Legislación Archivistica Colombiana
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Legislación Archivistica Colombiana Legislación Archivistica Colombiana Presentation Transcript

  • Rubén Darío Yaima Gómez
  • Alcance……1. Ley General Archivos (594 Julio/2000)2. Normas -Decretos - Acuerdos - Resoluciones - Normas Técnicas Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Desarrolla los PrincipiosPlantea: Constitucionales: Derechos: Información, Petición, Intimi• Técnicas dad, igualdad, participación,• Metodologías protección patrimonio, investigación• Procedimientos• Fundamentos Deberes y responsabilidades Teóricos fiscales de los funcionarios (Manejo de la información) Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley General de Archivos (Ley 594 de 14 julio de 2000) Objetivo . Establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística (FA) en Colombia (Art. 1) Aplica . Toda la administración pública en todo nivel y las entidades privadas que cumplen funciones públicas (Art. 2)Principios que regulan la Función Archivística (Art 4).Responsabilidad Manejo y aprovechamiento de los ArchivosImportancia de los archivos Fines de los archivos ModernizaciónInstitucionalidad e Instrumentalidad Interpretación Función de los archivos Dirección y Coordinación de la FA Racionalidad Administración y acceso Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos (Art 11). El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de losarchivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Responsabilidad (Art 12, 15, 16 y 17). Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades (Art 15). Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 594 de julio de 2000 Responsabilidad Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo yserán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. (Art 16) Programas de Gestión Documental (Art 21). Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 594 de julio de 200Instalaciones para los archivos (Art 13).Se debe garantizar los espacios y las instalaciones necesarias parael correcto funcionamiento de sus archivos. Acuerdos 037 de 2002. Especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivoAcuerdo 049 de 2000 (AGN) . Los edificios y localesdestinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condicionesde edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y demantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervosdocumentales Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 594 de julio de 200Instalaciones para los archivos.Edificio:Ubicación - Sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad (B/manga). - Situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. (Maicao) - Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.Aspectos estructurales - Carga mínima de 1.200 k/mt2 - Pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo (protege contra el fuego)Distribución - Las áreas destinadas para la custodia del archivo debe tener elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. - Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento. Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 594 de julio de 200Procesos Archivísticos (Art 22).La gestión de documentación dentro del concepto de archivototal, comprende procesos tales como la producción orecepción, la distribución, la consulta, la organización, larecuperación y la disposición final de los documentos.Obligatoriedad de las TRD (Art. 24) .Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptarlas respectivas tablas de retención documental Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Formación de los archivos (Art 23).Clasificación de los archivosARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVOGESTION CENTRAL HISTORICOToda la documentación que Se agrupan los documentos Es aquel al que sees sometida a continua transferidos por los distintos transfieren desde el archivoutilización y consulta archivos de gestión. central los documentos deadministrativa por lasoficinas productoras u otras archivo de conservación La consulta no es tan permanente.que la soliciten. frecuente pero siguen teniendo vigencia y sonSu circulación o trámite se objeto de consulta por lasrealiza para dar respuesta o propias oficinas ysolución a los asuntos particulares en general.iniciados; Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Inventario Documental (Art 22).Es obligación de las entidades de la Administración Públicaelaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejerciciode sus funciones, de manera que se asegure el control de losdocumentos en sus diferentes fasesVisitas de Inspección (Art. 32) .El AGN podrá adelantar en cualquier momento visitas deinspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin deverificar el cumplimiento de las normas. Si existe alguna situaciónirregular se advertirá para a la respectiva entidad para queadelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según elcaso, a los órganos competentes con el fin de establecer lasresponsabilidades administrativas y ordenar las medidaspertinentes Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Prevención y SANCION (Art 35).Si las entidades incumplen lo señalado en la presente leyse podrán exponer a: Recibir una medida de prevención que consiste en emitir una orden para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. El incumplimiento de la orden, será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 594 de julio de 200Prevención y SANCION (Art 35).Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidascomo faltas gravísimas cuando fueren realizadas porservidores públicos, de conformidad con el artículo 25de la Ley 200 de 1995 ; Art 25. Código Disciplinario Único: - Obstaculizar las investigaciones que realice la Procuraduría u otra autoridad competente - Obrar con negligencia en las investigaciones (desconocimiento que tenemos sobre la importancia del manejo adecuado de los documentos) Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Legislación específica sobre el tema de archivos Ley 57 de 1985. Publicidad de los actos y documentos oficiales. Artículo 1º.