Cómo diseñar y gestionar una estrategia de prensa

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Cómo diseñar y gestionar una estrategia de prensa

  1. 1. CÓMO DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSARobin LaightEstrategias de Prensa y ComunicaciónJ. E. Uriburu 115, Piso 6, Estudio MC1027AAC Buenos Aires, ArgentinaTel. (54-11) 4953-8717robin@robinlaight.com.arwww.robinlaight.com.ar
  2. 2. LA COMUNICACIÓN SE DIVIDE EN • Relaciones Públicas. Contacto con los diferentes públicos de la organización • Publicidad. Es lo que la empresa dice de sí misma • Prensa. Contacto con los medios de comunicaciónEstrategias de Prensa y Comunicación 2
  3. 3. DEFINICIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • Es el diseño de una estrategia de comunicación destinada a que las agencias de noticias, medios gráficos, radiales, televisivos y electrónicos se interesen favorablemente en una empresa, institución, marca, producto, servicio o evento, y publiquen notas, artículos, reportajes, menciones, destacados, etc.Estrategias de Prensa y Comunicación 3
  4. 4. CONDICIONES NECESARIAS PARA QUE UNA ESTRATEGIA DE PRENSA FUNCIONE • Voluntad política para su aplicación • Compromiso activo en el proceso de todos los miembros de la organización • Asignación de un presupuesto mensual para la ejecución de las acciones a realizar • Comunicación Interna para que funcione el modelo • Definir el o los voceros autorizados a dar notas o entrevistasEstrategias de Prensa y Comunicación 4
  5. 5. CONDICIONES NECESARIAS PARA QUE UNA ESTRATEGIA DE PRENSA FUNCIONE • Carpetas de Prensa conteniendo información sobre la institución. • Fotos en alta resolución JPG de la institución, del presidente de la institución. Sobres y papel membretado para envío de materiales a los medios de comunicación y públicos objetivo • Una cuenta de correo electrónico denominada: prensa@xxx.com.ar • Tarjetas personales • Informe de los medios de comunicación donde se pautó, se pauta actualmente o se va a pautar publicidad. • Tips para gestión de notas, Artículos y columnas de opinión escritosEstrategias de Prensa y Comunicación 5
  6. 6. QUE ES UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • Es una guía que tiene que estar impresa y que nos indica adonde estamos y adonde queremos llegarEstrategias de Prensa y Comunicación 6
  7. 7. INFORMACIÓN RELEVANTE Y DE IMPORTANCIA PARA LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN • El cumpleaños del presidente de la empresa XXX es importante para su familia pero no para los medios • Los 100 años de la fundación del Teatro Colón es una información prensableEstrategias de Prensa y Comunicación 7
  8. 8. FUNCIÓN DE UN AGENTE DE PRENSA • Vincular al cliente con los medios de comunicación mediante diferentes accionesEstrategias de Prensa y Comunicación 8
  9. 9. RELACIÓN ENTRE ASESOR DE PRENSA Y CLIENTE • EmpatíaEstrategias de Prensa y Comunicación 9
  10. 10. LO QUE UNA ESTRATEGIA DE PRENSA NO ASEGURA • La publicación de notas • El día en que las notas van a ser publicadas • Que parte (un extracto o parte de ella) de las entrevistas o notas van a ser publicadas • Una estrategia de prensa no suplanta un plan de marketing. Se integran los dosEstrategias de Prensa y Comunicación 10
  11. 11. BENEFICIOS DE UN PLAN DE PRENSA • Establece contactos con periodistas especializados y con medios de comunicación masivos • Inserta la noticia en los contenidos editoriales • Obtiene espacios de difusión en diferentes secciones de los medios • La organización se destaca de sus competidores que no tienen presencia en los medios de comunicación • Garantiza la claridad y fluidez en las comunicaciones enviadas • Consolida, acrecienta y mantiene la imagen de la organización • Favorece la visibilidad de la organizaciónEstrategias de Prensa y Comunicación 11
  12. 12. 12 PASOS PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • 1) Definición de la actividad a difundir • 2) Diagnóstico de Prensa • 3) Objetivos de Prensa • 4) Acciones a desarrollar • 5) Medios de comunicación a contactar • 6) Definición de la información a enviar a los medios de comunicaciónEstrategias de Prensa y Comunicación 12
  13. 13. 12 PASOS PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • 7) Redacción de la información a enviar a los medios de comunicación • 8) Cronograma de envío de la información a los medios de comunicación • 9) Envío de la información a los medios de comunicación • 10) Seguimiento de la información enviada a los medios de comunicación • 11) Gestión de notas y artículos prerredactados en los medios de comunicación • 12) Clipping de prensa. Comunicar al cliente todo lo hecho y obtenidoEstrategias de Prensa y Comunicación 13
  14. 14. PASO 1 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • Definición de la actividad a difundirEstrategias de Prensa y Comunicación 14
  15. 15. PASO 2 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • DIAGNÓSTICO DE PRENSA • Se hace un diagnóstico de Comunicación para saber adonde estamos parados (somos conocidos, figuramos en los medios, nos han hecho notas, tenemos pagina Web) • Estudio de la competenciaEstrategias de Prensa y Comunicación 15
  16. 16. PASO 3 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • OBJETIVOS DE PRENSA • Que vamos a difundir (tener en claro que es la actividad que desarrolla nuestro cliente y cuales son sus objetivos de comunicación).Estrategias de Prensa y Comunicación 16
  17. 17. PASO 4 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CON LAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA • Gacetilla de Prensa (para Gráfica, TV, Radio y Redes Sociales) • Comunicado de Prensa • Conferencia de Prensa • Rueda de Prensa • Organización de EventosEstrategias de Prensa y Comunicación 17
  18. 18. HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CON LAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA • Gestión de notas • Envío de artículos prerredactados • Difusión de la misma información en diferentes secciones de los medios • Posicionar a nuestro cliente como formador de opinión en los medios de comunicación • Presentación de la postura de la institución sobre un determinado tema en los medios de comunicaciónEstrategias de Prensa y Comunicación 18
