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Etude de cas les outils outils 2.0 - nicaud robin

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  • 1. Etude de cas – Outils 2.0 Groupe composé de : Nicaud Robin Merguerditchian Harout Marteil Paul Da Costa Michael Falgarone Zoé
  • 2. Sondage En début de mission, un sondage, via l’outil dédié dans Google Drive, sera réalisé par l’agence (nous) pour évaluer les besoins et les attentes de chaque collaborateurs, en fonction des services.
  • 3. Optimiser et rationaliser le capital connaissances de l’entreprise, qui aujourd’hui est désorganisé et dispersé entre le siège social et les diverses agences régionales. • Les agences régionales vont effectuer des reportings au siège social via l’outil dédié : Jaspersoft. Il intègre des fonctionnalités très utiles tels l’analyse de reportings qui sont au préalable stockés qui permet une compatibilité avec certains logiciels ERP tel que SAP. Prix : 260€ • Le siège va mettre en place un wiki privé avec l’outil XWiki. Comparé aux autres outils de wiki comme Mediawiki par exemple, XWiki est plus complet, cependant la mise en place de serveur au seins de l’entreprise est requise, par conséquent il faudra acheter un serveur de 16 tera octect dans lequel on peut augmenter la capacité de stockage. Prix : 4795€ hors cout de la sous traitance pour la maintenance et le support. • Pour le stockage de donnée, comme on possède un serveur local on peut très bien utiliser Owncloud, que l’on va installer sur le serveur et ainsi avoir de la capacité de stockage, une adresse mail, un gestionnaire de contact, l’interface est simple et propose aussi des applications mobiles. Prix : 0€ hors cout de la soustraitance.
  • 4. Outil choisi Fonctionnalités Prix Pourquoi lui ? OwnCloud Permet d’avoir un système de cloud storage, un service de mail pour les utilisateurs, une fonction messaging et gestion de contact . Le tout est hébergé sur un serveur privé. Gratuit (hébergé sur le serveur de l’entreprise) Dans le but de conserver des données privées au sein de l’entreprise, ainsi aucune entreprise ne peut prendre les données à des fins commerciales. Xwiki Permet de réaliser un wiki pour répertorier les connaissances de l’entreprise. Gratuit (hébergé sur le serveur de l’entreprise) Xwiki est open source et donc totalement personnalisable et la gestion est plus facile. De plus, il est hébergé sur le serveur de l’entreprise donc totalement sécurisé. Japersoft Permet aux agences régionales d’effectuer des reportings au siège. 200€ Japersoft est l’outil le plus professionnel et qui propose le plus de services dont nous avons besoin.
  • 5. Faciliter le partage de l’information et des documents. • Le siège social va communiquer en externe (pour ses clients [actuels et potentiels], ses collaborateurs et les collectivités territoriales) via un outil de blogging : Wordpress ( l’outil le plus professionnel) ; combiné à un outil de partage de ressources : le RSS. Que l’on aura installer sur le serveur que l’on a payé pour Xwiki et Owncloud. Prix : 1200 € (cout d’une web agency) • Le siège social va axer sa communication interne via des slides partagés en privé sur : SlideShare • En sus, le réseau social Yammer sera utilisé pour permettre les communications directes et les échanges instantanées entre deux ou plusieurs collaborateurs. De plus une compatibilité avec Sharepoint et Office 365 est possible, la formule payante est de mise par conséquent cette offre est payante.
  • 6. Outil choisi Fonctionnalités Prix Pourquoi lui ? Wordpress + RSS Blog qui permet à l’entreprise de réaliser sa communication externe Gratuit (hébergé sur le serveur de l’entreprise) Wordpress est le blog le plus professionnel et le plus sécurisé vu qu’il est hébergé sur le serveur de l’entreprise. SlideShare Cet outils permet d’héberger des Présentation (des slides) en ligne, et d’en diffuser le contenu en privé, ou en public. Gratuit C’est l’outil le plus rependu, simple d’utilisation et gratuit. Yammer Il s’agit d’un réseau social d’entreprise, avec une interface comme Facebook. 10800€/an Il s’agit de la même chose que Facebook (Groupe, contact, envoie de documents, messagerie instantanée, sondage, etc…) mais sur son propre serveur et donc sécurisé.
