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PRACTICA EXAMEN
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PRACTICA EXAMEN

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  • 1. TECNICAS DE DOCUMENTACIONY ARCHIVOINTEGRANTES DEL GRUPO:Rocío García SantosRosario Guamán GuerraSilvia Paramo Unda
  • 2. CONFEDERACION NACIONAL SE SERVIDORESPUBLICOS DEL ECUADOR, CONASEPMANUAL DE ARCHIVO
  • 3. INTRODUCCCION:Los archivos constituyen el Patrimonio Documental de lasinstituciones públicas y privadas representan la gestión decada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidasen la administración. Por lo que se hace necesariosalvaguardar los documentos que forman parte de lasadministraciones que regirán los destinos de laConfederación, Nacional de Servidores Públicos delEcuador, CONASEP. Para cumplir con este objetivo nuestrogrupo de la Carrera de Asistencia de Gerencia del InstitutoTecnológico Honorable Consejo Provincial de Pichincha hapreparado el MANUAL DE ORGANIZACIÓN BÁSICA YGESTION DE ARCHIVOS, como un instrumento didácticoque permita custodiar los documentos, para la elaboracióndel mismo se han aplicado normas técnicas universales.
  • 4. OBJETIVOS DEL MANUAL• Precautelar el archivo histórico de la ConfederaciónNacional de Servidores Públicos delEcuador, CONASEP.• Dotar a la Directiva de la Confederación Nacional deServidores Públicos del Ecuador, CONASEP y a todoslos servidores públicos del país de un manual que serviráde ayuda para realizar el archivo de documentos de unamanera técnica.• Crear en la dirigencia de la Confederación Nacional deServidores Públicos del Ecuador, CONASEP, la culturasobre la importancia que tiene el cuidado de los archivosy de los documentos , ya que esto representa la historiade la organización .• Permitirá determinar niveles de responsabilidad sobre laejecución de tareas en el campo archivístico.• Ubicar de una manera oportuna los documentos, paraatender eficientemente a cualquier miembro de laDirectiva Nacional o Provincial cuando lo requieran, o asu vez cualquier servidor público a nivel nacional losolicite.
  • 5. AMBITO DE APLICACIÓN DELMANUALEsta dirigido a toda laDirectiva Nacional, a losServidores públicos delEcuador en todas lasunidades administrativasde servicios archivísticosexistentes, que requierantener una guía paraejecutar el archivo demanera técnica.
  • 6. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALCada delegación provincial de laCONASEP, deberán contar, con unasecretaria administrativa, quien seráresponsable del manejo correcto yaplicación de este manual, con el fin depoder precautelar todos los documentosque ingresen y egresen a la CONASEP ensu provincia , además deberá remitir a lamatriz de la CONASEP, por fax o víaemail todos los documentos que recibacon el propósito de crear un archivocentral en la jurisdicción, esto es en laYánez Pinzón 27-57 y Av. Colon de laciudad de Quito.
  • 7. CARACTERISTICAS• Los documentos deberán ser ubicados en sitios no equivocados,• Deberá ser de fácil manejo, para poderlos ubicar en forma rápidaya que esto evitara pérdida de tiempo.• La persona que maneje los archivos deberá ser ordenada y debeinspirar confianza para evitar perdida de los documento.• La ubicación de los documentos se realizara en sitios iluminadosy con gran medida de seguridad.• El sitio donde estarán los archivos no debe existir humedad yaque esto sería muy perjudicial para los documentos.• El lugar donde estarán los documentos debe ser sumamentelimpio donde no haya polvo, y que no estén expuestos al sol.• Deben cumplirse los objetivos como base de datos, mobiliarios ymaquinas, evitando de esta manera que el archivo sea solo parael servicio de conservación de papeles.
  • 8. FUNCIONESDE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL• Dirigir las actividades de correspondencia y archivo anivel Nacional , que permita planificar, organizar,controlar, supervisar y coordinar con las demásdelegaciones provinciales de la ConfederaciónNacional de Servidores Públicos del Ecuador,CONASEP.• Asignar funciones al personal que integra el Área deArchivo Central. En este caso en la Matriz de laCONASEP en Quito, quien manejara el archivo es lasecretaria administrativa, o en caso sumamentenecesario se contratara nuevo personal para el manejodel mismo.• Supervisar el cumplimiento del sistema deadministración documental y archivos.• Recibir, calificar, registrar y distribuir lacorrespondencia que ingresa a la organización.• Mantener actualizados los registros de control de lascomunicaciones y los Archivos.• Elaborar un documento diario en el que se detalleclaramente el despacho de los documentos a lasdiferentes entidades tanto públicas como privadas.
  • 9. ARCHIVO PASIVO (INACTIVO)• Organizar y custodiar la documentación transferida de lasDelegaciones Provinciales.• Ubicar la documentación que recibe, en las estanterías, consu respectivo código que corresponde a cada una de lasDelegaciones Provinciales utilizando la numeración deacuerdo a la provincia.• Llevar un registro de ubicación de los archivos.• Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletosde archivos• Operar equipos de computación para la información.• Información al inmediato superior sobre novedades delArchivo Pasivo.• Participación en seminarios y cursos, relacionados a lamateria Archivística.