- La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos Diarios, Gacetas, o Boletines Oficiales, todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos (TVD).Art 12 – 27. Derecho a consultar los documentos públicos (No tengancarácter de reserva legal, doc. defensa o seg. Nal.),La reserva cesa a los 30 años,Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estaránsometidas a reserva,Solicitud de copias directamente por los particulares o por medio deapoderado Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Legislación específica sobre el tema de archivos Creación del Archivo General de la Nación. Ley 80 de 1989 Funciones Establecer, organizar y dirigir el SNA. Planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad Promover la organización y fortalecimiento de los archivos de todas las entidades del estado para garantizar la eficacia de su gestión y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica; Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Legislación específica sobre el tema de archivos Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico, de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación. Ley 527 de 1999 Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónicade datos de una computadora a otra, que está estructurada bajonormas técnicas convenidas al efecto; Firma digital. Es una simple cadena o secuencia de caracteres que se adjunta al final del cuerpo del mensaje firmado digitalmente. Entidad de Certificación. Es aquella persona que está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas. Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Concepto de firma digital Los mensajes deben cumplir con tres requisitos: ES un procedimiento técnico que se basa en técnicas criptográficas (mensajes en forma cifrada o en código) que intenta dar respuesta a esa triple necesidad . IDENTIDAD INTEGRIDAD NO RECHAZO Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Concepto de firma digital Técnicas utilizadas:Criptografía asimétrica o de clave Funciones hash o funciones resumen.pública para cifrar mensajes Basada en el cifrado de mensajes Se utiliza cuando los mensajes son demasiados mediante la utilización de un par de claves grandes. Imposibilita el proceso de CIFRAR diferentes (privada y pública). No se cifra el mensaje entero sino una parte del Al emisor se le asignan las claves, la privada mismo o un resumen del mensaje (Secreta) es conocida solo por él y la pública puede ser conocida por cualquier persona Combina partes de cada división del mensaje Ambas claves, privada y pública, sirven tanto para formar un mensaje – RESUMEN, este es para cifrar como para descifrar mensajes que se CIFRA con la clave privada Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Como Funciona? ……Criptografía asimétrica Emisor (A) Cifra un Mensaje. Utiliza su clave privadaSi el mensaje es LEGIBLE, significa queproviene REALMENTE DE (A) y NO sufrióninguna modificación. INTEGRIDAD y NORECHAZO Receptor (B) Descifra Mensaje. Utiliza su El 3er. requisito (Identidad) se logra a través de clave pública de (A) la utilización UN CERTIFICADO DIGITAL Para garantizar la CONFIDENCIALIDAD del mensaje se CIFRA todo el mensaje pero con la CLAVE PUBLICA del receptor (B), quien la descifra con su clave PRIVADA Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Certificado Digital SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Autoriza Personal Naturales o Cámara de Comercio Jurídicas Nacionales o Extranjeras Cumplan con los requisitos Emiten CERTIFICADO DIGITALES Documento Debe cumplir con los siguientes requisitos: electrónico - Firmado digitalmente por la entidad certificadora. equivalente a un - Nombre, dirección y domicilio del suscriptor. - Identificación del suscriptor nombrado en el certificado. documento de - El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la identidad entidad de certificación. - La clave pública del usuario. - La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en el mensaje de datos. - El número de serie del certificado. - Fecha de emisión y expiración del certificado. Ing. José Walter Rengifo
  • Ley 190 de 1995. Faltas y delitos en archivos Utilización Indebida de Información privilegiada. Cualquier funcionario directivo o integrante de una Junta Directiva de una entidad PUBLICA o PRIVADA, que haga uso indebido de información PRIVILEGIADA (que conoce por razón de sus funciones) con el fin de obtener provecho para SI o para un TERCERO, incurrirá en PRISION de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones por el mismo término de la pena principal. (Art 27) Es causal de mala CONDUCTA, Si un funcionario público obstaculiza, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los documentos que reposen en su dependencia y cuya solicitud se haya presentado con los requisitos de ley. La única forma de negar su acceso será motivado con base en la existencia de la RESERVA LEGAL o CONSTITUCIONAL Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Ley 734 DE 2002. Código Único Disciplinario Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Sistema de Información y Servicios - Sysfotec
  • Acuerdos Expedidos por el Consejo Directivodel AGNACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001Registro de Comunicaciones oficiales:Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados decorrespondencia, todas las comunicaciones recibidas o enviadas, registrando datos tales como:• Remitentes, destinatarios, No. de radicación, nombre funcionario• responsable del trámite, anexos, tiempos de respuesta (si lo amerita),Art. 7. Comunicaciones Internas de carácter Oficial• Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los• códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que• permitan la consulta oportuna.Art. 8. Control de comunicaciones oficiales• Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos por parte de los funcionarios competentes, disponiendo de servicios de ALERTA para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
  • Acuerdos Expedidos por el Consejo Directivodel AGNACUERDO No. 038 de Septiembre 20 de 2002. “RESPONSABILIDAD DELSERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS”. - Instructivo del Formato Único Documental Consultar y discutir próxima sesiónACUERDO No. 039 de 2002. “REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LAELABORACION Y APLICACIÓN DE LAS TRD”. Tema de estudio
  • Acuerdos Expedidos por el Consejo Directivodel AGNACUERDO No. 042 de 2002. “ESTABLECE LOS CRITERIOS PARA LAORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y REGULA EL INVENTARIOUNICO DOCUMENTAL”. Tema de estudioACUERDO No. 039 de 2002. “REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LAELABORACION Y APLICACIÓN DE LAS TRD”. Tema de estudio