Workshop ‘ Schrijven van een brief’ Roeland Kortleven

Workshop

‘ Schrijven van een brief’

Roeland Kortleven

Een goede brief Criteria van een goede brief Vlot leesbaar Aangepast aan de behoeften van de lezer Begrijpbaar na een eerste lezing Lezer weet duidelijk wat hem te doen staat

Criteria van een goede brief

Vlot leesbaar

Aangepast aan de behoeften van de lezer

Begrijpbaar na een eerste lezing

Lezer weet duidelijk wat hem te doen staat

Voorbereiding Een goede brief vloeit niet zomaar uit de pen… stel automatismen in vraag Voor wie ga je schrijven? Waarom ga je schrijven? Wat ga je schrijven? In welke volgorde ga je het schrijven?

Een goede brief vloeit niet zomaar uit de pen… stel automatismen in vraag

Voor wie ga je schrijven?

Waarom ga je schrijven?

Wat ga je schrijven?

In welke volgorde ga je het schrijven?

Voorbereiding Een goede brief heeft de juiste toon Hou rekening met de lezer en de omstandigheden Afstandelijk Vertrouwelijk Wees consequent Aanspreking en slotformule belangrijke rol

Een goede brief heeft de juiste toon

Hou rekening met de lezer en de omstandigheden

Afstandelijk

Vertrouwelijk

Wees consequent

Aanspreking en slotformule belangrijke rol

Drie eisen voor een goede brief Vorm: naleven van afspraken (aanspreking, slotformule, onderwerpregel, briefsjabloon, lettertype, alinea’s,…) Inhoud: logische opbouw van de brief zodat de lezer weet wat de belangrijkste boodschappen zijn. Schrijfstijl: keuze voor een aangename en actieve schrijfstijl met actieve en korte zinnen. Geen verouderd taalgebruik. Keuze voor spreektaal.

Vorm: naleven van afspraken (aanspreking, slotformule, onderwerpregel, briefsjabloon, lettertype, alinea’s,…)

Inhoud: logische opbouw van de brief zodat de lezer weet wat de belangrijkste boodschappen zijn.

Schrijfstijl: keuze voor een aangename en actieve schrijfstijl met actieve en korte zinnen. Geen verouderd taalgebruik. Keuze voor spreektaal.

Vorm Kwestie van afspraak en discipline Keuze voor uniforme uitstraling (cfr. huisstijl) en vermijden van gespreide slagorde Hulp van een duidelijk sjabloon met verschillende elementen

Kwestie van afspraak en discipline

Keuze voor uniforme uitstraling (cfr. huisstijl) en vermijden van gespreide slagorde

Hulp van een duidelijk sjabloon met verschillende elementen

Vorm Briefsjabloon met logo Interne brief: gericht aan collega’s, bestuurlijk verslag voor de korpschef of de burgemeester Kiezen voor: wit papier met zelf afdrukken van logo. Externe brief: alle andere brieven Kiezen voor: voorgedrukt briefpapier Hoe briefsjabloon gebruiken Meer info voor gebruik op ISLP en niet-ISLP in het huisstijlhandboek

Briefsjabloon met logo

Interne brief: gericht aan collega’s, bestuurlijk verslag voor de korpschef of de burgemeester

Kiezen voor: wit papier met zelf afdrukken van logo.

Externe brief: alle andere brieven

Kiezen voor: voorgedrukt briefpapier

Hoe briefsjabloon gebruiken

Meer info voor gebruik op ISLP en niet-ISLP in het huisstijlhandboek

Vorm Details in huisstijlhandboek Enkele belangrijke elementen Lettertype: Arial 10 (ook voor e-mails, fax,…) Adressering: Vaste volgorde (let op: verschil tussen ISLP en niet-ISLP) Gemeente in HOOFDLETTERS

Details in huisstijlhandboek

Enkele belangrijke elementen

Lettertype: Arial 10 (ook voor e-mails, fax,…)

Adressering:

Vaste volgorde (let op: verschil tussen ISLP en niet-ISLP)

Gemeente in HOOFDLETTERS

Vorm Kenmerkenbalk: Uw kenmerk: nummer van brief lezer, nummer dossier lezer,… Ons kenmerk: nummer van brieven, eigen classificatie Datum: jjjj-mm-dd Dienst: naam dienst (geen hoofdletter) Contactpersoon: bij wie kan de lezer terecht voor meer informatie Telefoon: voorbeeld 014 32 26 86 Fax: zie telefoon E-mail: persoonlijk e-mailadres