  • 10. DEL ARCHIVO DE OFICINA• Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el Área deArchivo Central.• Realizar un inventario de todo el archivo existente en la organizacióncon el fin de eliminar algunos documentos que por el tiempo que tienenya deberían de darse de baja.• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.• Informar al Presidente de la CONASEP el estado de atención de lostrámites.• Seguimiento y control de las comunicaciones que son enviadas a lasdiferentes secretarias y federaciones provinciales de la CONASEP.• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación yautorización escrita.• Organizar, clasificar y archivar la documentación recibida de lasdiferentes entidades tanto públicas como privadas.• Control y recuperación de los documentos a través de un registro depréstamo.• Evaluar periódicamente la documentación para supermanencia, eliminación o envió al Archivo Central, en base a losprocedimientos establecidos.
  • 11. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSLos archivos se organizarán de la siguiente manera:• Los documentos se clasificarán respetando laprocedencia del mismo.• Los documentos se ordenarán respetando el ordencronológico, numérico y alfabético.• Los documentos se clasificarán y ordenarán enseries documentales.• Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo ala estructura que generan los documentos.• Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubicany describen el archivo para ser dispuesto a suinmediata consulta.
  • 12. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIONDOCUMENTAL• Se observará la parte legal, el valor que tienen losdocumentos como justificativos en los actos administrativos,financieros, y legales, considerará aquellos documentoshistóricos de la propia organización.• Los plazos de conservación señalados deberán contarse apartir del último día al que corresponde el expediente o grupodocumental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando losdocumentos correspondan a trámites concluidos y noexistiere impugnaciones relacionadas a tal documentación.• Previa a la eliminación de los documentos que han cumplidolos plazos de conservación la Comisión Ejecutiva EspecialPermanente de la CONASEP, se reunirá previa convocatoriay sus integrantes, consideraran que los de valor permanentee histórico, podrán transferirse al Archivo Central de laCONASEP y aquellos que no sean calificados como tales sedispondrá su eliminación, previo informe en resoluciones porescrito.
  • 13. EQUIPOS PARA ARCHIVOSPara el archivo de los documentos de laConfederación Nacional de ServidoresPúblicos del Ecuador, CONASEP seutilizaran archivadores, armarios oestanterías metálicas, entre otros. Losdocumentos del Archivo Pasivo debenser protegidos en cajas especiales deretención. Todos los documentostendrán el sello de recibido y la fechade archivo una vez realizado el tramitepertinente.
  • 14. A N E X O SINSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓNBÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVO
  • 15. Memorando Cotización OficiosConvocatoria Factura CurrículumVitae AcuerdosBanco InternacionalCLASES DE DOCUMENTOS
  • 16. Confederación, Nacional de ServidoresPúblicos del EcuadorRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:Fecha y Hora: Nº del documento:Institución :Remitente:Asunto del Documento:Recibí Conforme:INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOSÁREA DE ARCHIVO DE OFICINAANEXO 1
  • 17. Confederación, Nacional de ServidoresPúblicos del EcuadorARCHIVO CENTRALREGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOSPROCEDENCIA: REMITENTE:CLASE Y N DOCUMENTODIRIGIDO A:FECHAORIGENFECHA REGISTROASUNTO:ANEXOS: RECEPCIÓN INTERNA SALIDAENVIADO A: INICIAL FECHA Y HORA OF. No.DESTINATARIOGUÍAARCHIVADO EN:Observaciones:Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trámitePara Tarjetero alfabético por remitente del Archivo Central (Control trámite pendiente)Para Tarjetero Alfabético por remitente de la Unidad de TrámiteTarjetero numérico del Archivo Central (opcionalREGISTRO No.ANEXO 2
  • 18. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOSREGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIANFECHA:DESTINATARIO REF.DOCUMENTODATOS DE RECEPCIÓNNOMBRE Y FIRMA FECHA YHORAELABORADO POR : ENTREGADO POR:Confederación, Nacional de ServidoresPúblicos del EcuadorANEXO 3
  • 19. Solicitante:Unidad o Servicio solicitante:Fecha de Solicitud:Código y título de clasificación: Años:Descripción de la serie documental:Número de hojas:Confederación, Nacional de ServidoresPúblicos del EcuadorAcción que se solicita:ELIMINACIÓNObservaciones:Autorización del Jefe Responsable del ArchivoNombre y sello Nombre y selloARCHIVO CENTRALAUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOSANEXO 4
  • 20. NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DESOLICITUD:PLAZO DELPRESTAMO:UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA:DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO No. FOJAS UBICACIÓN FÍSICACaja Estante Carpetasf. f.AUTORIZADO POR RECIBÍ CONFORME(Nombre, cargo y firma de la autoridad que so licita el préstamo) (Nombre, cargo y firma del funcionario querecibe los documentos)CONTROL DE DEVOLUCIÓNFECHA DE DEVOLUCION:ENTREGADO POR: VISTO BUENOCONTROL DE PRÉSTAMO INTERNO DE DOCUMENTOSConfederación, Nacional de ServidoresPúblicos del Ecuador ANEXO 5

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