• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Topshelf sessie contractmanagement
 

Topshelf sessie contractmanagement

on

  • 825 views

De sprekers tijdens de kennissessie Contractmanagement gedurende TOPSHELF Open zijn: ...

De sprekers tijdens de kennissessie Contractmanagement gedurende TOPSHELF Open zijn:

Allard van Veelen (Market Development Manager, Ricoh) verzorgt het openingswoord.
Dick van der Meer (Eigenaar en Consultant bij Mercante Consulting) spreekt over ‘Trends en ontwikkelingen’ van Contractmanagement.
De presentatie ‘Ketenintegratie en Supplier Relation Management’ wordt verzorgd door John Veldhoen (Voorzitter NEVI Kring Zuid).
De ervaringen uit de praktijk komen van Richard de Groot (Contract & Vendor Manager bij Mammoet Holding BV) en Erik Trapman (Manager IT&S Bedrijfsbureau bij Quion (Onderdeel van De Hypotheker)).

Statistics

Views

Total Views
825
Views on SlideShare
508
Embed Views
317

Actions

Likes
0
Downloads
6
Comments
0

1 Embed 317

http://ricohblog.nl 317

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Topshelf sessie contractmanagement Topshelf sessie contractmanagement Presentation Transcript

    • ContractmanagementWelkom19 juni 2013Allard van Veelen26/06/2013 1
    • Agenda Welkom26/06/2013 2 12:45 – 13:15 Trends & OntwikkelingenDick van der Meer, Mercante 13:15 – 14:00 Ketenintegratie & Supplier Relation ManagementJohn Veldhoen, Nevi Afsluiting Sportieve wedstrijd & Borrel 14:00 – 14:15 Pauze 14:15 – 15:00 En nu de praktijk!Erik Trapman & Richard de Groot, Quion
    • Trends &Ontwikkelingen19 juni 2013Dick van der Meer, Eigenaar Mercante Consultant26/06/2013 3
    • Agenda Contractmanagement (= CM) in de loop der jaren Contractmanagement als proces Verantwoordelijkheden CM van Inkoop naar Contract tot betaling Visie CM 202126/06/2013 4
    • Definitie CM 199826/06/2013 5
    • Definitie CM 201126/06/2013 6
    • Definitie CM LinkedIn Group26/06/2013 7
    • Geschiedenis en verder26/06/2013 8need2have  nice2haveBron: Contractmanagement
    • Trends & OntwikkelingenAlgemeen Globalisering Digitalisering Automatisering Ergonomie26/06/2013 9
    • Wat gebeurt er rond het contract?Geschiedenis in stappen van 7 jaren vanaf 19861986 – 1993 Typemachines weg, iedereen faxt, intrede pcContracten verspreid over kasten, bureaus, etc.Overzicht in register, soms in maatwerksoftware1993 – 2000 Contracten enigszins geïnventariseerd, gerubriceerdSpreadsheet, algemeen toepasbare softwareAngst voor internet en web-versies: wie kijkt mee?2000 – 2007 Van geïnstalleerde programma’s naar “web-based”Keuzemogelijkheden vergroten: CM centraal of decentraal?Over grenzen van afdelingen, werkmaatschappijen, landenMeeste CM-systemen linken naar gescand contract e.d.2007 – 2014 CM-webapplicaties volwassen, aantal neemt sterk toeMeer aandacht voor contracten in AO: StandaardisatieIntegrale CM-implementaties blijven bijzonder26/06/2013 10Watgebeurterrondhetfysiekecontract
    • CM als proces Sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren).– Het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden overtoekomstige prestaties. Registreren van contracten (contract zelf of informatie daaruit/-over).– Het vastleggen en borgen van de gemaakte afspraken, termijnen, ed. Beheren van contracten bij wijzigingen (ook wel monitoring).– Het zorgdragen dat de juiste prestaties, met de juiste kwaliteit, op het juistemoment, op de juiste plaats en met de juiste hoeveelheden worden gerealiseerd Bewaken van bijv. data in het contract (tijdig opzeggen of verlengen).– Naleven van de gemaakte afspraken en borging hiervan. Beëindigen van contracten.– Op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en manier– Inachtneming van bewaartermijnen, contracten vernietigen26/06/2013 11Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer
