Gerenciamento do escopo - Ano 2013 - PMBOK 5 edição

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Gerenciamento do escopo
Ano 2013
PMBOK 5 edição

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Gerenciamento do escopo - Ano 2013 - PMBOK 5 edição

  1. 1. 1 R O D R I G O L O P E S 24/9/2013 rdsilvalopes@gmail.com br.linkedin.com/in/rodrigoslopes G E R E N C I A M E N T O D O ESCO PO Quando você inicia um projeto, você acha que sabe exatamente o que precisa entregar, mas, então, surge as mudanças. A N O 2 0 1 3
  2. 2. • Rodrigo da Silva Lopes – MBA Gerenciamento de Projetos – MBA Especialização em Engenharia de Produção – Gestão de Processos Empresariais • Certificações – PMP – Project Management Professional – ITIL V2 e V3 – COBIT – ISO 20.000 e 27.000 • Empresas – Petrobras, Tata (Indiana), Globo.com e Bradesco Seguros. br.linkedin.com/in/rodrigoslopes/
  3. 3. Planejamento Planejar o gerenciamento do escopo Iniciação Execução M&C Validar o escopo Encerramento Controlar o escopoColetar os requisitos Definir o escopo Criar EAP Gerenciamentodo Escopo GRUPO DE PROCESSOS
  4. 4. Área de Conhecimento • O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para terminar o projeto com sucesso. (PMBOK) Gerenciamento do Escopo Controlar Dentro Definir Principal preocupação do Gerenciamento do Escopo
  5. 5. Área de Conhecimento • Definição do problema ou situação geradora do projeto (problema, necessidade, desafio, oportunidades). • Justificativa (o porquê) do projeto (que pode conter um diagnóstico da situação inicial, também denominado de baseline ou “linha de base”). • Objetivos geral e específicos do projeto (a razão de ser e o para quê). • Resultados esperados com a realização do projeto (diretamente relacionados com os objetivos específicos do mesmo). • Abrangência do projeto (público alvo e caracterização da extensão e área de atuação do projeto). Gerenciamento do Escopo – Elementos do Escopo
  6. 6. Área de Conhecimento • O Escopo é um componente do Plano de Projeto e responde as seguintes perguntas: – De que se trata o projeto? Qual a situação, problema ou necessidade que deu origem ao projeto? – Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto? – Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados podemos esperar com a realização do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefícios são esperados? Quais serão os beneficiados com sua realização? – Qual a área de atuação do projeto? Qual sua dimensão em termos de público alvo? Que volume de recursos deverá ser investido? Gerenciamento do Escopo
  7. 7. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do projeto – Descreve, junto com seus planos auxiliares, como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. Desta forma, guia a equipe durante todo o projeto. – Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento do projeto integra e consolida todos os planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento. • Termo de abertura do projeto • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Gerenciamento do Escopo – Plan. o Geren. do Escopo – Entrada Gerenciamento daoEscopo Planejamento Planejar o gerenciamento do escopo
  8. 8. Área de Conhecimento • Opinião Especializada – Pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião). – Ela é citada em 19 dos 42 processos do guia e por isso, deve sempre ser considerada. • Reuniões Gerenciamento do Escopo – Plan. o Geren. do Escopo – Ferram. e Téc.
  9. 9. Área de Conhecimento • Reuniões - Prepare-se - Planejamento-Pré: – Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos) – Escolher participantes e convocá-los com a pauta – Preparar a reunião (Informações necessárias) • Realização-Durante – Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão – Registrar principais decisões, ações c/ responsável e prazo – Determinar data da próxima reunião quando necessário • Acompanhamento-Pós – Distribuir ata rapidamente – Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, … Gerenciamento do Escopo – Plan. o Geren. do Escopo – Ferram. e Téc.
