Sugerencias para mejorar la gestión del tiempo e incrementar tu productividad laboral

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La única forma de
acabar con la
IMPRODUCTIVIDAD,
las MIERDIHORAS y
EL PRESENTISMO es
…
OPTIMIZAR,
CONTROLAR Y
GESTIONAR
NUESTRO TIEMPO
EN EL TRABAJO
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Una hora de
planificación ahorra
tres de ejecución y Planificar ya es una
produce mejores tarea que consume
resultados tiempo … no olvides
planificarla ;)
Decide qué vas a
hacer es planificar
… y decidir cuándo
hacerlo es
programar
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edibles
lcanzables
etadores
emporales
specíficos
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Fundamentos Teóricos y Técnicas para la Gestión Eficaz del Tiempo
UMBRAL VALOR PUNTUACIÓN
CODIFICAX DESCRIPX PONDERAX TECHO % LOGRO
MÍNIMO OBTENIDO FINAL
OBJETIVOS
CUANTITATIVOS
Nombre del Valor
Coeficiente de Establecer
Objetivo Establecer o Numérico
importancia o no una
no una derivado de Porcentaj
Describir el respecto al puntuación Resultado de
OBJETIVOS puntuación la e en el
Definir la objetivo en 100% de los máxima a multiplicar el
CUALITATIVOS mínima a contabilizaci que se ha
unidad de conceptos Objetivos. La partir de la % Logro por
alcanzar. Si ón directa alcanzad
medida o claros, suma de todos cual ya no el coeficiente
Nombre del no se supera de las o el
valoración específicos y los se obtiene de
Objetivo no se unidades de objetivo
concretos coeficientes más ponderación.
contabilizaría medida fijado.
debe ser igual puntuación
OBJETIVOS el objetivo. contemplad
a 100 .
PERSONALES as.
Nombre del
Objetivo
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Tareas simples < 2 h
No más de 10-15 tareas
Que sea muy manejable
Tenerla siempre accesible
Elaboración diaria
Deja algún hueco para
imprevistos, descansos, etc.
Prioriza, primero lo primero
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Tenga en cuenta para ello sus intereses
profesionales, las circunstancias del momento y
los objetivos la estrategia de la compañía, etc.
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El teléfono no deja de sonar.
Me interrumpen continuamente.
Me hacen asistir a reuniones interminables e inútiles.
Mi jefe me cambia continuamente mis prioridades.
Mis clientes me cambian continuamente mis prioridades.
Todo lo que me piden es urgente, para ayer.
No tengo quién me eche una mano y si quiero algo que salga
bien, lo tengo que hacer yo mismo.
Todo el mundo, desde la familia y los amigos, el perro, hasta
el vecino del quinto, pretende que le dedique mi tiempo…
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Fundamentos Teóricos y Técnicas para la Gestión Eficaz del
Tiempo
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Tarea sin
interrupciones Tarea con interrupción
de 5 minutos
1 hora
1 hora + 5 minutos + X
minutos de recuperación de
la concentración
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o Analice el % de tiempo que
dedica a interrupciones
o Analiza cuando suceden con
mayor frecuencia
o Planifíquelas como una actividad
más prevista en su agenda
o Anticípese a los posibles
interruptores
o Informe de los momentos menos
propicios para las interrupciones
o Sepa decir que no
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Llamadas Salientes
Técnicas profesionales para una Gestión Eficaz del
Tiempo Mejor en determinados momentos.
Por escrito todo lo que quieras decir.
Tener al alcance de la mano todos los
documentos pertinentes.
Lo primero: diga quién es, con quién
quiere hablar, y sobre qué asunto.
Transcriba las informaciones recogidas
si se prevén consecuencias.
Llamadas Entrantes
Filtre las llamadas y asegúrese de que
quien recibe la llamada sepa gestionarlas
correctamente.
Sepa, antes de contestar, quién lo
llama y para qué.
No reciba ninguna llamada estando en
una reunión ni en sitios ruidosos.
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Técnicas profesionales para una Gestión Eficaz del
Tiempo
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Altamente
Aceptable; 8%
productiva 2%
Normalita; 13%
Una pérdida de
tiempo; 23%
Una autentica;
54%
Fuente: elaboración propia RJJ en base a las +500 reuniones a las que he asistido
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Se recomienda que “siempre que exista una
alternativa, se debe renunciar a la convocatoria.
“El coste de celebrar una reunión es altísimo”.
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Limite el número de participantes.
Prepare el orden del día.
Elija el mejor momento para convocar una reunión.
Organice su reunión con suficiente antelación.
Respete y haga respetar el horario previsto.
Redacte o haga redactar una breve reseña.
Haga llegar esa relación a todas las personas
interesadas.
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Utilice un sistema de clasificación
práctico, de fácil acceso y conocido por
todos.
Ponga periódicamente en orden sus
carpetas y archivadores
Tire/borre los documentos inútiles de
forma regular.
Revise si es necesario su sistema de
clasificación.
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Tiempo
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Si vas a leer un correo léelo, pero no en diagonal.
Controla y planifica el uso del mail de forma sistemática, intentando que
no sea siempre la primera tarea del día.
Trata de no mantenerlo siempre encendido, o en su defecto desconecta
el avisador automático de recepción de email.
Si se requiere respuesta sencilla e inmediata, responda. Si requiere una
respuesta pausada y elaborada, planifíquela … ¡no la acometa ya!
Usa el correo para los asuntos pertinentes, quizás sea mejor otro medio
(teléfono, presencial, sms, WhatsApp, skype, messenger, etc.)
Pon únicamente en copia de tus mails a las personas estrictamente
necesarias.
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Evite los registros innecesarios en canales de noticias (RSS), listas de
distribución, grupos de interés en redes sociales, etc. Dese de baja
regularmente de aquellos que ya no son útiles.
Evita generar tráfico de mails innecesarios (gracias, ok, perfecto, … )
Piensa también en el efecto que produces en los receptores de tu correo.
Deje los correos “personales” para fuera del trabajo.
Dedique tiempo a clasificar remitentes, organizar carpetas, eliminar
mails (sin piedad), etc.
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Lifofilia - L.I.F.O. (last in first out)
¡Actúa por ti mismo, no reacciones"!
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En la mayoría de las situaciones, una
pequeña parte de los factores producía una
gran parte de los resultados.
¿Conoces qué actividades producen los resultados más importantes?
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Perfecto
Eficiencia
Chapuza
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Fundamentos Teóricos y Técnicas para la Gestión Eficaz del
Tiempo
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Si no mides lo que haces no puedes
Técnicas profesionales para una Gestión Eficaz del
conocer ni mejorar tu trabajo …
Tiempo
Pero si no vas a hacer nada con lo que
midas mejor no hagas nada.
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Paso 1.- Registrar todas las
actividades previstas a lo
largo de la jornada.
Paso 2.- Registrar todas las
actividades ejecutadas a lo
largo de la jornada.
 Paso 3.- Establecer
Categorías de actividades en
función de nuestro puesto de
trabajo
 Paso 4.- Contabilizar las
horas dedicadas a cada
categoría …
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60
53.1
50
41.3
40
30.9
30
24.8
PREVISION
20
EJECUCION
10.4
10 6.1 5.6
4.6 4.3 4.6 3.8 2.6
2.1 2.3 1.6 1.6
0.1 0.2
0
Distribución porcentual del tiempo de trabajo en una semana
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Espero que haya sido
interesante
roberto.jimenez@k4b.es
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