    • CM als vereenvoudigd proces26/06/2013 12AfsluitenContractRegistratieContractContractbeheerBewakingBeëindiging?Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer
    • Wie is er verantwoordelijk? Voor het bestaan, instandhouding, coördinatie van CM:– Directie ondersteund door Contractcoördinator of Contract CoördinatieTeam Voor het bestaan en de inhoud van het contract:– Contractverantwoordelijke Voor de check op juridische positie, risk en compliance:– Juridische afdeling Voor (termijn)bewaking:– Contractbeheerders26/06/2013 13
    • BestellenContract  Inkoop  BetalingOntvangst& Invoer factuurMatchmet orderGoedkeurenFactuurBetaalbaarstellenSpecificeren(wat)Selecteren(wie)Contracteren(hoe)BestellenOpstellenConceptBeoordelen AuthoriserenVastleggen&RegistrerenBewaking BeëindigingContractmanagementprocesBewaken NazorgStrategisch inkoopprocesUitvoerenFactuurprocesBron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer & Strategisch Inkopen, Arjan van Weele
    • Visie: CM 202126/06/2013 15
    • Dank u voor uw aandacht!Vragen?
    • Ketenintegratie&Supplier relationmanagement19 juni 2013John Veldhoen, Voorzitter Nevi Kring Zuid17
    • Agenda (Voorstel onder voorbehoud) Strategievorming Relatiekenmerken en -typeringen Succesfactoren binnen samenwerking Ontwikkeling van de samenwerking26/06/2013 18
    • Relatiekenmerken en -typeringen
    • Relatiekenmerken en typeringen Bestaat er een (gemeenschappelijk) belang voorsamenwerking?26/06/2013 20Version: [1.0] John Veldhoen NEVI]
    • Succesfactoren binnen samenwerking
    • Succesfactoren binnen samenwerking Verwachtingen Vertrouwen Commitment Vertrouwen vs. Afhankelijkheid26/06/2013 22Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
    • Vormen van vertrouwen Initieel vertrouwen Cognitief vertrouwen Affectief vertrouwen26/06/2013 23Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
    • Mate van afhankelijkheid Omvang van de relatie Concentratiegraad Beschikbaarheid andere leveranciers Hoogte van relatie specifieke investeringen(switching costs)26/06/2013 24Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
    • Persoonlijke motieven en doelstellingen Kennis en vaardigheden Persoonlijke relatie uit eerdere samenwerking Sociale omgeving26/06/2013 25Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
    • Ontwikkeling van de samenwerking
    • Dank u voor uw aandacht!Vragen?
    • ContractmanagementErvaringen uit de praktijk19 juni 2013Richard de Groot & Erik Trapman28
    • Quion en Richard de Groot CM2
    • Agenda Quion: Wie zijn wij? Wat doen wij? Waarom Contractmanagement binnen Quion? Van toen naar het heden Wat heeft het opgeleverd? Lessons learned3026/06/2013
    • Klanten, Track record & portefeuille31Quion Groep26/06/2013
    • Blauwtrust B.V.Blauwtrust Groep B.V.De HypothekersAssociatie B.V.Quion Groep B.V.Quion Hypotheekbemiddeling B.V.HypotrustQuion Hypotheekbegeleiding B.V.Quion Services B.V.Hypotrust Groep B.V.StichtingAandelenkapitaal QuionEscrow B.V.Quion Escrow B.V.Organisatiestructuur32Quion Groep1970198519932002201026/06/2013
