Dit is een verslag van de kennissessie ‘Inkopen, eruit halen wat erin zit’. De sessie werd gehouden op dinsdag 11 februari tijdens het ABN Amro World Tennis Tournament 2014.
2. Even voorstellen…
Naam:
Mike Hermes
Afkomstig uit: Nederland / Canada
Inkoop sinds: 1986
Functies:
Europees Inkoop manager
EMEA Inkoop manager
EMEA Supply Chain Manager
Manager Operations
Bij Ricoh:
Huidige rol:
Sinds 2012
Principal Business Consultant P2P
Mijn passie:
Inkoop (als ik aan het werk ben dan)
3. Wie is Ricoh?
Ricoh
Technology
Centre
Ricoh
Technology
Centre
UK
Japan
Ricoh Software
Research
Centre
(Beijing) Co, Ltd.
Ricoh
Innovations, Inc.
USA
Opgericht in 1936
China
107.000+ medewerkers wereldwijd
200 landen en regio’s
Wereldwijde verkoop van
1924,4 miljoen Japanse Yen
Research &
Development
Centre
Marktleider in documentmanagement
Ricoh Innovations
Private Limited
Japan
Fortune 500 organisatie
India
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
BS OHSAS 18001:2007
ISO 27001:200%
Cert no: FS 33325
Quality Management
System
Cert no: EMS 61761
Environmental
Management System
Cert no: OHS 556746
Occupational Health & Safety
Management System
Cert no: IS 85241
'Information & Data Security
Management System
Ricoh Imaging
Technology
(Shanghai) Co, Ltd.
China
4. Programma 11 februari 2014
12:45 -13:45
Deel 1: Inkooptrends en ontwikkelingen
13:45 -14:00
Pauze
14:00 -15:00
Deel 2: Inzichten, acties en strategieën
15:00
Tennis!
17. Inkoop is in beweging
Inkoop is meer dan ooit in beweging
Verschuiving van operationeel naar tactisch / strategisch
Early involvement wordt erkend en krijgt draagvlak
Focus verschuift naar keten
kosten i.p.v. prijs (waarde vs. kosten)
Prestatie druk Inkoopmanager wordt
steeds groter
18. Wat is de oorzaak?
Omzet vs. Marge
Verleden
Markt krimpt
Marges staan onder druk
Reserves nemen af
Risico’s nemen toe
Druk van globalisering
Verandering is de standaard geworden
Heden
19. Vak evolutie
Inkoop heeft zijn plek
verworven aan tafel en
levert meer en meer
een belangrijke bijdrage
aan de P&L van de
onderneming.
20. Waar staat inkoop nu?
Ricoh Nederland heeft samen met haar partner
Basware eind 2013 een breed marktonderzoek
uitgevoerd binnen inkopend Nederland.
(300+ participanten)
21. Sourcing
Heeft u een vastgelegd proces voor het vinden van
de juiste leveranciers?
72%
28%
Ja
Nee
22. RFx
Heeft u een vastgelegd proces voor het opvragen
van offertes?
52%
48%
Ja
Nee
23. Contracting
Maakt u tijdens het contractvormingsproces
gebruik van versie beheer, waarbij alle versies
beschikbaar zijn?
52%
36%
12%
Ja
Weet niet
Nee
24. Contracting
Is toegang tot contracten geregeld middels
autorisaties en rechtenstructuren?
52%
48%
Ja
Nee
30. Inzichten, acties en strategieën
Waar willen we in de toekomst als organisatie staan?
Missie
Hoe komen we daar? (Definitie primaire doelen)
Visie
Strategie
Welke resources gaan we wanneer en hoe inzetten
om genoemde doelen te bereiken?
Inkoop
strategie
Ondersteuning bieden aan hoger liggende strategie
binnen het domein inkoop
Waar ligt de toegevoegde waarde van inkoop?
31. Aandachtsgebieden inkoop
Sox / Opta
Compliancy
Reductie
doorlooptijd
Verbreden
invloed inkoop
Time
to Market
Risico
reductie
JIT / VMI
Contracten
Early
envolvement
Kwaliteit
ISO
LEAN
Spend
Volume bundeling
Leveranciers reductie
Optimalisatie T&C’s
LEAN
32. True or False?
Een inkoper is een ondernemer…
Prijs is alles!
Sneller is beter
Procurement en purchasing, dat is hetzelfde!
Speculatief inkopen moet je nastreven
Een inkoper is een generalist, geen specialist
Digitaliseren is de oplossing!
34. Maar waar moet ik beginnen?
Heeft u primair een focus op operationele activiteiten
binnen uw afdeling?
