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Auditoria  modelo
 

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    Auditoria  modelo Auditoria modelo Document Transcript

    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL MEMORANDUN DE PLANEAMIENTO AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS, EXAMEN ESPECIAL A LAINFORMACIÓN PRESUPUESTAL Y ASPECTOS OPERATIVOS DEL EJERCICIO 2006 DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA- JUNIN1. ORIGEN La presente Auditoría a los Estados Financieros, Examen Especial a la Información Presupuestal y Aspectos Operativos del ejercicio 2006 de la Municipalidad Provincial de Chupaca, Departamento de Junín, se ejecuta en cumplimiento a la designación realizada por la Contraloría General de la República a través de la Resolución de Contraloría Nº 002-2008-CG del 08.ENE.2008. NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ACCION DE CONTROL El Objetivo de la Auditoría Financiera estará orientada a determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria presentada a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la formulación de la Cuenta General de la República, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001- CG/B340, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27.JUL.2001 y según lo dispuesto por las Normas de Auditoría Gubernamental. Objetivos de la Auditoría Financiera Objetivo General:  Emitir Opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros preparados por la Municipalidad Provincial de Chupaca al 31.DIC.2006, de conformidad con los Principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones vigentes Objetivos Específicos:  Determinar si los estados financieros preparados por la entidad, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.Municipalidad Provincial de Chupaca 1
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Objetivos del Examen Especial de la Información Presupuestaria Objetivo General:  Emitir opinión sobre la razonabilidad de la información presupuestaria preparada por la Municipalidad Provincial de Chupaca al 31.DIC.2006; así como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el presupuesto institucional. Objetivos Específicos:  Evaluar la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto institucional teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria del gasto público.  Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional, concordantes con las disposiciones legales vigentes. Aspectos de importancia a realizarse como parte de la Auditoria:  Evaluar la gestión de la entidad en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos previstos y resultados esperados, de acuerdo a lo establecido en la Directiva Nº 013.2001-CG/B340, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 001-2001-CG de 27.JUL.2001.  Evaluar la adquisición de bienes y servicios efectuados con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a exoneración), a fin de verificar su sustento legal y contractual, y si fueron efectuados en términos de transparencia, economía y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro.  Determinar si los Proyectos de Inversión u Obra Pública efectuadas directamente o a través de contratistas se ha llevado a cabo de acuerdo a la normativa vigente.  Evaluar los controles implantados por la Entidad, respecto a las donaciones recibidas en el ejercicio a examinar, en función a propiedad, uso y destino, estableciendo su correcta utilización y registro contable.  Evaluar el uso de los recursos provenientes del fondo de Compensación Municipal, estableciendo si durante el período evaluado la administración dio cumplimiento de las normas que regulan la aplicación de éste recurso y si seMunicipalidad Provincial de Chupaca 2
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL encuentran debidamente justificados y sustentados técnicamente.2. ALCANCE DEL EXAMEN El presente Examen Especial se realiza de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas- NAGA- y las Normas de Auditoria Gubernamental -NAGU- aprobadas por Resolución de Contraloría N° 162-95 CG de 22.SET.1995, modificadas mediante Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del 07.DIC.2000. El periodo examinado comprende desde el 01.ENE.2006 al 31.DIC.2006, asimismo, se incluirá periodos anteriores y posteriores conforme ameriten las circunstancias debido a las evaluaciones que realicen. Es necesario señalar que Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Chupaca, en cumplimiento a su Plan Anual de Control del año 2007, ejecuto los siguientes exámenes especiales:  Examen Especial a Procesos de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios en General de Mayor Relevancia Realzados por la Municipalidad Provincial de Chupaca, Periodo 2006, habiendo emitido el Informe Nº 005- 2007-OCI-MPCH, de fecha setiembre del 2007.  Examen Especial a Proyectos de Inversión: Obras de Mayor Envergadura Ejecutadas por Administración Directa por la Municipalidad Provincial de Chupaca, periodo 2005 y 2006, habiendo emitido el Informe Nº 006-2007-OCI- MPCH, de fecha diciembre del 20073. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD. La Municipalidad Provincial de Chupaca, fue creada por Ley Nº 26428 del 05 de Enero de 1995, esta ubicada en el Departamento de Junín. Rige su presupuesto según las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. El Régimen Laboral del personal empleado está sujeto al régimen de la actividad pública y de los obreros al régimen de la actividad privada. La Municipalidad, a fin de cumplir con los postulados de visión, misión y filosofía institucional, ha aprobado su estructura funcional de carácter gerencial, sustentado en los principios de: Programación, Dirección, Ejecución, Supervisión, Control previo, Concurrente y Posterior, que rigen la legalidad, economía, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, participación y seguridad ciudadana; así como el Reglamento de Organización y Funciones.Municipalidad Provincial de Chupaca 3
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Tiene como Órgano de Gobierno: • Concejo Municipal • Alcaldía. El Concejo Municipal es el Órgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Está constituida por el Alcalde y los Regidores. Siendo responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administración Municipal.4. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD ♦ Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Chupaca; aprobado por Ordenanza Municipal Nº 013-2006-MPCH-A. ♦ Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Chupaca, aprobado por Resolución de Alcaldía Nº 020-2004-MPCH-A. ♦ Ley Nº 28652 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006. ♦ Ley Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. ♦ Ley Nº 27209 - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. ♦ Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. ♦ Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. ♦ Directiva Nº 003-2006-EF/76.01 para la Ejecución del Proceso Presupuestario de los Gobiernos Locales para el año Fiscal 2006, aprobada mediante Resolución Directoral Nº 005-2006-EF/76.01. ♦ Normas de Auditoría Gubernamental NAGU, aprobada con Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG de fecha 26.SET.1995 y sus modificatorias. ♦ Manual de Auditoría Gubernamental - MAGU, aprobada con Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG de fecha 18.DIC.1998.5. INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA. Se ha previsto efectuar una evaluación selectiva de la documentación relacionada a la Municipalidad Provincial de Chupaca. Al término de las visitas de ser el caso, se cursarán Pliegos de Hallazgos a los servidores responsables, otorgándose plazos de acuerdo a NAGU 3.60 y a las circunstancias. El Informe en borrador deberá emitirse luego de recibirse los comentarios de los servidores y ex servidores a quienes se les cursara los respectivos pliegos deMunicipalidad Provincial de Chupaca 4
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL hallazgos; la revisión y discusiones finales se realizará posteriormente, luego y previa evaluación se redactara el Informe Final. N° de Dias Fecha de entrega Informe corto de auditoria 45 25.MAR.2008 Informe Largo de auditoria 45 25.MAR.2008 Informes Examen a la Información Presupuestaria 45 25.MAR.2008 Informe largo sobre controles internos 30 04.MAR.2008 Memorando de planeamiento 15 14.FEB.2008 Al término de las labores se emitirá los informes finales de acuerdo a lo siguiente: Cinco (05) Ejemplares del Informe Corto de Auditoría Financiera Cinco (05) Ejemplares del Informe Largo de Auditoría Financiera. Cinco (05) Ejemplares del Informe al Examen Especial a la Información Presupuestaria.6. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y SIGNIFICATIVAS De las Unidades de Tesorería, Abastecimientos y Obras relacionadas a las compras directas, adjudicaciones desarrolladas conforme a la normativa vigente, por los comités y/o comisiones especiales, así como también pagos, ejecución de contratos, ejecución de obras entre otros.7. PUNTOS DE ATENCION: De acuerdo a la información obtenida se han identificado los siguientes puntos de atención: Presuntas deficiencias en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios llevados a cabo en la Municipalidad Provincial de Chupaca. Carencia de Liquidaciones técnicas financieras de las obras ejecutadas durante el período a evaluar. Carencia de los análisis de las cuentas confortantes del balance general al 31.DIC.2006.Municipalidad Provincial de Chupaca 5
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL8. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD Los funcionarios y servidores responsables del manejo administrativo y de gestión de la Municipalidad Provincial de Chupaca son: Abog. Luis Bastidas Vasquez Alcalde Eco. Ibnias Grijalva Sauri Gerente Municipal9. PERSONAL Para la ejecución del presente Examen Especial se requiere de la participación del siguiente personal: CARGO EN LA NOMBRE Y APELLIDO COMISION Supervisor de Comisión CPC Wilmer Cabanillas Mendo Jefe de Equipo CPC. César Gonzáles Quilla Auditor CPC. Sandro Bonilla Otarola Auditor CPC. Elias Espinoza Velásquez Asistente CPC. Alejandro Delgado Quintanilla Especialista Legal Abog. Carlos Jiménez Aleman Especialista Ingeniero Ing. Rolando Gutiérrez Tudela10. PRESUPUESTO DE TIEMPO Para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el presente Memorando de Planeamiento se estima la utilización de días útiles, distribuidos de la siguiente manera: ACTIVIDADES Nº DE Nº HORAS DIAS PERSONAL HOMBRE UTILES Planeamiento 2 128 10 Ejecución 7 1072 25 Informe de Auditoría 7 480 10 Total 07 1,680 45Municipalidad Provincial de Chupaca 6
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL RECURSOS HUMANOS Planeamiento Ejecución Informe Total Supervisor 40 24 32 80 Jefe de Equipo 104 176 80 360 Auditor 264 96 360 Auditor 264 96 360 Auditor 264 96 360 Especialista Abog. 80 40 120 Especialista Ing. 40 40 TOTAL H/H 1,68011. COSTO DEL EXAMEN De acuerdo a la programación de actividades, se utilizará un total de 1,680 horas con un costo de S/. 13,520.00 tal como se detalla a continuación: COSTO COSTO DE LA ACCION DE CONTROL ACCION DE H/H Nª H/H Pasajes Viáticos Otros Total CONTROL (a) (b) (d) (e) (f) (g) Supervisor 20 800 1,600.00 Jefe de Equipo 10 360 3.600.00 Auditor 6 360 2,160.00 Auditor 8 360 2,880.00 Asistente 4 360 1,440.00 Especialista Abog. 10 120 1,200.00 Especialista Ing. 16 40 640.00 1,680 13,520.0012. PARTICPACIÓN DE ESPECIALISTAS Para el desarrollo de los trabajos se deberá contar con los siguientes especialistas: Ingeniero Civil, De acuerdo a la muestra seleccionada efectuará la evaluación técnica de las obras ejecutadas durante el período de evaluación Abogado Verificará de ser el caso el estado de los procesos legales de la entidad y asuntos relacionados a la acción de controlMunicipalidad Provincial de Chupaca 7