  19. 19. HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CONLAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA• Acciones de RSE (Responsabilidad Social Empresaria)• Sala de Prensa online• Envío de newsletters• Video Institucional• Carpeta de Prensa o Press Kit
  20. 20. HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CONLAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA• Gestión de entrevistas• Articular la temática de nuestra organización con las secciones economía, política, sociedad, policiales, etc. de los medios de comunicación• Organización de conferencias libres y gratuitas• Día del Periodista• Open House (visita a la planta, fábrica, etc.)
  21. 21. HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CONLAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA• Carta de Lectores• Envío de Estadísticas vinculadas a cada sección de los medios• Envío de Investigaciones vinculadas a cada sección de los medios• Envío de Encuestas vinculadas a cada sección de los medios• Lanzamiento de Productos o Servicios•
  22. 22. HERRAMIENTAS DE PRENSA MÁS COMUNES CONLAS QUE CUENTA UN AGENTE DE PRENSA• Página Web• Reuniones con Periodistas (Desayunos, almuerzos, etc.)• Envío de mail deseando FELIZ 2014, etc.
  23. 23. PASO 5 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • MEDIOS DE COMUNICACIÓN A CONTACTAR • Elaboración de la base de datos de medios de comunicación apropiados para lo que vamos a difundir • Que datos míos tengo que enviarle al periodistas: cliente por el cual lo llamo, nombre, apellido, teléfono oficina, celular, dirección y horarios en los cuales me puede llamar ( un agente de prensa esta disponible los 365 días del año, las 24 horas del día) • Cual es la forma que el periodistas prefieren que nos comuniquemos con ellos: por teléfono, email y en que horarios • Como se hace una base de datos: se empieza de los medios generales a los medios especializadosEstrategias de Prensa y Comunicación 23
  24. 24. MODELO PARA DISEÑAR Y EJECUTAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • MEDIOS DE COMUNICACIÓN A CONTACTAR • Como contacto yo a los periodistas: con vos fuerte y segura, educadamente, tratándolos de usted, • En horarios normales, antes de las 17hs, nunca un sábado, domingo o feriado, no en horario de cierre, • Ejemplo FIAP, ATINA, UPB, ExpoToons, Estreno de una obra de teatro, ATINA y los talleres de abuso infantil, XIII Encuentro de Teatro Títeres y Cuentos organizado por la Universidad Popular de Belgrano • Tener buena relación con el puesto de diarios al cual le compramos diarios y revistas,. Ir y pedirle que nos deje hojear los diarios y revistas y tomamos nota del periodista encargado de la sección con la cual nos queremos contactarEstrategias de Prensa y Comunicación 24
  25. 25. REDES SOCIALES  Qué redes sociales usar • • Qué objetivos tengoEstrategias de Prensa y Comunicación 25
  26. 26. REDES SOCIALES • Facebook – Creación de Fan PageEstrategias de Prensa y Comunicación 26
  27. 27. REDES SOCIALES • Twitter – Creación de PerfilEstrategias de Prensa y Comunicación 27
  28. 28. REDES SOCIALES • Linkedin • Redes de nichoEstrategias de Prensa y Comunicación 28
  29. 29. PASO 6 y 7 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • DEFINICIÓN, PREPARACIÓN Y REDACCIÓN DE LA INFORMACIÓN A ENVIAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN • Contar con un programa para envío masivo de emails • Carcaza para envío de información • Nunca enviar una información sin una foto (relacionada con lo que estamos enviando) dentro de la carcaza • No enviar archivos adjuntos a menos que el periodista lo haya solicitadoEstrategias de Prensa y Comunicación 29
  30. 30. PASO 8 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • CRONOGRAMA DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN • Carpeta de Prensa enviarla a los medios de comunicación 10 días antes del evento • Consultar las revistas bimestrales, mensuales, semanales, periódicos y diarios • Radio y televisión son más flexibles las fechas de cierre • Sitios electrónicos y newslettters: la fecha de cierre es muy flexible • Consultar fechas de cierre de las agendas, sección espectáculos, una conferencia de prensa, etc.Estrategias de Prensa y Comunicación 30
  31. 31. PASO 9 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • ENVÍO DE LA INFORMACIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN • Con qué anticipación deben enviarse las informaciones a los medios de comunicación (fechas de cierre de las ediciones de los diarios y revistas, radios, televisión y medios electrónicos)? • Difusión de una misma información en diferentes secciones de los medios de comunicaciónEstrategias de Prensa y Comunicación 31
  32. 32. PASO 10 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN ENVIADA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓNEstrategias de Prensa y Comunicación 32
  33. 33. PASO 11 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA• Gestión de notas y artículos prerredactados en los medios de comunicación
  34. 34. PASO 12 PARA DISEÑAR Y GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DE PRENSA • Clipping de prensaEstrategias de Prensa y Comunicación 34
  35. 35. RECOMENDACIONES GENERALES• Agradecer siempre las notas publicadas• No trabajar a resultados (por notas obtenidas)• Conocer todas las secciones y suplementos de los medios de comunicación• Actualizarse mediante la asistencia a cursos y lectura de bibliografía especializada• Responder todos los emails que recibimos
  36. 36. SÍNTESIS PARA GESTIONAR UNA ESTRATEGIA DEPRENSA• Objetivos de prensa claros• Herramientas de prensa apropiadas• Una buena base de datos de medios de comunicación• Habilidad para la gestión de notas

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