Kenmerkenbalk:

Uw kenmerk: nummer van brief lezer, nummer dossier lezer,…

Ons kenmerk: nummer van brieven, eigen classificatie

Datum: jjjj-mm-dd

Dienst: naam dienst (geen hoofdletter)

Contactpersoon: bij wie kan de lezer terecht voor meer informatie

Telefoon: voorbeeld 014 32 26 86

Fax: zie telefoon

E-mail: persoonlijk e-mailadres

Vorm Briefonderwerp Waarover gaat de brief? NIET: Betreft, onderwerp,… In het vet, niet onderlijnen Enkel als volledige zin: hoofdletter en punt. Geen verwijzingen in het onderwerp (dossier, beslissing,…) Ultrakorte samenvatting: de kernwoorden

Briefonderwerp

Waarover gaat de brief?

NIET: Betreft, onderwerp,…

In het vet, niet onderlijnen

Enkel als volledige zin: hoofdletter en punt.

Geen verwijzingen in het onderwerp (dossier, beslissing,…)

Ultrakorte samenvatting: de kernwoorden

Vorm Aanspreking & slotformule Duidelijke keuze met consequenties: Geachte, Hoogachtend, u, uw OF Beste, Met vriendelijke groeten, je

Aanspreking & slotformule

Duidelijke keuze met consequenties:

Geachte, Hoogachtend, u, uw

OF

Beste, Met vriendelijke groeten, je

Vorm Geachte Formelere en afstandelijkere relatie Overheden, officiële instanties, burger als dader,… Lezer aanspreken met ‘u’ en ‘uw’ Afsluiten met ‘Hoogachtend’

Geachte

Formelere en afstandelijkere relatie

Overheden, officiële instanties, burger als dader,…

Lezer aanspreken met ‘u’ en ‘uw’

Afsluiten met ‘Hoogachtend’

Vorm Beste Vertrouwelijke relatie Collega’s, burger als klant, burger als slachtoffer,… Lezer aanspreken met ‘je’ Afsluiten met ‘Met vriendelijke groeten’

Beste

Vertrouwelijke relatie

Collega’s, burger als klant, burger als slachtoffer,…

Lezer aanspreken met ‘je’

Afsluiten met ‘Met vriendelijke groeten’

Vorm Tekstindeling Duidelijke alinea’s Brief wordt opgebouwd uit één of meerdere alinea’s Ofwel zinnen aan elkaar plakken Ofwel witregel bij nieuwe alinea NIET: ‘enter’ en op volgend regel beginnen

Tekstindeling

Duidelijke alinea’s

Brief wordt opgebouwd uit één of meerdere alinea’s

Ofwel zinnen aan elkaar plakken

Ofwel witregel bij nieuwe alinea

NIET: ‘enter’ en op volgend regel beginnen

Vorm Cijfers, uren,… 9 uur Niet 9u, 9u00, 09 uur, 09.00 uur,… (geen overbodige cijfers en uur voluit) Spaties tussen duizendtallen: 90 000 (niet 90.000) Telefoonnummers: 014 32 26 86 Niet: 014/32 26 86, 014.32.26.86

Cijfers, uren,…

9 uur

Niet 9u, 9u00, 09 uur, 09.00 uur,… (geen overbodige cijfers en uur voluit)

Spaties tussen duizendtallen: 90 000 (niet 90.000)

Telefoonnummers: 014 32 26 86

Niet: 014/32 26 86, 014.32.26.86

Vorm Afkortingen NIET: d.w.z., d.m.v., vb., t.e.m.,… Inhoudelijke afkortingen: eerste keer voluit en afkorting tussen haakjes. Nadien afkorting gebruiken

Afkortingen

NIET: d.w.z., d.m.v., vb., t.e.m.,…

Inhoudelijke afkortingen: eerste keer voluit en afkorting tussen haakjes. Nadien afkorting gebruiken

Vorm Aanhalingstekens Uitspraak: “Kom naar hier!” (dubbele aanhalingstekens) Accentueren van een woord: sporthal ‘Axion’ (enkele aanhalingstekens)

Aanhalingstekens

Uitspraak: “Kom naar hier!” (dubbele aanhalingstekens)

Accentueren van een woord: sporthal ‘Axion’ (enkele aanhalingstekens)

Inhoud Goede structuur is belangrijk voor lezersgerichte brief Algemene principes Kernboodschappen vooraan in de brief (eerste alinea) Wat is het belangrijkste? Wat moet de lezer weten? Vaak eerst: historiek van het dossier, chronologie, verantwoording, motivatie,…

Goede structuur is belangrijk voor lezersgerichte brief

Algemene principes

Kernboodschappen vooraan in de brief (eerste alinea)

Wat is het belangrijkste?