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL13. PROGRAMAS DE AUDITORIA Los procedimientos de Auditoria a aplicar en al presente Acción de Control, se presentan en ANEXO Nº 01. Chupaca, 31 de Enero de 2008 CPC. Wilmer Cabanillas Mendo CPC. César Gonzáles Quilla Supervisor Jefe de Equipo .Municipalidad Provincial de Chupaca 8
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL ANEXO Nº 01 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA PROGRAMA DE AUDITORÍA ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA DE AUDITORIAEl examen de los estados financieros se realizará de acuerdo con normas de auditoríageneralmente aceptadas y por consiguiente incluirá pruebas selectivas en lacontabilidad y documentación, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría ycuyo alcance será determinado sobre la base de la evaluación del control interno. Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T 1. Elabore las cédulas sumarias de los rubros que conforman las cuentas del balance general. 2. Solicite los libros de actas del Concejo Municipal u otro órgano administrativo de la entidad y extracte los acuerdos y/o asuntos más importantes que tienen que ver con la marcha de la entidad. 3. Obtenga contratos y/o convenios más importantes celebrados por la Entidad durante el período sujeto a revisión. 4. Obtenga copias o archivo de las Resoluciones de la Entidad. 5. Solicite y obtenga los siguientes documentos:  Plan de Trabajo Institucional  Manual de Organización y Funciones  Reglamento Interno  Presupuesto del año objeto de auditoria e informes de ejecución presupuestaria.  Directivas emitidas por la Entidad.  Informes de auditorias anteriores. 6. Revise los procedimientos de control interno vigentes con relación a las operaciones que desarrolla la Entidad. 7. Circularice a los abogados, compañías de seguros y otros que tengan relación con los activos y pasivos de la Entidad. 8. Estructure cédulas de ajustes y reclasificación que tengan significancia para una mejor presentación de los estados financieros. 9. Anote los puntos de atención.Municipalidad Provincial de Chupaca 9
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T10. Discutir los puntos de atención y los asientos de ajuste y reclasificación con la Alta Dirección de la Entidad.11. Prepare el borrador del informe corto y someta a aprobación de la Entidad. Discutir este informe con la Alta Dirección de la Entidad.12. Prepare el informe largo de acuerdo a los requerimientos solicitados.13. Prepare los Memorandos de Observaciones determinados en el examen, y discutirlos con el cliente.14. Prepare el Resumen del Control de tiempo por áreas y por personas que participan en la auditoría.Municipalidad Provincial de Chupaca 10
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILPROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS MINIMOSESTADOS FINANCIEROS – EJERCICIO 2006 Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T1. Efectúe una comprensión, análisis y evaluación de los sistemas de Control, de Contabilidad y procedimientos de las áreas vinculadas con la Información Financiera y Presupuestaria a base de cuestionarios. Aplique procedimientos de revisión analítica de los Estados Financieros.2. Realice pruebas de cumplimiento de las operaciones en las áreas evaluadas3. AREA DE TESORERIA Recuente el efectivo y otros valores en custodia en caja principal incluyendo en él cobranzas pendientes de depósito, remuneraciones no pagadas. Al concluir el recuento, solicite al cajero y/o tesorero para que confirme por escrito que los fondos fueron recontados en su presencia y le fueron devuelto intactos. Prepare una relación de los adelantos u otros gastos pagados con fondos de caja principal o caja chica, según sea el caso, y vea si los documentos que sustentan están autorizados y cumple con las formalidades de Ley. De existir fondos pendientes de depósito proceda del modo siguiente:  Haga corte de los recibos de ingresos utilizados y no utilizados.  Verifique el último recibo incluido en el último depósito. Igualmente efectúe el análisis anterior, con los pagos con cheques y desembolsos en efectivo y depósitos en las cuentas corrientes. Determinar los gastos financieros referente a sobregiros bancarios y cerciorarse de su aprobación Revisar si existe restricciones sobre disponibilidad de los fondos por contingencia. Determinar la existencia de cuentas bancarias en moneda extranjera, verificar si se convirtió en moneda nacional al cambio del día a fin de año.Municipalidad Provincial de Chupaca 11
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T4. BANCOS 4.1 Obtenga una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el período objeto de examen. 4.2 Sobre la base de la relación obtenida haga la circularización al banco. 4.3 De haber obtenido las conciliaciones bancarias, verifique selectivamente su conformidad, poniendo atención al del mes de diciembre. 4.4 De existir saldos en moneda extranjera revise la conversión a moneda nacional. 4.5 Cualquier diferencia que hubiera, determine las causas de éstas. 4.6 La confirmación recibida compare con los saldos que figura en el balance 4.7 Examine todas la notas de débito y crédito bancario de importancia y verifique se hayan sido registrados adecuadamente. 4.8 De existir sobregiros evalúe su razonabilidad y necesidad de la entidad. 4.9 Compruebe que las disponibilidades estén presentados y revelados en el balance, apropiadamente.5. CUENTAS POR COBRAR Aplique el cuestionario de control interno a Rentas Obtenga el balance de cuentas por cobrar, sobre cuya base valide el saldo mostrado en el balance. Además obtenga el listado de cuentas por cobrar por impuestos, tasas, contribuciones, etc. por antigüedad, más de 120, 90, 60 y 30 días. Seleccione un grupo de cuentas por Cobrar, principalmente, de impuesto predial y coteje con los reportes provenientes del sistema Si hubiera cualquier diferencia coteje con la Declaración Jurada Verifique el valor del autovalúo y el cálculo del impuesto Asimismo, obtenga el listado de cuentas en cobranza coactiva, sobre cuya base determine la razonabilidad de la provisión para cuentas de cobrabilidad dudosa De ser el caso confirme de manera directa las cuentas por cobrarMunicipalidad Provincial de Chupaca 12
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILMunicipalidad Provincial de Chupaca 13
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T Revise los saldos por cobrar a cargo de funcionarios y empleados con el objeto de comprobar que han sido aprobados los anticipos concedidos6. AREA DE ACTIVOS FIJOS (Control Patrimonial) Aplique el cuestionario de control interno con el propósito de evaluar el grado de solidez del mismo. Obtenga el listado de activo fijo, cerciórese si fueron objeto de recuento físico con motivo del cierre del ejercicio, compare con el saldo revelado en al balance. Haga una cédula del movimiento de activo fijo por cada uno de las subdivisionarias así como de su depreciación correspondiente Haga una inspección física de los bienes que a juicio suyo son pertinentes y anote el estado de éstos, el código Efectúe cálculos de las provisiones para depreciaciones a fin de determinar su razonabilidad. Determine si la depreciación en cuanto a tasa y método es consistente en relación al ejercicio anterior. Revise el cumplimiento de las normas de registro y Margesí de Bienes, especialmente de los inmuebles Con relación a las adquisiciones del ejercicio, objeto de examen, contrastar con los comprobantes de pago que lo sustentan y con el PAAC, al igual que las bajas con la Resolución respectiva. Revise detalladamente la documentación sustentatoria verificando fecha de adquisición, precios unitarios y condiciones de compra, factura del proveedor, guías de remisión, contratos, etc Verificar que las transferencias de Construcciones en curso a infraestructura pública, se hayan efectuado previa liquidación de obra debidamente aprobada.Municipalidad Provincial de Chupaca 14
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T Sobre la base de la Evaluación Anual del Presupuesto determine las obras concluidas pero que no cuentan con su liquidación respectiva. Con relación a vehículos e infraestructura solicite tarjeta de propiedad y título de propiedad asentados en la Oficina Registral. Verifique que las maquinarias y otros activos fijos cuentan con póliza de seguros y si estos son suficientes.7. CUENTAS POR PAGAR Verificación según tipo de obligación, si los importes que aparecen el Balance están respaldados por bases e información documentada por cada cuenta. Examinar los comprobantes para determinar si son obligaciones reales. Efectúe seguimiento de pagos posteriores al 31 de diciembre para comprobar sus fechas de origen y establecer si existen pasivos no registrados. En la partida tributos por pagar efectúe un análisis y estudio de la situación y régimen fiscal de la entidad fundamentalmente en cuanto a las obligaciones de: ESSALUD; AFP; IMPUESTO EXTRAORDINARIO DE SOLIDARIDAD, IMPUESTO A LA RENTA 4TA. Y 5TA. CATEGORIA, ETC. Exánime selectivamente los movimientos y saldos contables de las Cuentas por Pagar, confrontando documentos, registros auxiliares y asientos contables Confirme las Cuentas por Pagar significativas por compras de bienes y servicios al 31 de diciembre Solicite las actas de sesión de Concejo y archivos de contratos, debiendo revisarse si existen Pasivos que no fueron comprometidos al 31 de diciembre. Indague respecto a posibles Contingencias que podrían significar pasivos para la entidad o tienen efectoMunicipalidad Provincial de Chupaca 15
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL en la situación financiera de la mismaMunicipalidad Provincial de Chupaca 16
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T8. HACIENDA NACIONAL Efectúe análisis de los movimientos de las cuentas del Patrimonio, examinando su razonabilidad y concordancia con principios y normas aplicables. Efectúe verificación de la razonabilidad, formalidad legal y contable de las cuentas que conforman el Patrimonio, investigando cualquier hecho o situación anormal.9. INGRESOS Efectúe una confrontación selectiva de la documentación de Ingresos, su registro en auxiliares y los asientos contables, en función a una muestra de 4 meses Para los Ingresos en general, efectúe las siguientes verificaciones selectivas: - Confronte la documentación (recibos) con los respectivos auxiliares comprobando su conformidad. - Verifique que la secuencia numérica de comprobantes se hallan mantenido normalmente. - Los cálculos aritméticos de los recibos estén conformes. - Verifique que los precios del cuadro tarifarío, concuerden con los recibos emitidos, mensual, trimestral y/o semestralmente. - Que, los ingresos en efectivo según facturas y/o boletas hallan ingresado a Caja. - Compruebe el cumplimiento de políticas de pagos fraccionados. Evaluar los Ingresos Ejecutados respecto a lo presupuestado, determinar las causas de las desviaciones Examinar selectivamente la contabilización de los registros auxiliares que han sido confrontados en el paso No. 9.2.Municipalidad Provincial de Chupaca 17
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Procedimientos Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto Por P/T10. GASTOS Y COSTOS DE OPERACIÓNExaminar selectivamente la documentación de gastos de operación y diversos, conforme a una muestra. Prestar atención a la codificación de los Gastos, efectuar un seguimiento de su contabilización y verificar su compromiso presupuestal. Finalmente evaluar la calidad del documento en cuanto a sustentar legal y formalmente las operaciones.Efectuar cortes de documentos de operaciones de pagos, examinar simultáneamente los documentos de gastos después de 30 días posteriores al 31-12-2005, para comprobar si todo gasto ha sido contabilizado en su periodo.Evaluar los Gastos Ejecutados por cada rubro especifico y partida respecto al presupuesto, indagar e investigar las desviaciones significativasMunicipalidad Provincial de Chupaca 18
