• Save
Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011

on

  • 950 views

Jaarverslag van de gemeentearchivaris op basis van de KPI's Kritische prestatie indicatoren; key performance indicators

Jaarverslag van de gemeentearchivaris op basis van de KPI's Kritische prestatie indicatoren; key performance indicators

Statistics

Views

Total Views
950
Views on SlideShare
950
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011 Jaarverslag gemeente xxx 2010 2011 Document Transcript

  • Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Xxx 2010-2011 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche, gemeentelijk archiefinspecteur In opdracht van de Gemeentearchivaris van Xxx, T.J. de Bruijn Erfgoedcentrum DiEP Dordrecht 2012
  • 2
  • InleidingConform artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Xxx brengt degemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op deinformatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders.1 Het college dienthieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.Het verslag is gebaseerd op de Key Performance Indicators (KPI’s) opgeleverd door de VNG2.Hierin worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van deinformatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. Op 30 november 2011 isdeze vragenlijst voorgelegd aan de afdeling documentaire informatievoorziening in uworganisatie3.Op 10 januari jl. ontving ik de ingevulde lijst vanuit uw organisatie retour. Deze is als bijlage bijdit verslag gevoegd. De gegeven antwoorden heb ik geanalyseerd. Daarnaast is in mei eenintegraal inspectierapport opgeleverd inzake de informatiehuishouding van de gemeente Xxx4. Deintegrale kwaliteitsinspectie en de ingevulde KPI-lijst vormen de grondslag van dit verslag. Voorzover van toepassing deel ik u mijn bevindingen in onderstaande paragrafen mee.Op enkele zaken omtrent de informatiehuishouding dient op korte of middellange termijn actieworden ondernomen. Onderstaand vindt u hiervan een opsomming met een verwijzing naar dedesbetreffende paragraaf. - Zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Deze dienen herzien en vastgesteld te worden. Zie paragraaf 1. - Voor 15 maart 2012 dient er een plan van aanpak te worden voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie inzake de aanbevelingen die voortvloeien uit het integrale kwaliteitsinspectierapport. Zie paragraaf 2. - Er dient een informatieplan (DSP) vastgesteld te worden. Zie paragraaf 3. - De gemeente Xxx dient beleid te ontwikkelen omtrent een toekomstige digitale informatiehuishouding. Zie paragraaf 4. - In verband met de papiervisjesplaag wordt dringend geadviseerd het gehele gemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren. Zie paragraaf 7. - De burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurde ruimte bewaard. Ook deze bescheiden dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden. Zie paragraaf 7. - Er dient een calamiteitenplan vastgesteld te worden dat het behoud van archiefbescheiden onder bijzondere omstandigheden waarborgt. Zie paragraaf 9. - Er dient een gespecificeerd bedrag in de gemeentebegroting opgenomen te worden dat ingezet wordt voor de kosten die zijn gemoeid met een adequate informatiehuishouding. Zie paragraaf 10. - De formatie DIV dient van 2 fte naar minimaal 3 fte te worden uitgebreid. Zie paragraaf 10.1 Archiefverordening Xxx 2001, artikel 15.2 Zie ledenbrief VNG betreffende horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen d.d.21-06-2011.3 Mozaiek znr: 702237 E-mail d.d. 30-11-2011 R. Lassche aan R. Xxx: KPI’s t.b.v. het verslag van degemeentearchivaris.4 Mozaiek znr: 463815 R. Lassche, ‘Integrale kwaliteitsinspectie van de informatiehuishouding gemeente Xxx’ d.d. 31-05-2011 3