  10. 10. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do escopo • Plano de gerenciamento dos requisitos – Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento dos requisitos documenta como os mesmos serão analisados, documentados e gerenciados do início ao fim do projeto. – Ele faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. Gerenciamento do Escopo – Plan. o Geren. do Escopo – Saídas
  11. 11. Área de Conhecimento • Coletar os Requisitos – É o processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos dos projetos. – Os requisitos devem ser obtidos, analisados e registrados em detalhes suficientes para serem medidos durante a execução do projeto. – Os requisitos serão a base para construção da EAP. – O planejamento de custos, tempo e qualidade será construído com base nos requisitos. Gerenciamento do Escopo Gerenciamento doEscopo Planejamento Coletar os requisitos
  12. 12. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do escopo • Plano de gerenciamento dos requisitos • Plano de gerenciamento das partes interessadas – Objetivo principal definir as estratégias para aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos. • Termo de abertura do projeto • Registro das partes interessadas – Contém TODOS os detalhes relativos às partes identificadas. Gerenciamento do Escopo – Coletar os Requisitos - Entrada
  13. 13. Área de Conhecimento • Entrevistas • Dinâmicas de grupo • Oficinas • Técnicas de criatividade em grupo • Técnicas de tomada de decisão em grupo • Questionários e pesquisas • Observações • Protótipos • Benchmarking • Diagramas de contexto • Análise de documento Gerenciamento do Escopo – Coletar os Requisitos – Ferramentas e Téc.
  14. 14. Área de Conhecimento • Documentação dos requisitos • Matriz de rastreabilidade dos requisitos Gerenciamento do Escopo – Coletar os Requisitos – Saídas
  15. 15. Área de Conhecimento • Definir o escopo é o processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto. • Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso. Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo Gerenciamento doEscopo Planejamento Definir o escopo
  16. 16. Escopo do Produto X Escopo do Projeto Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo Escopo do Produto são características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço ou serviço
  17. 17. Características • Define e controla o que será incluído ou não no projeto. • Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto. • Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado. • Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating). Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo
  18. 18. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do projeto • Termo de abertura do projeto • Documentação dos requisitos • Ativos de processos organizacionais Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo – Entrada
  19. 19. Área de Conhecimento • Opinião Especializada – A opinião especializada é a ferramenta e técnica mais usada pelos processos do Guia PMBOK®. – Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião). – Ela é citada em 19 dos 42 processos do guia e por isso, deve sempre ser considerada. • Análise de produto • Identificação de alternativas • Oficinas Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo – Ferram. e Técnicas
  20. 20. Área de Conhecimento • Declaração do escopo do projeto – A declaração do escopo do projeto é essencial para o sucesso do projeto, pois, descreve as entregas do projeto e o trabalho necessário para criá-las. Ela é desenvolvida a partir das principais entregas, do termo de abertura, dos requisitos, premissas e restrições. – Exemplos Novo Negócio – Reforma da Casa – Viagem Las Vegas • Atualizações dos Documentos do projeto Gerenciamento do Escopo – Definir o Escopo – Saídas
  21. 21. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do projeto • Declaração do escopo do projeto • Documentação dos requisitos • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Gerenciamento do Escopo – Criar EAP – Entrada Gerenciamento doEscopo Planejamento Criar EAP
  22. 22. Área de Conhecimento • Decomposição – Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores. – No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho. – Para o processo Definir as atividades, divide-se o pacote de trabalho da EAP em componentes menores, que são as atividades necessárias para executar o pacote de trabalho. • Opinião Especializada Gerenciamento do Escopo – Criar EAP – Ferramenta e Técnica
  23. 23. Área de Conhecimento • Linha de base do escopo – A Linha de base do escopo é composta pelos artefatos que servem para orientar a equipe do projeto em relação as entregas e o resultado esperado do projeto. • Atualizações dos Documentos do projeto Gerenciamento do Escopo – Criar EAP – Saídas Declaração do Escopo EAP Dicionário da EAP