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILOBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIAOBJETIVO GENERALOBJETIVO D2OPINAR SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIAPREPARADA POR LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CHUPACA AL 31.DIC.2006;ASÍ COMO EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOSPREVISTOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL. Procedimientos Período Hecho Ref. Cubierto Por Fecha P/TGeneral1. Evaluar los parámetros económico-financieros aplicados para la programación y formulación de los planes operativos de la Municipalidad Provincial de Chupaca con proyectos estratégicos multianuales.2. Verificar el cumplimiento de procedimientos de evaluación presupuestaria que permita la toma de decisiones de manera oportuna.OBJETIVOS ESPECÍFICOSD.2.1 EVALUAR LA APLICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTEEN LAS FASES DE PROGRAMACIÓN, FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓNY EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL TENIENDO EN CUENTA LASMEDIDAS COMPLEMENTARIAS DE AUSTERIDAD O RESTRICCIÓN DEL GASTOPÚBLICO. Procedimientos Período Hecho Ref. Cubierto Por Fecha P/T1. Obtener conocimiento de los principales procedimientos de control interno que permitan efectuar con oportunidad la programación y formulación de planes operativos.2. Asimismo que, la ejecución y evaluación del presupuesto, considere las medidas complementarias de austeridad, disciplina y ahorro en el gasto público, vigentes.3. Aplique los procedimientos establecidos en los programas respectivos.Municipalidad Provincial de Chupaca 19
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILD.2.2 ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METASPREVISTOS EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, CONCORDANTES CON LASDISPOSICIONES LEGALES VIGENTES. Procedimientos Período Hecho Ref. Cubierto Por Fecha P/T1. Verificar mediante procedimientos analíticos de cálculo el grado de cumplimiento de objetivos y metas, seleccionando muestras en cada área operativa de la Municipalidad Provincial de Chupaca para precisar la razonabilidad de los datos emitidos.2. Efectuar visitas de inspección a las obras y proyectos realizados, consultando con los beneficiarios de las obras (población) su adecuada utilización.3. Aplique los programas analíticos establecidos para cada caso.Municipalidad Provincial de Chupaca 20
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILPROGRAMA DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto por P/T OBJETIVO N º 1: Estudiar y evaluar la estructura de control interno del área de presupuesto, como parte del examen practicado al marco y ejecución presupuestal, con el objeto de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de auditoria para definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria. 1. Aplique el Cuestionario de Control Interno, validando las respuestas afirmativas, e incluyendo las causas de las negativas, a efectos de determinar las debilidades de control interno. 2. Evalúe el ambiente de control considerando los siguientes elementos: Estructura organizacional. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. Métodos de control sobre el cumplimiento de leyes, reglamentos y directivas emitidas por el ente rector. Métodos de control para el monitoreo y seguimiento de las operaciones. 3. Obtenga un entendimiento del sistema de información y registro por cada una de las fases del proceso presupuestario. 4. Solicite y/o elabore flujogramas a nivel panorámico por cada una de las fases del proceso presupuestario, y registre el entendimiento de los procedimientos de control teniendo en cuenta los siguiente aspectos: Apropiada autorización de operaciones y actividades. Segregación de funciones, que asignen a diferentes empleados, las responsabilidades de autorizar las operaciones y/o registrarlas. Diseño y uso de documentos y registros apropiados. Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilización de los registros. 5. Efectúe una verificación selectiva del entendimiento de cada una de las fases del proceso presupuestario e identifique los controles que se realizan por cada una de las fases seleccionando los controles clave. 6. Prepare un programa con procedimientosMunicipalidad Provincial de Chupaca 21
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL adicionales por cada uno de los controles identificados como débiles. 7. Efectúe pruebas para verificar que los controles funcionan, y elabore un registro de las debilidades de control. PROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto por P/T 8. Evalúe la organización, operaciones, procedimientos, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de datos, aplicados en el proceso presupuestario. 9. Obtenga un entendimiento del ambiente SIC (Sistema de Información computarizada) mediante indagación, observación e inspección de documentos. 10. Obtenga un entendimiento de los controles generales del SIC, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Prevención de cambios no autorizados a los programas Acceso de sólo el personal autorizado. Datos que se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados. Los programas nuevos y que se hayan modificado se actualizan, se prueban y se documentan. 11. Elabore una cédula que muestre las observaciones a ser incluidas en el Memorándum de Control Interno. 12. Establezca los aspectos de importancia a considerarse en el presente examen. 13. En base a los aspectos que se señalan en el desarrollo de los procedimientos 10 y 11, efectúe conclusiones sobre el nivel del riesgo de control respecto a las operaciones de cada etapa del proceso presupuestario. 14. Si el resultado de la evaluación del riesgo arrojara que es bajo o moderado, se procederá a efectuar una evaluación ampliada de los procedimientos de control, incrementando para ello, las pruebas de cumplimiento, en caso contrario se procederá a incrementar el alcance de las pruebas sustantivas por cada una de las fases del proceso presupuestarioMunicipalidad Provincial de Chupaca 22
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto por P/T OBJETIVO N° 2: Evaluar el marco presupuestal a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. 1. Obtenga los siguientes documentos: Plan Operativo Institucional, Plan Estratégico Institucional (PEI), Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) acompañado de la resolución y formularios de aprobación y exposición de motivos, y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). 2. Solicite los formatos de cierre y conciliación del Presupuesto, relacionados a: Ejecución de Ingresos a nivel pliego, Presupuesto Institucional Modificado por grupo genérico de gasto y Ejecución de gastos por Fuente de Financiamiento; solicite la evaluación presupuestaria anual. 3. De contar la entidad con el "Software del Proceso Presupuestario" del módulo de reportes estadísticos solicite los siguientes reportes: • Ejecución Institucional de Ingresos • Ejecución Institucional de Gasto por Fuente de Financiamiento • Evaluación Institucional 4. Con la información obtenida elabore la cédula del “Marco Legal del Presupuesto” por Fuente de Financiamiento, Partidas de Ingreso, Categoría de Gasto y Grupo Genérico de Gasto. 5. Compare el Marco Legal del Presupuesto con la información incluida en los formatos de cierre y conciliación presupuestaria y/o evaluación presupuestaria y determine, de ser el caso, las diferencias existentes. 6. Verifique que en la formulación presupuestal no se haya incorporado la partida " Saldos del Balance". 7. Evalúe si los recursos asignados cubren los gastos necesarios para la operatividad de la entidad auditada, de acuerdo a las prioridades establecidas por el Titular de la misma.Municipalidad Provincial de Chupaca 23
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILMunicipalidad Provincial de Chupaca 24
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref. Cubierto por P/T OBJETIVO N° 3: Determinar si la ejecución del Presupuesto Institucional se ha sujetado a la normativa presupuestaria, mediante el análisis del comportamiento de los ingresos y gastos. 1. Solicite la programación de ingresos y gastos semestral y/o anual, y verifique que se consigne los recursos mensualizados para el cumplimiento de las metas programadas a nivel de actividad y proyecto. 2. Establezca si la Oficina de Presupuesto verifica el cumplimiento de metas respecto a su programación y a la ejecución presupuestaria del gasto. 3. Verifique si la programación de ingresos y gastos se registra en el Software de programación mensualizada del Presupuesto para el ejercicio fiscal, remitido por la Dirección Nacional de Presupuesto Público. 4. Verifique si en la programación y ejecución de ingresos y egresos, por cada fuente de financiamiento, se han tenido en cuenta las limitaciones señaladas en los dispositivos legales vigentes para el período en evaluación. 5. Verifique si la ejecución presupuestaria guarda relación con los Calendarios de Compromisos autorizados a nivel de fuente de financiamiento, categoría del gasto y grupo genérico de gasto. 6. Verifique Sobregiros, Saldos Negativos en el Módulo de Presupuesto Público. 7. En caso que la entidad haya realizado adquisiciones de bienes y servicios a través del PNUD, verifique el cumplimiento de la normatividad vigente al respecto y que se cuente con toda la información sustentatoria correspondiente. 8. En el caso que la entidad haya obtenido recursos provenientes de Operaciones de Crédito Externo y Donaciones, verifique que la ejecución de gastos se subordine a los correspondientes convenios u contratos. 9. Verifique si el Área de Presupuesto cumplió con efectuar el proceso de cierre y conciliaciónMunicipalidad Provincial de Chupaca 25
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. 10. Con la documentación sustentatoria de los gastos, verifique que la naturaleza de los mismos, esté en relación directa con los Grupos Genéricos contenidos en el Clasificador de Gastos. 11. Realizar comparación y análisis de la información presupuestaria y financiera emitida por la entidad, en aspectos que reflejen el flujo de ingresos y gastos durante el ejercicio, tales como: • Ingresos del ejercicio Vs. Captación • Gastos de Personal Vs. Planilla. • Gastos de Inversiones y Otros Gastos de Capital Vs. Variación Patrimonial. • Detecte las diferencias y determine la explicación a las mismas. 12. Verifique la correcta afectación, aplicación y autorización de los siguientes gastos: • Gastos Variables y Ocasionales • Viáticos y asignaciones • Alimentos de personas • Subvenciones Sociales • Subvenciones Económicas • Gastos de Ejercicios anteriores • Régimen de Ejecución Especial 13. Respecto a las metas comprendidas como gastos de inversión, verifique que este rubro considere los gastos orientados a obtener un activo tangible, que incremente sustancialmente la oferta de bienes y servicios que presta la entidad. 14. Igualmente establezca si los gastos de inversión estén orientados a atender las prioridades tales como Obras en Ejecución, que estén previstas continuar en el año fiscal auditado u obras que por ser pequeñas se prevé su culminación en el año fiscal auditado. 15. Verifique que los documentos sustentatorios evidencie la pertinencia del pago, y que los mismos hayan sido adecuadamente registrados. 16. Solicite al contador de la entidad la información presupuestal remitida periódicamente a laMunicipalidad Provincial de Chupaca 26
