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  • 1. IMAGING Action 2007 Milano, 21 Novembre 2007 La gestione Documentale Case History – Conad del Tirreno
  • 2. Conad del Tirreno è una grande cooperativa di imprenditori indipendenti che, con i suoi 5.600 addetti, ed operando con le insegne E.Leclerc Conad, Superstore, Conad, Conad City e Margherita, ha sviluppato un fatturato di oltre 1.200 milioni di euro. I punti vendita 9 ipermercati E.Leclerc-Conad, 32 Superstore Conad, 115 supermercati Conad, , 93 Conad City e 87 Margherita. In totale sono attivi 336 i punti vendita, per una superficie complessiva di 193.000 mq così distribuiti sul territorio: Toscana (+ La Spezia e provincia) 176 Lazio 80 Sardegna 80 Il Gruppo …
  • 3.  
  • 4. “ Sostenere con adeguate strategie, funzioni e servizi l'attività degli imprenditori commerciali indipendenti associati in cooperativa nel loro rapporto con i consumatori ampliando la quota di mercato del Sistema Conad” La Missione
  • 5. (abstract) … assistenza gestionale ed organizzativa nei vari settori merceologici prestata anche mediante la messa a disposizione, nella forma del comodato, di attrezzature e programmi informatici, come a titolo puramente esemplificativo: insegne e segni distintivi del canale di vendita, “terminalini” per la trasmissione degli ordini dei prodotti, programmi software per il funzionamento delle barriere di cassa e per il collegamento con i “pos” adibiti all’incasso con la moneta elettronica ed altri prodotti che la moderna tecnologia renderà utilizzabili … I Servizi ai Soci
  • 6. <ul><li>Obiettivo : Ottimizzazione del ciclo documentale relativo alla contabilizzazione dei documenti provenienti dai PdV con il minimo impatto per la periferia. </li></ul><ul><li>Come: </li></ul><ul><ul><li>Digitalizzazione via scanner dei documenti nei PdV </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio in formato digitale via intranet WEB </li></ul></ul><ul><ul><li>Ausilio alla classificazione ed alla protocollazione tramite il documento “smaterializzato” </li></ul></ul><ul><ul><li>Ricerca dei documenti per contenuto e per chiavi di ricerca </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrazione con sistema amministrativo Net@Sia e associazione del documento “reale” </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione delle autorizzazioni per l’utilizzo del sistema </li></ul></ul>L’archiviazione Documentale Publisher Lite - ArcDoc
  • 7. <ul><li>Benefici: </li></ul><ul><ul><li>Flusso di lavoro non più condizionato dall’arrivo della carta </li></ul></ul><ul><ul><li>Distribuzione omogenea dei picchi di lavoro (es. per scadenza IVA) </li></ul></ul><ul><ul><li>Ricerca del documento per contenuti e chiavi </li></ul></ul><ul><ul><li>Associazione del documento “reale” alla registrazione contabile </li></ul></ul><ul><ul><li>Eliminazione in sede della carta che rimane presso il PdV (beneficio Sede) </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio solo informatico delle fatture emesse dalla Sede (beneficio PdV) </li></ul></ul><ul><ul><li>Autonomia dei PdV nel ricercare i documenti propri </li></ul></ul>L’archiviazione Documentale Publisher Lite - ArcDoc
  • 8. <ul><li>Quantificazione dei Benefici con l’introduzione della gestione documentale: </li></ul><ul><ul><li>Spedizione fisica di 30.000 doc./mese da PdV </li></ul></ul><ul><ul><li>Invio 3000 fatture mese da Sede verso PdV </li></ul></ul><ul><ul><li>Recupero spazi archivi documentali Sede </li></ul></ul><ul><ul><li>Migliore organizzazione del carico di lavoro (Straordinari) </li></ul></ul><ul><ul><li>Processo contabile/amministrativo più affidabile (non perdita di documenti) </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempestività delle informazioni a sistema (Scadenzario) </li></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>Publisher Lite - ArcDoc
  • 9. Struttura Rete Publisher Lite - ArcDoc 240 P.d.V. Circa 1.000 doc./giorno Classificazione/Contabilizzazione/Protocollazione con supporto del Documento digitale 4 Consorzi 40 operatori Invio documenti per la contabilizzazione al Consorzio di gestione della rete Contabilizzazione automatica dai sistemi centrali delle Fatture e automatismi di caricamento P.Note Cassa e Fatture locali