  • 7. Transversaliser la communication et fluidifier les échanges entre collaborateurs Afin de favoriser la communications entre les différents collaborateurs nous avons choisi la solution : Lync. Lync est un outils Microsoft qui permet non seulement d’organiser une réunion (planifications des tâches, ordre du jour, gestion des collaborateurs, prise de notes en direct, partage de documents…), de plus les communications vocales et vidéos peuvent s’étendre aux utilisateurs de Skype. Plus de 25 utilisateurs peuvent communiquer en même temps sans qu’il n’y ait de bugs. Les réunions peuvent suivies depuis un simple navigateur internet, que ce soit sur PC,Mac, ou terminaux mobiles (smartphones et tablettes). D’autres entreprises utilisent Lync comme Fujitsu, Dell et encore d’autres entreprises française de plus petite taille (PME). Nous avons choisi Lync malgré qu’il soit payant car c’est un outil sécurisé et très complet qui s’inscrit dans l’organisation de l’entreprise. Nous avions pensé à Hangouts de Google car il est gratuit, mais ce dernier n’est pas sécurisé et n’est pas aussi complet que Lync.
  • 8. Aperçu des options disponibles par versions Version d’essai Lync Online Plan 1 Lync Online Plan 2 Gratuit 180 jours 1,60€/ utilisateur par mois 4,50€ / utilisateur par mois Vous avez 180 jours pour essayer toutes les options de Lync disponibles • • • • • • Prix pour votre entreprise (300 salariés) : Vidéo multipartie Prise de note améliorée durant les réunions avec partage OneNote Partage de contenu/audio/vidéo multipartie (+ de 3) (planifié et ad hoc) Partage de bureau d’application et de tableau blanc 5 670€ par an • • • Vidéo multipartie Prise de note améliorée durant les réunions avec partage OneNote Partage de contenu/audio/vidéo multipartie (+ de 3) (planifié et ad hoc) Partage de bureau d’application et de tableau blanc 16 200€ par an Nous vous conseillons d’essayer la version gratuite et de définir ensuite les outils dont vous avez besoin ou non pour choisir la version payante de votre choix.
  • 9. Outil choisi Fonctionnalités Prix Pourquoi lui? Microsoft Lync • • • • • • 5670€/ an pour 300 utilisateurs (Plan 1) Contrairement à Hangouts de Google, c’est un outil complet, performant et sécurisé. Planificateur de tâches. Appel multi-utilisateurs. Vidéo-conférence Messagerie instantanée. Réunions virtuelles. Prises de notes intégrées à OneNote de Microsoft. 16 200€/ par pour 300 utilisateurs (Plan 2) L’intégration de Skype est également un véritable avantage. Nous avons choisi le meilleur pour votre entreprise, et le prix est intéressant pour un outil performant.
  • 10. Favoriser la collaboration au sein des équipes projet afin d’être plus efficace. Afin d’organiser les réunions de projets, nous utiliserons, avant tout, Doodle qui permet de trouver la date idéal pour une réunion selon les disponibilités de chaque collaborateur. C’est un outils gratuit. Pour la gestion de projets nous avons décider de prendre ProjectProfessionnel 2013 car il permet : • • • • • • • D’organiser les différents projets, et définir les différentes priorités: mieux contrôler et visualiser leur avancement et l’utilisation des ressources grâce aux rapports et présentations. Rester en contact avec son équipe même en déplacement: Partager des informations et avoir une conversation sur un site dédié au projet. Le planificateur d'équipe permet de déceler et de corriger les problèmes potentiels avant qu'ils n'aient une incidence sur votre planning. Analyser rapidement différents scénarios de simulation Project fonctionne parfaitement bien avec Office, Office 365, SharePoint et Lync pour créer un système collaboratif complet de gestion des projets. Communiquer en temps réel. On peut vérifier la disponibilité d’un collaborateur, lancées des espaces de conversations et des espaces de réunions à partir d’un projet. La licence coûte 1369€ pour une utilisation complète sans restriction.
  • 11. Outil Fonctionnalité Prix Pourquoi lui Doodle Permet de trouver la date idéal pour une réunion selon les disponibilités de chaque collaborateur Gratuit Gratuit et simple d’utilisation Project Professionnal 2013 -Organiser les différents projet, tâches et priorités. - Partage d’information et communication en temps réel - Présentation et rapport sur l’avancement du projet et l’utilisation des ressources. - Anticipation erreur et scénarios. 1369€ -Il sera disponible au sein de toute l’entreprise une fois installé sur le serveur. Contrairement à d’autres outils comme Wimi il n’y pas de limite au nombre d’utilisateur. - Project fonctionne parfaitement bien avec Office, Office 365, SharePoint et Lync pour créer un système collaboratif complet de gestion des projets.