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Contaduría Pública de la Nación y verifique: • Oportunidad de la información remitida • Compare los resultados con la información remitida al MEF o FONAFE. • Evalúe las posibles observaciones emitida por los entes rectores a la misma • En caso de no haberse dado cumplimiento, evalúe los motivos y acciones realizadas para superar dicha deficiencia. 17. Efectúe un análisis para determinar si los compromisos efectuados para gastos de personal, activo y cesante; corresponden exclusivamente a los servidores y funcionarios registrados en planilla, solicitar planillas. 18. Verifique si la entidad registra en el SIAF todos los ingresos y gastos efectuados por las diversas fuentes de financiamiento. 19. Verifique si se actualizan los ingresos en su fase de recaudación. 20. Verifique si los registros del SIAF son de orden correlativo y si se registran todas las fuentes de financiamiento. 21. Verifique si la ejecución de los compromisos informados al MEF, coinciden con la ejecución del gasto del mes registrado en el SIAF. 22. Verifique si el Área de Presupuesto cumplió con efectuar el proceso de cierre y conciliación presupuestal, conforme a las directivas emitidas para tal efecto. OBJETIVO N° 4: Determinar si las modificaciones presupuestarias se han efectuado de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. 1. Solicite los dispositivos que sustentan las modificaciones presupuestarias efectuadas tanto a nivel institucional como funcional programático y verifique su legalidad y si contienen la documentación sustentatoria correspondiente. 2. Verifique de la información anterior, si se efectuaron observando las limitaciones establecidas en la Ley Anual de Presupuesto o disposiciones vigentes. 3. Solicite del Software de Proceso Presupuestario (del menú de modificaciónMunicipalidad Provincial de Chupaca 27
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL presupuestal), los siguientes reportes: • Presupuesto Inicial y sus modificaciones • Anexo de Resolución de modificaciones presupuestarias 4. Elabore la cédula de modificaciones presupuestarias a nivel de fuentes de financiamiento, categoría del gasto y grupo genérico de gasto y verifique si dichas modificaciones se encuentran consideradas en el PIM. OBJETIVO N° 5: Verificar si la evaluación presupuestaria, determina los indicadores de eficacia, eficiencia, desempeño y operación en la ejecución del presupuesto institucional. 1. Solicite el Informe Final de la Evaluación Institucional Semestral y/o Anual y verifique que contenga el esquema señalado en la Directiva correspondiente. 2. Solicite los reportes de: Evaluación Institucional de Ingresos; Resumen a nivel de genérica del Software del Proceso Presupuestario y verifique si la ejecución presupuestaria de ingresos a nivel de pliego y sub-genérica de ingresos, se han comparado con los ingresos estimados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el modificado (PIM), mediante la aplicación del "Indicador de Eficacia" y si se ha efectuado la explicación de los ratios resultantes. 3. Solicite el reporte de Evaluación Institucional Presupuestaria del Software del Proceso Presupuestario y verifique si en la ejecución presupuestaria de los egresos se han relacionado los compromisos efectuados respecto del monto de los egresos previstos en el PIA, así como con el PIM a nivel de actividad, proyecto, categoría del gasto y grupo genérico de gasto que sustenta el indicador de eficacia de los gastos 4. Verifique si en la determinación de las metas obtenidas, se ha aplicado el indicador de eficacia que relacionan las metas presupuestarias obtenidas con las metas presupuestarias de apertura y modificadas aMunicipalidad Provincial de Chupaca 28
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL nivel de actividad y proyecto respeto al PIA y al PIM. 5. Verificar si el "Indicador de Eficiencia" muestra el grado de optimización de los recursos asignados a cada meta presupuestal, teniendo en cuenta los egresos previstos del PIA, así como los contemplados por el PIM, pudiendo solicitar para el caso, el reporte de Evaluación Institucional – Ejecución por metas presupuestarias del Software del Proceso Presupuestario. 6. Verifique si la entidad ha aplicado las medidas correctivas y sugerencias señaladas en el Informe Final de la Evaluación Institucional, en base a los resultados de las etapas "Análisis y explicación de la gestión presupuestaria en términos de eficacia, eficiencia y desempeño" y "Identificación de los problemas presentados". 7. Para el caso de los Gobiernos Locales solicite el "Informe Final de la Evaluación Institucional Semestral y/o Anual" y verifique que contenga las partes señaladas en la Directiva anual aprobada y constate lo señalado ejecutando los siguientes procedimientos. 8. Verifique si en la etapa de ¨ Análisis y Explicación de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia ¨ se ha comparado el PIA y PIM con la ejecución presupuestaria de los ingresos, egresos y metas presupuestarias utilizando los indicadores presupuestarios correspondientes. 9. Verifique si en la etapa de “Identificación de problemas presentados” durante el proceso de análisis y explicación de la Gestión Presupuestaria se ha efectuado en términos de Eficacia y Eficiencia a nivel de Actividad, Proyecto y Pliego, según corresponda. 10. Verifique si las soluciones técnicas para superar las deficiencias observadas en la etapa de "Determinación de Medidas Correctivas y Sugerencias" se han aplicado considerando el grado de realismo de las metas presupuestarias y de los gastos estimados para el cumplimiento de metas. 11. Evalúe los resultados obtenidos en el Plan Operativo y si estos reflejan los resultadosMunicipalidad Provincial de Chupaca 29
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL presupuestales. OBJETIVO N° 6: Determinar si la entidad ha cumplido con remitir a los organismos pertinentes la información presupuestal correspondiente. 1. Verifique si la entidad ha cumplido con remitir en los plazos establecidos la información presupuestal (PIA, ejecución presupuestal, modificaciones presupuestales, evaluaciones y otros) a los organismos pertinentes. 2. Determinar si el Pliego ha remitido al MEF, la información para la elaboración del Marco Macroeconómico Multianual, señalado en el Decreto Supremo N° 039-2000-EF del 25.04.2000. OBJETIVO N° 7: Determinar el grado de implementación de las recomendaciones planteadas en los informes de auditoría emitidos por la Contraloría General de la República, los Órganos de Auditoría Interna y las Sociedades de Auditoría designadas. 1. Obtenga los informes de seguimiento de medidas correctivas elaborados por los Órganos del Sistema Nacional de Control, que estuvieran relacionados con el Área de Presupuesto. 2. Verifique si las medidas adoptadas por la entidad, han sido suficientes para implementar las recomendaciones contenidas en los informes de Contraloría General, los Órganos de Auditoría Interna y las Sociedades de Auditoría designadas. 3. En relación a las recomendaciones no implementadas o en proceso de implementación, determine las causas que no han permitido a la entidad implementarlas totalmente. 4. Si como resultado de lo anterior, se encontrara que la situación reportada por el Órgano de Auditoría Interna, no refleja la posición encontrada, solicite a dicho Órgano las explicaciones del caso.Municipalidad Provincial de Chupaca 30
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL 5. Consigne en una cédula de trabajo, la situación de las recomendaciones encontradas a la fecha del examen.Municipalidad Provincial de Chupaca 31
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILASPECTOS DE IMPORTANCIA A REALIZARSE COMO PARTE DE LA AUDITORÍAEVALUAR LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LASMETAS Y OBJETIVOS PREVISTOS Y RESULTADOS ESPERADOS, DE ACUERDO ALOS ESTABLECIDO EN LA DIRECTIVA Nº 013-2001-CG/B340, APROBADAMEDIANTE RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 117-2001-CG DE 27 JULIO 2001. PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref. Cubierto o P/T por 1. Determine si en los documentos de gestión se han formulado objetivos, metas, responsabilidades logros, políticas en general y procedimientos a nivel institucional. 2. Determine si los objetivos y metas son fijadas por la entidad en el plan operativo institucional a corto y largo plazo. 3. Verifique si los objetivos de la entidad son fijados claramente, si responde a su capacidad operativa, si permite medición de logros y, si armoniza con el Plan Nacional de Desarrollo. 4. Determine si los medios con que cuenta la entidad son suficientes para asegurar la consecución de los objetivos y metas propuestas, así como si éstos son optimizados por la gestión de la entidad. 5. Verifique si la entidad ha preparado el informe de evaluación presupuestal de informe sobre las metas y objetivos alcanzados y de ser el caso adoptaron los correctivos necesarios. 6. Verifique si la entidad ha cumplido con sus metas y objetivos previstos y establecidos en el Plan Operativo, y evalúe la meta fijada y lo ejecutado. 7. Solicite los cronogramas sobre el avance y progreso de metas y objetivos en el plan operativo desarrollado por la entidad y verifique las acciones adoptadas. 8. Revise el Presupuesto elaborado por la entidad y si éste ha sido aprobado por la alta dirección. 9. Evalúe y analice de ser el caso las causas que originaron las variaciones entre lo presupuestado y lo ejecutado. 10. Revise la documentación presupuestal mensual, trimestral, semestral.Municipalidad Provincial de Chupaca 32
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILEVALUAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EFECTUADOS CON O SINPROCESO LICITARLO (INCLUYENDO LOS SUJETOS A EXONERACIÓN), A FIN DEVERIFICAR SU SUSTENTO LEGAL Y CONTRACTUAL, Y SI FUERON EFECTUADOSEN TÉRMINOS DE TRANSPARENCIA, ECONOMÍA Y OPORTUNIDAD, Y SI LOSMISMOS SON UTILIZADOS PARA LOS FINES QUE FUERON PREVISTOS Y SEENCUENTRAN EN CONDICIONES ADECUADAS QUE NO SIGNIFIQUEN RIESGO DEDETERIORO O DESPILFARRO. PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Objetivo 1: Revisar la planificación de las adquisiciones y contrataciones 1. La planificación de las adquisiciones y contrataciones se ajusta a los objetivos y prioridades del Plan Operativo y Plan Estratégico Objetivo 2: Verificar la disponibilidad de las partidas presupuestales para la ejecución de PAAC. 1. Revisar el PIA y establecer que se encuentre aprobado por las instancias pertinentes. 2. Verificar en el documento de ejecución presupuestal, que los gastos en bienes, servicios ú obras correspondan a los previstos en el PAAC. 3. Constatar que se cuente, en el presupuesto aprobado, con las previsiones de recursos para los conceptos de bienes y servicios u obras consideradas en el PAAC 4. Documentar el proceso presupuestal, la asignación de partidas y la disponibilidad de recursos para las adquisiciones y contrataciones. Objetivo 3: Comprobar los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de las áreas usuarias. 1. Comprobar la existencia de los requerimientos formales de los bienes, servicios u obras de las áreas usuarias y su debida sustentación. 2. Verificar si el objeto del proceso de selección guarda relación con las necesidades derivadas por el área usuaria. Seleccionar y entrevistar a los usuarios y analizar el uso, frecuencia y relación del requerimiento con el cumplimiento de objetivos y metas de su área. 3. Verificar la oportunidad de los requerimientos de las áreas usuarias. 4. Contrastar que las prioridades consideradas enMunicipalidad Provincial de Chupaca 33