    • Waarom CM binnen Quion? IBM operationele leasecontract vergeten op te zeggen Het in kaart brengen van al de bestaande contracten. Om de efficiency en de toegankelijkheid te verbeteren zorg dragen voor eennieuwe registratie en onderhoudstool voor al de contracten. Voorkomen dat er nog ICT contracten worden afgesloten buiten de Serviceen Contract Manager om. Onderzoek ontbrekende contracten en/of conflicten tussen contractenonderling. Centrale opslag contracten realiseren of perfectioneren. Onderzoek marktconformiteit bepaalde contracten. Sterke afwijkingen zullenresulteren in het starten van onderhandelingstraject of het beëindigen vanhet contract.Gesitueerd binnen ICT. Gericht op inkoop ICT-licenties en contracten3326/06/2013
    • Situatie op 01-06-2009 Bussiness en ICT onbewust over # licenties Overzicht toen?– Looptijden, bedragen ontbraken Sommige contracten ontbraken Wijze van boeken bij Accounting?– Kosten vs investering– Hebben we budget?• Niet in control• Veel leveranciers3426/06/2013
    • Van toen naar heden – Een stukje theorie35GecontracteerdedienstenBenodigdedienstenGeleverdediensten1) IRRELEVEVANTAfgesprokenNiet geleverdNiet nodig2) IN GEBREKEAfgesprokenNiet geleverdWel nodig3) ACHTERHAALDAfgesprokenWel geleverdNiet (meer) nodig4) FRICTIE/ KANSNiet afgesproken(Nog) Niet geleverdWel nodig6) OVERBODIGNiet afgesprokenWel geleverdNiet (meer) nodig5) WEGGEVERSNiet afgesprokenWel geleverdWel nodigBron: J v. Beckum, Contractmanagement voor IT op basis van CATS26/06/2013
    • Van toen naar heden - Situatie 31-12-2012• Overzicht met stuurinformatie• Minder stress en werkdruk• Meer bewustzijn bij business• Grip op de contractlooptijden• Minder leveranciers• Veel uit rol van Lev. vs Klant gestapt• Meer bewust van risico’s door Juridische Zaken• Betere communicatie tussen Accounting en ICT• Actuele managementinformatie (KPI) over decontracten3626/06/2013
    • Van toen naar heden – Acties Overtollige “lucht“ binnen contracten verwijderd; Offerteproces aangepast– Tendering van Nieuwe aankoop & Renewals; Onaangekondigde prijsindexaties bezwaar maken; 3 Excel sheets (2012)---NU---(2014) voor overzicht gemaakt; Reservepotje voor “wisselgeld” geïntroduceerd; Contractenagenda in Outlook ingevoerd; Meer producten/diensten per leverancier onderbrengen;– Is goed om scherpere prijsafspraken te maken– Goed voor overzicht en relatie JZ aangehaakt voor risico;– Fenit / Inkoopvoorwaarden / Intell.eigendom Spreadsheet wordt nu dagelijk actueel gehouden! 3726/06/2013
    • Vervolgstappen? Proces Borgen– op bv besparingen, prijzen, condities en prestaties Proces Bewaken– Binnen eigen organisatie, richting leveranciers– Naleving & opvolging nu gestandaardiseerd Processen Integreren Processen Automatiseren– Bv middels een contractmanagementsysteem3826/06/2013
    • Lessons Learned Looptijd en opzegtermijnen zijn te verkorten. Maak hetvóór de opzegtermijn bespreekbaar; Leg het contract op tafel en manage dat actief; Vooraf bepalen 1 of 3 jr. contract en daarna telkens 1maand looptijd icm 1 maand opzegtermijn; Probeer uit de verhouding leverancier & klant testappen. Maak dit bespreekbaar met de leverancier; Alles is bespreekbaar zolang het maar over de inhoudgaat;3926/06/2013
    • 26/06/2013 40
    • Afsluitende woorden Laatste vragen voordat we Tennis gaan kijken. Laatste mededelingen Wie kunt u aanspreken tijdens de borrel?26/06/2013 41
    • 26/06/2013 42