  • 1. Lokale regelgeving Opmerking [r1]: De vraag is hier of de betreffende gemeente beschikt over eenArchiefverordening en besluit informatiebeheer actuele verordening enDe gemeente Xxx heeft op grond van de op nationaal niveau vastgestelde wet- en regelgeving besluit. Wat is actueel? Ikten aanzien van archiefbeheer en –zorg, de vereiste lokale regelgeving vastgesteld. Beide zou zeggen een verordeningregelingen zijn echter verouderd en dienen te worden herzien. De Archiefverordening van de die is vastgesteld na de invoering van de Wetgemeente Xxx is in 2001 vastgesteld.5 Voorschriften voor het beheer van niet naar de Dualisering gemeentebestuur.gemeentelijke bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, zoals voorgeschreven in artikel 8 Vaak kreeg ik als antwoordvan de archiefverordening, zijn in 1997 voor het laatst vastgesteld in een Besluit ‘ja’ terwijl de verordening vanInformatiebeheer.6 voor 2000 was.Het voornemen van de gemeente Xxx om pas na de invoering van het zaakgericht werken delokale regelgeving aan te passen is af te raden. Juist voorafgaand aan een nieuwe werkwijze ishet van belang kaders vast te stellen. Uiteraard kan na verloop van tijd blijken dat de proceduresop bepaalde punten te weinig efficiënt zijn. Dan is aanpassing ervan indien gewenst nog steedsmogelijk. DIV is hierin op dit moment te weinig proactief. De afdeling zou op dit aspect eentoekomstgerichte visie moeten ontwikkelen en vooraan moeten staan in de uiteindelijkebeleidsvorming hierop. Het verdient een dringende aanbeveling de regelgeving betreffende hetinformatiebeheer op alle fronten op zo kort mogelijke termijn te herzien.2. Interne kwaliteitszorg en toezichtIn de gemeente Xxx is geen kwaliteitssysteem in gebruik waaraan de kwaliteit van de Opmerking [r2]: De groteinformatiehuishouding wordt getoetst. In overleg met de gemeentelijke archiefinspectie wordt vraag is natuurlijk: wat verstaan we precies onderhieraan in het komende jaar aandacht besteed. een ‘kwaliteitssysteem’.Integrale kwaliteitsinspectieNaar aanleiding van de in de inleiding van dit rapport genoemde integrale kwaliteitsinspectie, isop 31 mei 2011 tijdens het toetsgesprek afgesproken met de heer R. Xxx, coördinator internedienstverlening en de heer G. Xxx, gemeentesecretaris, dat er in het najaar van 2011 een planvan aanpak zou worden opgeleverd door de gemeente Xxx aan de gemeentelijke archiefinspectie.Later bleek uit navraag dat dit geen realistische inschatting was.Inmiddels wordt in de gemeente de laatste hand gelegd aan het plan van aanpak. Het plan dientvoor 15 maart 2012 te zijn voorgelegd aan de gemeentelijke archiefinspectie.3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheidenWeliswaar is een door een extern bureau geleverd Documentair Structuur Plan (DSP) aanwezig,dit is echter niet gekoppeld aan het DMS InProces. Ook zijn de applicaties die procesgebondeninformatie bevatten niet gekoppeld aan de werkprocessen waarvoor ze worden ingezet. Om destatus en plaats van de informatie gemakkelijk te kunnen traceren, is het noodzakelijk dat ditgebeurt.4. Digitale archiefbescheidenIn de gemeente Xxx is geen expliciet beleid vastgesteld op basis waarvan de digitalearchiefbescheiden moeten worden beheerd. Vooralsnog wordt alle procesgebonden informatieaangeleverd op papier bij de DIV-afdeling en op traditionele wijze geordend in dossiers. Hetpapieren archief is leidend.In voorbereiding op een toekomstige digitale informatiehuishouding is het van belang dat degemeente hieromtrent beleid ontwikkelt. De archiefinspectie kan hierin een adviserende rolspelen.5. Vernietiging5 Archiefverordening 2001, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 12 maart 2001.6 Besluit informatiebeheer 1996, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Xxx op 14 januari1997. 4