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL el PAAC estén acordes con los requerimientos formulados por las áreas usuarias. 5. Comprobar que su requerimiento tiene vigencia tecnológica o no tiene obsolescencia inmediata. PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por Objetivo 4: Verificar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 1. Comprobar que el PAAC incluya los procesos adquisiciones y contrataciones y contenga los bienes, servicios u obras requeridas por las áreas usuarias 2. Comprobar que las fechas consideradas para las adquisiciones y contrataciones de los bienes, servicios u obras consideradas en el PAAC corresponden a la oportunidad requerida por las áreas usuarias y se encuentren incluidos los tiempos estimados de duración de los procesos de selección de los proveedores. 3. Constatar que el PAAC contenga la información mínima indispensable de todas las contrataciones y adquisiciones de la entidad, con independencia del régimen que las regule 4. Validar la información sustentatoria y su justificación, en los casos especiales: ítem relacionados, estandarización, compras por etapas, tramos, paquetes o lotes; comprobar la secuencia lógica de la etapa, o tramo, su continuidad y que no constituya un evento aislado o inconcluso. 5. Verificar que las modalidades de selección, tipos de procesos, sistemas de contrataciones y modalidades de ejecución estén debidamente sustentados Objetivo 5: Verificación de la aprobación y difusión del plan anual de adquisiciones y contrataciones 1. Comprobar que el PAAC y sus modificatorias se aprobaron oportunamente y por la autoridad competente, debiendo comprender a los autores y los procesos administrativos previos a su aprobación; dentro del plazo máximo fijado siguiente a la aprobación del presupuesto institucional. 2. Verificar la publicación del PAAC en el SEACE, de ser el caso se haya publicado en el Diario oficial El Peruano y su remisión a CONSUCODE y PROMPYME. VERIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA RESPONSABLE. Objetivo 1: Verificar de la designación de la dependencia responsable de la planificación de los procesos de selección y de la unidad de compras 1. Revisar la organización, políticas, normas, procesos y controles que maneja la instituciónMunicipalidad Provincial de Chupaca 34
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL y el área responsable de las adquisiciones y contrataciones PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 2. Verificar que las funciones de la dependencia responsable están incorporadas en el MOF y guardan concordancia con las previstas en las Ley y que su designación esta debidamente sustentada Objetivo 2: Comprobar la adecuada designación de los comités especiales para los procesos de selección 1. Comprobar que la designación del Comité Especial se realizó por la autoridad competente de la entidad y en la oportunidad debida, siguiendo los procedimientos establecidos 2. Verificar la contratación de los expertos independientes, la definición de sus funciones y alcance 3. Verificar que la composición del comité especial es acorde a la normativa y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria., según contrato. 4. Verificar si las condiciones contractuales contemplen todas las funciones y obligaciones del experto independiente. Objetivo 3: Verificar la elaboración del cronograma detallado de las convocatorias a los procesos de selección de acuerdo al PAAC a 1. Verificar la existencia de cronogramas de los procesos de selección que guarde concordancia con el PAAC y la oportunidad de su formulación así como la pertinencia de su contenido 2. Verificar que la Entidad haya formulado el programa de obras y que éste contenga las acciones a realizar, previa, durante y posteriores a la adquisición o contratación. Objetivo 4: Verificar la determinación del valor referencial 1. Comprobar la validez de los documentos que sustenten técnicamente los precios de mercado que sustentan el valor referencialMunicipalidad Provincial de Chupaca 35
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL 2. Recalcular el valor referencial y comparar con el que aparece en las Bases.Municipalidad Provincial de Chupaca 36
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 3. Validar que la antigüedad de los valores referenciales estén de acuerdo a la normativa. 4. Comprobar que el área responsable haya comunicado oportunamente al comité especial de los valores referenciales obtenidos Objetivo 5: Verificar el registro de los libros de actas y expedientes de contrataciones. 1. Verificar la existencia del libro de actas y si esta debidamente foliado, legalizado y custodiado 2. Constatar que en libro de actas estén registrados todos los acuerdos adoptados por los comités especiales de todos los procesos de selección y suscritos por los integrantes que asistieron a la reunión del comité. 3. Verificar la existencia de los expedientes de contratación de cada uno de los procesos de selección 4. Comprobar que los expedientes de contratación cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la culminación del contrato. COMPROBACIÓN DE LA ELABORACIÓN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Objetivo 1: Comprobar la adecuada elaboración de las bases de los procesos de selección 1. Verificar que las bases contengan todos los documentos y partes que la conforman (calendario del proceso de selección, plazos y mecanismos de publicidad, método de evaluación y calificación de propuestas, proforma del contrato, etc.) 2. Comprobar que el cronograma del proceso de selección contemple los plazos mínimos de cada una de las etapas del proceso. 3. Verificar que el sistema de evaluación o calificación de propuestas se sustente en parámetros objetivos y se oriente a la obtención de la oferta técnico-económica más conveniente 4. Verificar que las especificaciones técnicas contenidas en las bases corresponden a las definidas por el área usuaria. Expediente Técnico, en el caso de obras: 1. Constatar que el expediente técnico de obra cuente con la conformidad de las instanciasMunicipalidad Provincial de Chupaca 37
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL técnicas correspondientes de la entidad, que haya sido aprobado por la autoridad competente PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 2. Verificar que el expediente técnico de obra contiene memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, precios unitarios, y presupuesto, estudios de suelos, fórmulas polinómicas, y proforma de contrato. 3. Evaluar el expediente técnico determinando la pertinencia de los documentos que la conforman. 4. Constatar que las partidas del presupuesto base cuenten con sus especificaciones técnicas, pruebas y ensayos para el control de calidad, y que sean las necesarias para ejecutar la obra 5. Verificar que los precios unitarios de las partidas del presupuesto base se encuentran sustentadas con los análisis de precios respectivos y la razonabilidad de los mismos. Objetivo 2: Verificar de la aprobación de las bases de los procesos de selección. 1. Verificar que las bases correspondan al documento elevado por el Comité Especial y que se haya seguido el procedimiento correspondiente. 2. Constatar que las bases estén aprobadas por la autoridad competente. 3. Comprobar que las bases se hayan aprobado en la oportunidad y que permita convocar al proceso de selección en las fechas señaladas en el PAAC. 4. Indagar que se cuente con la disponibilidad de recursos presupuestales para la adquisición y/o contratación Objetivo 3: Verificación de la convocatoria y difusión de los procesos de selección. 1. Constatar que el proceso convocado está incluido en el PAAC, salvo excepciones de Ley, tiene disponibilidad de recursos y fuente de financiamiento. 2. Verificar la publicación de la convocatoria en el SEACE (en el diario de mayor circulación nacional o local), la oportunidad en que ésta se ha dado y se haya adjuntado la documentación respectiva.Municipalidad Provincial de Chupaca 38
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL 3. Analizar si los plazos previstos en el cronograma del proceso son los correctos.Municipalidad Provincial de Chupaca 39
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 4. Analizar el registro de participantes, indagando que el período de registro corresponda al cronograma, el monto por el derecho de participación es el adecuado y el nivel de confiabilidad de la información sea adecuada. 5. En los casos de ADS y AMC constatar que las comunicaciones de invitación a los postores existan y se hayan emitido en la debida oportunidad. 6. Comprobar la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección. Objetivo 4: Comprobar la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección.1. Comprobar que las consultas y absolución de las mismas se hayan efectuado de acuerdo al cronograma del proceso.2. Verificar que todas las consultas formuladas se hayan absuelto, que tengan el fundamento y sustento correspondiente y que han sido puesto en conocimiento de todos los postores.3. Comprobar que las respuestas a las consultas están consideradas como parte integrante de las Bases y se hayan incluido en las Bases integradas y comunicado a todos los postores o publicado en el SEACE.4. Revisar si en los casos de las consultas relacionadas con las características técnicas de los bienes, servicios y obras, éstas han sido absueltas previa opinión de área especializada de la Entidad5. Analizar si el Comité Especial en la absolución de consultas excediéndose en sus funciones, modifique las condiciones previstas en las Bases y en las características técnicas.6. Comprobar que en el caso que los observantes requieran la elevación de ésta a CONSUCODE, se haya efectuado oportunamente y siguiendo los procedimientos establecidosMunicipalidad Provincial de Chupaca 40
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T porObjetivo 6: Constatar la integración de las Basesde los procesos de selección 1. Comprobar que la integración de las bases se haya realizado dentro de los plazos establecidos 2. Verificar que la integración de las bases comprendan todas las observaciones acogidas. 3. Comprobar que las Bases se hayan comunicado en su oportunidad y siguiendo los procedimientos respectivosCOMPROBACIÓN DE LA RECEPCIÓN DEPROPUESTAS.Objetivo 1: Comprobar la recepción depropuestas en los procesos de selección 1. Verificar que la recepción de propuestas se ha dado en las fechas y horarios previstos. 2. Comprobar que el acto de recepción se dio asegurando la transparencia del mismo. 3. Indagar que en el acto de recepción de propuestas el Comité Especial actuó en su conjunto y con la independencia debida. 4. Comprobar que los postores estuvieron debidamente representados. 5. Constatar que la documentación presentada por los postores cumplen con las exigencias de las Bases y Normas que la regulan Objetivo 2: Verificación de la evaluación de las propuestas de los procesos de selección 1. Comprobar que la evaluación de las propuestas se inició y concluyó en las fechas previstas en el cronograma 2. Verificar que se aplicaron los criterios de evaluación y calificación, definidos en las Bases. 3. Validar el puntaje total asignado a cada una de las propuestas (recalculo de la misma), y si el orden de los postores corresponde a su calificación. 4. Verificar la posible existencia de intereses o vinculaciones entre postores, que distorsionen dichas ofertas.Municipalidad Provincial de Chupaca 41
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Objetivo 3: Constatación del adecuado otorgamiento y difusión de la buena pro. 1. Constatar que la Buena Pro se otorgó al postor que obtuvo el mayor puntaje total. PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 2. Verificar si se ha presentado recursos impugnativos al acto de otorgamiento de la buena, así como, analizar si estas se han formulado oportunamente, se ha dado el trámite adecuado y que hayan sido resueltas en los plazos previstos y debidamente fundamentadas. 3. Constatar que el otorgamiento de la Buena Pro se haya dado según lo dispuesto por las instancias superiores como consecuencia de los recursos impugnativos. 4. Verificar el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro fue registrada en el SEACE y notificada a los postores 5. Constatar que las siguientes etapas del proceso de adquisición y contratación, se hayan dado luego que el otorgamiento de la Buena Pro haya quedado consentida. Objetivo 4: Verificación del procedimiento de declaración de nulidad. 1. Verificar que la nulidad del proceso se sustenta en las causales establecidas y están debidamente fundamentadas 2. Analizar si la identificación de las causales invocadas para la nulidad del proceso, pudieron ser identificadas con una mayor anticipación. 3. Verificar si el Comité Especial adoptó acciones inmediatas para la continuación del proceso, luego de la declaración de la nulidad. Objetivo 5: Verificación del procedimiento de declaración de desierto. 1. Verificar que la declaración de desierto se sustentan en los supuestos previstos en las normas. 2. Constatar que la Entidad identificó las causales reales que motivaron la declaratoria de desierto e implementó las medidas correctivas necesarias previas a las nuevas convocatorias.Municipalidad Provincial de Chupaca 42