  24. 24. Criar uma Estrutura Analítica de Projeto ou EAP 1- Escreva o nome do projeto no primeiro nível (nível 0) da EAP. 2- Iniciar o segundo nível com as entregas de Gerenciamento de Projetos e Encerramento. Nome do Projeto Nome do Projeto Geren. do Projeto Encerramento
  25. 25. Criar uma Estrutura Analítica de Projeto ou EAP 3- Acrescentar as fases do ciclo de vida (entrega completa da fase) do projeto do segundo nível. Nome do Projeto Geren. do Projeto EncerramentoFase 1 Fase 2 Fase 3
  26. 26. Criar uma Estrutura Analítica de Projeto ou EAP 4- Decompor as entregas (produtos ou serviços) em subprodutos (entregas parciais) que as compõem. Nome do Projeto Geren. do Projeto EncerramentoFase 1 Fase 2 Fase 3 PG Escopo PG Req Cronogr Relatórios Monitora. Controle Reuniões Entrega 1 Entrega 2 Entrega 3 Aceite parcial Entrega 2.1 Entrega 2.2 Aceite parcial Entrega 3.1 Aceite parcial Encerr. Contratos Lições Aprendid Encerram. Projeto
  27. 27. Área de Conhecimento • Validar o escopo (ou Verificar o Escopo como era chamado na quarta edição do Guia PMBOK®) é o processo de formalizar a aceitação dos produtos do projeto. Gerenciamento do Escopo Gerenciamento doEscopo M&C Validar o escopo
  28. 28. Área de Conhecimento • Validar o Escopo Gerenciamento do Escopo Entregas terminadas (parte de Orientar e gerenciar a execução do projeto) Inspeção em Realizar o controle da qualidade (validar entregas) Mudanças são solicitadas e a ação corretiva ou reparo de defeito é implementado Inspeção em Realizar o controle da qualidade é repetida (entrega validadas) Reunir-se com o cliente (processo Validar o escopo) Cliente aceita as entregas Mudanças são solicitadas
  29. 29. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do projeto • Documentação dos requisitos • Matriz de rastreabilidade dos requisitos • Entregas validadas – Segundo o Guia PMBOK®, entregas são produzidas como saídas de processos realizados para completar o trabalho planejado e agendado no plano de gerenciamento do projeto, i.e., qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo. – A entrega deve ser verificável e será produzida para concluir um processo, uma fase ou um projeto. • Dados sobre o desempenho do trabalho – Exemplo. Gerenciamento do Escopo – Validar o Escopo – Entrada
  30. 30. Área de Conhecimento • Inspeção – A inspeção é usada para manter os erros fora das mãos do cliente. – A prevenção é usada para manter os erros fora do processo. – A "Qualidade deve ser planejada, não inspecionada.“ – Mas, você deve fazer os dois. • Técnicas de tomada de decisão em grupo – A responsabilidades do GP é garantir que a melhor decisão seja tomadas em tempo hábil e garantir a correta implementação do que foi decidido. Gerenciamento do Escopo – Validar o Escopo – Ferramentas e Técnicas Planejar a Qualidade ou Inspecionar?
  31. 31. Área de Conhecimento • Entregas aceitas – A entrega deve ser verificável e será produzida para concluir um processo, uma fase ou um projeto. • Solicitações de mudança – "A única coisa que é constante nos projetos são as mudanças". – Existirão várias solicitações de mudança no projeto e o gerente de projeto deve se preocupar em definir o Controle Integrado de Mudanças. • Informações sobre o desempenho do trabalho • Atualizações dos documentos do projeto Gerenciamento do Escopo – Validar o Escopo – Saídas
  32. 32. Área de Conhecimento • Controlar o Escopo é o processo de monitorar o status do escopo do projeto e do produto e gerenciar as alterações na linha de base de escopo. Gerenciamento do Escopo Gerenciamento doEscopo Planejamento Controlar o escopo
  33. 33. Área de Conhecimento • Plano de gerenciamento do projeto • Documentação dos requisitos • Matriz de rastreabilidade dos requisitos • Dados sobre o desempenho do trabalho – Os dados de desempenho do trabalho são os valores atualizados dos indicadores de desempenho do projeto (prazo, custo e escopo). – A técnica mais usada para calculá-los é o gerenciamento do valor agregado. • Indicadores de Prazo (Gerenciamento de Custo) • Indicadores de Custo (Gerenciamento de Custo) • Ativos de processos organizacionais Gerenciamento do Escopo – Controlar o Escopo – Entrada
  34. 34. Área de Conhecimento • Análise de variação Gerenciamento do Escopo – Controlar o Escopo – Ferramentas e Téc.
  35. 35. Área de Conhecimento • Informações sobre o desempenho do trabalho – Progresso do cronograma; – Entregas terminadas e não terminadas; – Atividades do cronograma iniciadas e as que foram terminadas; – Até que ponto os padrões de qualidade estão sendo atendidos; – Custos autorizados e incorridos; – Estimativas para terminar as atividades do cronograma que foram iniciadas; – Percentual fisicamente terminado das atividades em andamento; – Lições aprendidas documentadas; – Detalhes da utilização de recursos. • Solicitações de mudança • Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto • Atualizações dos documentos do projeto • Atualizações dos ativos de processos organizacionais Gerenciamento do Escopo – Controlar o Escopo – Saídas

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