Creating a Personal 
                   Vital Records Plan
                       Robin Riat, CRM
                        ...
Brainstorming Essential Functions 
                   
                                         My Essential Areas/Functio...
Brainstorming Essential Records 
 
 
    Safety and Communication              Identity and Legal Rights
                 ...
                             
    Health and Medical                 Finances and Property 
                              ...
                            

    Education and Work History          Pets
                                         
     ...
 
 
    Family History                       Computer/Online  
                                          
           Fami...
Add your own categories and lists of essential records 
 
                                              
                 ...
Personal / Home Vital Records Planning
 
Function or    Record    Where is it now?    Are there copies  How often is it   ...
Resources                                                You can access these links online at 
                           ...
Essential Records for Families ‐ 
http://sos.georgia.gov/archives/how_may_we_help_you/emergency_advice/evacuation%20record...
Protecting Family Treasures ‐ http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/TFPublic.html 
This set of resources is from th...
Reading 
Carmicheal, David W.  Rescuing Family Records: A Disaster Planning Guide.  Council of State Archivists, 
2009.  A...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Creating a Personal Vital Records Plan - handout

3,268

Published on

Records managers help organizations identify and protect the essential information they need to survive a disaster and restart their operations. We'll apply the same basic vital records planning steps to create a plan to protect your own personal and home essential records.

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
3,268
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
19
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Creating a Personal Vital Records Plan - handout"