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL 3. En el caso de que la causa que generaron la declaratoria de desierto corresponda a actos negligentes u omisión de los encargados, verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por Objetivo 6: Revisión del procedimiento de cancelación del proceso de selección. 1. Comprobar que la cancelación del proceso se haya realizado de manera previa al otorgamiento de la buena pro 2. Verificar que la creación del proceso de selección obedece a una causal debidamente motivada y sustentada prevista en la Ley. 3. Constatar la publicación de la cancelación del proceso en el SEACE, así como la comunicación al Comité Especial y a los participantes del proceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento 4. Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participación a los participantes del proceso de selección, dentro de los plazos previstos en el Reglamentos 5. Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de selección para la adquisición o contratación del bien, servicio u obra materia de la cancelación, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelación. 6. Verificar si el Comité Especial adoptó acciones inmediatas para la continuación del proceso, luego de la declaración de la nulidad. Objetivo 5: Verificación del procedimiento de declaración de desierto. 1. Verificar si la declaración de desierto se sustentan en los supuestos previstos en las normas. 2. Constatar que la Entidad identificó las causales reales que motivaron la declaratoria de desierto e implementó las medidas correctivas necesarias previas a las nuevas convocatorias. 3. En el caso de que la causa que generaron la declaratoria de desierto corresponda a actos negligentes u omisión de los encargados,Municipalidad Provincial de Chupaca 43
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar Objetivo 7: Revisión del procedimiento de cancelación del proceso de selección. 1. Comprobar que la cancelación del proceso se haya realizado de manera previa al otorgamiento de la buena pro 2. Verificar que la creación del proceso de selección obedece a una causal debidamente motivada y sustentada prevista en la Ley. PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 3. Constatar la publicación de la cancelación del proceso en el SEACE, así como la comunicación al Comité Especial y a los participantes del proceso dentro de los plazos previstos en el Reglamento 4. Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participación a los participantes del proceso de selección, dentro de los plazos previstos en el Reglamentos 5. Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de selección para la adquisición o contratación del bien, servicio u obra materia de la cancelación, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelación. Objetivo 8: Verificar la aprobación de las exoneraciones. 1. Verificar si los bienes, servicios u obra materia de la exoneración están incluídos en el PAAC, salvo en el caso de emergencias o desabastecimiento inminente. 2. comprobar que la exoneración cuente con el informe técnico emitido por el área competente y que en éste se sustenta el requerimiento y la existencia de la causal invocada. 3. Constatar que se cuente con el informe legal emitido por el área competente y verificar que en ésta se fundamenta la causal invocada sobre la base del marco normativo vigente 4. Verificar que el documento de aprobación de la exoneración cuenta con los fundamentos y que contenga toda la información que exige el marco legal correspondiente. 5. Comprobar que el documento de aprobación haya sido emitido por la autoridad competente. 6. Comprobar la publicación oportuna del documento de aprobación en el diario oficial El Peruano y en el SEACE, así como la remisiónMunicipalidad Provincial de Chupaca 44
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL oportuna de la información a la CGR y CONSUCODE. 7. Verificar que la adquisición o contratación se estableció el valor referencial de acuerdo a precios de mercado, que contó con las Bases respectivas y que se realizó a través de acciones inmediatas. 8. Evaluar si la propuesta de único proveedor a quien se le otorgó la Buena Pro, cumple con las características y condiciones establecidas en las Bases; así como si se exigen las garantías correspondientes.Municipalidad Provincial de Chupaca 45
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por Objetivo 8: Verificar la sustentación de las causales de la exoneración 9. Exoneraciones para contratar con entidades del sector público, verificar que la adquisición o contratación resulta más favorable en comparación con los precios del mercado y siempre que ello no implique el uso u aprovechamiento de su condición de Entidad, que la razón de costo oportunidad resulta más eficiente; que se haya considerado como condición la no subcontratación. 10. Exoneraciones por situación de desabastecimiento inminente, verificar que la ausencia del bien, servicio u obra surge de un hecho extraordinario o imprevisible; compromete de manera directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios u operaciones productivas de la entidad, que la exoneración comprenda exclusivamente a los bienes, servicios y obras sólo por el tiempo o cantidad necesarios para resolver la situación y llevar a cabo el proceso de selección regular; que en el caso que el desabastecimiento sea consecuencia de omisiones o negligencias, se haya considerado el inicio de las acciones de determinación de responsabilidades; que la necesidad actual y urgente; y, que no estén aprobándose en vías de regularización, por períodos consecutivos. 11. Exoneraciones por situación de emergencia constatar, que corresponde a casos de acontecimiento catastróficos, grave peligro; y de necesidad de Defensa Nacional; que comprenda sólo aquellos bienes, servicios u obras estrictamente necesarias para paliar el efecto producido y satisfacer las necesidades sobrevivientes, que la regularización de la sustentación y aprobación se haya dado dentro de los plazos previstos y se haya incluido en el PAAC. 12. Exoneraciones por bienes o servicios que no admiten sustitutos, verificar que esté evidenciado con documento probatorio que el bien o servicio requerido no existan sustitutos en el mercado y que exista un solo proveedor en el mercado nacional.Municipalidad Provincial de Chupaca 46
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por 13. Exoneraciones por servicios personalísimos, constatar, que exista la necesidad de servicios especializados profesionales, artísticos, científicos o tecnológicos; y que las características inherentes, particulares o especiales del locador, con relación a su destreza, habilidad, experiencia y conocimientos, hayan sido evaluadas en forma objetiva evidenciando las diferencias y ventajas que justifiquen su eventual preferencia con relación al resto de agentes del mercado. Así mismo, verifique que se hayan efectuado subcontrataciones. VERIFICACIÓN DE LA CITACIÓN A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. Objetivo 1: Verificar la citación a la suscripción del contrato. 1. Verificar que la citación al postor ganador para la suscripción del contrato, se haya realizado dentro de los plazos y condiciones previstas en la norma aplicable. 2. Comprobar que se haya citado al postor que ocupó el segundo lugar dentro de los plazos y condiciones establecidos en la normativa, en caso de no apersonarse el postor ganador. 3. Constatar que de no haberse efectuado adecuadamente las citaciones, se haya dispuesto el deslinde de responsabilidad de los responsables y de ser el caso, las sanciones 4. Verificar que en el caso de habérsele aplicado penalidades a la entidad por negligencia de los encargados, ésta haya sido repetido a los responsables que la generaron. Objetivo 2: Verificar los documentos legales para la suscripción del contrato 1. Verificar que los documentos requeridos en las bases y la normativa vigente se hayan presentado previo a la suscripción del contrato. 2. Comprobar la autenticidad e idoneidad de los documentos presentados.Municipalidad Provincial de Chupaca 47
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL PROCEDIMIENTOS Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T por Objetivo 3: Revisar los términos del contrato. 1. Verificar que el contrato contiene todas sus partes integrantes como: documento que lo contiene, las Bases integradas, la oferta ganadora, documentos derivados del proceso de selección que fijen obligaciones para las partes. 2. Verificar la concordancia entre las Bases, proforma del contrato, oferta ganadora, plazos de ejecución y montos. Objetivo 4: Revisión de las cláusulas obligatorias. 1. Examinar el contrato y cerciorarse que contiene las cláusulas de garantías, solución de controversias y de resolución de contrato por incumplimiento. Verificar adicionalmente la vigencia de las garantías. 2. Analizar si el contenido de las cláusulas obligatorias salvaguardan los intereses de la Entidad. Objetivo 5: Confirmación de las garantías. 1. Comprobar que el postor ganador presentó, antes de firmar el contrato, la garantía de fiel cumplimiento y por el monto diferencial de la propuesta, por el monto que corresponde y con el plazo de vigencia hasta el momento de la recepción de bienes o liquidación final del contrato 2. Verificar que las fianzas hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; así como, confirmar su autenticidad. 3. Verificar que las fianzas fueron renovadas antes de la fecha de su vencimiento, por el monto y plazo que corresponde; asimismo, de no haberse renovado dichas fianzas si se ejecutaron oportunamente. Objetivo 6: Verificar la suscripción del contrato. 1. Verificar que la suscripción del contrato se realizó dentro de los plazos previstos en las normas y las Bases 2. Verificar que quienes firman el contrato tengan el poder y facultades para ello. 3. Comprobar si como consecuencia de la no firma oportuna por parte de la Entidad se han generado penalidades o el pago de lucroMunicipalidad Provincial de Chupaca 48
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL cesante y que estas hayan sido repetidas en el caso de derivarse de actos negligentes por parte de los encargadosMunicipalidad Provincial de Chupaca 49
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por Objetivo 7: Comprobar los procedimientos seguidos ante la no suscripción del contrato Comprobar que se han agotado los procedimientos necesarios para lograr la suscripción del contrato. Verificar que se haya tramitado la sanción al Contratista. VERIFICACIÓN DE LA DEFINICIÓN DEL PLAZO DE INICIO CONTRACTUAL. Objetivo 1: Comprobar el inicio del plazo contractual. En el caso de bienes y servicios, verificar que la vigencia del contrato sea desde el día siguiente de su suscripción y que la culminación corresponda a la fecha de conformidad de los bienes y servicios. En el caso de contratos de obras, comprobar que la Entidad oportunamente haya designado al inspector o supervisor; que se haya hecho entrega del expediente técnico completo; que se haya entrega de materiales e insumos; y que se haya entregado el adelanto directo al contratista. Que se haya fijado como inicio del plazo al día siguiente de cumplirse todas las condiciones estipuladas en los puntos anteriores según corresponda. Comprobar si se ha generado la obligación del pago de penalidades. Objetivo 2: Verificar el cumplimiento de los adelantos de materiales según contrato 1. Verificar que esta clase de adelanto esté definida en el contrato al igual que sus montos y condiciones 2. Comprobar que el porcentaje del adelanto de materiales no exceda, en conjunto con el adelanto directo, lo establecido en la normativa. 3. Verificar que la solicitud del adelanto se haya efectuado de acuerdo al calendario adquisición de materiales y que ésta se haya atendido oportunamente y en los montos correspondientes, que en el caso de obras dicho monto debe corresponder a los cálculos previstos en la norma de la materia. 4. Comprobar que la entrega del adelanto se haya realizado contra la presentación de lasMunicipalidad Provincial de Chupaca 50