Wat moet de lezer weten?

Vaak eerst: historiek van het dossier, chronologie, verantwoording, motivatie,…

Inhoud Algemene principes Langere tekst opdelen in verschillende alinea’s: elke alinea één kerngedachte Gebruik tussentitels bij meerdere alinea’s

Algemene principes

Langere tekst opdelen in verschillende alinea’s: elke alinea één kerngedachte

Gebruik tussentitels bij meerdere alinea’s

Schrijfstijl Twee aspecten Moderne woordkeuze Geen vakjargon of ambtelijke taal Geen verouderd taalgebruik Gebruik de alledaagse spreektaal Zinsopbouw Korte zinnen Actieve schrijfstijl Lezer rechtstreeks aanspreken Zoveel mogelijk in tegenwoordige tijd

Twee aspecten

Moderne woordkeuze

Geen vakjargon of ambtelijke taal

Geen verouderd taalgebruik

Gebruik de alledaagse spreektaal

Zinsopbouw

Korte zinnen

Actieve schrijfstijl

Lezer rechtstreeks aanspreken

Zoveel mogelijk in tegenwoordige tijd

Schrijfstijl Moderne woordkeuze Geen ambtelijke taal Geen vakjargon: zet jezelf in de schoenen van de lezer Geen verouderd taalgebruik Tabel ‘stadshuistaal’ (zie lijst met ‘verboden’ woorden) Vermijd ouderwetse taal de dato… Ik woon te Geel = Ik woon in Geel Vergadering te 9 uur = vergadering om 9 uur Regel: wat je niet zegt, schrijf je ook niet. Gebruik spreektaal.

Moderne woordkeuze

Geen ambtelijke taal

Geen vakjargon: zet jezelf in de schoenen van de lezer

Geen verouderd taalgebruik

Tabel ‘stadshuistaal’ (zie lijst met ‘verboden’ woorden)

Vermijd ouderwetse taal

de dato…

Ik woon te Geel = Ik woon in Geel

Vergadering te 9 uur = vergadering om 9 uur

Regel: wat je niet zegt, schrijf je ook niet. Gebruik spreektaal.

Schrijfstijl Zinsbouw Gebruik korte zinnen. Schrap overbodige woorden. Is elk woord echt nodig? Schrijf actief. Zo min mogelijk ‘worden’ gebruiken Passieve zinnen (‘Ik word gezien door Jan’) zijn langer en zwaarder dan actieve zinnen (‘Jan ziet mij’) Spreek de lezer aan met ‘u’ of ‘je’. Gebruik ‘wij’ of ‘ik’ voor jezelf. Wees duidelijk. Geef instructies . Niet: ‘Gelieve u aan de regels van het huis te houden’. Wel: ‘Houd u aan de regels van het huis’.

Zinsbouw

Gebruik korte zinnen.

Schrap overbodige woorden.

Is elk woord echt nodig?

Schrijf actief.

Zo min mogelijk ‘worden’ gebruiken

Passieve zinnen (‘Ik word gezien door Jan’) zijn langer en zwaarder dan actieve zinnen (‘Jan ziet mij’)

Spreek de lezer aan met ‘u’ of ‘je’. Gebruik ‘wij’ of ‘ik’ voor jezelf.

Wees duidelijk. Geef instructies . Niet: ‘Gelieve u aan de regels van het huis te houden’. Wel: ‘Houd u aan de regels van het huis’.

Inhoud en schrijfstijl Voorbeelden bespreken

Voorbeelden bespreken

Wat nu? Proberen, proberen, proberen,… Hulplijn: mail je brief naar Liesbet Trimpeneers (feedback met opmerkingen en suggesties de volgende werkdag)

Proberen, proberen, proberen,…

Hulplijn: mail je brief naar Liesbet Trimpeneers (feedback met opmerkingen en suggesties de volgende werkdag)