El departamento de organización de Eventos de la Empresa Mabel Lebrero

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Organizadas por Robin Laight -Jornadas y Eventos- y Data Eventos se realizaron las 2º Jornadas Nacionales de Organización de Eventos, en el Centro Cultural Borges, Galerías Pacífico, Sala Astor Piazzolla, Viamonte 525, 2º piso, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina.

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El departamento de organización de Eventos de la Empresa Mabel Lebrero

  1. 1. El Departamento de Organización de Eventos de la Empresa Mabel Alejandra Lebrero
  2. 2. OBJETIVOS Eventos Empresarios: Los eventos empresarios son hechos comunicativos que implican protagonistas que llevan a cabo acciones, en un lugar y tiempo compartido. Todo está construido con la intencionalidad de cumplir objetivos corporativos.
  3. 3. OBJETIVOS Eventos Empresarios: Constituyen, asimismo, herramientas de marketing directo, que permiten la medición inmediata de receptividad de una propuesta. •Apuntan a un segmento cautivo. •Permiten la retroalimentación, corrección y medición de receptividad y reacciones a lo propuesto.
  4. 4. OBJETIVOS Eventos Empresarios: Los eventos se nutren de disciplinas como la publicidad, el marketing y la comunicación para su profesionalización. A la vez son herramientas de dichas disciplinas.
  5. 5. OBJETIVOS Eventos Empresarios: Un evento corporativo constituye una presencia pública de imagen institucional. Permite posicionamiento corporativo en el mercado interno y externo. No es un pasatiempo sino una apuesta profesional y de negocios.
  6. 6. OBJETIVOS Por qué es importante la creación de un Departamento de Organización de Eventos de la Empresa: Porque son los profesionales pertenecientes a la empresa quienes más conocimiento tienen de: su historia, misión, valores, creencias; productos y servicios; inserción en el mercado; competencia…
  7. 7. OBJETIVOS Por qué es importante la creación de un Departamento de Organización de Eventos de la Empresa: Porque los eventos reflejan lo que la empresa es o quiere ser. •Reconocida en el mercado. •Competitiva. •Innovadora, actualizada. •Una gran familia corporativa.
  8. 8. OBJETIVOS Porque de sus eventos depende, en parte, el cumplimiento de sus objetivos.
  9. 9. RESPONSABLES ¿Quiénes realizan normalmente los eventos en las empresas? Responsables de Marketing. Responsables de Comunicación. Responsables de Relaciones Públicas. Responsables de Ceremonial y Protocolo. Responsables de Áreas Administrativas.
  10. 10. RESPONSABLES ¿Quiénes debieran realizarlos? Responsables de Organización de Eventos o Responsables de Marketing. Responsables de Comunicación. Responsables de Relaciones Públicas. Responsables de Ceremonial y Protocolo. Responsables de Áreas Administrativas. Capacitados en técnicas de Organización de Eventos. Dirigidos y coordinados por un Organizador de Eventos Profesional
  11. 11. FUNCIONES Tareas que debe desarrollar:  Organización Integral: Investigación, generación de ideas, planificación y ejecución, de eventos internos y externos.
  12. 12. FUNCIONES Tareas que debe desarrollar: Organización parcial (resto delega en un organizador externo). Es de su incumbencia: •Establecimiento de Objetivos. •Definición del perfil de convocantes y convocados. •Definición de presupuesto. •Suministro de toda la información necesaria de la empresa, para el evento. •Supervisión de la tarea del organizador.
  13. 13. FUNCIONES El Responsable de Eventos de la Empresa: Invierte en eventos por beneficios corporativos. Es influenciado por la opinión pública y el mercado. Pone en juego la imagen institucional. Resuelve en función de los intereses corporativos que representa. Tiene la responsabilidad de controlar al organizador externo. Mantiene una relación profesional con el mismo.
  14. 14. FUNCIONES Tareas que debe desarrollar: Elaboración de presupuestos: parciales y totales. Planes de financiación: créditos, planes de inversión, patrocinios.
  15. 15. FUNCIONES Tareas que debe desarrollar: Elaboración del Plan de Comunicación (en conjunto con el Departamento de Comunicación de la Empresa) •Definición del contenido a comunicar. •Establecimiento de plazos para convocatoria y difusión. •Listado de invitaciones especiales (personalidades, prensa, etc.) •Perfil del segmento a apuntar. •Lineamientos generales del plan: PRENSA, PUBLICIDAD y PROMOCIÓN.
  16. 16. RECURSOS La implementación del Departamento de Organización de Eventos de la Empresa implica los siguientes recursos: Recursos humanos (personal afectado) Recursos de capital (partida presupuestaria anual para eventos internos y externos) Recursos de infraestructura (oficina, salas de reuniones) Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de oficina, materiales afines) Recursos promocionales (tarjetas, papelería comercial, etc.) Recursos de capacitación y asesoría (instrucción permanente al personal, participación en eventos de actualización del sector, etc.)
  17. 17. RECURSOS Productos y Servicios Propios y de Terceros: Personal fijo y/o contratado. Equipamiento y servicios para eventos. Sedes. Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de oficina, materiales afines) Recursos promocionales (tarjetas, papelería comercial, etc.) Recursos de capacitación y asesoría (instrucción permanente al personal, participación en eventos de actualización del sector, etc.)