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL garantías por idéntico monto y un plazo de vigencia adecuada. Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por Objetivo 3: Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) según contrato. 1. Determinar que esta clase de adelanto esté definida en el contrato, así como el monto y condiciones. 2. Comprobar que en el caso de contrato de obras el monto de adelanto otorgado no exceda el 20% y que en el conjunto con los adelantos de materiales no exceda al 60% del monto del contrato. 3. Comprobar en el caso de bienes y servicios, el monto no excede al 30% del monto del contrato 4. Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentación de las garantías por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses renovables por el monto pendiente de amortización. 5. Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en el contrato. Objetivo 4: Comprobar la amortización de adelantos. 1. Verificar que la amortización de los adelantos en efectivo se ha realizado mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales al contratista. 2. Comprobar que la amortización para adelantos en materiales se ha realizado según la normativa vigente para esos casos. 3. Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago próximo siguiente o liquidación del contrato. 4. Verificar si las garantías de los adelantos se haya mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor. Objetivo 5: Verificar la autorización de los pagos a cuenta, cumplimiento de los plazos para los pagos y entregas de las valorizaciones según cronograma detallado en el contrato. 1. Verificar que el reparto se efectuó después de ejecutada la presentación a lo estipulado en el contrato, con la respectiva conformidad de recepción de los bienes o servicios 2. Comprobar en el caso de los contratos deMunicipalidad Provincial de Chupaca 51
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL ejecución de obra, que las valorizaciones se hayan formulado sobre la base de los trabajos o prestaciones realmente ejecutados y que los precios unitarios, no excedan a los del valor referencial o del contrato, según el sistema de contratación que corresponda; además, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones.Municipalidad Provincial de Chupaca 52
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por 3. Constatar que en las valorizaciones de presupuestos adicionales de obras, corresponden a los aprobados por la Entidad mediante la respectiva resolución y con la autorización de la CGR de ser el caso. 4. Verificar que en el caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en las valorizaciones las penalidades que correspondan. 5. Comprobar que los pagos se hayan efectuado dentro de los plazos convenidos, y que no se haya generado la obligación de pago de intereses. 6. Constatar que los contratistas hayan emitido los respectivos comprobantes (facturas, boleta de venta) por el pago efectuado y que se hayan emitido válidamente. Objetivo 6: Comprobar la designación del Supervisor o Inspector. 1. Verificar que la designación del Supervisor o Inspector se ha realizado oportunamente y que éste cuenta con las calificaciones profesionales requeridas. 2. Comprobar que la actuación del supervisor o inspector ha permitido la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato. 3. Analizar si la supervisión o inspección efectuó un real control de la obra, absolvió oportunamente las consultas que formule el contratista, emitió sus informes reportando los hechos relevantes, elaboró las valorizaciones y otras obligaciones contempladas en su contrato. Objetivo 7: Comprobar el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato. 1. Comprobar que las prestaciones se hayan dado dentro de los plazos establecidos en el contrato. 2. Revisar que en el caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes. 3. Comprobar que las ampliaciones del plazo corresponda a causas atribuibles a la entidad o en su defecto sean por caso fortuitos o de fuerza mayor, y que éstas hayan sido invocadas siguiendo los procedimientos previstos en la norma pertinente. 4. Comprobar que el número de días de la ampliación de plazo o reducción de plazo corresponda al período en que se presentaronMunicipalidad Provincial de Chupaca 53
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL las causales invocadas y que éstas hayan afectado el calendario de avance de obra o la prestación contratada. Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por 5. Revisar que los gastos generales reconocidos se han calculado considerando, el plazo contractual, los gastos generales contractuales o presupuesto referencial, según el sistema de contratación y los índices general de precios; así como en el caso de paralización de obras estos gastos generales cuenten con la acreditación debida. 6. Revisar que en el caso de las demoras injustificadas, se haya requerido al contratista la aceleración de los trabajos, y de haber persistido el incumplimiento se haya dispuesto la intervención económica de la obra o la resolución del contrato. 7. Comprobar que los pagos de los mayores gastos generales se pagaron en la oportunidad prevista en el contrato Objetivo 8: Verificar el cumplimiento de la calidad de la prestación. 1. Confirmar que en el proceso de la prestación se han efectuado los controles de calidad y cantidad previstos en las especificaciones y en las propuestas del contratista, que garanticen que los servicios contratados se han dado a cabalidad, verificándose además, que se haya emitido el informe donde se exprese la conformidad respectiva. 2. Revisar si previo a la recepción y conformidad de la prestación, se han realizado pruebas de calidad que garanticen que el bien cumple con la calidad prevista en especificaciones técnicas y en las propuestas del contratista y que se encuentran operativos 3. confirmar, en el caso de los contratos de obra, se hayan realizado las pruebas de los materiales, de los trabajos ejecutados y de la operatividad de los mismos, según lo previsto en las especificaciones técnicas y condiciones del contrato, de tal forma que esté garantizada la calidad y las cantidades de los trabajos convenidos. 4. Confirmar según las circunstancias y aplicando los procedimientos que se consideren pertinentes, que la calidad de las prestaciones es la esperada. Objetivo 9: Verificar la aprobación de prestaciones adicionales. 1. Comprobar que la ejecución y pago de prestaciones adicionales cuente con la autorización del Titular previo a la ejecución de las prestaciones y disponga de la asignaciónMunicipalidad Provincial de Chupaca 54
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL de recursos presupuestales necesarios.Municipalidad Provincial de Chupaca 55
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por 2. Verificar, en el caso de los contratos de obras, que las prestaciones adicionales que superen el 10% del monto del contrato original se haya obtenido la aprobación previa de la CGR, y además cuente con los recursos necesarios. 3. Verificar, en el caso de los contratos de supervisión de obras, que las prestaciones adicionales distintas a las generadas por adicionales de obra y que superen el 15% del monto del contrato, cuente con la autorización previa de la CGR. 4. Analizar si las prestaciones adicionales aprobadas por la Entidad eran indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. 5. Analizar si las cantidades y los precios considerados en los presupuestos adicionales correspondientes se ajustan a las condiciones del contrato principal. 6. Que la obligación de las prestaciones adicionales se haya formalizado con el contratista. Objetivo 10: Verificar la aprobación de prestaciones complementarias. 1. Comprobar que la ejecución y pago de prestaciones complementarias cuente con la autorización del Titular y disponga de la asignación de recursos presupuestales. 2. Verificar que esté justificada la necesidad de las prestaciones complementarias. 3. Verificar que las prestaciones complementarias se hayan dado dentro del plazo y porcentaje previsto en las disposiciones legales correspondientes, además, que las condiciones pactadas corresponden a las del contrato original. Objetivo 11: Revisar la conciliación y/o arbitraje de las partes. 1. Verificar que las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos establecidos en el contrato y se siguió con los procedimientos que corresponde. 2. Analizar las causas que generaron la controversia y determinar si es consecuencia de inadecuadas decisiones de la administración. 3. Constatar en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relación contractual se recurrió en la búsqueda de una solución adecuada a la solicitud e inicio del arbitraje. 4. Verificar que en la designación de los árbitros se haya considerado la idoneidad,Municipalidad Provincial de Chupaca 56
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL imparcialidad e independencia de éstos. Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por Objetivo 12: Revisar la gestión legal de la defensa en el proceso ante controversias. 1. Verificar que se haya contado con una adecuada defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliación y arbitrajes. 2. Comprobar que los encargos de la defensa de los intereses del Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, en cada una de las etapas del proceso arbitral. 3. Comprobar que se haya adecuado los argumentos pertinentes, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al árbitro o tribunal arbitral. 4. Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados. 5. Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado. COMPROBACIÓN DE LA CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DEL ÁREA USUARIA. Objetivo 1: Revisar la conformidad de recepción del bien, servicio u obra por parte del área usuaria o técnica responsable y verificación de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales. 1. Comprobar que en la recepción del bien, servicio u obra se realizó la inspección física, se contó con la conformidad técnica de acuerdo a las especificaciones técnicas con los controles de calidad respectivos. 2. Verificar la atención a la solicitud de recepción del servicio u obra por parte del Contratista 3. Comprobar la conformidad del comité de recepción del servicio u obra en los plazos establecidos. 4. Verificar el levantamiento de las observaciones en la recepción del servicio u obra. 5. Comprobar que el procedimiento de recepción de obra seguido por el Comité está de acuerdo a Ley. 6. Verificar que la recepción de Obra por parte del Comité se realizó dentro del plazo previsto en la Ley 7. En los casos de contratación de mantenimientoMunicipalidad Provincial de Chupaca 57
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL y soporte de software, compruebe que la conformidad del servicio se haya efectuado en cada oportunidad en que éste haya sido requerido.Municipalidad Provincial de Chupaca 58
