Información Reingeniería de Procesos

1. Diplomado de Gestión de los Procesos
Dra. Roxana Martínez

2. REINGENIERÍA
Michael Hammer, el experto en administración que
inició el movimiento de reingeniería, define la
reingeniería como “el acto de volver a pensar en los
fundamentos y el rediseño radical de los procesos de
negocios, con el fin de lograr mejoras considerables en
las medidas críticas contemporáneas del desempeño,
tales como costo, calidad, servicio y rapidez”.
Utiliza muchas de las herramientas que se acaban de
mencionar para lograr esas metas.

3. REINGENIERÍA vs.
CALIDAD TOTAL
La reingeniería se compara a menudo con la administración
de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés). Algunas
personas han dicho que, de hecho, las dos son iguales,
mientras que otras incluso han argumentado que son
incompatibles.
Michael Hammer dice que los dos conceptos son
compatibles y que en realidad se complementan el uno al
otro. Ambos conceptos se centran en un enfoque al cliente.
TQM mejora un proceso determinado hasta que termina su
vida útil, en cuyo punto se somete a una reingeniería

4. PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA
Regla 1. Organizarse por resultados, no por
tareas
Varias tareas especializadas, desempeñadas previamente por
diferentes personas, se deben combinar en un solo trabajo. Ese
trabajo lo podría desempeñar un “trabajador de caso” individual,
o un “equipo de caso”. El nuevo trabajo creado debe incluir todos
los pasos en un proceso que crean un resultado bien definido. La
organización alrededor de los resultados elimina la necesidad de
delegar, lo que resulta en una rapidez, productividad y actitud de
respuesta hacia el cliente. También le proporciona al cliente un
solo punto de contacto conocedor

5. PRINCIPIOS DE LA
REINGENIERÍA
Regla 2. Hacer que quienes utilizan
la salida del proceso desempeñen el proceso
El trabajo se debe llevar a cabo en donde tiene más sentido
hacerlo. Esto resulta en que las personas que están más cerca del
proceso desempeñen realmente el trabajo, lo que cambia al
trabajo a través de las fronteras dentro y fuera de la organización.
Por ejemplo, los empleados pueden hacer parte de sus propias
compras sin pasar por el departamento de compras, los clientes
pueden hacer ellos mismos algunas reparaciones sencillas y se
puede pedir a los proveedores que administren el inventario de
piezas. El trabajo reubicado de esta manera elimina la necesidad
de coordinar a los encargados y los usuarios del proceso.

6. PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA
Regla 3. Combinar el trabajo de procesamiento
de la información con el trabajo real que
produce la información
Esto quiere decir que las personas que recopilan la información
también deben ser responsables de su procesamiento. Eso
minimiza la necesidad de que otro grupo concilie y procese esa
información y reduce considerablemente los errores al reducir el
número de puntos de contacto externos para un proceso. Un
ejemplo de un caso así es el departamento típico de cuentas por
pagar que concilia las órdenes de compra, recibe notificaciones y
facturas del proveedor. Al eliminar la necesidad de facturas al
procesar las órdenes y recibir la información en línea, es
innecesaria gran parte del trabajo en la función tradicional de
cuentas por pagar

7. PRINCIPIOS DE LA
REINGENIERÍA
Regla 4. Tratar los recursos geográficamente
dispersos como si estuvieran centralizados
La tecnología de la información ahora ha convertido el concepto
de operaciones híbridas centralizadas/descentralizadas en una
realidad. Facilita el procesamiento paralelo del trabajo mediante
unidades organizacionales separadas que desempeñan el mismo
trabajo y al mismo tiempo mejora el control total de la compañía.
Por ejemplo, las bases de datos y las redes de telecomunicación
centralizadas ahora permiten que las compañías se eslabonen
con unidades separadas o con el personal de campo individual,
proporcionándoles economías de escala y manteniendo al mismo
tiempo su flexibilidad individual y su actitud de respuesta hacia
el cliente

8. PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA
Regla 5. Vincular las actividades paralelas en vez
de integrar sus resultados
El concepto de integrar sólo los resultados de
actividades paralelas que a la larga se deben unir es la
causa principal del trabajo repetido, los costos
elevados y las demoras en el resultado final del
proceso total. Esas actividades paralelas se deben
vincular continuamente y se deben coordinar durante
el proceso.
Integradas

9. PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA
Regla 6. Situar la toma de decisiones en
donde se desempeña el trabajo e incluir el
control en el proceso
La toma de decisiones debe ser parte del
trabajo desempeñado. Hoy día esto es posible
con una forma de trabajo más educada y
conocedora, además de la tecnología para
ayudar en las decisiones. Los controles ahora
son parte del proceso. La compresión vertical
que resulta produce organizaciones más planas
y con más capacidad de respuesta

10. PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA
Regla 7. Capturar la información
una sola vez, en la fuente
La información se debe recopilar y
capturar en el sistema de información
en línea de la compañía solamente una
vez, en la fuente en donde se creó. Este
enfoque evita ingresos de datos
erróneos y costosos reingresos

11. CARACTERÍSTICAS COMUNES EN
PROCESOS DE REINGENIERÍA
1
• Unificación de Tareas
2
• Participación de los trabajadores en la toma de decisiones
3
• Cambio de orden secuencial por el natural en los procesos
4
• Realización de diferentes versiones de un mismo producto (clientización)
5
• Reducción de las comprobaciones y controles (se flexibiliza la estructura
organizativa)
6
• El responsable de proceso es el único punto de contacto
7
• Operaciones híbridas centralizadas / descentralizadas

12. LAS TRES C`s DE LA REINGENIERÍA
La Reingeniería es posible mediante 3 formas distintas, las “ 3C” son:

13. LAS TRES C`s DE LA REINGENIERÍA
• El cliente es la
razón de ser del
servicio, es a quien
buscamos
satisfacer y por lo
tanto hay que
pensar cómo él
desea ser atendido
CLIENTE
• Las organizaciones
deben ser cada vez
más competitivas,
para así poder
sobrevivir en un
entorno cambiante
y exigente en aras
de tener y
preservar su
segmento de
mercado
COMPETEN-CIA
• Busca que las
empresas sean más
efectivas.
• Eficiencia +
Eficacia =
Efectividad
CAMBIO

14. PASOS PARA REALIZAR REINGENIERÍA
Paso N° 1. Exponer un caso para tomar medidas
Paso N° 2. Identificar el proceso para reingeniería
Paso N° 3. Evaluar los facilitadores de reingeniería
Paso N° 4. Comprender el proceso actual
Paso N° 5. Crear un nuevo diseño del proceso
Paso N° 6. Poner en ejecución el proceso de reingeniería