63%
37%
Ja
Nee
35. Waar zit de pijn?
Als inkoop verantwoordelijke bent u
vaak op zoek naar laaghangend fruit!
Waar liggen de “Quick wins”?
Dieper onderzoek wordt vaak belet door
operationele druk, brandjes blussen, of omdat
er simpelweg geen noodzaak is (luxe positie)
“Necessity is the mother of invention”
36. De Business Maturity Scan
Een Business Maturity Scan helpt u inzichtelijk te krijgen:
Waar de pijn zit
Hoe acuut de pijn is
Welke prioriteiten u moet stellen
Wat de impact is op uw organisatie
37. Business Maturity scan
Door middel van een Business Maturity scan in de bedrijfskritieke gebieden
zijn we in staat de vinger te leggen op gebieden waar verbetering haalbaar is.
Onbewust
Tactisch
Focus
Strategisch
Spreadsheets
Spreadsheets
Simpele rapportages
Solide rapportage
Geen BI users
Een paar BI
gebruikers
Een paar BI
gebruikers
Breed BI gebruik
One Off rapportages
Kosten beter dan
markt
One Off rapportages
Kosten hoger dan in
markt
Geen contract
management
Geen leveranciers
rationalisatie
Problemen achteraf
addresseren
Afval in proces
Inaccurate data
Kosten gelijk of beter
dan markt
Contract management
minimaal
Minimale leveranciers
rationalisatie
Periodieke probleem
oplos sessies
Afval in proces
Inaccurate data
Eenvoudige contract
management
Periodieke
leveranciers
rationalisatie
Kosten structureel
beter dan markt
Actieve contract
management
Periodieke
leveranciers
rationalisatie
Periodieke probleem
oplos sessies
Structureel geplande
probleem oplos
sessies
Minimale afval in
proces
Minimale afval in
proces
Betrouwbaar maar
moeilijk bereikbare
data
Betrouwbare en
beschikbare data
Expert
Geavanceerde
rapportages
Bedrijfs breed BI
gebruik
Kosten zijn BIC
Strategische contract
management
Professioneel
leveranciers
management
RCCA proces
geïmplementeerd
Zero defect aanpak
Professionele data
management
systemen
39. Stap 2
Bepaal impact indicatie
1
3
Contract
Management
P2P
Management
2
Analytics
4
E-Facturing
Het kan zijn dat een lagere prioriteit een hogere impact heeft
op uw organisatie, dit kan invloed hebben op de prioriteiten.
44. Best Value Procurement
Ook wel BVP of prestatie inkoop genoemd. Hierbij wordt binnen
inkopen / aanbesteden eerst gekeken naar waarde toevoeging en
pas later naar prijs.
In plaats van “expert” zijn, ga je op zoek naar de “expert”
45. Stappen in BVP
1. Voorbereiding van het inkoopproject
2. Selectiefase, hier is de te vinden leverancier/ partner de expert
3. Concretiseringsfase, hier vervult de opdrachtgever de expertrol
4. Uitvoeringsfase, hier vervult de leverancier de expertrol
1
2
3
4
46. Voorbereiding inkoop traject
Kiezen van een sponsor,
die zorgt voor draagvlak
1
2
3
4
Opstellen van een strategisch kader
(wat is de business bijdrage?)
Kiezen en opleiden van een kernteam (wat is BVP, hoe werkt het?)
Opstellen van een planning
Bepalen van de wegingsfactoren
Stel een kerndocument op:
– Wat is de gewenste output van de leverancier?
– Vertel gelijk wat je ervoor wilt betalen
Nodig de aanbieders uit voor een opleidingsbijeenkomst
(Wat is BVP?)
47. Selectiefase
Prestatieonderbouwing:
Laat leveranciers referenties overleggen
(past performance), laat ze de prijs bevestigen
1
2
3
Risicodossier Laat de aanbieders een Risico inventarisatie
overleggen (waar kunnen dingen mis gaan tijdens het project?)
Kansendossier: Waar zien ze additionele kansen?
Planning: Hoe ziet de planning eruit?
Interviews met de (overgebleven) leveranciers
4
48. Concretiseringsfase
Pre Award fase waarbij op de inhoud
in detail wordt ingegaan. Hierbij geeft
de aanbieder (leverancier) ook aan wat
hij van u als opdrachtgever verwacht.
1
Na deze ronde vindt de uiteindelijke gunning plaats.
2
3
4
49. Uitvoering
Uitvoering vindt plaats door leverancier
waarbij reviews m.b.t. voortgang periodiek
en prominent plaatsvinden.
1
2
3
4
50. Discussie
Hoe ziet u BVP?
En hoe verandert dit de rol van
de inkoop verantwoordelijke?