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVIL Periodo Hecho Fecha Ref PROCEDIMIENTOS Cubierto por P/T Verificar que el Certificado de Prestación se entregó al contratista por el órgano de administración o el funcionario designado expresamente por la Entidad y previa comprobación de no tener observaciones, ni penalidades pendientes. Objetivo 2: Verificación de la aprobación de la liquidación. 1. Verificar el cálculo de la liquidación y examine el sustento de la liquidación, los plazos señalados por Ley así como la conformidad por parte del contratista y el cierre del expediente de contratación. 2. Verificar que en la liquidación se reflejen las valorizaciones y de presentarse una diferencia, ésta debe corresponder a los reajustes de los índices utilizados, entre lo proyectado y lo real. 3. Comprobar en las valorizaciones que los costos directos no varían. 4. Verificar los saldos por armonizar, pago de multas, adicionales de obras, ampliaciones y/o reducciones de plazo, garantías vigentes.Municipalidad Provincial de Chupaca 59
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILDETERMINAR SI LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN U OBRA PÚBLICAEFECTUADAS DIRECTAMENTE O A TRAVÉS DE CONTRATISTAS SE HA LLEVADOA CABO DE ACUERDO A LA NORMATIVA VIGENTE. PROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref cubierto por P/TObjetivo Específico Nº 01Verificar que las obras hayan sido incluidas en elPAAC y cuenten con crédito presupuestario.Procedimientos:1. Verificar que las obras se ajusten al Plan Operativo y Plan Estratégico de la Entidad.2. Comprobar que las obras objeto de examen estén incluidos en el PAAC.3. Verificar que las obras, seleccionadas para prueba, cuenten con disponibilidad presupuestaria.4. Comprobar que el PIA y el PIM fueron aprobados por las instancias pertinentes.5. Verificar que las obras cuenten con la viabilidad y con registro de SNIP.Objetivo Específico Nº 02Comprobar que las obras ejecutadas respondena las necesidades expresadas, a través delPresupuesto Participativo.Procedimientos:1. Obtener informaciones respecto a las condiciones del Presupuesto participativo.2. Obtener los perfiles a fin de validarlos así como el expediente técnico y luego proceder del modo siguiente: a) Que haya sido aprobado. b) Que contenga los siguientes: Memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, análisis de precios unitarios y presupuesto base, calendario de avance y pruebas de calidad de materiales. c) Plazo de ejecución, costo y objeto de la obra. d) Verificar que el profesional responsable de la elaboración del expediente técnico suscribió en todas las páginas.3. Verificar, la sustentación de metrados de partidas que conforman el presupuesto de obras adjuntados a éste.4. Verificar que el expediente técnico contengan el análisis de gastos generales (variables y fijos).Municipalidad Provincial de Chupaca 60
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILPROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref cubierto por P/TObjetivo Específico Nº 03Verificar el cumplimiento de la apertura delcuaderno de obra.1. Obtenga el cuaderno de obra y adopte los procedimientos siguientes:  Verifique que esté legalizado.  Verifique que con la entrega de terreno se haya aperturado.  Verificar que las anotaciones efectuadas estén firmados por el Supervisor y Residente.  Verificar que el original del cuaderno de obra esté en poder de la entidad, siempre que la obra se ha concluido.  Verificar que se hayan anotado la ampliación del plazo de conclusión.  Comprobar que se anotó la culminación de la obra y la recepción del mismo conjuntamente con las observaciones.Objetivo Específico Nº 04Verificar que la actuación del Supervisor hayasido eficiente.1. Verificar si el Supervisor es personal de la entidad o profesional contratado.2. De haber sido contratado verificar el proceso de selección.3. Indagar si el supervisor conoce sus funciones establecidas en el reglamento.4. Verificar el grado de cumplimiento con sus funciones.5. Verificar que la actuación del Supervisor estuvo orientada a la ejecución de la obra de conformidad con el expediente técnico.6. Verificar la participación del supervisor en todo el proceso de ejecución, principalmente, en partidas más significativas.7. Verificar que el Supervisor haya participado en la selección de la muestra para efectos de prueba de calidad.8. Verificar el seguimiento que hizo el supervisor respecto a la liquidación de obras.9. De existir obras adicionales, verificar la aprobación del informe técnico por el Supervisor.10. Respecto a la ampliación de plazos, indagar el grado de participación del Supervisor.Municipalidad Provincial de Chupaca 61
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILPROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref cubierto por P/TObjetivo Específico Nº 05Verificar selectivamente el cumplimiento delproceso constructivo.1. Obtenga la relación de obras ejecutadas durante el ejercicio objeto de auditoria y de él seleccione los mas significativos:  Hacer una inspección física de la obra anotando fisuras o cualquier otro defecto constructivo.  Verificar, in situ, que se haya desarrollado la construcción de acuerdo con procedimientos y técnicas constructivas establecidas en las especificaciones técnicas de cada partida del presupuesto.  Constatar que los materiales utilizados correspondan a las especificadas en el análisis de precios unitarios.2. De haber sido modificado el proceso constructivo, verificar si cuenta con la opinión previa del proyectista y del Supervisor.3. Verificar si las modificaciones de la obra, han afectado la meta física del mismo y generado costos adicionales.4. Revisar y/o formular los metrados respectivos y de acuerdo a ello establezca la cantidad de materiales utilizados y luego proceda así:  Hacer un resumen de los principales materiales que componen la obra.  Constatar que los materiales de construcción adquiridos para la obra hayan sido destinados hacia dicho obra.5. De ser necesario haga las pruebas de calidad, en el caso de pavimentación el lavado de asfalta.Objetivo Específico Nº 06Verificar el nivel de eficiencia y eficacia delresidente de cada una de las obrasseleccionadas para prueba.1. Solicite información respecto al proceso de selección y/o designación del residente.2. Obtenga el file personal del residente a fin de : a) Ver si cuenta con experiencia. b) Verificar si está inscrito en CONSUCODE y si se encuentra dentro de los perfiles requeridos .Municipalidad Provincial de Chupaca 62
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILPROCEDIMIENTOS Periodo Hecho Fecha Ref cubierto por P/T3. Verificar si el residente tiene a su cargo el cuaderno de obra actualizada.4. Verificar la organización del almacén de obra con relación a los aspectos siguientes: a) Los materiales de construcción adquiridos e imputados a la obra(PECOSAS) b) Materiales entregados por los vecinos en calidad de aporte.5. Verificar el reporte mensual del uso de materiales, remuneraciones y otros gastos imputados a obras.6. Verificar la preliquidación, a cargo del residente, con autorización del Supervisor.7. Verificar el inventario de los materiales que no se utilizaron.8. Contrastar los materiales imputadas a las obras9. con las tarjetas de control físico.Objetivo Específico Nº 07Verificar la recepción y liquidación de las obras.1. Obtenga información respecto a la Comisión de recepción y liquidación de obras.2. Verifique el acta de la recepción de la obra poniendo atención a las observaciones.3. De existir observaciones, vea si se levantaron en el tiempo previsto.4. Verifique que las preliquidaciones fueron validados por el personal encargado de la liquidación.5. Verificar si dichas liquidaciones se hicieron dentro del plazo establecido.6. Obtenga la Resolución de Aprobación de las liquidaciones y prosiga así: a) Cruce el monto consignado en la Resolución con el Registro Contable. b) Indague el tratamiento contable que le dieron a la diferencia entre la liquidación financiera con la técnica.Objetivo Específico Nº 08Verificar las recuperaciones de inversiones y eldestino asignado al importe recuperado.1. Obtenga la liquidación de aportes, de él verifique el monto real de aportes en materiales.2. Del total de compromisos, establecer el monto pendiente de recuperar.3. De aquellos que pagaron en efectivo, rastrear el destino de éstos.Municipalidad Provincial de Chupaca 63
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILMunicipalidad Provincial de Chupaca 64
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILEVALUAR LOS CONTROLES IMPLANTADOS POR LA ENTIDAD, RESPECTO A LASDONACIONES RECIBIDAS EN EL EJERCICIO A EXAMINAR, EN FUNCIÓN APROPIEDAD, USO Y DESTINO, ESTABLECIENDO SU CORRECTA UTILIZACIÓN YREGISTRO CONTABLE. Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por OBJETIVO No. 1 Determinar si las donaciones recibidas fueron aprobadas y si se encuentran debidamente sustentados. 1. Obtenga del área correspondiente el listado de las donaciones recepcionadas por la entidad durante los ejercicios a examinar. 2. Del listado anterior seleccione una muestra representativa y aplique los procedimientos siguientes: a) Obtenga la Resolución de aprobación por el Concejo y/o Titular del pliego b) Circularice a las entidades u Organismos donantes. c) Obtenga y evalúe el sustento documentario de las donaciones. 3. De ser el caso obtenga el convenio a través del cual canalizaron las donaciones y analícelos. 4. Solicite el documento que acredita la propiedad, según sea el caso, para verificar que estén saneados legalmente a nombre de la entidad. OBJETIVO ESPECIFICO No. 2 Verificar si las donaciones recibidas fueron utilizadas correctamente y si se registraron adecuadamente. 1. Inspeccione físicamente los bienes objeto de donación a fin de ver el destino y uso que le vienen dando. 2. De ser la donación en efectivo analice si éstos son utilizados para financiar el objeto para que se solicitó. 3. Verifique si las donaciones recibidas mantienen registros y/o controles específicos. 4. Verifique si las donaciones fueron registrados contablemente de manera adecuada y si están revelados en el balance general y si se efectuaron observando los principios de contabilidad generalmente aceptados. 5. Formule y aplique otros procedimientos que las circunstancias exijan.Municipalidad Provincial de Chupaca 65
    • quintanilla AUDITORES Y CONSULTORES SOC. CIVILEVALUAR EL USO DE LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL FONDO DECOMPENSACIÓN MUNICIPAL, ESTABLECIENDO SI DURANTE EL PERÍODOEVALUADO LA ADMINISTRACIÓN DIO CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS QUEREGULAN LA APLICACIÓN DE ÉSTE RECURSO Y SI SE ENCUENTRANDEBIDAMENTE JUSTIFICADOS Y SUSTENTADOS TÉCNICAMENTE Periodo Hech Fecha Ref Cubierto o P/T PROCEDIMIENTOS por 1. Solicite los acuerdos del Concejo Municipal relacionados a la distribución porcentual de los recursos provenientes del FONCOMUN. 2. Solicite un reporte de los montos obtenidos por transferencias del Tesoro Público por concepto de FONCOMUM al igual que CANON minero y energético y Vigencia de Mina a fin de seleccionar los meses de mayor movimiento a fin de proseguir con los siguientes procedimientos: a) Vouchear los gastos identificando los que corresponden a gastos corrientes de los gastos destinados a inversiones. b) Contraste el monto de éstos y verifique que se encuentran dentro de los montos aprobados. c) Verifique si los gastos están adecuadamente sustentados. 3. En relación a los gastos de inversión verifique de ser el caso, si corresponden realmente a las inversiones al que están relacionadas. 4. Evalúe si de acuerdo a la Evaluación Presupuestaria del 4to. Trimestre los montos consignados como inversiones coinciden o están dentro de los montos aprobados por el Concejo Municipal para estos fines. 5. Investigue cualquier diferencia significativa entre ambos. 6. Formule el pliego de hallazgos y evalúe los descargos. 7. 8. 9. 10. 11.Municipalidad Provincial de Chupaca 66