Weltweites Real Estate Management (Prozesse + IT) bei der IBM
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Weltweites Real Estate Management (Prozesse + IT) bei der IBM

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Weltweites Real Estate Management (Prozesse + IT) bei der IBM Presentation Transcript

  • 1. Real-Estate Management bei der IBM Weltweite Prozesse, Verfahren und Tools © 2012 IBM Corporation
  • 2. Agenda  Globale Prozesse  EMEA Prozessentwicklung  EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre  IBM Tools 2 © 2013 IBM Corporation
  • 3. Organisation der Liegenschaftsverwaltung (RESO) CxO VP Real-Estate (Bill De Stasio) Direktor Amerikas Direktor EMEA Direktor Asien (Michel Jaquot) Central (Philip Flaig) West North South 3 © 2013 IBM Corporation
  • 4. Planung und Umsetzung des Immobilienbedarfs  Organisationen (Länder, Abteilungen) melden ihren Flächenbedarf (Steigerung, Verminderung, Umbau) an RESO  RESO-Regionalorganisation setzt Bedarf um, dabei: – Abstimmung der „Sharing Rate“ (1:1 über 1:1,2 bis 1:16) – Genauer Investitionsplan für Anmietung, Verlängerung und Umbau über den gesamten Lifecycle (Siehe RER-Prozess)  Investitionsplan muss (je nach Summe) bis zum Vorstand der IBM  Anpassung und Optimierung laufender Belegungen (Mietverträge, Bestand) – Überprüfung der Belegung und der Sharing-Ratio (Zählung der MA) – Steter Dialog mit Vermieter und FM-Anbieter – Gegebenenfalls Anpassung der Flächen 4 © 2013 IBM Corporation
  • 5. Obligatorischer RER-Prozess (Abschreibung und Cash-Flow)  Für einen festen Zeitraum (Start-Ende MV) wird die Gesamtsumme einer Investition vom Anforderer und RESO ausgearbeitet und vom Management genehmigt: – Gesamtsumme der Investition enthält Grundmiete, (geschätzte) Nebenkosten, Abschreibung auf Möbel und eigene technische Ausstattungen, Kosten für Umzug, Umbauten und Rückbauten (nach Miet-Ende) sowie Einnahmen durch Untervermietungen. – Diese Kosten/Abschreibungen sind pro Jahr als genauer Cash-Flow dargestellt. – Ein Mietvertrag (MV) darf nur innerhalb des genehmigten Zeitraumes (Start- und Enddatum) des RER abgeschlossen sein  Hohe Anforderungen an das IT-System zum Controlling/Zahlung des MV: – Start- und Enddatum muss vom RER gedeckt sein, bei MVs ohne Ablaufdatum und/oder automatischer Verlängerung rechtzeitige Warnung mit Eskalationen (Report und email) damit Kündigungsoptionen rechzeitig gezogen werden – Exakte Eingabe und Pflege aller Kündigungsoptionen – Handhabung von MV-Kündigungsprozessen und RER-Verlängerungen unter Berücksichtigung des internen Workflows und der Bearbeitungszeiten (abhängig von Größe und Bedeutung des Mietobjektes) 5 © 2013 IBM Corporation
  • 6. Agenda  Globale Prozesse  EMEA Prozessentwicklung  EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre  IBM Tools 6 © 2013 IBM Corporation
  • 7. Weg zur EMEA Integration der Immobilienverwaltung Anwendung Strategie 100% IBM lokal Keine strukturierten Daten, wenig Anwendungen 7 Kein regionaler Immobilien-Manager 90% Outsourced Regional Ein FM-Provider Vertrag EMEA, drei Vertragspartner Fortschritt Einheitliche Reporting- und Daten-Plattform Fortschritt Ineffizienter Datenaustausch, zu viele Schnittstellen Organisation Regionale Manager Feste EMEA Arbeitsgruppe © 2013 IBM Corporation
  • 8. Vergabe von FM-Dienstleistungen bei IBM (Top-Down)  Bottom-Up: – Jedes Gebäude, jede Dienstleistung einzeln bepreist – Sehr Aufwendig, IBM müsste alle Gebäudedaten (Fläche, Ausstattung, Assets) bereitstellen und Angebote auswerten  Top-Down: – IBM gibt Interessenten alle Infos und Preisvorgabe zum gesamten Portfolio – FM-Supplier begeht einige Objekte und bietet an – Einsparung bis zu 25% gegenüber Vorgabe 8 © 2013 IBM Corporation
  • 9. Übersicht des Liegenschaftsbetriebes bei der IBM Eigene und gemietete Gebäude Ein FM RahmenVertag Flächen- und Miet-Management Kennzahlen Benchmarks 9 Mehrere Länder Mehrere FMSupplier Asset-Management Mehrere Währungen Ein IBM REO Team (Strategie, Finanz, Controlling) Facility- und Supplier-Management Corporate Datawarehouse © 2013 IBM Corporation