  • 10. Caricamento dai PdV Publisher Lite - Arcdoc
  • 11. Classificazione manuale Publisher Lite - Arcdoc
  • 12. Scelta documenti da Classificare per PdV Workflow attività di classificazione (attuale) Publisher Lite - Arcdoc Publisher Lite ArcDoc Aggiornamento Code Classificazione su Categoria documentale (Drag-&-Drop) 17 sec . 3 sec . <ul><ul><li>Mediamente l’attività di classificazione viene svolta in 20 sec. </li></ul></ul><ul><ul><li>38 operatori coinvolti in una settimana </li></ul></ul><ul><ul><li>5700 documenti media settimanale </li></ul></ul>
  • 13. <ul><li>Evoluzione del Servizio (Fase 2): </li></ul><ul><ul><li>Classificazione automatica dei documenti con estrazione dei “metadati” di ausilio alla contabilizzazione. </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrazione con sistema Net@Sia con la pre-compilazione delle registrazioni contabili con i metadati estratti. </li></ul></ul>L’archiviazione Documentale
  • 14. OCR Engine TIFF -> PDF Classificazione automatica Metadati Web Services Classificazione Automatica con estrazione “metadati” Publisher Lite - Arcdoc
  • 15. Architettura Publisher Lite - Arcdoc
  • 16. Protocollazione Publisher Lite - Arcdoc
  • 17. Protocollazione integrata con Net@Sia con pre-compilazione della registrazione Publisher Lite - Arcdoc
  • 18. Ricerca Publisher Lite - Arcdoc
  • 19. Risultato Publisher Lite - Arcdoc
  • 20. Controllo dei Documenti Publisher Lite - Arcdoc
  • 21. <ul><li>Benefici adozione della classificazione automatica dei documenti con estrazione “metadati” </li></ul><ul><ul><li>Quasi totale eliminazione dell’attività di classificazione manuale utilizzata solo per eccezione </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrazione con il processo di contabilizzazione di Net@Sia, con maggior attenzione al controllo dei dati proposti </li></ul></ul><ul><ul><li>Recupero dei tempi di classificazione per altre attività </li></ul></ul><ul><ul><li>Abbattimento dei tempi di contabilizzazione e aumento della qualità del “dato” di registrazione </li></ul></ul>Publisher Lite - Arcdoc
  • 22. <ul><li>Metodologia di training </li></ul><ul><ul><li>Estratto un campione casuale di tif classificati manualmente dagli operatori </li></ul></ul><ul><ul><li>Ripulito il Training Set dagli errori umani </li></ul></ul><ul><ul><li>Creato un progetto di classificazione sui contenuti </li></ul></ul><ul><ul><li>TOTALE 762 documenti </li></ul></ul>Publisher Lite - Arcdoc
  • 23. <ul><li>Metodologia di training </li></ul><ul><ul><li>14 Categorie utilizzate: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Corrisp. Inviata </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Corrisp. Ricevuta </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Doc. in evidenza (eliminato) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documenti banca </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. acq. CdT </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. acq. diverse </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. Acquisto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. Bar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. intra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. Vend. buoni pasto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. Vend. diverse </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ft. Vend. Scontrino </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prima nota cassa </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prima Nota Cassa Bar </li></ul></ul></ul>Publisher Lite - Arcdoc
  • 24. Metodologia di test – classificazione per contenuto Documenti Totali 635 (690) Classificazione Automatica 329 47% Non Classificati 291 42% Errori SW 8 1% Errori Umani 7 1% Tutti i tassi di classificazione sono migliorabile mediante affinamenti successivi Publisher Lite - Arcdoc
  • 25. NEWLOG Consulting Srl Piazza Carrobiolo 5 - I-20052 Monza (MI) Italy Tel +39 039 2302833 Fax +39 039 2302832 Geo 45°35'13.8&quot;N/09°16'36.2&quot;E e-mail: newlog@newlog.it http://www.newlog.it WAP: wap.newlog.it

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