  • De gemeente Xxx heeft alle daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden in 2011 opcorrecte wijze vernietigd.6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaatsDe gemeente Xxx heeft alle archiefbestanden die conform de Archiefwet 1995 moeten wordenovergebracht naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Op 12 januari 2012 is hetsecretariearchief van de gemeente tot het jaar 1994 alsmede enkele kleine gemeentelijkearchiefbestanden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depotsArchiefruimteVolgens opgaaf van de gemeente is door GS goedkeuring gegeven aan de archiefruimte voor debewaring van voor permanent in aanmerking komende archiefbescheiden.7 Uit de integralekwaliteitsinspectie bleek dat de gemeente beschikt over een technisch goedgekeurde inpandigearchiefruimte. De ruimte beschikt over een ventilatie en luchtverversingssysteem. Ook is er eenpermanente audit op de klimatologisch omstandigheden. De resultaten van de metingen wordenperiodiek gerapporteerd aan de archiefinspectie.PapiervisjesproblematiekOndanks de goede faciliteiten die de archiefruimte biedt, heerst er al geruime tijd eenpapiervisjesplaag in het gemeentehuis van Xxx. Om die reden moeten alle archiefbescheiden dieworden overgebracht naar de archiefbewaarplaats vooraf worden gedesinfecteerd. Het afgelopenjaar is met behulp van insectenvalletjes onderzocht hoe deze situatie zich ontwikkelt. Door eenplaagdierdeskundige in dienst van Erfgoedcentrum DiEP is een analyse gemaakt op grond van demaandelijks geplaatste valletjes. Hieruit blijkt dat de situatie in de archiefruimte iets is verbeterd,maar dat de toestand nog steeds zorgwekkend te noemen is. Het advies is om het gehelegemeentehuis nogmaals te desinfecteren en te blijven monitoren.Archiefbescheiden buiten de archiefruimteDe burgerlijke stand, bevolkingsregisters en gezinskaarten worden in een niet goedgekeurderuimte bewaard. Uit navraag bij de afdeling Burgerzaken bleek dat vooral de oude stukken zeldenworden geraadpleegd. En dat er dus geen noodzaak is deze bescheiden op die plek te bewaren.Ook deze archieven dienen in een goedgekeurde archiefruimte opgeslagen te worden.e-depotMet betrekking tot de voorzieningen rond een e-depot zijn vooralsnog geen plannengeconcretiseerd.8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheidenDe archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Xxx die conform deArchiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaarvoor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van ErfgoedcentrumDiEP. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek op de studiezaal worden geraadpleegd voorzover er geen openbaarheidbeperkingen zijn opgenomen.9. Rampen, calamiteiten en veiligheidDe gemeente Xxx beschikt niet over een calamiteitenplan met betrekking tot het behoud vanarchiefbescheiden, zowel papier als digitaal, in bijzondere omstandigheden. Het is van belang dat7 Zie Bijlage, paragraaf 7.3.2. 5
  • dit plan zo spoedig mogelijk wordt vastgesteld. De gemeentelijke archiefinspectie zal hierbij eenadviserende rol spelen.10. Middelen en MensenIn de gemeente Xxx wordt 2 fte ingezet voor DIV-werkzaamheden, hetgeen zich vertaalt in 2medewerkers. Er is op jaarbasis €15.000 tot €20.000,- gereserveerd voor deinformatiehuishouding. Er is echter geen gespecificeerd bedrag opgenomen in degemeentebegroting van 2012. Het is van belang dat dit wel gebeurt.Op dit moment beschikt de afdeling over 2 fte, waarbij een substantieel deel van de tijd wordtbesteed aan applicatiebeheer van het DMS. Er is daardoor onvoldoende ruimte beschikbaar om devisie op de informatiehuishouding van de organisatie te innoveren, aangezien alle tijd in beslagwordt genomen door het verrichten van reguliere werkzaamheden. Vanwege de afnemende gripop het informatiebeheer in de zich digitaliserende organisatie, dreigt de afdeling op de langetermijn haar relevantie te verliezen. Bij een organisatie van deze omvang is een formatie van 3 fteDIV-medewerkers gewenst. Dit advies is gebaseerd op benchmarkgegevens die in 2010 doorVHIC8 zijn verzameld. De gegevens komen overeen met de kengetallen die de gemeenteRotterdam voor intern gebruik heeft opgesteld in de jaren negentig. Verslag aldus vastgesteld door de gemeentearchivaris van Xxx, Dordrecht……………2012 T.J de Bruijn.8 A. versteeg en A. Van Heijst, Management met informatie. Information Governance bij gemeenten, een verkenning,VHIC 2010, p. 66. 6