Protocolo corporativo y organización estratégica de eventos

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Protocolo corporativo y organización estratégica de eventos, conferencia y taller impartido en Hotel Sheraton Presidente a Comunicadores y relacionistas publicos de empresa privada y gobierno - Por Rodolfo Salazar de www.ideaworksweb.com

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Protocolo corporativo y organización estratégica de eventos

  1. 1. ProtocoloCorporativo yDiseño estratégicode eventos Rodolfo Salazar New Technologies - Mobile Marketing Digital Media Strategy and Reputation www.ideaworksweb.com
  2. 2. Regla ceremonial diplomática establecida pordecreto o por costumbre.El Protocolo nace con el ser humano, y la necesidadde regular o aconsejar unas formas de actuaciónpara sus relaciones con los demás.El Protocolo podemos definirlo como un conjunto dereglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculaciónpor ley) o por tradición o costumbreEl protocolo es principalmente orden y respeto porla jerarquía
  3. 3. Es el orden establecido por el que se colocan a las personasasistentes a un acto en función de su jerarquía, rango o categoría.• Precedencia Oficial: La dictada y recogida por ley para todo tipo de actos (en la que se detalla la colocación de invitados desde el Rey o presidente hasta el invitado de menor rango).• Precedencia Social o Privada: La establecida por costumbre o por norma social, atendiendo a criterios menos estrictos que los recogidos por ley, y que puede dar lugar a diversas interpretaciones por tradiciones o costumbres locales.
  4. 4. Reunión de planificación y presupuestoReunión informativa: antes del eventoReunión para ensayosDry RunReunión posterior: evaluación del evento
  5. 5. Definir los Análisis de laobjetivos AudienciaEstablecer Visualizar el metas a contexto alcanzar
  6. 6. Intención• INFORMAR, PERSUADIR, MOTIVAR o VENDERLlamado a la acción• ENTENDER, APRENDER, ACTUARBalance Emocional - Racional• COMPROMISO
  7. 7. • Importancia para mis objetivos• Objetivos y Problemas de ellos• Formación Previa• Tamaño del Grupo• Roles que juegan dentro de mi historia
  8. 8. • Concretos• Coherentes con la finalidad de la exposición• Cuantificables• Acotados en el tiempo
  9. 9. Tiempo: Entorno: Día y horarioLugar ideal ideal
  10. 10. Flatscreen Flatscreen PPT PPT Flatscreen PPT TimerEditingRoom Video s Moving Camera Effects Fixed TimerCamera
  11. 11. AudienceMind Set General Session Day 1 Energy Flow Reveal Dance Leadership Are you on stage team Ready? Welcome Countrie CCA We are Ready s Heroe Walk to stage Than Broken s k you Letters Video Winners CCAWalk inn CCA Ceremony Get Ready Get FY06 Results Readyfor this Pleneros and Vejigantes Spotlights Break surrounding Breaking glass audience
  12. 12. Audience Mind Set General Session Day 1 Energy Flow New Logo Are you ready? Introduction Video FY07 Goals Break Break Through Through ready readyWalk inn Our Vision Breaking glass Get Break Ready for this Through Pleneros Lunch and Vejigantes
  13. 13. Audience Mind Set General Session Day 2 Energy Flow Closing Video Kathia Q Keynote Closing Speaker Keynote Break Through readyWalk inn Demo Break Shootout Through ready Get We are Ready Employe Ready e video Are you Ready?
  14. 14. Ley de Derecha: establece que el lugar de honor es el de laderecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en ellugar donde se realiza el eventoLey de Proximidad: el valor de la izquierda está dado por laproximidad al anfitriónLugar de Honor: es el lugar que ocupa la persona homenajeadadurante el evento (acto, comida, etc.). A dicha persona lecorresponde el primer lugar a la derecha del anfitrión
  15. 15. RectangularUna de las más utilizadas Poco difícil para teneruna conversación uniforme,tres focos de conversación.No se pueden utilizar las cabeceras. Perfecta distribución en cuanto alorden de precedencias.Facilidad de acoplar nuevas mesas,pudiendo formar mesas en T, mesasen forma de U, etc.
  16. 16. Aprovechable en espacio. Se puede colocar a genteen las cabeceras de la misma.Si su tamaño es pequeño, todos los invitados puedenverse y mantener una conversación uniforme,lo mismo que ocurre en las mesas redondas. OvaladaEs muy claro el orden de precedencias parala distribución de los invitadosSi el tamaño es grande, no se puede teneruna conversación uniforme.No es posible acoplarla a ningún otro tipo de forma.
  17. 17. Solo utilizadas en restaurantes o comidasintimas.Dos o cuatro personas comidas intimas. CuadradaNunca en comidas de gala o grandesbanquetes.
  18. 18. Total aprovechamiento del espacio , no hayCabecera.Correcta visión de todos los invitados.Conversación uniforme entre todos ellos. RedondaMayor dificultad a la hora de establecer lasprecedencias.No se pueden acoplar.
  19. 19. Alimentación
  20. 20. Iluminación ysuministro eléctrico
  21. 21. DECORACIÓN
  22. 22. Registro de los participantes
  23. 23. WALK OUT
  24. 24. ACCESO Y PERMISOS
  25. 25. La selección del proveedor equivocado puede causar grandes problemas y costos
  26. 26. Produccion del contenido (Slides)
  27. 27. Apertura Introducción Cuerpo Resumen Cierre GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 44
  28. 28. Interés en Temas a el tema tratar VisiónPMIAM global de(WIIFM) la exposición GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 45
  29. 29. Cuerpo Desarrollar puntos fundamentalesUsar Ejemplos (si es posible historias)Consolidar ideas usando formula 3 en 3 GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.
  30. 30. Short Words In Short Sentences Rodolfo Salazar - Idea Works – rodolfo.salazar@rokensa.com
  31. 31. Es mejor una ideapor diapositiva
  32. 32. Es mejor poco texto,tamaño grande Tú dirás lo importante
  33. 33. fotografías queocupen toda ladiapositiva
  34. 34. Cierre Impactar Regresar a lasQue la gente lo Dar las gracias ideas iniciales y recuerde conectarlas GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 51
  35. 35. PRODUCCIÓNMULTIMEDIA
  36. 36. AGENDA DEL EVENTO
  37. 37. Programa Minuto a Minuto
  38. 38. Publicidad y promoción
  39. 39. Publicidad en periódicos localesEntrevistas en la radio localComunicados de prensa y kits para medios decomunicaciónWeb y Redes Sociales
  40. 40. (Most services provide basic listings for free )
  41. 41. Visible Tweets
  42. 42. UStream LiveStream
  43. 43. CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN. NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS. INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES. INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DÍAS. RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA.
  44. 44. TARJETAS DISEÑADASTARJETAS ELEGANTES IPOGRAFÍA SOBRIA INVITACION POR CARTAS
  45. 45. Cortesías y promocionales
  46. 46. BÚSQUEDA DE SPONSORSProspectar: categorizar el mercadoDiseñar presentación del proyecto: que habla por élCuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las intenciones,estadísticas, planes de contingencia, costos, seguros, etc.Planteo original y factibleAbordaje eficaz: capacidad de negociación
  47. 47. ATRAER y CONECTARes mejor que perseguir y convencer Rodolfo Salazar - Idea Works – rodolfo.salazar@rokensa.com
  48. 48. Preguntas?
  49. 49. ¡gracias porsu atención!

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