  • 12. Permettre à chaque collaborateur d’être force de proposition dans le processus d’innovation. • Avant chaque réunion, et au fil de l’année, les différents collaborateurs peuvent soumettre des idées d’innovations et de développement via l’outil : Blog (Wordpress). Cet outil est gratuit, il sera hébergé sur le serveur de l’entreprise. En effet, le directeur régional demande aux chefs d’équipe de chaque département de poster un billet sur leur blog interne respectif de l’entreprise en demandant à chaque collaborateur de poster leurs idées. Lorsque la deadline sera atteinte, le chef d’équipe sélectionnera les meilleures idées et les enverra au directeur régional. • L’entreprise peut également utiliser l’outil Wridea. Cet outil permet de créer des idées et de les partager avec des amis ou des collaborateurs. Il est donc utilisable dans le milieu personnel et professionnel. La possibilité de créer des groupes de personnes permet de pouvoir gérer plusieurs comptes de personnes. Cet outil propose également une gestion de propriétés à l’aide de catégories et de couleurs. Cet outil est entièrement gratuit et la création d’un compte est très rapide.
  • 13. Outil choisi Fonctionnalités Prix Pourquoi cet outil ? Wordpress Blog qui permet au chef d’équipe de communiquer avec ses équipes. Les employés peuvent commenter et ainsi dialoguer avec le reste de l’équipe. Gratuit (hébergé sur le serveur de l’entreprise) Canalblog ne propose aucune fonctionnalité et est très basique. Blogger est également un service trop restreint et ne propose pas assez de fonctionnalités. Blogger étant un service Google, les données ne sont pas sécurisés à 100%. En choisissant Wordpress, les données seront 100% sécurisés par elles seront sur le serveur interne de l’entreprise. Wridea Permet de partager des idées entre amis et collaborateurs. Gratuit Wridea est un outil très complet de partage d’idée. Il permet en effet créer, partager et d’organiser des idées facilement et gratuitement. Cet outil n’a pas de concurrent car aucun prestataire ne propose ce type d’outil.
  • 14. Sondage Deux mois après la mise en place de ce système d’information : un sondage, via l’outil dédié dans Google Drive, sera réalisé par l’agence (nous) pour évaluer les solutions apportées, savoir si elles répondent efficacement aux besoins initiaux, et repérer les axes d’améliorations possibles.
  • 15. Conclusion Pour optimiser et rationaliser le capital connaissances de l’entreprise des reportings seront effectués via Japersoft. Et le siège social va, lui, mettre en place un wiki via XWiki. La communication externe de l’entreprise sera effectuée via un blog professionnel Wordpress + RSS. Pour sa communication internet, le siège va utiliser l’outil SlideShare pour partager des informations et des processus de travail à ses agences régionales. Doole va nous permettre de planifier des réunions, et Project Professionnel de les réaliser. Yemmer semble l’outils le plus adapté en entreprise pour répondre aux besoins de ce client. Cet outil sera combiné par Lync qui nous semble être l’outil de communication et d’échange le plus complet et professionnel pour les réunions. OwnCloud va permettre à l’entreprise de stocker ses documents, de les consulter en ligne, de mettre en place des tâches à faire, d’effectuer des backups et des migration de donnés. Le tout dans un système sécurisé et totalement modifiables/personnaliser pour l’administrateur. En plus, OwnCloud propose une webmail à l’interface claire et très performante. Wridea, quant à lui, est une boite à idées performante pour que chacun puisse proposer ses idées dans le processus d’innovation. Le choix d’un serveur interne est un investissement financier conséquent au départ, cependant au long terme nous avons estimé que les gains sont très importants (plusieurs dizaines de milliers d’euros par an). De plus, contrairement aux autres solutions en ligne, un serveur privé et interne permet de sécuriser les données et d’être protégés en cas de problème (possibilité de backups simple et rapide).
  • 16. Facture Afin de mettre en place notre système d’informations nous avons besoin d’investir dans un serveur. Optimiser et rationaliser le capital connaissances de l’entreprise, qui aujourd’hui est désorganisé et dispersé entre le siège social et les diverses agences régionales. Serveur 16 To. : 4795€ (hors coût de sous traitance pour la maintenance et le support) • Japersoft : 200€ • XWiki : Gratuit • Wordpress + RSS: 1200 € (cout d’une web agency) Faciliter le partage de l’information et des documents. • OwnCloud : Gratuit • Yammer : 10800€/an • SlideShare : Gratuit Transversaliser la communication et fluidifier les échanges entre collaborateurs • Lync : 16200€ / an • OwnCloud : Gratuit Favoriser la collaboration au sein des équipes projet afin d’être plus efficace. • Doodle : Gratuit • Project Profesionnel 2013 : 1369€ Permettre à chaque collaborateur d’être force de proposition dans le processus d’innovation. • Wordpress : Gratuit (voir prix web agency au dessus) • Wridea : Gratuit Investissement de départ : 4795+200+1200+1369 = 7564€ Cout par an : 10800+16200 = 27000€