  • 10. Flächen und Mietmanagement als Basis für alle Prozesse SAP erte rtifizi e ITIL z gebung IT-Um Interface Simulation/Plan MV-Zahlung Mietverträge zu Gebäuden Interface Exakter Flächenbelegungsbericht, welche Kostenstelle/MA hat welche Flächen Mitarbeiter zu Flächen Rechnungen zu Gebäuden Genaue Verrechnung der Flächenkosten intern Umzüge Kapazitätsplanung (shared Desk, etc.) Unternehmensweite Nutzung EN der Daten, keine Redundanz SDAT BASI Finanzhierarchie Finanz (Kostenstelle, Abteilung, etc.) 10 REO Eine Flächendatenbank mit CAD-Zeichnungen HR/MA Mitarbeiter-Adressbuch (Blue-Pages) © 2013 IBM Corporation
  • 11. Asset, Facility- und Suppliermanagement Liste Assets Helpdesk Reinigungsmanagement Budget Variation Wartungspläne BASISDATEN 11 Gebäudeauslastung Auftragsmanagement SLA © 2013 IBM Corporation
  • 12. Agenda  Globale Prozesse  EMEA Prozessentwicklung  EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre  IBM Tools 12 © 2013 IBM Corporation
  • 13. Smarter Buildings und IT-Einsatz bei IBM Deutschland  Reduzierung Bürofläche um 60% bei gleicher Anzahl von Mitarbeitern ( 24.000) – Bedarfsgerechtes Desk-Sharing (1:1,2 bis 1:16) – Messung und Visualisierung der Auslastung  Umfassende, praxisgerechte Management- und Finanzberichte – Genaue Belegungsberichte zur Verrechnung der Kosten – Bereitstellung individueller Berichte (multidimensional, drill-down) für alle Nutzergruppen in der Anwendung (Out of the Box) integriert  Outsourcing der FM-Dienstleistung – IBM Personal um 90% reduziert, nur noch Strategie, Controlling, IT und Finanz – SLA und FM-Kosten per Gebäude – Gemeinsame Datenplattform mit FM-Supplier, keine „Papierberichte mehr“ – Schnelle Service-Vertag Anpassungen durch definierte Workflows  Reduktion der IT-Kosten und Komplexität – Konsolidierung der Hardware (weniger Server), Abschaltung von Altanwendungen, komplett Web basierend – Integrierte Standardschnittstellen für Export (SAP) und Import – Keine Entwicklungen mehr notwendig, Anpassungen aus der Anwendung heraus 13 © 2013 IBM Corporation
  • 14. Desk-sharing: Managing Shared and Fixed Workplaces  Inside one building you can have   Employees owning one room („name on door“)  14 Desks, shared between 2 and more colleagues Mixture out of both © 2013 IBM Corporation
  • 15. Flexible Desk-Sharing Office No. of Cabinet CostCenter Area 1 11 20 m2 2 12 40 m2 2 13 40 m2 3 14 60 m2 2 vacant Room has three desks shared by 10 person, sharing-rate10:3 Each person has a cabinet . One cabinet represents 20m² 40 m2 10 200 m2 Physical or virtual 15 © 2013 IBM Corporation
  • 16. Space: Calculate Area per User, Building and Cost Center  Important information is "space used by person“, no matter shared or not  A database function calculates area per user and cost-center for each building, taking into account partial-rooms, no. of cabinets, fixed or shared desk  Result is one single Table „Space-Calculation". Table used inside Allocation ……………………………… Matthias Pordzik (212062), Office (B) in Berlin (BLN), Room 512, Cost-Center 00268 is Using 2.202 m² (one Cabinet in a flex-office) 16 © 2013 IBM Corporation
  • 17. Agenda  Globale Prozesse  EMEA Prozessentwicklung  EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre  IBM Tools 17 © 2013 IBM Corporation
  • 18. Basisdaten + Prozesse + Rollen + Organisation = TRIRIGA TRIRIGA Real Estate TRIRIGA Projects TRIRIGA Facilities TRIRIGA Operations TRIRIGA TREES Portfolio Planung Programm Management Flächen Management Kontakt Zentrum CO2 Emissions Verfolgung Standort Auswahl Budget Management Flächenumlagen Service Management Medienverfolgung Transaktions Mgt. Scope Management Abfall Management Mietvertrags Mgt. Kosten Management Flächen Anforderungen Gewährleistungs Mgt. Wartung/Inspektion Wasserverbrauch Miet Accounting Schedule Management AR Mietzins Verfolgung Zahlungs Prozessierung Kunden Anfragen Ressourcen Management Qualitäts Management Lieferanten Mgt Strategische Planung Umzugs Management Reservierungs Mgt. Personal Bereitstellung CAD Management Beschaffung Facility Assessment Security/Schlüssel Mgt, Lager Management ‘Green Opportunities’ Verfolgung Investitions Planung LEED/BREEAM/… Zertifizierungen Ressourcen Planung Energy Star Integration 18 Menschen Wareneingang Kunden Self Service Reporting Standorte Spezifikationen Verrechnung Neuigkeiten WPM Metrics Organisationen Assets Anfragen Grafik GIS Mapping Lieferanten TRIRIGA BasisKomponenten Geographien Verträge Tasks Dokumenten Management GANTT Planung © 2013 IBM Corporation
  • 19. Ihr IBM Ansprechpartner 19 © 2013 IBM Corporation