  1. 1. Creating a Personal  Vital Records Plan Robin Riat, CRM July 2010     Vital Records Planning Mission Supporting  Vital records  essential  records and  team functions information Potential  Implement  Strategies hazards and update  
  2. 2. Brainstorming Essential Functions      My Essential Areas/Functions:    ________________________  Sample Functions       Safety and communication   ________________________       Identity and legal rights   ________________________       Health   ________________________       Finances and property   ________________________       Education and work   ________________________       Pets   ________________________       Family history   ________________________       Computer and online services   ________________________           ________________________     ________________________     ________________________     ________________________     ________________________     
  3. 3. Brainstorming Essential Records        Safety and Communication  Identity and Legal Rights        Home evacuation plan   Birth certificates   Contact information   Passports      o Family   Driver’s license / photo ID  o Friends   Social Security cards  o Work   Current photographs  o Central contact point   Adoption records  o _________________   Marriage/divorce     Military service   Lists of businesses and   Current legal proceedings  professionals   Wills, estate records  o Insurance   Work history, contracts  o Plumber    o Electrician   ________________________  o Home repair    o _________________   ________________________  o _________________    o _________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       
  4. 4.     Health and Medical  Finances and Property       Immunizations   Contracts   Medical history   Leases, mortgages  o Allergies   Property deeds  o Medications   Motor vehicle information  o Medical conditions   Copyrights, patents  o _________________   Income tax information   Prescriptions   Donations and contributions  o Medicines   Household improvements  o Eyeglasses   Loans   Medical points of contact   Insurance    Medical directives   Stocks, bonds   Insurance   Retirement accounts     Bank account information   ________________________   Home inventory       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________           ________________________       
  5. 5.     Education and Work History Pets      Current students   Registration  o Identification   Medical history  o Transcripts   Shots  o Immunizations   Medications  o Physicals   Current photograph  o Tuition/fee payments   Veterinarian  o _________________   Boarding / kennel   Diplomas, transcripts     Résumé   ________________________   Background checks       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________           ________________________       
  6. 6.       Family History    Computer/Online        Family tree   E‐mail accounts   Photographs   Online banking   Videos   Electronic documents, files   Address book     Diaries, stories, memoirs   ________________________   Recipes     Heirlooms, mementos   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       
  7. 7. Add your own categories and lists of essential records                     ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________       ________________________   ________________________                 
  8. 8. Personal / Home Vital Records Planning   Function or  Record  Where is it now?  Are there copies  How often is it  Priority  Strategy / Action  area  What format?  somewhere?  updated?  (How quickly  will I need it?)                                                                                                                       
  9. 9. Resources  You can access these links online at    http://delicious.com/RobinRKC/PersonalVitalRecords  Online Guides  American Red Cross ‐ http://www.redcross.org  The Red Cross site offers tips, plans, and information about classes on disaster preparedness, safety, and  first aid.    Are You Ready?  An In‐depth Guide to Citizen Preparedness ‐ http://www.fema.gov/areyouready/  This guide from the Federal Emergency Management Agency covers basic preparedness and response.    Be Prepared ‐ http://www.nhc.noaa.gov/HAW2/english/disaster_prevention.shtml  This guide from the National Oceanic and Atmospheric Administration is designed for hurricane  preparedness, but the basic concepts for developing a family plan, creating a disaster supplies kit, and  having a pet plan can apply to any hazardous situation.    Caring for Your Family Archives ‐  http://www.archives.gov/preservation/family‐archives/  This page from the U.S. National Archives walks you through basic tips for organizing, storing, and  preserving your photos, documents, and other family history.    Caring for Your Treasures ‐  http://www.conservation‐us.org/  This guide from the American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works focuses on  cleaning, storing, displaying, and preserving personal and family heritage.    Disaster Planning resources from the Society of American Archivists  http://www.archivists.org/mayday/texts.asp  This annotated list links to many resources for both family and institutional disaster planning.    Disaster Recovery:  A Guide to Financial Issues ‐  http://www.redcross.org/preparedness/FinRecovery/index.html  This guide was prepared by the American Institute of Certified Public Accountants and is hosted by the  American Red Cross.    Disasters and Financial Planning: A Guide for Preparedness  http://www.aicpa.org/InterestAreas/PersonalFinancialPlanning/Resources/LifeEvents/DisasterFinancialI ssues/DisasterFinancialPreparedness/DownloadableDocuments/Preparedness.pdf  This guide was prepared by the American Institute of Certified Public Accountants.    Do More Than Cross Your Fingers (American Red Cross) ‐ http://www.redcross.org/domore  This site covers essential family disaster preparedness.  (See the “Videos” section for links to related  video tutorials.)    Emergency Advice ‐  http://www.sos.ga.gov/archives/how_may_we_help_you/emergency_advice/default.htm  These links from the State of Georgia cover disaster planning and response.   