  18. 18. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Estadísticas de eventos Las EXPOSICIONES son un sector en aumento, y el marco ideal para dar a conocer un producto o servicio. EXPOSICIONES EN TODO EL PAÍS Exposiciones Expositores Nacionales Expositores Extranjeros Visitantes Nacionales Visitantes Extranjeros Generales 309 40.522 1.899 12.950.591 1.899 Rurales 119 13.952 52 2.683.900 2.680 Totales 428 54.474 1.951 15.634.491 4.579 Total de inversión anual: 3.605 millones de pesos
  19. 19. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Estadísticas de eventos Los CONGRESOS son reuniones de divulgación, debate y reflexión desde una óptica académica y/o científica.. CONGRESOS EN TODO EL PAÍS Congresos Asistentes Nacionales Asistentes Extranjeros 1.979 986.792 100.874 Total de inversión anual: 3.621 millones de pesos
  20. 20. CIFRAS 2012 POR TIPO DE EVENTOS Congresos 608 Jornadas 692 Encuentros 218 Seminarios 107 Simposios 85 Reuniones 49 Conferencias 56 Foros 41 Coloquios 14 Cursos 67 Convenciones 14 Talleres 16 Olimpíadas 12 Fuente: Revista Perspectiva Anuario 2013. Relevamiento basado en eventos realizados por organismos y asociaciones, con una duración mínima de una jornada y un básico de 50 asistentes.
  21. 21. CONGRESOS POR SEDE 2012 Ciudad de Buenos Aires 515 Córdoba 271 Mar del Plata 204 Pcia. de Buenos Aires 198 Tucumán 173 Rosario 170 Salta 140 Mendoza 138 Chubut 40 Entre Ríos 27 Santiago del estero 14 Santa fe 13 Río Negro 10 San Juan 9 Chaco 9 San Luis 8 Corrientes 7 Misiones 7 Otras 26 Total 1.979
  22. 22. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos ●Eventos Virtuales Plataformas on line, Salas de Videoconferencia, que permiten compartir archivos en distintos formatos PDF, Power Point, Imágenes, navegar por Internet, ver videos on line, hacer conferencias grupales con cámara y micrófono. Aplicaciones: •Capacitaciones •Ruedas de negocios •Videoconferencias en directo •Presentaciones de productos…
  23. 23. UN MERCADO EN CRECIMIENTO
  24. 24. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Diseños en 3D de exposiciones Aportan: •Costos menores. •Inmediatez de información. •Retroalimentación permanente. •Mayor alcance y acceso global. ●Uso de Redes Sociales para convocatoria y Twitter •Personalización de la información. •Contacto directo y fluido con el destinatario.
  25. 25. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Plataformas de Mobile Marketing •Permite compartir información on line del evento: •Organizadores, Disertantes, Patrocinadores. •Programas de actividades. •Interactuar con dichos protagonistas a través de consultas y opiniones. •Acceder a la información desde un celular, pc, tablet. VIDEO FLYERING
  26. 26. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Eventos Sostenibles Eventos que promueven el cuidado del medio ambiente a través del uso de elementos no contaminantes ni invasivos. Aportan: •Réditos económicos, sociales y ambientales; directos e indirectos tanto para organizadores, sponsors, proveedores, asistentes y destino receptivo, entre otros. •Ahorro de costos: conservación de energía, reducción de basura, compra de productos locales.
  27. 27. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Imagen positiva: promueve la iniciativa tecnológica que permite la utilización de recursos en forma eficiente.
  28. 28. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Sensibilización: tanto a los participantes, como al personal, los proveedores, la comunidad local sobre los beneficios de la utilización de productos y servicios sostenibles. Beneficios sociales: crea puestos de trabajo y mejores condiciones.
  29. 29. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos Eventos Tecnológicos Son aquellos eventos que utilizan diferentes recursos tecnológicos con el fin de: •Agilizar las comunicaciones. •Ofrecer un marco contextual de avanzada. •Incrementar el confort. •Brindar alternativas novedosas de servicios.
  30. 30. UN MERCADO EN CRECIMIENTO Tendencias para considerar en eventos corporativos •Recursos aplicados •Video mapping: proyección en 3D sobre diferentes estructuras. •Imágenes grabadas en directo y ampliadas que se complementan con diseños computarizados.
  31. 31. CONSIDERACIONES FINALES Los eventos son herramientas de marketing directo para la concreción de objetivos corporativos. Las empresas buscan posicionarse y diferenciarse en un mercado sumamente competitivo. La fidelización del cliente interno y externo favorece la imagen institucional, la productividad y el crecimiento.
  32. 32. CONSIDERACIONES FINALES ●La empresa no es una isla, sino que forma parte de un conjunto, es necesaria su participación en eventos colectivos. ●La inversión en eventos debe ser entendida desde el capital destinado para los mismos, como de los recursos humanos idóneos para llevarlos a cabo y la planificación de acciones coordinadas por un Departamento Especializado y dedicado exclusivamente.
  33. 33. Mabel Alejandra Lebrero data_eventos@yahoo.com.ar GRACIAS!

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