean Cleansing data Data Management  Analysis / Statistical Distribution  …  Data mapping  Flexible Data Model  Define MD referential SAS DM &  Master Data module Reconcile  Reconcile sources  Fuzzy matching Master Data Management  Best record Identif.  Aggregate and filter  Business Rules engine through business rules  Publish / Export Publish  SAS Dataflux Governance Format to export framework  History mgmt Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 24. TRANSFORMER LA CONTRAINTERÈGLEMENTAIRE EN OPPORTUNITÉS Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 25. UN CHALLENGE POUVANT DEVENIR UNE OPPORTUNITÉ MARKETING ET OPPORTUNITÉS COMMERCIALE Transparency requirements Challenges  Consolidation des interactions entre les professionnels de la santé  Vue détaillée concernant toutes les interactions enregistrées  Détailler financièrement chaque interactions  Réactivité et Flexibilité  Hétérogénéité réglementaires au sein de l’union européenne Besoin de créer une référence unique intégrant « une vue 360°» Besoin de centraliser & d’harmoniser différents usages en particulier pour des raisons de traçabilité et règles comptables Investissement urgent afin d’être en mesure de publier en 2013 mais tout en gardant une approche d’investissement à long terme (caractère évolutif de la loi) Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 26. CAS CLIENTS Company Confidential - For Internal Use OnlyCopyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 27. ETUDE DE CAS: ACTELION Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 28. ETUDE DE CAS: ACTELION Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 29. APPROCHE SUIVIE SUR LE PROJET DÉCOUPAGE PAR PHASE Organisation & Gouvernance laboratoire 1a - Périmètre applicable à laboratoire 2 - Nettoyage, réconciliation 4 - Gap Analysis / Interviews / Workshops 3 - Consolidation des des données & définition des Recommandations / Quick contacts clés données / publication BR associées Wins 1b - Collecte et analyse des donnéesActions durant la phase 1a : Actions durant cette phase : Actions durant cette phase : Actions durant cette phase :• Liste des interactions possibles applicable pour • Nettoyage / standardisation des données • Agrégation / compilation des différentes • Détermination des informations laboratoire au regard de la loi sources de données manquantes non collectée à ce jour • Réconciliation avec les référentiels clients pour• Définition des Interlocuteurs clés retrouver les informations requises (coordonnées…) • Publication des conventions • Définition des points d’amélioration• Interviews / Workshops avec ces interlocuteurs (processus et/ou systèmes) • Réconciliation conventions / comptabilité et • Publication des avantages consolidés parActions durant la phase 1b : divers fichiers pour obtenir la facturé réelle par Professionnel ou Organisme • Recommandations (processus et/ou• Mapping des interactions avec une source ou avantage systèmes) un système d’information • Définition et mise en place des Business rules de filtrage, réconciliation ou standardisation • Définition des Quick Wins• Collecte des données avec mise en place de Template de saisi si nécessaire • Vérification DMOS / Transparence sur les• Audit des données (données manquantes et conventions qualité des données) Livrables Livrables Livrable Livrable  Définition des données requises et des  Proposition d’opération de nettoyage pour  Production manuelle du 1er reporting  Gap analysis et recommandations sources améliorer la qualité des données  Etat de disponibilité et qualité des (Business Rules) données  Définition du 1er reporting (données maîtres…) Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 30. ENJEUX POUR LE LABORATOIRE UNE MULTIPLICITÉ DE SOURCES ET DE PERSONNES À L’ORIGINE DES DONNÉES DE PUBLICATION INTERACTIONSQuoi BENEFICIAIRES CONVENTIONS AVANTAGES COMPLEMENTS -Etude clinique CRM Ville Base Contrats SAP TEMPLATE -Contrat de part. (hors stands) -Contrat PS, bourses -Hospitalité : staff, déjeuners, petite RP CRM Hôpital T&E TEMPLATE -Stage (étudiant) TEMPLATE RH - personnes morales - SAP -Location de stand TEMPLATE SAP TEMPLATE -Achat direct d’espace pub. - personnes morales -Où -Dons (goodies) / Kits TEMPLATE -Hospitalité (hors staff/OL) -Achat indirect d’espace pub - Assimilés salariés Base Contrats TEMPLATE RH TEMPLATE - Hospitalité journalistes TEMPLATE T&E Total 13 sources 11 sources 13 sources 21 sources 25 sources distinctes 8 personnes 9 personnes 8 personnes 12 personnes dont 7 dont 6 assistantes dont 6 assistantes dont 5 assistantes Siège 10 personnes assistantes dont 5 assistantesQui ~10 personnes (T&E) ~19 personnes Terrain ~128 personnes (T&E) ~128 personnes Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 31. EXAMEN DES PROCESSUS ACTUELS, DES OUTILS ET DES DONNÉES DISPONIBLES 7. HOSPITALITÉ / EVÈNEMENTS : SYMPOSIUM, CONGRÈS, BOARD, RP (1/3) Hôpital & Biotech Ville > CRM Ville Délégué Les KAM ou Comité SP3 pour : Délégué managers siège Soumission d’une • Congrès demande Soumission d’une n’ont pas ou (hospitalité prise en n’utilisent pas de d’événement (avec demande charge) budget pressentis) CRM • Symposium / boardConvention d’événement (avec par formulaire budget pressentis) • RP nationale ou RP régionale importante Validation • Cas spécifiques Validation Manager Manager Soumis à SP3 Soumis à SP3 Validation SP3 Assistante Affaire réglementaire Assistante Validation Constitution dossier Déclaration DMOS et SP3 Constitution dossier DMOS suivi Excel DMOS Exécution Liste Si manifestation organisée Liste Exécution d’émargement par laboratoire : émission d’émargement > CRM Ville d’un bon de commande (tiers futurement rémunéré) Délégué / Assistante dans SRM Délégué / Assistante Mise à jour liste participants et coûts Assistante Liste d’émargement AssistantePaiement (à réception des et réception des factures) Fichier de suivi par factures participant (Mise à Fichier de suivi par Clôture de jour dans le cas d’un participant avec l’évènement congrès, initialiser répartition individuelle > ERP des coûts > ERP dans CRM Ville pour une RP) avec Délégué / Assistante répartition individuelle Fichiers non mis à Délégué / Assistante des coûts jour avec le facturé Transmission des réel Transmission des Recense aussi les Paiement Tiers factures pour factures pour manifestations paiement avec n° bon de paiement organisées par commande managers Confidential - For Internal Use Only Company Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.
  • 32. ANALYSE DES DONNÉES COMPLÉTUDE ET QUALITÉ DES DONNÉES - Août à novembre 2012 - COMPLETUDE DES DONNEES DANS contrats COMLETUDE DES DONNEES ERPDonnées exploitables* pour le 2nd semestre 2012 Hospitalité Après vérification, Données 68,3% (en val.) exploitables des comptes ne 35% Hors sont pas au périmètre* Achat despace périmètre Au périmètre publicitaire Il n’y a pas une 65% correspondance parfaite entre comptes et A vérifier interactions 65% des données contrats sont actuellement inexploitables, notamment du fait de nombreuses informations non renseignées T&E est la source maître pour les staff et les opportunités Données manquantes à 100% Job title Informations sur le bénéficiaire : manquant - RPPS / Adresse professionnelle (N°+rue) Données complètes Informations sur l’interaction : - Type / Thème / Initiateur Information de réconciliation : En valeur, 41% des données de T&E ne sont pas complètes principalement parce qu’il manque la fonction du bénéficiaire - Comptable / DMOS Company Confidential - For Internal Use Only Copyright © 2012, SAS Institute Inc. All rights reserved.