  10. 10. Essential Records for Families ‐  http://sos.georgia.gov/archives/how_may_we_help_you/emergency_advice/evacuation%20records_rev4.pdf  The Georgia State Archives has compiled a list of essential “grab‐and‐go” records and other things to  consider in your family vital records plan.    Family Disaster Plan template ‐ http://extension.missouri.edu/cooper/family_disaster_plan.pdf  This template from the University of Missouri Outreach and Extension department gives you a starting  point for a family disaster plan.    Family Disaster Planning ‐ http://www.co.hamilton.in.us/services.asp?id=5158  This resource from Hamilton County, Indiana has a Family Emergency Plan template and a Family  Disaster Supplies calendar that helps you assemble an emergency supply kit over the course of a six‐ month period by gathering and purchasing a small amount of supplies each week.    Family Emergency Plan ‐ http://www.ready.gov/america/makeaplan/index.html  This portion of the Ready.gov site includes plan templates you can download and fill out.    Financial Recovery and Risk Management  ‐  http://missourifamilies.org/features/copingarticles/coping9.htm  This article reviews the records you may need to capture or create as you recover from a disaster.    Grab‐and‐go Box ‐ http://missourifamilies.org/features/copingarticles/coping21.htm  This article from the University of Missouri lists documents and items you might consider putting in a box  or backpack to take with you in case of an evacuation.    Home Movie Recovery ‐  http://amia.typepad.com/home_movie_recovery/  This guide from the Association of Moving Image Archivists gives tips for recovering family movies  damaged by flood waters.    How to Prepare for Natural Disasters Using Social Media –   http://mashable.com/2010/03/09/prepare‐disaster‐social‐media/  This post from the Mashable blog reviews a number of social media tools to help you plan.    Is Your Family Prepared? ‐ http://www.getprepared.ca  This guide from the Government of Canada features videos and a “72 Hours” emergency preparedness  guide designed to help you care for yourself and your family by building a 72‐hour emergency kit.     My Family Emergency Plan ‐ http://ready.adcouncil.org/beprepared/fep/index.jsp  This portion of the Ready.gov site walks you through a few questions to create a simple family  emergency information plan.    On‐Line Hazard/Vulnerability Info ‐ http://www.nhc.noaa.gov/HAW2/english/prepare/online.shtml  NOAA hosts these links to information and planning tools that can help you identify the most likely  hazards and threats in your area.    Pet Preparedness ‐ http://www.ready.gov/america/getakit/pets.html  This section of Ready.gov focuses on the planning and supplies you need to consider to care for your pet  in a disaster. 
  11. 11. Protecting Family Treasures ‐ http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/TFPublic.html  This set of resources is from the Heritage Emergency National Task Force.    Ready.gov ‐ http://www.ready.gov/america/index.html  This site walks you through three basic steps: Get a Kit, Make a Plan, and Be Informed.    Resources for Private and Family Collections ‐ http://www.nedcc.org/resources/family.php  This page from the Northeast Document Conservation Center gives tips on storage and handling of  family history items.  The NEDCC also maintains a list of suppliers and sources for archival storage  containers and supplies at http://www.nedcc.org/resources/suppliers.php    Save Your Treasures the Right Way ‐  http://www.heritagepreservation.org/NEWS/SaveTreasRight.htm  This page from Heritage Preservation gives tips on salvaging damaged family photos and heirlooms.  See  also http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/tftips.htm    Taking Care ‐ http://www.si.edu/mci/english/learn_more/taking_care/index.html  This set of guides from the Smithsonian Institution covers ways to care for and protect objects, art, paper  documents, textiles, and more.    Where to Write for Vital Records ‐ http://www.cdc.gov/nchs/w2w.htm  In this case, the term “vital records” refers to birth, death, and marriage certificates.  This resource from  the Centers for Disease Control provides links to state vital records offices.      Videos  Coping with Soot Damage ‐ http://www.heritagepreservation.org/video/HPsoot.html  This segment from Heritage Preservation’s Field Guide to Emergency Response covers how to handle  soot‐damaged records and artifacts.    Coping with Water Damage ‐ http://www.heritagepreservation.org/PROGRAMS/WaterSegmentFG.HTM  This 10‐minute video from Heritage Preservation reviews some basic guidance on dealing with flood‐ damaged records and artifacts.    Create a Family Disaster Plan  http://video.about.com/firstaid/Create‐a‐Family‐Disaster‐Plan.htm  This video from About.com gives an overview of family disaster planning.    Let’s Make a Kit ‐ http://www.youtube.com/watch?v=TLFkD8TiTvs  Jamie Lee Curtis walks you through the basic supplies you should have in your family disaster kit.    Three Steps to Emergency Preparedness‐ http://www.youtube.com/watch?v=36mwlqIYEgI  This video, posted by Marin County, CA, gives tips on planning and assembling a family disaster kit.    What’s in My Kit? ‐ http://www.youtube.com/watch?v=Qp9C9capzbw  Jamie Lee Curtis helps you customize and enhance your home disaster supplies kit.       
  12. 12. Reading  Carmicheal, David W.  Rescuing Family Records: A Disaster Planning Guide.  Council of State Archivists,  2009.  Available from http://www.statearchivists.org/prepare/families.htm    Field Guide to Emergency Response.  Heritage Preservation, 2006.  Available for purchase at  https://www.heritagepreservation.org/catalog/product.asp?IntProdID=33    Long, Jane S. and Long, Richard W.  Caring for Your Family Treasures: Heritage Preservation, Harry  Abrams, Inc., 2000.  Available from  https://www.heritagepreservation.org/catalog/product.asp?intProdID=6    Rojas, Stephen, “Securing Vital Records From Disaster,” The Planner (American Institute of Certified  Public Accountants), Sep/Oct 2004, vol. 19, issue 5, pg. 3 (3 pgs).  Available online at your library via the  ProQuest Research Library database.    Williams, Don, and Jaggar, Louisa.  Saving Stuff: How to Care for and Preserve Your Collectibles,  Heirlooms, and Other Prized Possessions.  New York: Simon & Schuster, 2005.        Commercial Companies  Please note that I am not endorsing any products, services, or companies.  You can create and implement  your own personal vital records plan without purchasing special supplies, services, or software. There are  also many free sites that will help you plan for and build your own disaster kit.   If you want to see what  is available, you’ll find many options out there.  Here are a few I found with a simple Internet search:   American Family Safety ‐  http://www.americanfamilysafety.com/   FamilyKeys software ‐ http://www.familykeys.com/   FamilyFile software ‐ http://www.infosmartsoftware.com/    ReadyNation ‐ http://www.readynation.com/   The Ready Store ‐ http://www.thereadystore.com/    Record Tree software – http://www.recordtree.com    Safety Kits Plus ‐ http://www.safetykitsplus.com/safety_kits_plus.html   Vital Records PortaVault® ‐ http://www.securitaonline.com/portaVault.html     

×